10 نصائح لحدث ناجح: كيف تجعل الحدث القادم الخاص بك يسير بسلاسة
نشرت: 2022-01-31الأحداث هي جزء لا يتجزأ من استراتيجية أي شركة. إنها تساعد في توليد ضجة ، وزيادة المبيعات ، وخلق فرص رائعة للتواصل.
لكنك تعلم جيدًا أنه ليس كل شيء يسير كما هو مخطط له. هذا هو السبب في أنه من الضروري أن تكون مستعدًا لأي شيء. ستساعدك النصائح التالية في التخطيط لحدثك التالي حتى يتم تشغيله بسلاسة.
حدد الغرض الخاص بك من هذا الحدث
يمكن لأصحاب الأعمال استخدام الأحداث لإثارة ضجة حول شركتك أو زيادة المبيعات أو إنشاء فرص للتواصل.
الخطوة الأولى في التخطيط لحدث ما هي تحديد أهدافك لهذا الحدث. بمجرد أن تقرر أهدافك للحدث ، يمكنك استخدامها كدليل لمساعدتك في التخطيط لبقية الحدث.
ما الناتج الذي تتوقعه؟
قبل البدء في التخطيط لحدثك ، من الضروري تحديد نسبة المشاركة المطلوبة. سيساعدك هذا على التخطيط وفقًا لذلك ومعرفة ما يمكنك توقعه.
على سبيل المثال ، إذا كان هدفك هو أن يكون لديك تجمع صغير بحضور 50 شخصًا ، فلن يتطلب ذلك الكثير من الطعام والشراب مثل حدث يتوقع فيه 200 شخص.
وضع الميزانية
الخطوة الأولى للتحضير لحدثك القادم هي تحديد الميزانية. هذه هي عملية تحديد المبلغ الذي تتوقع أن تنفقه في هذه المناسبة.
وهذا يشمل كلاً من التكاليف الثابتة والمتغيرة. النفقات الثابتة أكثر قابلية للتنبؤ ، في حين أن التكاليف المتغيرة يمكن أن تكون غير متوقعة.
مهما كانت ميزانيتك ، من المهم ألا ينتهي بك الأمر بإنفاق أكثر من المتوقع على الحدث الخاص بك.
بغض النظر عما يحدث في هذا الحدث الخاص بك ، يجب أن تعرف دائمًا مقدار التكلفة مسبقًا.
تساعدك الميزانية أيضًا على تحديد المبلغ الذي يجب أن تنفقه على مكونات حدث معينة مثل الطعام أو الزينة ، مما يساعد على التأكد من بقائك في حدود الميزانية.
تتمثل إحدى طرق توفير المال في التفاوض مع البائعين مسبقًا. يمكنك التفاوض مع الموردين من خلال مقارنة الأسعار والتفاوض على الصفقات قبل اقتراب موعد الحفلة.
وإذا كنت تبحث عن نصائح حول كيفية الحصول على صفقات ناجحة ، فاطلع على هذا المقال من قبل مجلة Entrepreneur .
ضع في اعتبارك الأماكن والمواقع بعناية .
أولاً ، عليك التفكير في مكان إقامتك. تريد مساحة مرئية وكبيرة بما يكفي لجميع الأشخاص الذين سيحضرون الحدث. من المهم أيضًا مراعاة أي متطلبات إمكانية الوصول مسبقًا.
ثانيًا ، عليك التفكير في الموقع. ضع في اعتبارك نوع الزوار الذين سيحضرون الحدث وكيف يمكنهم الوصول إلى هناك بسرعة.
على سبيل المثال ، افترض أن الحدث الخاص بك في مكان ريفي. في هذه الحالة ، قد ترغب في تقديم خدمات نقل مكوكية أو فرص مشاركة سيارات حتى يتمكن الأشخاص من الاستمتاع بأنفسهم دون القلق بشأن تنقلاتهم إلى منازلهم.
أخيرًا ، من المهم مراعاة التوقيت - تأكد من أن الحدث الخاص بك لا يقع في عطلة أو في يوم آخر عندما يسافر كثير من الناس أو يعملون لساعات إضافية.
إذا كان هذا أمرًا لا مفر منه ، فيجب عليك تقديم حوافز للحضور الذين يسافرون مسافات طويلة.
شخصيًا أم هجين أم افتراضي؟
تحتاج إلى تحديد نوع الحدث الذي تديره. هل سيكون كل شيء شخصيًا؟ كل ما هو افتراضي؟ أو مزيج من الاثنين؟
إذا كنت تستضيف حدثًا شخصيًا ، فهناك بعض الأشياء التي يجب عليك القيام بها أولاً. تأكد من إعداد مساحة الحدث الخاصة بك بشكل صحيح.
ضع جدول أعمال يتوافق مع أهدافك للاجتماع أو المؤتمر. تأكد من أن لديك ما يكفي من المرطبات والوجبات الخفيفة المتاحة لضيوفك.
وقدم توجيهات إلى الموقع على موقع الويب الخاص بك والمواد الترويجية حتى يتمكن الأشخاص من العثور عليها بسهولة.
إذا كنت تدير حدثًا مختلطًا ، فتأكد من استخدام أدوات مثل Skype أو Google Hangouts لإنشاء تجربة مختلطة.
يمكنك البدء باستضافة الجلسة الافتتاحية كمناقشة مباشرة ثم التبديل إلى الجلسات المسجلة لمزيد من المحادثات الفردية. تريد التأكد من أن جميع الحاضرين يحصلون على نفس القيمة من الاجتماع بغض النظر عن مكان مشاركتهم.
أخيرًا ، إذا كنت تدير حدثًا افتراضيًا ، فتأكد من احتوائه على مكون تفاعلي حتى يشعر الناس بالتواصل مع أقرانهم على الرغم من أنهم ليسوا معًا جسديًا.
يمكنك البدء بعرض تعليمي عبر تسجيل الفيديو قبل الانفتاح على محادثة غير رسمية بين المشاركين عبر Skype أو Google Hangouts.
احجز في أفضل التقنيات
يمكن للتكنولوجيا الصحيحة أن تفرق بين حدث متوسط وحدث مذهل. لا تريد أن تخيب آمال الحاضرين بجودة صوت رديئة أو شاشات لا تعمل بشكل صحيح.
الخبر السار هو أن لديك الكثير من الخيارات لتقنية الأحداث ، مما يجعل عملية اتخاذ القرار أكثر قابلية للإدارة. عندما يتعلق الأمر بالتدريج ، يجب أن تفكر في استئجار أجهزة عرض وشاشات ، بالإضافة إلى شاشات مثبتة في الجدران للافتات الرقمية.
بالنسبة للإضاءة ، اعتمادًا على نوع الحدث الذي تقيمه ، ستحتاج إلى شيء مختلف - من الإضاءة لحفلات الزفاف إلى مصابيح LED لمناسبات الشركة - لخلق حالة مزاجية مثالية لضيوفك.
ستحتاج أيضًا إلى الاستثمار في أنظمة مكبرات الصوت التي توفر صوتًا واضحًا للغاية ، حتى لو كان مكانك مزدحمًا. سيساعد هذا في ضمان سماع الحاضرين لكل شيء بوضوح حتى لا يفوتهم أي شيء مهم.
وبالطبع ، هناك مشكلة الشبكات - تأكد من أن جميع ضيوفك لديهم شبكة Wi-Fi موثوقة. يعد استئجار نقطة اتصال مثالية لهذا الموقف ، لذلك لن يواجهوا أي مشاكل في استخدام هواتفهم أو أجهزتهم اللوحية.
ضع في اعتبارك إمكانية الوصول
من الضروري أن تضع في اعتبارك أنه قد لا يكون لجميع الحاضرين نفس الوصول مثل الآخرين. وهذا يشمل الأشخاص ذوي الإعاقة أو ضعاف السمع أو المكفوفين أو أولئك الذين يستخدمون حيوان الخدمة. ]
ضع في اعتبارك أي تسهيلات ممكنة يمكنك إجراؤها لهؤلاء الأفراد وكيف ستخبرهم بأي أماكن إقامة محددة.
يخطط العديد من منظمي الأحداث لذلك عن طريق شراء خدمات خاصة أو تقديم معلومات على موقع الحدث.
على سبيل المثال ، إذا احتاج أحد الحاضرين إلى مترجم لغة الإشارة ، فقد ترغب في الوصول إلى موجز فيديو للحدث من خلال بث مباشر. يمكنك أيضًا تقديم خيار التسمية التوضيحية عن بُعد للأشخاص الصم أو توفير مترجم فوري بلغة ASL في الحدث نفسه.
لديك خطط احتياطية
يجب أن يكون لديك خطة احتياطية لأي شيء يمكن أن يحدث بشكل خاطئ. على سبيل المثال ، إذا كان لديك متحدث في المناسبة الخاصة بك ، فمن الجيد أن يكون لديك مكبر صوت احتياطي في صف.
لا تعرف أبدًا متى قد يقوم شخص ما بالإلغاء في اللحظة الأخيرة أو إذا كان المتحدث الذي حجزته سيتأخر بسبب الطقس أو حدث آخر غير متوقع. من الضروري أيضًا التأكد من أن لديك الكثير من الأطعمة والمشروبات في متناول اليد في حالة الشعور بالجوع أو العطش.
سيكون من الحكمة أن تستثمر الشركات في تطبيق حدث لمعرفة الأحداث التي تحدث في موقع الحدث بسرعة. بهذه الطريقة ، لن يفوتهم أي فرص هناك.
تسويق
يضمن التسويق لحدثك أن يعرف الناس عنه ويحضرونه. عند تسويق حدث ما ، فأنت تريد إثارة ضجة وإثارة. ومع ذلك ، لا تنس ذكر الفوائد التي تعود على الحضور.
لماذا يأتون؟ ماذا سيتعلمون؟ ماذا سيخرجون منه؟ يُعد التسويق لحدثك أمرًا مهمًا لأنه يساعد في ضمان معرفة الأشخاص به وحضوره.
يمكنك استخدام منشورات الوسائط الاجتماعية أو بطاقات العمل أو النشرات أو صفحات الأحداث على موقع ويب للمساعدة في توليد ضجة وإثارة.
على سبيل المثال ، افترض أنك تستضيف ورشة عمل حول كيفية تنمية متابعيك على Facebook بشكل عضوي. في هذه الحالة ، يمكنك نشر صورة لشاب بشعر رائع باستخدام هاتفه في مقهى مع التسمية التوضيحية:
"تعرف على كيفية زيادة متابعيك على Facebook عضوياً من الخبراء Steph & John في ساعة واحدة فقط! سجل مجانا هنا. #growfacebookfollowers # حدث "
تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة بشأن واجباتهم .
قبل الحدث ، تأكد من أن الجميع يعرف واجباتهم ومسؤولياتهم. يجب تحديد مهامهم وتعيينها بوضوح.
بعد ذلك ، قم بتعيين شخص محدد لكل وظيفة للحفاظ على سير الأمور بسلاسة طوال الحدث بأكمله. سيساعدك هذا على تجنب أي حوادث مؤسفة أو سوء تفاهم.
هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.