3 أفضل الممارسات لأتمتة حسابات القبض

الأعمال التجارية الناجحة هي الأعمال التي يكون فيها حجم النمو شموليًا حيث يساهم جميع أصحاب المصلحة كما هو متوقع ويتم مكافأتهم بشكل ملتبس. يجب على المستثمرين الذين يساهمون برأس مال الشركة أن يحصلوا على أرباحهم في الوقت المناسب مع زيادة رأس المال لحصتهم. وبالمثل، يجب أن يتم الدفع للبائعين في الوقت المحدد حتى يتمكنوا من الاستمرار في التوريد عندما تكون هناك حاجة.

يستفيد العملاء من أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين يشترون منتجات العلامة التجارية من عروض القيمة والخصومات على مدفوعاتهم السريعة. المبلغ المستحق من حسابات العملاء للذمم المدينة والمعروف أيضًا باسم المستحقات المتبقية. وهذا عادة هو المبلغ المتبقي بعد طرح الخصم والمرتجعات إن وجدت. مع نمو الشركة وزيادة عدد المبيعات، يصبح من الصعب الإشراف على الفواتير اليدوية والتحقق من استلام جميع المستحقات أم لا. هناك العديد من المشكلات الأخرى التي تؤخر العملية والتي يمكن التغلب عليها إذا بدأت الشركة في استخدام خدمات حسابات القبض المُدارة.

قد يتأخر العملاء لأسباب مختلفة. والأكثر شيوعًا هو نسيان تواريخ الاستحقاق، وعدم وجود أموال كافية، وتلقي فواتير متأخرة أو غير صحيحة، وعدم رضا العملاء عن أحد العناصر التي تم إصدار فاتورة بها. وعلى الرغم من بعض الصعوبات الحقيقية، يجب تشجيع العملاء على الدفع. إذا لم يكن المديرون حازمين في الحصول على المستحقات، فستجد الشركة خللاً في التدفق النقدي ولن يكون هناك أموال كافية متبقية في السجل أو الاحتياطيات للدفع للبائعين.

في عالم يواجه فيه الناس تحديات في إدارة وقتهم، من الممكن نسيان الجداول الزمنية والمواعيد النهائية. لكن مهارات إدارة الوقت لدى عملائنا لا ينبغي أن تؤثر على تدفقاتنا. إن إرسال رسائل تذكير متكررة لهم من قنوات متعددة مثل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية الآلية مع الرسائل المسجلة، والرسائل القصيرة كتنبيهات لن يؤدي فقط إلى جذب العملاء، بل يضمن عدم تفويت دفع ما يدينون به لنا. ومن المثير للاهتمام أنه لا يمكن تذكير جميع العملاء الذين يدينون بالمال يدويًا دون فقدان البعض. هذا هو المكان الذي تتدخل فيه أتمتة الحسابات المدينة لتولي عبء العملية من الأكتاف البشرية ومزامنتها مع نظام يعتمد على الذكاء الاصطناعي والذي يربط جميع البيانات ويرسل التنبيهات تلقائيًا.

أتمتة حسابات القبض: تغيير قواعد اللعبة

إن التحديات التي تواجه المعالجة اليدوية للواقع المعزز هي تحديات شاقة، وتتطلب عمالة مكثفة، وتستغرق وقتًا طويلاً، وعرضة للأخطاء البشرية بسبب التعب أو الإشراف. ليس من الممكن إكمال فواتير كبيرة الحجم دون حدوث نوع من الأخطاء أو التناقضات في العملية اليدوية. أتمتة العملية ستخفف من التحديات التي تتسبب في تأخير استلام المستحقات من العملاء. يتم تبسيط الدورة بأكملها مع المؤسسة الحالية ويتم مطابقة البيانات من تقديم الطلب والتفاصيل المسبقة وبيانات المخزون وتحديات التسليم للتأكد من عدم وجود أي خطأ في الفواتير. فيما يلي تفاصيل لكيفية تمكن الواقع المعزز الآلي من التغلب على المشكلات الحالية:

• تنبيهات في الوقت المناسب

ستتحمل الأتمتة عبء إرسال التذكيرات عبر رسائل البريد الإلكتروني والرسائل إلى العملاء. وستكون هناك رسائل متابعة أيضًا حتى يتم منح الوقت الكافي للعملاء لتسوية مستحقاتهم. من الحقائق المعروفة أن معظم العملاء الذين يدفعون الثمن يفوتون موعدًا بسبب قلة إدارة الوقت أو النسيان. يساعدهم التذكير في البقاء على اطلاع بجدول الدفع الخاص بهم.

• الفواتير المناسبة

تعمل الأتمتة على تقليل الأخطاء في إعداد الفواتير بالتفاصيل المتعلقة بنسخة الطلب والمرتجعات والسلف المدفوعة ومعلومات العميل مثل الاسم والعنوان وما إلى ذلك. لا يوجد تأخير في معالجة أي عدد من الفواتير حيث تعتمد العملية على عمل تكامل مؤشرات الأداء الرئيسية و التعلم الآلي مع الدلالات ومعالجة اللغة العصبية.

• التعرف على الأنماط

يمكن تحفيز العملاء الذين يدفعون في الوقت المناسب بانتظام من خلال خصومات الولاء أو نقاط الكعكة التي يمكن استبدالها كجوائز نقدية أو خصومات. سيكون هناك آخرون عادةً ما يدفعون متأخرًا ولكنهم يحاولون الحفاظ على التزامهم. يمكن أن تشير البيانات إلى بعض الصعوبات المالية التي يواجهها العميل. إن تقديم هيكل دفع لهؤلاء العملاء سيساعدهم ويكسب الشركة ثقة العميل على المدى الطويل.

أفضل الممارسات لتنفيذ الواقع المعزز الآلي

بعد إقناع فريق المالية والحسابات لديك بفوائد استخدام الواقع المعزز الآلي، فقد حان الوقت لتنفيذه وتحسين النظام للحصول على نتائج أفضل. فيما يلي مؤشرات لتحقيق ذلك:

• متطلبات القياس

إن أتمتة الواقع المعزز هي BPA وهي متاحة بتنسيق مجموعة أو الأشعة تحت الحمراء السحابية أو نموذج الاشتراك أو التكامل المؤسسي. اعتمادًا على احتياجات العمل، تختلف ميزات الحزمة. الأدوات الشاملة أغلى من الإصدارات الأساسية. ينبغي للمرء أن يختار AR محددًا بناءً على احتياجاته وميزانيته. يجب على الشركة أن تستثمر في الإصدار الأعلى فقط إذا كان يتوافق مع احتياجات العمل، وليس فقط لأنها تستطيع تحمله.

• التكامل السلس

حتى لو كان فريقك جيدًا في الأعمال اليدوية، فاطلب المساعدة من أحد المحترفين لدمج منصة الواقع المعزز مع أنظمة المؤسسة أو إدارة علاقات العملاء الحالية. إن العمل في صوامع سيزيد الأمر تعقيدًا بدلاً من حل مشكلة قائمة. ستكون العملية سلسة فقط في حالة عدم وجود صوامع بيانات، واضطرابات في سير العمل، ومتطلبات إدخال يدوي، ورؤى محدودة. سيعمل التكامل السلس على التأكد من تنظيف البيانات قبل أتمتتها.

• فرق مدربة

إن الأتمتة لا تعفي التأثير البشري بشكل كامل من العملية. سيساعد تدريب الفرق على استخدام أدوات التشغيل الآلي في استكشاف الأخطاء وإصلاحها أثناء فترات التوقف عن العمل. تعمل الفرق أيضًا على زيادة استخدام الأداة إلى الحد الأقصى عندما يتم تدريبهم على استخدامها. ويمكن تحديد أي تأخير وإبلاغ الفريق الفني به للحصول على دورات تصحيحية فورية عندما يتم تدريب الموظفين على استخدام الواقع المعزز الآلي.

خاتمة:

تعد إدارة الأموال عنصرا حاسما في الدورة التشغيلية. إذا جفت الأموال قبل أن يأتي تدفق الأموال، فستكون هناك خسارة كبيرة في الوقت والسمعة والمال. لا يمكن استرداد الأولى، والثانية تهتز لفترة طويلة، والثالثة لا يمكنها إصلاح الخسارة بالكامل ما لم يتم استعادة الثانية. لذا، إذا كانت هناك أداة تسهل عليك المهام، فقد حان الوقت لأتمتة الواقع المعزز.