10 طرق يمكنك من خلالها تحسين تجربة المستخدم النهائي لـ Microsoft Teams

لقد غير الوباء الطريقة التي نعيش ونعمل بها بشكل هائل. لتسهيل العمل عن بُعد والهجين ، تبنت الشركات في جميع أنحاء العالم حلولًا مثل Slack و Google Meet و Microsoft Teams وما إلى ذلك. وهذا يعني أن الشركات التي تستخدم السحابات التقليدية قد تحولت إلى السحابيات المتقدمة للاستفادة من ميزات التعاون التي تقدمها للتواصل بين الفرق البعيدة.

بعد رحلة العمل عن بُعد ، قامت العديد من الشركات بالتبديل بين أنظمة التخزين السحابية المختلفة وأنظمة التعاون ، أي انتقلت من Box إلى Google Drive ومن Dropbox إلى Google Drive ، وهاجر العديد من Slack إلى Microsoft Teams وفقًا لمتطلبات أعمالهم.

منذ أواخر عام 2019 ، أصبحت Microsoft Teams أداة التعاون الأساسية للشركة. كل يوم ، يستخدم ما يقرب من 115 مليون فرد Teams في عملهم اليومي. أضافت Microsoft العديد من الميزات الجديدة للشركات التي بدأت في تبني نظامها الأساسي التعاوني منذ بدء انتشار COVID-19 ، بالإضافة إلى الترحيل من Slack إلى Teams.

ستساعدك هذه المقالة في استكشاف أفضل الطرق لتحقيق أقصى استفادة من Microsoft Teams وتحسين تجربة المستخدم النهائي من خلال استخدام ميزاتها بشكل مناسب.

1. إنشاء قنوات ذات صلة

القنوات هي طريقة رائعة لتنظيم المحادثات مع فريقك. أنشئ قنوات لجميع مناطق فريقك ، ثم انشر اتصالاتك على تلك القنوات. سيسهل على كل فرد في فريقك العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.

2. التعاون في ملفات Office

إذا كنت أنت وزملاؤك في الفريق بحاجة إلى التعاون في نفس المستند في وقت واحد ، فإن Microsoft Teams يتيح لك القيام بذلك. قامت العديد من الشركات بالتبديل من Slack إلى Microsoft Teams لجعل التعاون أكثر فعالية وإنتاجية من خلال التعاون في الملفات عن بُعد في الوقت الفعلي.

افتح الملف على تطبيق سطح المكتب وتعاون مع فريقك بعد مشاركته في القناة المناسبة أو الدردشة في Microsoft Teams. يمكنك تتبع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند بواسطة زملائك في الفريق وتقديم التعليقات لهم إذا لزم الأمر.

3. إدارة المهام باستخدام Microsoft Planner

للحفاظ على تنظيم نفسك وفريقك البعيد ، استخدم Planner في Microsoft Teams. هذه أداة رائعة ، ويمكنك استخدامها يوميًا لتتبع أنشطتك وأدائك. قم بعمل قائمة مهام ، وقم بتصنيف المهام ، وتحديد موعد نهائي ، وتحديد أولوياتها ، وتعيينها إلى

الأعضاء المعنيين من فريقك. يمكنك أيضًا إرفاق روابط ومستندات برسالتك. يمكنك أيضًا استخدام التعليقات للتعاون مع محترفين آخرين.

راجع أيضًا: اقتباسات TeamWork

4. ابق منظمًا مع تقويمات الفرق

عندما يكون الفريق موجودًا في جميع أنحاء العالم ويعمل في مناطق زمنية متعددة ، فقد يكون من الصعب جدولة الاجتماعات التي تناسب الجميع. باستخدام مساعد الجدولة في Teams ، يمكنك العثور على أفضل وقت مناسب لترتيب اجتماع لكل عضو في فريقك.

إذا كنت لا تنتقل إلى Microsoft 365 وبدلاً من التبديل من Box أو Dropbox إلى Google Drive للاستفادة من مساحة Google Workspace ، فإن تقويم Google هو بديل رائع لـ Microsoft Scheduling Assistant. باستخدام تقويم Google ، يمكنك دمج تقاويم أعضاء فريقك لمعرفة متى سيكون الجميع متاحًا ، ومن السهل التخطيط للاجتماع وجدولته.

5. شارك شاشتك أثناء الاجتماع

تعد العروض التقديمية وتقديم نتائج عملنا من المكونات الأساسية لروتيننا اليومي. وبينما يمكنك القيام بذلك في المكتب في اجتماع أو من خلال التحدث مع زميل في العمل ، فسيتعين عليك القيام بذلك عبر الإنترنت إذا كنت تعمل عن بُعد. ومع ذلك ، هناك حل لهذا أيضًا.

يمكنك مشاركة شاشتك أو اختيار النافذة التي تريد مشاركتها مع أشخاص آخرين في الاجتماع مع Microsoft Teams. بهذه الطريقة ، لن يرى أو يسمع أي شخص أي إشعارات تتلقاها من تطبيقات أخرى.

6. سجل اجتماعاتك

إذا كان لديك اجتماع مهم وتريد العودة إليه وتوضيح بعض القضايا الحاسمة ، فإن تسجيله وحتى الحصول على ملخصات من الاجتماع فكرة رائعة. يمكنك بعد ذلك مشاركتها مع فريقك.

هذه الوظيفة ذات قيمة خاصة للأفراد الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع ولكنهم يرغبون في البقاء على اطلاع على جدول الأعمال والإجراءات المتخذة.

7. التبديل بسهولة بين الأجهزة المختلفة

تحدث حالات الطوارئ ، ويمكن أن تحدث أيضًا أثناء مؤتمر الفيديو. يمكن أن يتعطل الكمبيوتر المحمول ، أو قد يتعطل الإنترنت ، أو قد تتوقف الكاميرا عن العمل ، أو قد تحتاج إلى المغادرة لحالة الطوارئ. يمكن أن تؤثر مثل هذه المواقف على عملك عندما تكون في مكالمة مهمة.

لحسن الحظ ، يتيح لك Microsoft Teams الانضمام إلى مكالمة من عدة أجهزة. يمكنك البقاء في المكالمة باستخدام هاتفك وجهازك اللوحي وجهاز الكمبيوتر في نفس الوقت ، أو يمكنك الانتقال من جهاز إلى آخر حسب حاجتك.

8. استخدم تطبيقات Microsoft Teams

بفضل الاتصال الرقمي والمادي الغني ، يمكن للفرق العمل بسلاسة مع تطبيقات Outlook و Word و Excel و PowerPoint والتطبيقات الأخرى. يتم تخزين تسجيلات الاجتماع على SharePoint ، ويتم تخزين البيانات على OneDrive ، وتتم مزامنة تقويم Outlook باستمرار مع Teams.

يمكنك توصيل أي تطبيق Microsoft أو جهة خارجية ببيئة Microsoft Teams الخاصة بك ، مما يلغي الحاجة إلى التبديل بين الأنظمة الأساسية المختلفة.

9. أضف علامات تبويب في قنواتك

يمكن للشركات استخدام واجهة Teams لتكامل التطبيقات كعلامة تبويب داخل قناة. نتيجة لذلك ، قد تعمل Teams كمنصة واحدة لجميع تطبيقات الشركة ، مما يحسن تجربة المستخدم.

لإضافة تطبيق إلى علامات التبويب الخاصة بك ، انقر فوق رمز "+" في دردشة أو مجموعة أو قناة وحدد التطبيق الذي تطلبه من نافذة التطبيق.

10. استخدم Virtual Whiteboard

يمكنك الاستمتاع بتجربة افتراضية رائعة باستخدام Whiteboard في Teams حيث يمكن للجميع في الاجتماع المساهمة بأفكارهم وملاحظاتهم ، تمامًا كما يفعلون في جلسة دون اتصال. ستكون قادرًا على ملاحظة كيفية مساهمة كل واحد من زملائك في العمل ، وستتمكّنك أفكارهم من ذلك. بعد الاجتماع ، يمكن مشاركة نتائج عمل المجموعة ببساطة من خلال القناة المناسبة.

استنتاج

تتيح لك ميزات Microsoft Team هذه العمل عن بُعد والبقاء على اتصال مهني مع زملائك في العمل من أي مكان وفي أي وقت ، والتفاعل مع فرقك في مهام متعددة في الوقت الفعلي ، والحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة.