أفضل 6 أدوات اتصال جماعي للشركات في عام 2023 [الدليل النهائي]
نشرت: 2023-02-15بصفتي مديرًا لشركة تقنية ناشئة في أمريكا الشمالية ، فقد استمتعت بميزة العثور على أفضل المواهب من جميع أنحاء العالم. لتحطيمها أدير فريقًا من 18 فردًا وأكثر من نصفهم في مناطق زمنية مختلفة. من بين المطورين الستة ، يوجد 2 في ولايات مختلفة في الولايات المتحدة ، وواحد في إفريقيا ، وواحد في آسيا ، والواحد المتبقي في حالة تنقل مستمر - مستمتعًا بحياة الرحل الرقمية.
لديّ مساعد إداري وفريق عمل نابض بالحياة من 6 مسوقين يعملون من نفس المدينة. في الأساس ، اعتدنا العمل من مبنى مكاتبنا حتى حدوث الوباء وانتقل الجميع إلى العمل من المنزل.
الآن ، بالنظر إلى الديناميكيات الجغرافية المعنية ، لا يمكنني النجاح إلا في مزامنة الفريق من خلال التواصل الواضح مع الحفاظ على الحد الأدنى من الثقافة التنظيمية. لقد كان إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا أمرًا صعبًا ، وتنظيم مكالمات جماعية فقط لمواجهة مواطن الخلل في المنتجات المختلفة ، وحتى إجراء مكالمات مباشرة ثبت أنها مكلفة.
يعد العمل عن بُعد أحد أفضل الأشياء التي تحدث في سوق العمل. من ناحية ، يتمتع العمال براحة العمل من أي مكان في العالم بينما يستفيد أرباب العمل من مجموعة واسعة وغنية من القوى العاملة الماهرة وذات الخبرة في جميع أنحاء العالم.
لذا ، لمحاولة إنقاذ نفسي من متاعب إدارة فريقي ، استخدمت أفضل أداة اتصال. لقد استغرقت وقتي لاختبار منتجات مختلفة ، بل وأشركت فريقي في التجارب. أدناه هو تفصيل النتائج التي توصلت إليها. نأمل أن يساعدك ذلك في تحديد منتج يتوافق مع احتياجات الاتصال الخاصة بفريقك. الأدوات التي راجعتها هي:
- GoBrunch
- تثاقل
- أسانا
- ClickUp
- فرق السيدة
- الاثنين
فيما يلي مراجعة كاملة لأفضل برامج اتصالات الفريق في عام 2023:
GoBrunch
Gobrunch.com
GoBrunch يتصدر قائمة أفضل أدوات التعاون الجماعي للشركات. أول شيء لاحظته في النظام الأساسي هو واجهته البسيطة وسهلة الاستخدام. إنه مستند إلى الويب ، لذا لم أضطر إلى تنزيل أي شيء. التسجيل واضح ومباشر ولا يستغرق سوى بضع دقائق.
الإعداد أفضل لأنه يحاكي الغرف الافتراضية للاجتماعات المختلفة ، وهو أمر غامر للغاية. أستمتع بالتخصيص والعلامة التجارية للغرف لمنحها لمسة شخصية. يمنحني هذا التحكم في الشكل والمظهر منذ البداية ، الأمر الذي استغرق مني في البداية بعض الوقت للتزيين بالطريقة التي أريدها.
بعد إنشاء الغرفة ، حصلت على الرابط وأرسلته إلى فريقي. انضم الجميع عن بعد باستخدام أجهزة مختلفة. لم يكن عليهم إنشاء حسابات GoBrunch إضافية. نحن فريق مكون من 18 فردًا ، لذلك اخترت أن تتسع لـ 32 شخصًا. هناك العديد من الخيارات لأعداد مختلفة من الناس ، تصل إلى أكثر من 400 شخص. يمكننا جميعًا عقد مؤتمرات الفيديو ومشاركة شاشاتنا في نفس الوقت.
يمكنني الآن إعادة استخدام الغرف ولديّ وصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وهو ما يخدم مصلحتي نظرًا لأن أعضاء الفريق موجودون في مناطق زمنية مختلفة. في الوقت الحالي ، عقدت 3 اجتماعات مع الفريق لمناقشة قضايا مختلفة ، والجميع سعداء بالتجربة.
كانت هذه هي المنصة الوحيدة التي قال فريقي إنها "رائعة" ، لأنها مرئية للغاية (مثل المكتب الافتراضي) ، وكان كل واحد منهم يستمتع بالتنقل إلى بيئات مختلفة مثل منطقة القهوة وتراس الشاطئ.
تتضمن أفضل الميزات مشاركة الشاشة المتزامنة (مفيدة جدًا لاجتماعات معينة) ، والتحكم في الكاميرا والميكروفون لكل حاضر ، والبث إلى غرف مختلفة ، والتخصيص. بالإضافة إلى ذلك ، لا توجد حدود زمنية ، ويمكن لفريقي البقاء في الغرف طالما أرادوا ذلك.
أستمتع بحقيقة أنني أحصل على تعليقات فورية ، حيث يمكن للأعضاء التعاون في أي مستندات مشتركة ، وتستمر الجلسة حتى عندما أكون غير متصل بالإنترنت.
جودة الفيديو والصوت استثنائية ، مما يجعل من الممكن التواصل بوضوح. ناهيك عن أنها تأخذ نطاق ترددي منخفض للغاية. أخطط لإنشاء المزيد من الغرف لتعليم المتدربين وتدريبهم ، واستضافة اجتماعات مجلس الإدارة والعملاء.
يجب أن أثني على فريق دعم GoBrunch لأنهم كانوا سريعًا ومتجاوبين مع جميع استفساراتي عندما كنت أحاول تحديد طريقي. الجانب السلبي الوحيد للمنصة هو عدم وجود نظام إخطار أفضل ، لكنهم قالوا إنهم يعملون عليه بالفعل.
الايجابيات
- من السهل التنقل.
- لا حدود زمنية للاجتماعات.
- 24/7 الوصول إلى الغرف.
- غامرة للغاية ، تشعر أنك داخل مكتب فعلي.
- جودة الفيديو والصوت ممتازة.
- مشاركة شاشة متعددة من قبل الأعضاء في نفس الوقت.
- مستوى عالي من التخصيص.
- فريق دعم رائع.
سلبيات
- هناك مساحة لتحسين نظام المراسلة.
- لا توجد عمليات تكامل متاحة.
التسعير
- الخطة المجانية: تكلف 0.00 دولار
- الذواقة: تكلف 9.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا ، تُحاسب سنويًا.
- Prime Chef: التكلفة 29.99 شهريًا ، تُدفع سنويًا.
- المؤسسة: التسعير المخصص ، لذلك يجب عليك الاتصال بالفريق.
تثاقل
Slack.com
يقدم Slack مجموعة واسعة من الميزات للاتصال والتعاون الجماعي. يعجبني كيف يجمع بسلاسة بين الفرق والعملاء البعيدين. يتم استخدامه بشكل كبير من قبل كل من الشركات الصغيرة والمؤسسات الكبيرة. كيف ولماذا هي مميزة؟ اسمحوا لي أن أقدم لكم تفصيلاً لاكتشافاتي.
أولاً ، التسجيل سهل لأنك تحتاج فقط إلى عنوان بريد إلكتروني صالح. لقد بدأت باستخدام إصدار متصفح الويب قبل تنزيل تطبيق سطح المكتب لجهاز الكمبيوتر الخاص بي وتطبيق الهاتف المحمول على هاتفي. لقد وجدت المتصفح بطيئًا جدًا لاستخدامه يوميًا. بعد ذلك ، أرسلت دعوات عبر المنصة إلى رسائل البريد الإلكتروني لأعضاء الفريق. بعد ذلك ، مع انضمام الجميع ، تمكنت من إنشاء مساحة العمل الخاصة بي ، متبوعة بقنوات مختلفة لمختلف الفرق والموضوعات. جعلت بعض القنوات عامة والبعض الآخر خاصة.
جعلت المراسلة المباشرة من السهل الاتصال بأعضاء الفريق مباشرة وأحب القدرة على سحب الملفات ، لكنني أتمنى أن يكون هناك نوع من المستودعات لرؤية المكتبة الكاملة. الآن ، بالإضافة إلى إرسال المعلومات النصية في القنوات ، يمكنني إجراء مكالمات صوتية ومرئية ومشاركة ملفات ومجلدات المشروع والروابط وملفات الصوت والفيديو. نتيجة لذلك ، من المفيد مراقبة التقدم والحصول على الملاحظات وإعطاء التوجيهات للفرق. ما يحبه الناس في Slack هو ميزة مشاركة الملفات المدمجة. ما عليك سوى إسقاط ملفك وسيحرص تطبيق Slack على عرض الوسائط الغنية ، بما في ذلك الفيديو والرسومات وتطبيقات الجهات الخارجية.
شيء آخر أحبه في Slack هو واجهة المستخدم البديهية وسريعة الاستجابة. لا يتطلب الأمر الكثير لمعرفة الأشياء والاستفادة من جميع الميزات. ناهيك عن أنه يمكنك دمج ما يصل إلى 1500 تطبيق.
الايجابيات
- سهل وبسيط ومباشر.
- تكامل سلس مع تطبيقات مختلفة.
- يمكن أن يكون لديك مجموعات عمل مختلفة لفرق مختلفة.
- يمكنك استخدامه بسهولة على أجهزة مختلفة.
سلبيات
- إصدار المتصفح بطيء ويستهلك الكثير من الموارد.
- يمكن أن تكون مكالمات الفيديو والصوت غير مستقرة في بعض الأحيان.
التسعير
تشمل حزم التسعير ما يلي:
- Freemium: يقدم سجل رسائل بحد أقصى 10 آلاف ، وعضوان في مكالمة فيديو ، وسعة تخزين 5 جيجابايت ، و 10 عمليات تكامل.
- الخطة الاحترافية: تكلف 6.67 دولارًا لكل مستخدم شهريًا عند إصدار فواتير سنويًا و 8 دولارات لكل مستخدم شهريًا عند إصدار فاتورة شهرية. توفر هذه الحزمة سعة تخزينية تصل إلى 10 جيجابايت كحد أقصى لكل مستخدم و 15 عضوًا في مكالمة جماعية عبر الفيديو.
- Business Plus: تكلف 12.5 دولارًا لكل مستخدم شهريًا عند إصدار فاتورة سنوية و 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا عند إصدار فاتورة كل شهر. توفر الحزمة مساحة تخزين تصل إلى 20 جيجا كحد أقصى لكل مستخدم و 15 عضوًا في مكالمة جماعية عبر الفيديو.
أسانا
Asana.com
Asana هي خدمة قائمة على السحابة ومتاحة كتطبيق ويب وجوال. للبدء ، أنشأت حسابًا وأضفت أعضاء فريقي. في وقت لاحق ، قمت بإعداد المشاريع وتعيين أعضاء الفريق وفقًا لذلك.
تتيح لي الأداة تحديد المواعيد النهائية وترك تعليمات وتعليقات محددة للأعضاء. من ناحية أخرى ، يمكن للأعضاء طرح الأسئلة وتقديم تحديثات حول تقدمهم. بشكل عام ، إنه نظام مرن للغاية.
إذا كانت لديك مشاريع على منصات أخرى ، فيمكنك نقلها بسهولة إلى Asana. تقدم الأداة أيضًا أكثر من 100 تكامل مجاني مع تطبيقات الإنتاجية الأخرى وأدوات تتبع الوقت وأدوات الاتصال ، بما في ذلك محرك جوجل.
باستخدام الإصدار الأساسي ، يمكنني التعاون مع 15 عضوًا في الفريق كحد أقصى ، وإنشاء مشاريع ومهام لا حصر لها ، وإرسال رسائل غير محدودة دون القلق بشأن تخزين الملفات أو سجلات النشاط. بالإضافة إلى التعاون ، يمكنك استخدامه لإدارة المشاريع.
يوفر مركز المساعدة أدلة إرشادية مفصلة ، كما أنه يحتوي على منتدى مجتمعي وأكاديمية لتوفير المعلومات وتدريب المستخدمين. هذا مهم حقًا ، لأن إتقانه يتطلب منحنى تعليمي. أيضًا ، هناك chatbot للإجابة على الأسئلة الأساسية. عادةً ما يتم توجيه المشكلات المعقدة إلى دعم العملاء على الفور.
الايجابيات
- من السهل اقامة.
- طرق عرض لوحة القيادة القابلة للتخصيص.
- تطبيقات الطرف الثالث وتكامل البرامج.
- فريق دعم عملاء موثوق.
- خطة أساسية غنية بالميزات.
- يقدم تعاونًا سلسًا بين الفرق المختلفة.
سلبيات
- قد تكون الميزات مربكة وتستغرق وقتًا لتعتاد عليها.
- إنها باهظة الثمن مقارنة بالأدوات الأخرى.
التسعير
- يوفر القسط كل شيء في الخطة الأساسية والمزيد. ولكنها ستكلفك 10.99 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا عند إصدار فاتورة سنويًا و 13.49 دولارًا أمريكيًا عند إصدار فاتورة كل شهر.
- تأتي خطة العمل مع كل شيء على قسط وأكثر. يكلف 24.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا عند محاسبته سنويًا و 30.49 دولارًا إذا كنت تدفع شهريًا.
ClickUp
Clickup.com
لقد استغرق الأمر مني بعض الوقت للالتفاف على استخدام ClickUp. ولكن بمجرد أن فعلت ذلك ، لم تكن أقل من تجربة رائعة. في البداية ، أثارت جماليات الويب والجوّال وواجهة المستخدم للمنصة اهتمامي. لقد استفدت من البرامج التعليمية الخاصة بهم لإعداد الأشياء والتعرف على ميزات النظام الأساسي المثيرة. أيضًا ، كانت خدمة العملاء في متناول اليد كلما واجهت أي مشاكل. تمامًا مثل Asana ، فإن ClickUp ليست مجرد أداة اتصال ، ولكن يمكن استخدامها كأداة لإدارة المشروع.
بفضل تنوعها ، تمكنت من تخصيص تخطيطات الويب والجوال لتناسب تفضيلاتي. لحسن الحظ ، أحب فريقي ذلك. قدمت الأداة قناة تواصل وتعاون سلسة. يتم إرسال الإخطارات على الفور على ClickUp ، وعبر البريد الإلكتروني ، لذلك يصعب تفويت أي معلومات ويمكنك مزامنة مهامك مع تقويم Google.
يمكن للمستخدمين ترك تعليقات / ملاحظات على المشاريع لمعرفة أين توقفت ، والإشارة إلى مستخدم آخر للتحدث معه ، وتعيين مستويات الأولوية ، وتواريخ الاستحقاق والعلامات على المشاريع. يمكنهم أيضًا تغيير طريقة عرضهم للوحة القيادة.
لقد كنت متحمسًا لإضافة عمال خارجيين للتعاون في المشاريع الخاصة ولا أقلق بشأن التطفل لأنني أستطيع تقييد وصولهم. بالإضافة إلى ذلك ، يعد التكامل مع الأدوات الأخرى أمرًا سهلاً. ومن ثم ، كان من المريح أن أحصل على جميع أدواتي المفضلة على متن الطائرة. Excel ، Gmail ، GitHub ، محرك واحد ، تكبير ، سمها ما شئت.
ClickUp عبارة عن كنز للعديد من الميزات الرائعة ، ويستمرون في إضافة ميزات أخرى في كثير من الأحيان. يوفر مساحة ممتعة لأعضاء الفريق للتعاون والتواصل بشكل فعال.
الايجابيات
- يقدم العديد من ميزات إدارة الفريق المفيدة.
- يسمح بتتبع المهام ويوفر تحديثات الحالة.
- لوحات تحكم قابلة للتخصيص.
- الإخطارات في الوقت المناسب وتحديثات البريد الإلكتروني في جميع المهام.
- سهولة التكامل مع التطبيقات المفيدة الأخرى.
سلبيات
- يمكن أن يكون مربكًا للمستخدمين الجدد.
- يتم تحميل اللوحات البيضاء ببطء في بعض الأحيان.
التسعير
- مجاني: يكلف 0.00 دولار إلى الأبد.
- غير محدود: تكلفتها 5.00 دولارات
- الأعمال: تكاليف 12.00 دولار
- بيزنس بلس: تكلف 19.00 دولار
- المؤسسة: التسعير المخصص ، لذلك يجب عليك الاتصال بالمبيعات.
فرق السيدة
https://www.microsoft.com/ar/microsoft-teams/group-chat-software/
حققت Microsoft الهدف من خلال جعل الفرق شائعة في بداية الوباء. يجب أن أقول إنهم كانوا في الوقت المناسب والمكان المناسب. لم يتمكن Skype القديم والعربات التي تجرها الدواب من التنافس مع أدوات مؤتمرات الفيديو الناشئة ، لكن الفرق القوية أصبحت المعيار للمؤسسات متوسطة وكبيرة الحجم.
من السهل إعداد مكالمات صوتية أو فيديو أو مكالمات جماعية عبر الويب لـ 10 - 10000 عضو بالفريق. كما يمكنني الانضمام أو بدء محادثات جماعية مع كل أو بعض الأعضاء. أداء ميزات الصوت والفيديو وحتى الرسائل جدير بالثناء.
بالنسبة للتعاون ، يشارك المستخدمون الملفات من خلال Sharepoint ، وهو أمر لائق جدًا. يدعم النظام الأساسي تنسيقات الملفات المختلفة ، مما يجعل من السهل تحريرها عبر الإنترنت. لقد جربت ميزة مشاركة الشاشة الخاصة بها لمشاريع التعاون ، ويجب أن أقول إنها واحدة من أفضل الميزات. كما تمكنت من تسجيل بعض الجلسات وإرسالها إلى الأعضاء الذين فاتتهم الجلسة.
كعكة الكرز الخاصة بالفريق هي التكامل مع Outlook و Microsoft Office 365 ، والذي يصنع الفارق حقًا ، ولكنه في نفس الوقت يجعلك أكثر اعتمادًا على استخدام إطار عمل Microsoft. بالحديث عن الاجتماعات المفقودة ، يمكن للأعضاء دمج التقويمات في فرق MS الخاصة بهم وجدولة الاجتماعات لضمان انضمامهم في الوقت المحدد بنقرة واحدة.
لسوء الحظ ، يستهلك إصدار سطح المكتب الكثير من الموارد ويبطئ النظام. أيضًا ، لا يمكنك حذف الرسائل. لذلك ، يجب عليك دائمًا التحقق من رسالتك قبل الضغط على إرسال.
بينما يمتلك Teams سوقًا رائعًا للتطبيقات ، لم أر مطلقًا أي شخص يستخدمه ولا يمكنني الإشارة إلى ذلك على أنه ميزة قيمة.
الايجابيات
- التكامل مع Outlook
- واجهة بسيطة يسهل التنقل فيها.
- طريقة آمنة لمشاركة الملفات والمستندات.
- يدعم العديد من تنسيقات الملفات.
- جدولة الاجتماعات والانضمام إليها في الوقت المحدد.
سلبيات
- تستهلك الكثير من الموارد ، مما يتسبب في إبطاء النظام.
- لا يمكنك حذف الرسائل.
التسعير
- الحزمة المجانية: تكلف 0 دولار إلى الأبد.
- أساسيات Microsoft Teams: تكلف 4.00 دولارات شهريًا لكل مستخدم للاشتراك السنوي.
- Microsoft 365 Business Basic: تكلفته 6.00 دولارات شهريًا لكل مستخدم للاشتراك السنوي.
- Microsoft 365 Business Standard: يكلف 12.50 دولارًا لكل مستخدم شهريًا للاشتراك السنوي.
Monday.com
Monday.com
لإنهاء قائمتي لمساعدة الفرق على النجاح ، دعنا نستكشف monday.com. نظام أساسي لإدارة المهام والاتصال الداخلي متاح كخدمة ويب وتطبيق للهاتف المحمول. تمامًا مثل المنتجات الأخرى ، من السهل إعداده.
كان أول إجراء لي هو إنشاء لوحات وتسميتها بناءً على المشروع (المشاريع) المراد تعيينها والحالة. تتميز الأداة بواجهة مستخدم بسيطة ، مصممة بطريقة تسمح لي بتخصيص لوحة القيادة حسب رغبتي. هناك العديد من القوالب للاختيار من بينها ، ويجب أن أقول إنها كانت تجربة ممتعة لتجربتها.
لقد أرسلت دعوات إلى فريق كنا نعمل معه في مشروع ، لكنني استمررت في التواصل ذهابًا وإيابًا عبر البريد الإلكتروني. قررت أن أجمعهم جميعًا معًا في مساحة حيث يمكننا جميعًا تتبع تقدم المشروع ، وتقديم تقارير الحالة ، والتفاعل بحرية. كانت طريقتي في استبعاد رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة. أيضًا ، ساعد دمج أكثر من 40 نظامًا أساسيًا في إنشاء أداة تعاون وإدارة شاملة.
خلال الفترة القصيرة من استخدام الإصدار التجريبي المجاني ، لاحظت تحسنًا كبيرًا في الإنتاجية. كان من الرائع لو كانت الفترة التجريبية أطول قليلاً. أو ، الأفضل من ذلك ، إذا كانت بعض أفضل الميزات متوفرة في الخطة الأساسية.
الايجابيات
- يقدم وجهات نظر مختلفة للمشروع.
- قوالب قابلة للتخصيص.
- يدعم تكامل العديد من التطبيقات والبرامج.
- يقدم أتمتة داخل التطبيق.
- يتميز بواجهة مستخدم حديثة وبديهية.
سلبيات
- وظائف تطبيقات الأجهزة المحمولة محدودة
- قد تكون الميزات العديدة مربكة لبعض المستخدمين.
- تقتصر العديد من أفضل الميزات على المستخدمين المحترفين.
التسعير
- الحزمة المجانية للأبد: تكلف 0 دولارًا للأبد وتتضمن 3 لوحات وسجلات أنشطة لمدة أسبوع وعرض كانبان.
- الحزمة الأساسية: تبلغ تكلفتها 8.00 دولارات لكل مقعد شهريًا ، بإجمالي 24.00 دولارًا شهريًا (يتم دفع الفاتورة سنويًا). يتضمن لوحات غير محدودة ومشاهدين مجانيين غير محدود وتخزين 5 جيجابايت ودعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
- الحزمة القياسية: تبلغ تكلفتها 10.00 دولارات لكل مقعد شهريًا ، بإجمالي 30.00 دولارًا شهريًا (يتم دفع الفاتورة سنويًا). يتضمن كل شيء في Basic. بالإضافة إلى طرق عرض الخرائط وسجلات الأنشطة لمدة تصل إلى 6 أشهر والأتمتة والتكامل والتقويم والجدول الزمني. تزداد سعة التخزين إلى 50 جيجابايت.
- حزمة Pro: تبلغ تكلفتها 16.00 دولارًا لكل مقعد شهريًا ، بإجمالي 48.00 دولارًا شهريًا (يتم دفع الفاتورة سنويًا). يتضمن مساحة تخزين غير محدودة ، وتتبع الوقت ، وعرض الرسم البياني ، وعمود الصيغة ، وكل شيء موجود في الحزم الأخرى.
حزمة Enterprise: تقدم أسعارًا مخصصة. لذلك ، يجب عليك الاتصال بالبائع.
ما الذي تبحث عنه أثناء اختبار أدوات الاتصال الجماعي الشائعة
قد يكون اختيار أفضل أداة أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً (كان ذلك بالنسبة لي). هناك العديد من العوامل المختلفة التي يجب مراعاتها. على سبيل المثال ، تختلف ديناميكيات الفريق ، وتتنوع احتياجات الاتصال ، وتتنوع المشاريع أيضًا. ومع ذلك ، ساعدتني النصائح التالية حقًا في اختيار المنتجات المناسبة لفريقي.
- سهولة الاستعمال
كلما عرفت أنت وفريقك كيفية استخدام أداة الاتصال بشكل أسرع ، كان ذلك أفضل. أنت بحاجة إلى المضي قدمًا ومتابعة المشاريع المطروحة على الفور. لذلك ، من الضروري أن تبحث عن أداة اتصال ذات واجهة سهلة الاستخدام وسهلة الاستخدام.
- خصوصية وأمان اتصالات فريقك
بناءً على حساسية المعلومات والبيانات المشتركة بينك وبين الفريق ، تحتاج إلى معرفة مستوى الخصوصية والأمان المطلوبين في أداة الاتصال. تأكد من قراءة سياسة الخصوصية للأداة وتحقق من ميزات الأمان المتاحة. والأفضل من ذلك ، تحدث إلى فريق خدمة العملاء واطلب التوضيح.
إذا كان كل شيء يتوافق مع متطلبات خصوصية شركتك أو مشروعك ، فيمكنك المتابعة واستخدام الأداة.
- السرعة مهمة
يؤدي الاتصال السريع إلى اتخاذ قرارات سريعة ويسرع إنتاجية المجموعة. لا تريد انتظار الأعمار للحصول على تعليقات من أحد أعضاء الفريق أو العكس لأن ذلك سيؤدي إلى إبطاء الأمور. ومع ذلك ، قبل أن تضع كل اللوم على أداة الاتصال ، تأكد من أن اتصالك بالإنترنت على ما يرام.
- اذهب إلى التفرد
يجب أن تكون أداة اتصال الفريق حصرية للفريق لتجنب تشتيت الانتباه عن الدردشات الشخصية. ومن الأمثلة على ذلك عندما تستخدم تطبيق مراسلة مثل WhatsApp للاتصال الجماعي. من المحتمل أن يتم تشغيلك من خلال كل إشعار ، معتقدًا أنه مرتبط بالعمل عندما يرسل أصدقاؤك ميمات عشوائية.
- يجب أن يكون لديه محادثة قوية مع الفريق
سواء كنت تستخدم المراسلة النصية أم لا ، فإن الدردشة القوية لا تقدر بثمن في أداة اتصال الفريق. يمكّنك من إرفاق الملفات ومشاركتها ، وتثبيت المحادثات المهمة ، وإعادة توجيه الرسائل ، والبحث عن معلومات محددة.
- صوت وفيديو عالي الجودة
إذا كانت معظم اتصالات فريقك ستكون مكالمات جماعية ، فاختبر جودة الصوت والفيديو لأداة الاتصال أثناء الإصدار التجريبي المجاني. مرة أخرى ، تأكد من وجود اتصال إنترنت ثابت على طرفي المكالمة.
- الأفضل القائم على السحابة
يتيح لك التخزين السحابي مزامنة أداة الاتصال الخاصة بك على أجهزة مختلفة والوصول إلى جميع رسائلك وملفاتك عن بُعد. هذا يوفر الكثير من الراحة لجميع الموظفين. لن تفوت أي معلومات. خاصة عندما تفكر في بعض الأدوات التي تحتوي حتى على إصدارات للساعات الذكية. لذلك ، ستصلك الرسالة دائمًا حتى أثناء الجري في الصباح أو المشي في المساء.
- التكامل مع أدوات أخرى
كلما زادت عمليات الدمج التي يمكن أن تستوعبها الأداة ، كان ذلك أفضل. أكثر من ذلك إذا كانت الأدوات التي تستخدمها يوميًا للتواصل وإدارة الفرق. إنها توفر نظامًا أساسيًا متعدد الإمكانات ، مما يوفر لك متاعب التنقل ذهابًا وإيابًا بين علامات التبويب التي تبحث عن رسالة وملف والعديد من الأشياء الأخرى.
- رعاية العميل
تحتاج إلى اختبار استجابة دعم العملاء. سيكون من المطمئن معرفة أنه ستكون هناك دائمًا مساعدة عندما يحدث خطأ ما في الأداة. تواصل مع فريق الدعم الخاص بهم واشركهم في جوانب مختلفة من منتجهم. إذا كنت راضيًا عن التفاعل ، فلا تتردد في استخدام أداة الاتصال الخاصة بهم.
- غامرة
لم أتمكن من العثور على كلمة أفضل لوصفها ، ولكن إذا كنت تعمل بنسبة 100٪ عن بعد مثلي ، فمن المهم أن تجد أداة تجعل فريقك يشعر أنه يعمل في مكتب فعلي. بدلاً من قضاء اليوم في تبادل الرسائل النصية وإجراء مكالمات فيديو قصيرة ، فكر في كيفية توسيع ثقافتك في بيئة يجدونها مريحة بما يكفي للعمل كل يوم دون تعب أو إجهاد.
كيف تعمل أدوات التعاون على تحسين تواصل الفريق؟
أدوات التعاون ضرورية للفرق للتواصل بفعالية وكفاءة. إنها تسمح للمستخدمين بالتعاون في الوقت الفعلي ، عبر مواقع مختلفة ، ودون الحاجة إلى مقابلة جسدية. توفر هذه الأدوات نظامًا أساسيًا منظمًا حيث يمكن للموظفين مشاركة المستندات والأفكار والمهام مع بعضهم البعض. كما أنها تمكن المستخدمين من عقد اجتماعات افتراضية وجلسات عصف ذهني. يساعد الاتصال المستمر بفريقك على خلق ثقافة التواصل المفتوح من خلال كسر الحواجز بين الأقسام والسماح بمزيد من الشفافية. بالإضافة إلى ذلك ، توفر هذه الأدوات الوقت عن طريق التخلص من الحاجة إلى سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة أو المكالمات الهاتفية ، حيث يمكن الوصول إلى المعلومات بسرعة وسهولة. في النهاية ، مع ظهور العمل عن بعد ، يمكن أن تساعد برامج التعاون في جعل البيئة الافتراضية أكثر إنتاجية وفي نفس الوقت إطلاق العنان لإبداع المتعاونين.
خاتمة
سيكون التواصل دائمًا في صميم حياتنا اليومية - الشخصية والمهنية. بالنسبة لهذا الأخير ، يحدد الاتصال الفعال أسلوب إدارة المنظمة. لماذا؟ لأن المديرين يضعون الخطط والقرارات بناءً على المعلومات المختلفة التي يتم توصيلها إليهم.
لذلك ، لا خيار أمام الفرق البعيدة سوى الاستثمار في أداة اتصال جيدة من البداية. إنه الشيء الوحيد الذي يساعدك على العمل بشكل متزامن ، وبناء علاقة من أجل تعاون أفضل ، وإبقائك على اطلاع ، ويؤدي في النهاية إلى نجاح المشروع.
دينيس بيتر هو مدون ومتحمس للتكنولوجيا.