5 طرق فعالة لتفويض المهام في إدارة المشروع

"حقق الرؤساء التنفيذيون الذين يتمتعون بموهبة عالية في التفويض عائدًا أكبر بنسبة 33٪ ، أي 8 ملايين دولار أمريكي ، من أولئك الذين يتمتعون بمستويات منخفضة أو محدودة من المواهب". - جالوب

يشير الإحصاء أعلاه إلى مدى أهمية التفويض بالنسبة للشركات لتحقيق نتائج أعمال إيجابية. عندما يفوض المدير المهام لأعضاء الفريق ، فإنهم يتحملون المسؤولية والمحاسبة عن الحفاظ على جودة المشروع. إنه يغرس الشعور بالملكية ويلهمهم للعمل بجدية أكبر وإخلاص ، مما يقلل من احتمال حدوث أخطاء.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن تفويض العمل يحرر عبء عمل المدير لمزيد من الأنشطة الاستراتيجية مع توفير فرص للنمو والتعلم لأعضاء الفريق. لذلك ، فإن إتقان فن التفويض هو حاجة الساعة لأنه سيضع الأساس لقيادة فعالة وكفاءة تنظيمية أفضل.

تناقش هذه المدونة الاستراتيجيات الفعالة لتفويض المهام وكيف يمكن أن يساعد حل إدارة الموارد في SAVIOM في تنفيذها.

لكن أولاً ، لنبدأ بالأساسيات.

1. ما هو التفويض وعناصره المختلفة؟

يشير التفويض إلى نقل المسؤوليات أو تعيين المهام لأعضاء الفريق المهرة أو المرؤوسين المناسبين لأدائها. هذا يزيد من إنتاجيتها وكفاءتها ، والتي بدورها ستضمن تسليم المشاريع في الوقت المناسب.
هناك ثلاثة عناصر أساسية تلخص التفويض:

1.1 السلطة - تشير السلطة إلى سلطة المدير في إرشاد الموظفين لأداء مهام محددة ضمن نطاق مسؤولياتهم. وهذا يشمل سلطات صنع القرار ، وتخصيص الموارد ، وتحمل المسؤولية عن نتائج المهام المفوضة.

1.2 المسؤولية - يتحمل الموظفون الذين تم تكليفهم بالمهمة "المسؤولية" لإنجازها في الموعد النهائي والجودة. يتضمن ذلك المساءلة عن نجاح المهمة أو فشلها.

1.3 الثقة: الثقة عنصر حاسم في التفويض. يجب أن يثق المفوض في أن المورد يمكنه إكمال المهمة بشكل مسؤول وموثوق.

1.4 الاتصال: يجب على المدير توصيل المهمة ، بما في ذلك أهدافها وجدولها الزمني وتوقعاتها ، لضمان التسليم الناجح.

من خلال النظر في عناصر التفويض هذه ، يمكن للأفراد والمنظمات تفويض المهام والمسؤوليات بشكل فعال للآخرين ، مما يؤدي إلى تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية.

الآن بعد أن عرفنا التفاصيل الجوهرية للتفويض ، دعونا نفهم الطرق المختلفة لتفويض العمل بشكل فعال للموظفين.

2. طرق تفويض المسؤولية للقوى العاملة

وفقًا لإحصائية ، "يعتقد 30٪ فقط من المديرين أنهم يجيدون التفويض".
ومع ذلك ، من خلال تنفيذ الاستراتيجيات المذكورة أدناه ، يمكن للمديرين تحسين مهارات التفويض وتحقيق نتائج أفضل.

2.1. ادرج المهام / المهام الفرعية في المشروع

قبل بدء عملية التفويض ، يجب على المديرين أولاً إنشاء خطة مشروع محددة جيدًا وإدراج المهام / المهام الفرعية المطلوب إكمالها. تمكن خارطة الطريق هذه المديرين من تحديد المهام الصحيحة التي يمكن تفويضها بين الموارد.

على سبيل المثال ، يمكن تفويض الأنشطة الإستراتيجية للخبراء المهرة الذين يمكنهم تسليم المشاريع دون المساس بالجودة ، بينما يمكن إسناد المهام الإدارية إلى الموارد الصغيرة. من ناحية أخرى ، يمكن إعطاء المهام العاجلة التي تتطلب اهتمامًا فوريًا للموارد ذات السعة الإضافية. هذا التقسيم الواضح يجعل عملية التفويض أكثر تنظيماً ، مما يؤدي إلى مزيد من الكفاءة والنجاح.

2.2. تحديد وتخصيص الموارد المختصة

عندما يفشل المديرون في تفويض المهمة الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم المشاركة ، وانخفاض الإنتاجية ، وإعاقة تسليم المشروع. لذلك ، يصبح من الضروري للمديرين تحديد الموارد بناءً على سماتهم ، مثل مجموعة المهارات والمعرفة والخبرة وما إلى ذلك ، ثم القيام بتخصيص الموارد.

ومع ذلك ، في حالة عدم توفر الموارد المطلوبة ، يمكن للمنظمات اتخاذ عدة خطوات لاكتساب المهارات والكفاءات اللازمة. أولاً ، يمكنهم الاستفادة من القنوات الداخلية مثل إجراء برامج التدريب / تحسين المهارات. بدلاً من ذلك ، يمكن للشركات أيضًا أن تختار التوظيف المخطط له. بهذه الطريقة ، ستكون الموارد المناسبة متاحة قبل بدء المشروع ، مما يضمن التسليم الناجح للمشاريع.

2.3 حدد مستوى السلطة لجميع أعضاء الفريق

يعد تحديد مستوى السلطة لجميع أعضاء الفريق جزءًا لا يتجزأ من عملية التفويض. إنه يساعد الجميع على فهم مسؤولياتهم ومدى وحدود سلطتهم. من خلال تفويض السلطة والسلطة المرتبطة مباشرة بوظائفهم ، يمكن للمديرين تمكين مرؤوسيهم من إنجاز مهامهم باستقلالية أكبر.

على سبيل المثال ، في مشروع AEC ، يقوم المشرف بتفويض مهندس معماري كبير لمراجعة التصاميم المقدمة من قبل المهندسين المعماريين المبتدئين قبل الموافقة النهائية. لا يؤدي هذا إلى تبسيط عملية المراجعة فحسب ، بل يمكّن أيضًا كبير المهندسين المعماريين من القيام بدور أكثر نشاطًا في عملية صنع القرار. أيضًا ، نظرًا لأنهم يتمتعون بالاستقلالية ، فإن ذلك يجعلهم يشعرون بالحافز للعمل ويمنحهم إحساسًا بالهدف في الشركة.

2.4 قدم التوجيه الواضح والدعم عند الحاجة

أثناء تفويض المهام ، من الضروري للمديرين نقل نطاق المشروع والأهداف والتسليمات إلى أعضاء الفريق. يساعد هذا المرؤوسين على فهم الترابط بين المشروع ومسؤولياتهم الخاصة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على المديرين توفير التدريب والأدوات اللازمة لدعم أعضاء الفريق أثناء التنفيذ.

يجب عليهم أيضًا تعزيز قناة اتصال شفافة من أجل التعاون الفعال. سيساعد هذا في حل المخاطر غير المتوقعة والحصول على تحديثات في الوقت الفعلي حول تقدم المشروع. علاوة على ذلك ، يمكنهم إنشاء سياسة الباب المفتوح لمعالجة أي أفكار أو قضايا متعلقة بالوظيفة. سيؤدي ذلك إلى تقوية العلاقات بين الموظف وصاحب العمل ، وتشجيع المناقشات الصحية ، وجعل مكان العمل أكثر إنتاجية.

2.5 مراقبة أداء القوى العاملة وتقديم ملاحظات بناءة

يلعب مديرو المشاريع دورًا مهمًا في ضمان أن الهدف النهائي للمشروع يلبي توقعات العميل. لتحقيق ذلك ، حتى بعد التفويض ، يجب عليهم مراقبة تقدم المشروع وتتبع مستويات استخدام الموظفين للتأكد من عدم استخدامهم بشكل كافٍ / مفرط.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليهم أيضًا تقديم ملاحظات بناءة للموظفين بانتظام. سيساعد هذا أعضاء الفريق في تحديد مجالات التحسين وتطوير الاستراتيجيات لتعزيز أدائهم. وبالتالي ، ضمان إتمام المشروع بنجاح ورضا العميل.

الآن ، دعنا نفهم كيف يمكن أن تكون أداة إدارة الموارد مفيدة في تنفيذ الاستراتيجيات المذكورة أعلاه.

3. كيف يمكن لبرامج إدارة الموارد المتقدمة المساعدة في تفويض المهام؟

مع اعتماد منظمات المصفوفة وزيادة تعقيد المشروع بسبب التقدم التكنولوجي ، أصبح من الصعب على المديرين تفويض المهام بشكل صحيح. هذا هو المكان الذي يظهر فيه برنامج ERM الحديث.

• ميزة الرؤية بزاوية 360 درجة للأداة والمرشحات المتقدمة تساعد المؤسسات في الحصول على نظرة شاملة لمهارات القوى العاملة والموقع والتوافر والسمات الأخرى ، مما يسمح للمديرين بتحديد أفضل الموارد وتفويض العمل وفقًا لذلك.
• علاوة على ذلك ، تساعد قدرات التنبؤ بالبرنامج وتقرير القدرة مقابل الطلب المديرين على تحديد فجوة الطلب واتخاذ الإجراءات اللازمة مسبقًا لتخفيفها.
• بالإضافة إلى ذلك ، فإن تقارير الاستخدام والتقارير المتوقعة مقابل الفعلية التي تم شراؤها في الوقت الفعلي تساعد في تحسين عملية التفويض من خلال توفير رؤى قيمة حول مستويات استخدام القوى العاملة.
• بصرف النظر عن هذا ، فإن سيناريو ماذا لو يمكّن المديرين من إنشاء سيناريوهات المشروع المختلفة ومقارنتها وتحديد أفضل خطة موارد مناسبة. يتيح ذلك للمديرين تحديد خطة الموارد المثالية واتخاذ قرارات مستنيرة تتعلق بالتفويض.

خاتمة

التفويض الفعال هو مفتاح العمليات السلسة في الأعمال التجارية. مع الممارسات المذكورة أعلاه مقترنة بأداة إدارة الموارد المناسبة ، يمكن للمديرين تفويض المسؤوليات بشكل فعال بين الموظفين. سيساعد هذا أيضًا على إكمال المهام بنجاح دون أي اختناقات ، مما يزيد من ربحية الشركة واستدامتها.