5 خطوات لتنفيذ الأتمتة بنجاح في مؤسستك
نشرت: 2021-06-17تقوم 40٪ من الشركات الكبيرة بأتمتة عملية تجارية واحدة على الأقل تمامًا ، ويجب عليك ذلك أيضًا. تبحث الشركات الحديثة باستمرار عن طرق لتحسين الأداء واكتساب ميزة تنافسية. يريدون تحقيق أقصى استفادة من مواردهم.
الأتمتة تصنع الفارق.
يسمح للشركات بالاستفادة من قوة التكنولوجيا. لهذا السبب تقوم المزيد والمزيد من المنظمات بأتمتة عمليات أعمالها. تعمل الأتمتة على خفض التكاليف وتقليل مساحة الخطأ البشري وزيادة إنتاجية الشركات وتتيح للموظفين أن يكونوا أكثر إبداعًا وتبسيط سير العمل.
لقد قطع عالم الأعمال شوطا طويلا. توجد الآن طرق أفضل لممارسة الأعمال التجارية - والقيام بذلك بكفاءة أكبر. أصبح نظام إدارة عمليات الأعمال أحد العوامل المساعدة على سرعة الأعمال والإنتاجية والربحية والتحكم. إذا كنت تفكر في اعتماد الأتمتة ، فاتبع هذه الخطوات الخمس لتنفيذها بشكل فعال.
- حدد المهام والعمليات التي تحتاج إلى أتمتة
تعد أتمتة عمليات الأعمال أمرًا حيويًا في الأعمال التجارية الحديثة لأنها تؤدي إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية. كما أنه يساعد المؤسسات على خدمة العملاء بطريقة سريعة ومنظمة. يحب العملاء الخدمة الممتازة ، وهذا ما يحدد ما إذا كانوا يتعاملون مع شركة أم لا.
يسمح برنامج أتمتة الأعمال للمؤسسات بتقليل تكلفة عمليات الوظائف المؤتمتة بنسبة 30-40٪ وتحسين كفاءتها. ولكن إذا كنت ترغب في تبني الأتمتة وجعلها تعمل ، فعليك أتمتة المهام والعمليات الصحيحة.
تتضمن بعض العمليات التجارية التي يمكن أتمتتها ما يلي:
- عملية التوظيف
- الموظف على متن الطائرة
- تحليلات الموظفين والاحتفاظ بهم
- تدقيق
- تذاكر دعم تكنولوجيا المعلومات
- طلبات النصوص ومعالجتها (في الكليات والجامعات)
- معالجة المطالبات
- الذمم المدينة
- طلبات الشراء
- دعم العملاء
- الخدمات اللوجستية وإدارة سلسلة التوريد
- إدارة العمليات
قامت Pebble بأتمتة نظام الفواتير الخاص بها لأنها أرادت توفير المال. توفر الشركة الآن أكثر من 8000 دولار على الورق كل عام لأن جميع فواتيرها تقريبًا يتم التعامل معها إلكترونيًا. تعرف على ما تقوم بأتمتة ولماذا تقوم بأتمتة ذلك.
- حدد أهداف عملك
تحديد أهداف العمل مهم لأسباب عديدة. يوفر طريقة لقياس النجاح ويضمن وجود جميع الموظفين في نفس الصفحة. معظم الشركات لديها هذه الأهداف المشتركة.
- لتقديم خدمة عملاء ممتازة
- لضمان إنتاج الموظفين والموارد
- لتوظيف أفضل المواهب والاحتفاظ بها
- أن يكون لديك قيم جوهرية مدفوعة بالمهمة
- للتمتع بالنمو المستدام
تحدد الأهداف ما تريد شركتك حقًا تحقيقه. من خلال تحديدها ، فإنك تضمن أن الشركة تسير على الطريق الصحيح وتركز على الخطوات التي ستساعدك على تحقيق الأهداف.
انظر إلى أهداف شركتك الحالية واكتشف كيف يمكن أن تساعدك الأتمتة. يجب أن تتماشى مع الاختناقات التي تتطلع المنظمة إلى التخلص منها. يجب عليك أيضًا التوصل إلى طريقة لقياس النجاح لمعرفة ما إذا كانت الأهداف قد تم تحقيقها.
- ابحث عن برنامج التشغيل الآلي المناسب
كل شركة لديها العديد من مهام سير العمل التشغيلية التي تستغرق الكثير من الوقت أو تتضمن العديد من الأشخاص: معالجة الفواتير ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني التسويقية ، وتحديث حسابات العملاء ، وبدء العمليات الداخلية في الأقسام. هذه المهام المتكررة مرهقة للموظفين ولا تتطلب مهارات تقنية متقدمة.
يساعد برنامج أتمتة الأعمال على تبسيط تقدم المهام المعقدة. فهو يجعل نقل المعلومات أكثر سلاسة ، ويبسط العمليات المختلفة ، ويراقب تقدم المهام في الوقت الفعلي. كما أنه يقلل التكاليف عن طريق تخصيص الموارد بكفاءة. باستخدام البرنامج المناسب ، يتم التخلص من إمكانية حدوث أخطاء أو تقليلها إلى الحد الأدنى. تتيح الأتمتة للموظفين أن يكونوا أكثر إبداعًا وأن يدققوا في تحليلات الأعمال لزيادة إيرادات الأعمال.
يمكن للآلات أن تعمل بشكل أسرع وأطول من البشر ، وهذا يزيد من معدل الإنتاج. يعمل برنامج التشغيل الآلي على تحسين جودة المنتج وموثوقية العمل. يتم تصنيع جميع المنتجات بنفس المواصفات ، والإصلاحات قليلة ومتباعدة.
عندما تستخدم المؤسسات الموارد بكفاءة ، تكون النتيجة إنتاجية أعلى - جودة أفضل للمنتج ، وتحسين سلامة العمال ، والاستخدام الفعال للمواد ، وتقليل مهل المصنع ، وأسابيع عمل أقصر للعمالة. تزيد العمليات الصناعية المؤتمتة من سلامة العمال. سلامة العمال جيدة للأعمال لأن العمال السعداء يؤدون بشكل أفضل.
- قم بإعداد موظفيك وثقافة الشركة
هناك شيء واحد لا تفهمه الشركات غالبًا عندما يتعلق الأمر بالأتمتة: إجراء تغيير في العمل أمر سهل ، لكن جعل الموظفين يقبلون التغيير وتنفيذه أمر صعب. تذكر أن موظفيك هم من سيحددون ما إذا كانت الأتمتة تعمل أم لا
لا يمكن لأي مؤسسة اعتماد الأتمتة دون إشراك فريقها. بعد الحصول على نظام إدارة عمليات الأعمال ، اختبره ونفذه ، ثم قم بتدريب موظفيك. لكي تنجح الأتمتة ، يجب على الجميع تبني العملية ، ويجب أن يكون لدى المنظمة ثقافة اتصال
وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن الأتمتة تفشل أحيانًا بسبب نقص الإشراف. تفقد بعض الشركات السيطرة على عملياتها المؤتمتة لأنها تعتقد أن برنامج التشغيل الآلي سوف يقوم بكل العمل. لكن هذا الخطأ يمكن أن يجعل ما كان يمكن أن يكون ميزة تنافسية هو أكبر فشل في عملك.
بعد اعتماد الأتمتة ، لا تطرد الموظفين. تدريبهم على الإشراف والتحكم في أدوات الأتمتة. بهذه الطريقة ، سيتمكنون من إصلاح الأداة عند تعطلها.
- احترس من السقطات
أحد الأشياء الخاطئة التي ترتكبها بعض الشركات هو أتمتة المهام والعمليات المستقلة الكبيرة. عندما تتم أتمتة العديد من العمليات المستقلة ، يصبح من الصعب جدًا دمجها في مرحلة لاحقة. نعم ، يمكن لأمازون ودومينوز تحمل تكاليف أتمتة خدمات التوصيل بالكامل ، لكن الشركات الكبيرة لديها العديد من الموارد تحت تصرفها. لا تحاول نسخها.
ما يجب عليك فعله هو أتمتة المهام المتكررة الصغيرة أولاً ، تلك التي ليست مهمة لعمليات عملك ، مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني. يمكنك أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني مع الاستمرار في التحكم في إستراتيجيتك التسويقية.
يمكنك أيضًا أن تقرر أتمتة عملية واحدة في كل مرة. على سبيل المثال ، يمكنك البدء بالتسويق عبر البريد الإلكتروني ، ثم الانتقال إلى إعداد الفواتير ، ثم عملية التوظيف ، وما إلى ذلك. قم بحل مشكلة معينة قبل الانتقال إلى المشكلة التالية. أيضًا ، قد تحدث الفواق عند بدء تنفيذ الأتمتة. ابحث عنهم وكن مستعدًا للتعامل معهم.
ابدأ في أتمتة عمليات عملك
وفقًا للبحث ، تبحث 74٪ من المؤسسات عن حالات استخدام جديدة للأتمتة. يريدون تعزيز الكفاءة وخفض التكاليف وتبسيط عملياتهم. تعمل الأتمتة على تبسيط عمليات الأعمال ومهام سير العمل الزائدة عن الحاجة والمعقدة. لها تأثير كبير على العمليات التجارية وسرعة التسليم. تستهلك المهام الرتيبة منخفضة المستوى وقتًا وجهدًا لا داعي لهما. احصل على برامج التشغيل الآلي واجعل شركتك أكثر ربحية.
هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.