أفضل 10 ممارسات وأدوات لإدارة قائمة البريد الإلكتروني

هل تعرف لماذا تستمر في الحصول على نتائج قليلة أو معدومة من حملات البريد الإلكتروني الخاصة بك؟

هذا بسبب عدم إدارة قائمة بريدك الإلكتروني بشكل صحيح.

تخيل إرسال رسائل بريد إلكتروني جديدة إلى أهداف لم تفتح بعد أيًا من رسائل البريد الإلكتروني السابقة منذ شهور. ما نوع النتائج التي تتوقع الحصول عليها من ذلك؟

للحصول على نتائج أفضل للتسويق عبر البريد الإلكتروني ، تحتاج إلى اعتماد ممارسات أفضل لإدارة قوائم البريد الإلكتروني. في هذه المقالة ، سنتعرف على بعض هذه الممارسات ، وكيفية القيام بها بشكل صحيح ، وأفضل الأدوات للمساعدة في الحفاظ على قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك أثناء نموها. فنان

ما هي إدارة قائمة البريد الإلكتروني؟

قبل الغوص في ممارسات إدارة قوائم البريد الإلكتروني هذه ، سيكون من مصلحتك أن تفهم بشكل أفضل ماهية إدارة قوائم البريد الإلكتروني. يشير إلى استراتيجيات أو طرق التحكم في مشتركي البريد الإلكتروني وإدارتهم.

تستلزم إدارة قائمة البريد الإلكتروني التخلص من تكرارات البريد الإلكتروني ، وعناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة ، وجهات الاتصال غير المُشتركة وغير المُشتركة ، والحفاظ على العلامات والأجزاء المُحدثة من قائمتك. سيسمح لك ذلك بإرسال رسائل بريد إلكتروني أكثر استهدافًا وشخصية ، وهو أمر ضروري لحملات التسويق عبر البريد الإلكتروني التي تحقق النتائج .

أفضل ممارسات إدارة قائمة البريد الإلكتروني

ستجد أدناه أفضل عشر ممارسات لإدارة قائمة البريد الإلكتروني يمكنك اعتمادها للحصول على أكبر قدر من النتائج من حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني.

1. قم بإعداد نماذج التقيد بالشكل الصحيح

على الرغم من أنك قد تكون حصلت على قائمة بريد إلكتروني طويلة ، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى التأكد من أن نماذج الاشتراك الخاصة بك قد تم إجراؤها وتقديمها بشكل مناسب. بصرف النظر عن إضافة مشتركين جدد إلى قاعدة البيانات الخاصة بك على الفور ، تساعد نماذج الاشتراك أيضًا في تأكيد موافقة المستخدمين.

لن تساعد هذه الممارسة في توفير الوقت فحسب ، بل ستساعد أيضًا في تحديد المشتركين الذين لا ينوون الانضمام إلى قائمتك أو أولئك الذين ليس لديهم اهتمام بما تقدمه.

فيما يلي بعض النصائح التي يجب الالتزام بها عند إعداد نماذج الاشتراك.

• كن شفافًا ومحددًا تمامًا

اذكر بوضوح ما سيشترك فيه المشتركون المحتملون لديك. تجنب تقديم وعود كاذبة لخداع الناس ليصبحوا جزءًا من قائمة بريدك الإلكتروني.

• اطلب المعلومات الشخصية الضرورية فقط

عناوين البريد الإلكتروني والأسماء هي أمثلة على هذه المعلومات. هذه هي المعلومات الوحيدة التي قد تحتاجها لحملات التسويق عبر البريد الإلكتروني. لمزيد من المحتوى المخصص ، قد تحتاج إلى معلومات إضافية مثل أعياد الميلاد وأسماء الشركات التي يمكن جمعها لاحقًا.

• إذا كنت تخطط لإرسال محتوى تسويقي إلى المشتركين ، فيجب أن تحصل على موافقتهم.

يمكن تحقيق ذلك من خلال توفير مربع اختيار (اجعله اختياريًا) للسماح للمستخدمين بالإشارة إلى ما إذا كانوا يريدون الحصول على مواد ترويجية منك أو من علامتك التجارية / شركتك.

• اسمح للمستخدمين بالتعرف على كيفية معالجة بياناتهم.

يتضمن هذا غالبًا السماح للمستخدمين بالوصول إلى معلومات سياسة الخصوصية على موقعك. أخبرهم أيضًا كيف يمكنهم الوصول إلى بياناتهم أو تعديلها أو طلب إزالتها.

• تحقق من مشتركي البريد الإلكتروني الجدد.

سيتطلب ذلك إرسال رسائل تأكيد بالبريد الإلكتروني فورًا بعد اشتراك المستخدم. الغرض هو التخلص من رسائل البريد الإلكتروني غير الصالحة وتحديد المشتركين المهتمين بعرضك.

يمكنك إنشاء نموذج اشتراك بشكل صحيح باستخدام أداة GetResponse Forms and Popups Creator. علاوة على ذلك ، يمكنك تجنب تفجير البريد والتخلص من حركة مرور الروبوتات عن طريق إضافة ميزات أمان إضافية إلى الصفحات المقصودة لموقع الويب الخاص بك. يعد اختبار reCAPTCHA من Google مثالاً على الخدمة المجانية التي يمكن أن تساعد في ذلك. وبهذه الطريقة ، يمكنك أن تطمئن إلى أن نماذج الاشتراك و CRM (نظام إدارة علاقات العملاء) ستظل دون مساومة ، مما يسمح للمستخدمين الحقيقيين فقط بالاشتراك في قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك.

2. تأكيد والتحقق من جهات الاتصال الجديدة

في النقطة الأولى ، تحدثنا بإيجاز عن تأكيدات الاشتراك. هنا هو المكان الذي سنغوص فيه بالتفصيل لأنه يمكن القول إنه من بين أساسيات التسويق عبر البريد الإلكتروني وقد تم الاعتراف به أيضًا من قبل منظمات مشهورة مثل M3AAWG و Spamhaus .

على الرغم من أن إدارة قائمة البريد الإلكتروني تساعد في التصفية والتخلص من المشتركين غير المستجيبين بغض النظر عن الوقت الذي بدأوا فيه عدم المشاركة ، فإن تأكيد الاشتراك أو الاشتراك يضمن أن قائمة بريدك الإلكتروني مليئة بجهات اتصال عالية الجودة ، مما يقلل من احتمال وجود مشتركين غير مستجيبين.

هذه هي طريقة القيام بذلك:

• الخطوةالاولى

وضح في نموذج الاشتراك الخاص بك أنه يجب على المشتركين التحقق من عنوان بريدهم الإلكتروني ليصبحوا جزءًا من الاشتراك بالكامل. وللقيام بذلك سيتطلب النقر فوق رابط التحقق الذي سيتم إرساله إليهم.

• الخطوة الثانية

إذا استمروا ونقروا على رابط تأكيد البريد الإلكتروني بعد استلامه في بريدهم الإلكتروني ، فسيتم إضافتهم تلقائيًا إلى قائمة المشتركين لديك. ولكن إذا لم يفعلوا ذلك ، فلن تتم إضافتهم إلى قائمة المشتركين لديك.

هذه ميزة إضافية لأنه في حالة قيام المشترك بتقديم عنوان بريد إلكتروني مزيف أو ارتكاب خطأ إملائي ، فلن تتأثر حملتك التسويقية لأن هذا المستخدم لن تتم إضافته إلى قائمة بريدك الإلكتروني ولن يحصل على تسويق مستقبلي محتوى.

بصرف النظر عن إنشاء قائمة بريد إلكتروني سليمة ، فإن تأكيدات الاشتراك تشير إلى مزودي خدمة البريد (MSPs) مثل Yahoo! أو Gmail أنك مرسل حقيقي برسائل شرعية. هذه هي الطريقة التي يتم بها بناء سمعة المرسل القوية بمرور الوقت. سيتم تحسين إمكانية تسليم بريدك الإلكتروني ، ولن تتلقى مجلدات البريد العشوائي رسائلك.

3. إرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية

إنها حقيقة أن تفاعل المشتركين واهتمامهم بشركة / علامة تجارية يكونان في أعلى مستوياتهما عندما يشتركان حديثًا في قائمة بريدك الإلكتروني. هذا صحيح لأنك لفتت اهتمامهم وقرارهم بملء نموذج التقيد بتفاصيلهم هو قرار متعمد. لذلك ، فإن خطوتك التالية ستكون متوقعة بفارغ الصبر.

لا توجد طريقة أفضل لتكوين انطباع جيد لدى المشتركين الأحدث لديك من إرسال بريد إلكتروني ترحيبي جذاب. فيما يلي الأشياء التي يمكن أن تكسبها من إرسال بريد إلكتروني ترحيبي مذهل إلى المشتركين الجدد:

• أبلغ المستخدمين الجدد بأن اشتراكهم كان ناجحًا وتمت معالجته جيدًا.
• أظهر شعورًا بالامتنان للمشتركين الجدد لتطوير الاهتمام بعلامتك التجارية / شركتك.
• أخبر المشترك الجديد الخاص بك عن نوع المحتوى الذي سيتلقاه واضبط نغمة الاتصالات المستقبلية.
• وفر فرصة مثالية للوفاء بوعدك بإرسال محتوى مجاني بعد التسجيل إذا كنت قد وعدت بذلك.
• قم بزيادة احتمالية إضافتك إلى قائمة المرسلين الآمنة ، حيث يتوقعون أن يسمعوا منك في المستقبل.

بصرف النظر عن الفوائد المذكورة أعلاه ، أثبتت دراسة معيارية للتسويق عبر البريد الإلكتروني أن رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية تحصل على مشاركة عالية جدًا ، مع معدلات فتح أعلى من 86 بالمائة و 24 بالمائة من معدلات النقر إلى الظهور. يساهم هذا أيضًا في بناء سمعة المرسل الإيجابية في عيون مزودي خدمة الإنترنت (مزودي خدمة الإنترنت) مثل Yahoo! أو Gmail.

تعتبر أدوات إدارة البريد الإلكتروني مثل Sendinblue و GetResponse و Mailchimp استثنائية عندما يتعلق الأمر بتقديم رسائل بريد إلكتروني ترحيبية مذهلة.

4. وضع العلامات والتجزئة

يعد وضع العلامات والتجزئة تقنيات فعالة أخرى لإدارة قوائم البريد الإلكتروني تحتاج إلى اعتمادها. الأول يسمح لك بتخصيص العلامات وفقًا لإجراءات المستخدم على موقع الويب الخاص بك. فيما يلي مثال لمساعدتك على فهم أفضل لما نعنيه بوضع العلامات. إذا استخدم أحد العملاء رمز خصم تم إرساله عبر البريد الإلكتروني الترحيبي الخاص بك ، فيمكنك تخصيص علامة له ، مثل "تم التحويل من خلال العرض الترحيبي".

من ناحية أخرى ، يتعلق التقسيم بتصنيف المشتركين الذين لديهم سمات متشابهة إلى مجموعات أصغر. يمكن ممارسة هذا عند إرسال مواد تسويقية. على سبيل المثال ، إذا كان لديك موقع ويب يعتمد على المبيعات ، فيمكنك تصنيف المشتركين أو العملاء لديك إلى قسمين ؛ العملاء الذين وافقوا على تلقي المواد التسويقية والعملاء الذين لم يوافقوا.

إن القدرة على تخصيص المحتوى الخاص بك والتعرف على جمهورك بشكل أفضل هي الأهداف الأساسية لوضع العلامات والتجزئة. بهذه الطريقة ، تصبح حملات البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر فاعلية من حيث إمكانية تسليم المحتوى والعائد على الاستثمار (ROI).

أمثلة على أدوات إدارة البريد الإلكتروني التي يمكنك استخدامها بشكل فعال لوضع علامة على قائمة البريد الإلكتروني وتقسيمها هي Moosend و Sendinblue و Mailchimp و Hubspot.

5. إطلاق حملات إعادة المشاركة

الغرض من حملات إعادة التفاعل هو إعادة تنشيط المشتركين غير المنخرطين. سيكون لديك بعض الأشخاص الذين لم ينقروا بعد على أي من روابطك أو يفتحوا أيًا من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك طوال تسعين يومًا ، دعنا نقول.

يحدث المشتركون غير المتفاعلين بشكل طبيعي بسبب العديد من العوامل التي قد يكون لها أو لا علاقة لها بك ، وعلى هذا النحو ، يجب ألا تنفعل. ومع ذلك ، سيكون من غير العدل بالنسبة لك إذا تجاهلت هؤلاء المشتركين غير المشتركين واستمرت في إرسال المحتوى على أمل الحصول على أي نوع من الاستجابة. يجب أن تعلم أن مزودي خدمة البريد يراقبون التفاعل بين عملائهم والمحتوى الخاص بك. لذا ، افترض أن عددًا كبيرًا من المشتركين (المستلمين) يواصلون إظهار القليل من الاهتمام أو عدم اهتمامهم بالرسائل التي ترسلها. عند إرسال رسائل بريد إلكتروني جديدة إلى هؤلاء الأشخاص ، يتم التخلص من هذه الرسائل تلقائيًا في "مجلد البريد العشوائي".

لتجنب إلقاء رسائلك في مجلد لا يلمسه أحد ، يجب أن تبذل بانتظام محاولات لإعادة إشراك المشتركين الصامتين. يمكنك إما الاستفادة من التسلسلات الآلية أو بدء هذه الحملة يدويًا. تعد أدوات إدارة البريد الإلكتروني مثل GetResponse و Wishpond و ConvertKit و Mailjet و MailChimp رائعة لإطلاق حملات إعادة المشاركة التلقائية.

6. التخلص من المشتركين غير المتحمسين

يجب أن تكون هذه هي الخطوة التالية إذا لم تكن جهود إعادة المشاركة كافية. يمكنك إما حذف عناوين البريد الإلكتروني غير المستجيبة هذه أو منعها من تلقي المحتوى في المستقبل.

بالنسبة للشركات الصغيرة التي يكون فيها كل عميل محتمل مهمًا ، قد يبدو هذا نهجًا متطرفًا. ومع ذلك ، يجب أن تفكر في الآثار السلبية التي يمكن أن تحدث على قابلية التسليم. ركز على الجانب المشرق من الأشياء ؛ القدرة على جذب جهات اتصال جديدة.

لتنفيذ هذه العملية ، يمكنك إما اتباع الطريقة التلقائية أو اليدوية. يتضمن الأول سير عمل آليًا ، يحذف تلقائيًا جهة اتصال بعد حملة إعادة مشاركة غير ناجحة. يتضمن الأخير البحث عن جهات الاتصال الموجودة في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك لمدة 90 يومًا ، على سبيل المثال ، دون فتح أي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. حاول إجراء حملة إعادة مشاركة وإذا لم تنجح ، احذفها.

يمكن أيضًا استخدام أدوات إدارة البريد الإلكتروني المذكورة أعلاه لإطلاق حملات إعادة المشاركة للتخلص من المشتركين غير المشتركين.

7. تذكير المشتركين بأنهم اختاروا قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ويمكنهم دائمًا الانسحاب في أي وقت

في كل بريد إلكتروني ترسله إلى المشتركين لديك ، يجب أن تخبرهم أنهم يتلقون هذا البريد الإلكتروني لأنهم اشتركوا فيه. يجب عرض هذه المعلومات في تذييل البريد الإلكتروني بعد المحتوى الرئيسي. هذا ضروري لأن مشترك البريد الإلكتروني العادي يتلقى حوالي 400 رسالة بريد إلكتروني خلال شهر من قوائم البريد الإلكتروني الأخرى التي اشتركوا فيها. يمنحك هذا فكرة عن مدى سهولة نسيان المشترك أنه أو أنها اشتركت في قائمة بريدك الإلكتروني.

إذا لم يتذكر المشترك الاشتراك في المحتوى الخاص بك ولم يتم تذكيره ، فمن المرجح أن يقوم بالإبلاغ عن بريدك الإلكتروني كرسائل غير مرغوب فيها. هذا أمر سيء وسيضر بسمعتك مع مزودي خدمة الإنترنت مثل Yahoo Mail و Gmail و Outlook وغيرها. لمنع حدوث مثل هذه الحوادث ، من المهم دائمًا تضمين بيان قصير في تذييل كل بريد إلكتروني كتذكير بأنهم وافقوا على تلقي المحتوى الخاص بك ويمكنهم دائمًا إلغاء الاشتراك متى شعروا برغبة في ذلك.

بغض النظر عن مكان عملك ، توجد قوانين خصوصية يجب على الشركات والعلامات التجارية اتباعها. لا تتسامح هذه القوانين مطلقًا مع البريد العشوائي وتتطلب إذنًا صريحًا من المستخدمين للعلامات التجارية / الشركات حتى تتمكن من إرسال محتوى من أي نوع. إذا لم يتذكر مشترك معين الاشتراك في المحتوى الخاص بك وقام بتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كرسائل غير مرغوب فيها ، فإنك تخاطر بالتعرض للعقاب.

على الرغم من أنك لست مطالبًا بموجب القانون بإضافة تذكيرات بالموافقة إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بعد الحصول على موافقة المشترك ، فإن تضمين هذه التذكيرات سيعزز ثقة المشترك في علامتك التجارية / شركتك ومعدل تسليم رسائلك.

لا يتطلب أي أداة خاصة لإدارة البريد الإلكتروني لتذكير جهات الاتصال الخاصة بك بموافقتهم. ولكن يمكنك دائمًا الالتزام بالأدوات الشهيرة مثل Mailjet و ConvertKit و Mailchimp وأي شيء يعمل بشكل أفضل لإنشاء رسائل بريد إلكتروني وإرسالها إلى المشتركين لديك.

8. الحذف التلقائي لعناوين البريد الإلكتروني التي ترتد

عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني المرتدة ، لدينا نوعان - الارتداد الثابت والناعم. تشير الارتدادات القوية إلى أن عنوان البريد الإلكتروني للمشترك لا يمكن الوصول إليه لأنه غير صالح أو غير موجود. الارتداد الناعم مؤقت ويعني أن عنوان البريد الإلكتروني غير متاح في الوقت الحالي أو أن صندوق بريد العميل ممتلئ.

سواء كان ارتدادًا صعبًا أو ناعمًا تواجهه ، بصفتك مرسلًا ذا سمعة طيبة ، فإن الحصول على معدلات ارتداد عالية يعد أمرًا سيئًا للأعمال. إنه يعطي مزودي خدمة البريد انطباعًا بأن ممارسات إدارة البريد الإلكتروني الخاصة بك تحتاج إلى اللحاق بالركب. نتيجة مثل هذا الحادث هو أن مزودي خدمة البريد هؤلاء سيقومون إما بحظر أو تأجيل تسليم البريد الخاص بك بشكل مؤقت. في حالات نادرة ، يمكنهم حظرك بشكل دائم.

لحسن الحظ ، فإن أدوات إدارة قائمة البريد الإلكتروني قادرة على التعامل مع مشكلات معدل الارتداد. تقوم معظم هذه الأدوات تلقائيًا بحذف عناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة أو غير الموجودة من قائمتك. على سبيل المثال ، يمكن لـ GetRespone حذف عناوين البريد الإلكتروني التي تسبب ارتدادًا بسيطًا بعد 4 محاولات وعناوين تتسبب في ارتداد قوي بعد محاولتين. تشمل الأدوات الأخرى Mailgun و Mailchimp و Neverbounce و Hunter.

9- قياس التفاعلات باستخدام نظام تسجيل النقاط

أفضل طريقة لقياس معدلات مشاركة المشتركين هي استخدام نظام التسجيل. لا يوجد سوى عدد قليل من برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني القادرة على القيام بذلك ، لذا فإن برنامجك هو بالتأكيد منجم ذهب إذا كان كذلك. أداة إدارة البريد الإلكتروني مثل GetResponse قادرة على تخصيص نقاط النقاط للمشتركين الذين يتخذون إجراءات معينة على موقع الويب. يتيح لك أيضًا خصم نقاط النقاط من المشتركين الذين لا يؤدون وظائف معينة.

بصرف النظر عن القدرة على تحديد مشتركي البريد الإلكتروني الأكثر سعادة وصحة باستخدام نقاط النقاط ، يمكنك أيضًا تنظيم برامج المكافآت لجهات الاتصال القيمة ، وإعادة تعريف ملفات تعريف جهات الاتصال الفردية ، وإنشاء أنظمة إنذار مبكر يمكن تشغيلها عن طريق رفض المشاركة.

أدوات إدارة البريد الإلكتروني البديلة لـ GetResponse والتي تتيح للمستخدمين تخصيص نقاط نقاط للمشتركين هي Mailchimp و HubSpot و Mailigen و AWeber.

10- بناءً على نظام التسجيل الخاص بك ، أرسل رسائل بريد إلكتروني مخصصة

لنفترض أنك وجهت أداة إدارة البريد الإلكتروني لتخصيص 20 نقطة لجهات اتصال معينة لاتخاذ إجراءات معينة على موقع الويب الخاص بك. يمكنك إعداد رسائل بريد إلكتروني آلية وجاهزة لإرسالها إليهم بمجرد وصولهم إلى علامة 20 نقطة.

على سبيل المثال ، عندما يحصل المشترك على 20 نقطة لزيارة صفحة الخروج ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني مقنع له لشراء كل ما تبيعه. إذا انتهى بهم الأمر إلى عدم شراء منتج أو خدمة بعد بضعة أيام ، فيمكنك إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إليهم. إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بالمتابعة غير قادر على جعلهم يغيرون رأيهم ، فلا ترسل لهم المزيد من رسائل البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، قم بخصم نقاطهم.

سيضمن أخذ نقاط التسجيل في الاعتبار قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى المشتركين إرسال هذه الرسائل ليس فقط إلى الأشخاص المناسبين ولكن في الوقت المناسب الذي من المرجح أن يزيد معدلات التحويل والمشاركة.

يمكن أيضًا استخدام أدوات إدارة البريد الإلكتروني المستخدمة لتخصيص نقاط النقاط لجهات الاتصال في قائمة بريدك الإلكتروني لإرسال رسائل بريد إلكتروني آلية ومخصصة.