5 جوانب رئيسية لإدارة التغيير التنظيمي يجب معرفتها في شركتك

في الإدارة المالية والاستثمارية ، يعد الامتثال جزءًا مهمًا من إدارة أي نوع من المؤسسات. مع تغير اللوائح وتطورها ، من الأهمية بمكان أن تظل كل شركة على اطلاع دائم بالامتثال الضروري. لتحقيق هذا الهدف ، يجب أن يكون لدى الشركات أنظمة قوية لإدارة التغيير التنظيمي تم إعدادها كجزء من عملياتها الشاملة. إنه جزء لا يتجزأ من جهود الامتثال لأي شركة ويضمن أن الشركة جاهزة لأي لوائح جديدة محتملة تحددها الوكالات الحكومية (أو غيرها). كما أنه يساعد المنظمات على التكيف بسرعة عندما تتغير اللوائح. علاوة على ذلك ، فهو يساعدك على البقاء ملتزمًا باللوائح الحالية ويمنعك من أن تجد نفسك في حالة عدم امتثال. فيما يلي خمسة عناصر رئيسية يجب أن تمتلكها كل شركة لمواجهة التحديات التنظيمية التي يمكن أن تواجهها اليوم.

فهم اللوائح في مجال عملك

تتمثل الخطوة الأولى في إدارة التغييرات التنظيمية في فهم اللوائح التي تنطبق على شركتك ككل. معظم الصناعات ليست ذاتية التنظيم وتتطلب معرفة مداخل وعموميات كيف يفترض أن تعمل الأشياء ضمن أطرها التشغيلية. وهذا يعني فهم كيفية تأثير اللوائح على مجال عملك ، وكيفية تطبيقها على نطاق واسع في مؤسستك ، ومعرفة اللوائح التي سيكون لها تأثير على شركتك في المستقبل. بغض النظر عن مكان عملك ، ستبدو اللوائح والامتثال مختلفة قليلاً من صناعة إلى أخرى. ستكون لوائح الاتصالات مختلفة تمامًا عن لوائح الصناعة المالية على سبيل المثال. احرص على فهم القوانين واللوائح التي تنطبق مباشرة على عملائك ومؤسستك وأصحاب المصلحة. اكتشف القوانين الفيدرالية والدولية المحددة التي تنطبق بشكل مباشر أو غير مباشر على عملك. أخيرًا ، يجب أن تكون على دراية باللوائح التي من المحتمل أن تؤثر على شركتك في المستقبل. تحقق من أي تشريع معلق يمكن أن يؤثر على كيفية عمل عملك حتى تتمكن من الاستعداد والتغلب على التغييرات المحتملة. آخر شيء تريده أي مؤسسة ناجحة هو أن تكون تفاعليًا عندما يكون القليل من النشاط الاستباقي والفهم قادرًا على قطع شوط طويل نحو الحفاظ على الامتثال عبر الشركة بأكملها.

امتثال

إذا كنت تدير عملك لبعض الوقت أو تعمل في مجالك الخاص لفترة من الوقت ، فأنت تدرك أهمية الامتثال. في جوهره ، الامتثال هو مجرد عملية لضمان اتباع السياسات والإجراءات بشكل صحيح واستخدامها باستمرار في جميع أنحاء المنظمة. لا يتم وضع القواعد بالضرورة في حجر دون أي قابلية للتطويع. إنها مجرد إرشادات ولوائح متسقة يجب اتباعها ، غالبًا بطريقة يمكن أن تصمد أمام التدقيق القانوني أو المتابعة من قبل وكالة تنظيمية. الامتثال مهم جدًا في جميع المجالات. يساعد الامتثال على حمايتك من الدعاوى القضائية أو العقوبات الحكومية إذا حدث خطأ ما. كما أنه يمكّن المنظمة بشكل فعال من العمل بكفاءة. هناك عدد أقل من الحالات المهدرة للوقت أو الطاقة أو محاولة اكتشاف الكيفية التي من المفترض أن تعمل بها الأشياء. كما يشجع العملاء أو المساهمين على الاستثمار في شركة تظل ملتزمة في جميع الأوقات. من خلال الاستمرار في الامتثال واتباع الإجراءات المناسبة ، يمكن للشركة أن تكون أكثر نجاحًا وتجعل الجميع سعداء أثناء القيام بكل شيء بالطريقة الصحيحة.

يراقب

تُعد المراقبة جانبًا أساسيًا من جوانب إدارة التغيير التنظيمي الذي يساعدك على تحديد مدى جودة أدائك ، وما قد تحتاج إلى تغييره ، وتحديد ما ينجح (وما لا ينجح). تتيح لك المراقبة تتبع التقدم واكتشاف أي مشكلات على طول الطريق. يمكن أن تشمل المراقبة مراجعة تقارير حالة الامتثال ، ومراقبة التنبيهات ، والتحقق من الإخطارات من المنظمين / البائعين ، أو مراجعة البيانات التي تحصل عليها من أدوات الطرف الثالث. أصبحت المراقبة أسهل باستخدام بعض أنواع الأدوات ، بما في ذلك الموارد المستندة إلى الذكاء الاصطناعي التي يمكن أن تساعدك على اتباع جميع بروتوكولات إدارة التغيير التنظيمي ذات الصلة في مجال عملك. الهدف من المراقبة هو تحديد ما إذا كانت مؤسستك تلتزم بجميع اللوائح أم لا ، في جميع الأوقات. لذا خذ الوقت الكافي للتأكد من أن مراقبتك على قدم المساواة وستكون قادرًا على الاحتفاظ بالامتثال دون صعوبة كبيرة بمرور الوقت.

تدقيق

يتضمن التدقيق إجراء مراجعات منتظمة لمدى نجاح عملية إدارة التغيير التنظيمي لشركتك حتى الآن (أو لا ، وهو ما يمكن أن يحدث في بعض الأحيان). يمكن أن يشمل التدقيق تقييم الوثائق أو التغييرات في الوقت الحقيقي التي تم إجراؤها على السياسات والإجراءات المختلفة على مدى فترات. يمكن أن يعني أيضًا تخصيص بعض الوقت لفحص العمليات الداخلية لشركتك بدقة. قد يندرج البحث عن فعالية برامج تدريب الموظفين ضمن هذه الفئة أو التحقق من مدى فعالية إجراءات التغيير التنظيمي الخاصة بك من حيث التكلفة بالنسبة لشركتك. سواء كنت تفحص التقارير أو تجري استطلاعات أو تشترك في بروتوكولات إدارة مخاطر مختلفة. تعمل عمليات التدقيق على تحسين قوة جهود الامتثال ، مما يجعلها أداة لا تقدر بثمن لمهمة مؤسستك لتكون متوافقة باستمرار في جميع الأوقات.

الإبلاغ

لا يمكن إنكار أهمية الامتثال الفعال ، ولكن ليس من السهل دائمًا إعداده أو صيانته. لهذا السبب تحتاج إلى تقارير توفر دليلًا على معايير الامتثال الخاصة بك. يجب أن يتضمن جزء من خطتك لإدارة التغيير التنظيمي إجراءات قوية لإعداد التقارير وقليلًا من التدريب الإضافي لموظفيك. يعد إعداد التقارير المالية وفهم تقاريرك أمرًا أساسيًا للامتثال المناسب. إنشاء برامج الامتثال التي تشمل المراقبة والتدقيق وعمليات إعداد التقارير واسعة النطاق. إنها أيضًا سياسة عامة جيدة للتعامل مع أي إجراءات حماية للمبلغين عن المخالفات ، أو تدريب أخلاقي مطلوب ، أو أي ممارسات أخرى يمكن أن تساعد شركتك على النجاح في الأماكن الأكثر أهمية. في النهاية ، من المهم التأكد من أن جميع الموظفين على دراية باللوائح الحالية داخل الصناعة ويفعلون ما في وسعهم لضمان إعداد معايير الامتثال التنظيمي وفحصها والعمل بها بنسبة 100٪ في مؤسستك.