13 طريقة لتبسيط عملية الحسابات الدائنة

تبحث الشركات دائمًا عن طرق لتبسيط عملياتها وتوفير المال. أحد المجالات التي يكون فيها هذا الأمر مهمًا بشكل خاص هو عملية الحسابات الدائنة .

قد تكون هذه مهمة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً ، لكن لا يجب أن تكون كذلك! في هذه المقالة ، سنناقش عدة طرق يمكنك من خلالها تبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك وجعلها أكثر كفاءة.

1. تقييد الوصول ووضع ضوابط صارمة

تتمثل الخطوة الأولى في تحسين عملية حسابات الدفع الخاصة بك في الحد من الوصول. هذا يعني أن الموظفين المصرح لهم فقط هم الذين يجب أن يكون لديهم القدرة على عرض أو إجراء تغييرات على الفواتير والسجلات الأخرى.

يجب عليك أيضًا وضع ضوابط صارمة على من يمكنه الموافقة على فواتير الدفع. سيساعد هذا على ضمان أن جميع المدفوعات مصرح بها وموثقة بشكل صحيح.

2. استثمر في برنامج أتمتة الحسابات الدائنة

هناك طريقة أخرى لتبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك وهي الاستثمار في برامج التشغيل الآلي. يمكن لهذا النوع من البرامج أتمتة العديد من المهام المرتبطة بإدارة الفواتير والمدفوعات ، بما في ذلك إدخال البيانات والموافقة على الفواتير ومعالجة الشيكات.

هناك العديد من الخيارات المختلفة المتاحة في السوق اليوم ، لذا تأكد من إجراء البحث للعثور على أفضل حل لعملك.

3. الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات الحسابات الدائنة

إذا لم يكن لديك الموارد الداخلية لإدارة عملية حسابات الدفع الخاصة بك بشكل فعال ، فقد ترغب في التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لهذه الخدمات. هناك العديد من الشركات التي تقدم خدمات حسابات الدفع الخارجية ، والتي يمكن أن تهتم بجميع جوانب العملية نيابة عنك.

يمكن أن يكون هذا خيارًا رائعًا إذا كنت تريد تحرير موظفيك للتركيز على مهام أخرى أو إذا لم تكن لديك الخبرة اللازمة في المنزل.

4. إعطاء الأولوية للفواتير على الشروط الخاصة بك

أحد الأشياء الرائعة في وجود نظام آلي للحسابات الدائنة هو أنه يمكنك تحديد أولويات الفواتير وفقًا لشروطك الخاصة. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد قواعد لدفع الفواتير تلقائيًا من البائعين المفضلين لديك أولاً أو لتقديم خصومات للدفع المبكر.

يمكنك أيضًا استخدام نظامك لتتبع المدفوعات والأداء ، بحيث يمكنك تحديد أي مشكلات بسرعة واتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر.

5. القضاء على فرص الاحتيال

من المهم اتخاذ خطوات للقضاء على فرص الاحتيال في عملية حسابات الدفع الخاصة بك. وهذا يشمل التأكد من أن جميع الفواتير معتمدة ومراجعتها بشكل صحيح قبل السداد.

يجب عليك أيضًا التفكير في استخدام الدفع الإيجابي أو نوع آخر من خدمة التحقق من الشيكات لمنع صرف الشيكات غير المصرح بها.

6. إعادة التفاوض بشأن شروط الدفع مع البائعين

تتمثل إحدى أفضل الطرق لتبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك في إعادة التفاوض بشأن شروط الدفع مع البائعين. إذا كنت تدفع الفواتير حاليًا في غضون 30 يومًا ، فراجع ما إذا كان يمكنك الحصول على فترة دفع ممتدة.

قد تتمكن أيضًا من الاستفادة من خصومات السداد المبكر أو الحوافز الأخرى. من خلال العمل مع البائعين لديك ، يمكنك تطوير جدول دفع يعمل بشكل أفضل لكلا الطرفين.

7. تقليل مسؤولية التوقيع والتحقق

تتمثل إحدى طرق تبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك في تقليل المسؤولية والتحقق اللازمين للتوقيعات.

يمكن القيام بذلك عن طريق تفويض فرد واحد لتوقيع الشيكات ، أو باستخدام التوقيعات الإلكترونية كلما أمكن ذلك. سيساعد هذا في تقليل مقدار الوقت اللازم لمعالجة الفواتير وإجراء الدفعات.

8. استخدم الخصومات بذكاء

إذا كنت لا تستفيد من الخصومات ، فمن المحتمل أنك تدفع أكثر من اللازم مقابل فواتيرك. يقدم العديد من البائعين خصومات على السداد المبكر ، لذا تأكد من الاستفادة من هذه الخصومات كلما أمكن ذلك.

يمكنك أيضًا التفاوض على نسب خصم أعلى مع البائعين لديك. هذه طريقة رائعة لتوفير المال وتبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك في نفس الوقت.

9. النظر في بدائل الدفع

هناك العديد من الطرق المختلفة لدفع الفواتير ، وقد يكون بعضها أكثر فائدة لعملك من غيرها. على سبيل المثال ، قد ترغب في التفكير في استخدام بطاقة ائتمان لدفع الفواتير بدلاً من كتابة الشيكات.

يمكن أن يساعدك هذا في الاستفادة من برامج المكافآت وتجنب الرسوم المتأخرة. يجب عليك أيضًا استكشاف خيارات أخرى ، مثل مدفوعات ACH والتحويلات الإلكترونية .

10. استخدم بوابة المورد لتنظيم بيانات البائع

إذا كنت تعمل مع العديد من البائعين المختلفين ، فقد يكون من المفيد استخدام بوابة المورد لتنظيم جميع بيانات البائع. بوابة الموردين هي عبارة عن منصة عبر الإنترنت تتيح لك إدارة علاقاتك مع البائعين في موقع مركزي واحد.

يمكنك استخدام بوابة المورد لتخزين معلومات مهمة مثل تفاصيل الاتصال وشروط الدفع وتفضيلات الفواتير. سيساعد هذا في تبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك وتسهيل تتبع علاقات البائعين.

11. اتخذ نهجا غير ورقي

واحدة من أفضل الطرق لتبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك هي عدم استخدام الأوراق. هذا يعني أنك لن تحتاج بعد الآن إلى طباعة وتقديم الفواتير أو المستندات الأخرى.

بدلاً من ذلك ، يمكنك تخزين جميع بياناتك إلكترونيًا والوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان. سيوفر لك هذا الكثير من الوقت والمال على المدى الطويل.

12. احترس من المدفوعات المكررة

من أكثر الأخطاء شيوعًا التي تحدث في الحسابات الدائنة إجراء دفعات مكررة. يمكن أن يحدث هذا عندما تتم معالجة الفواتير يدويًا ويتم عمل نسخ متعددة من نفس المستند.

لتجنب ذلك ، تأكد من تتبع جميع الفواتير والمدفوعات إلكترونيًا. سيساعدك هذا على التعرف بسرعة على أي تكرارات قد تحدث وتصحيحها.

13. التوفيق بين الحسابات كل يوم

هناك طريقة أخرى لتبسيط عملية حسابات الدفع وهي تسوية حساباتك كل يوم. هذا يعني أنك ستقارن الفواتير التي تلقيتها بالدفعات التي قمت بسدادها.

سيساعدك هذا في تحديد أي تناقضات والتأكد من أنك تدفع فقط مقابل الفواتير التي تلقيتها. من خلال تسوية حساباتك على أساس يومي ، يمكنك تجنب سداد مدفوعات متأخرة أو دفع مبالغ زائدة للفواتير.

الخط السفلي

هناك العديد من الطرق المختلفة لتبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك. من خلال الاستفادة من الخصومات ، واستخدام بوابة الموردين ، والاستغناء عن الأوراق ، يمكنك توفير الكثير من الوقت والمال.

تأكد أيضًا من الانتباه إلى المدفوعات المكررة وتسوية حساباتك كل يوم لتجنب ارتكاب الأخطاء. يمكن أن يساعد تنفيذ حتى عدد قليل من هذه النصائح في تبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك وجعلها أكثر كفاءة.