7 فوائد لاستخدام تذكير المواعيد عبر البريد الإلكتروني
نشرت: 2021-05-28ربما كان هناك وقت في حياتك نسيت فيه حضور أحد مواعيدك لمجرد أنك نسيت أن يكون لديك ذلك الموعد في المقام الأول. بعد كل شيء ، تكون بعض الأيام أكثر انشغالًا من غيرها ، وقد تكون هناك حالات نسيت فيها تدوين ملاحظات عن بعض المواعيد التي حددتها بنفسك. عندما تكون عميلاً وتفوتك موعداً ، فهذا ليس بالأمر الكبير.
ومع ذلك ، إذا كنت مديرًا أو صاحب عمل وتغيّب عميلك عن موعد أو أكثر من مواعيدك ، فلا يجب أن تأخذ ذلك على محمل الجد. تعني المواعيد الضائعة أنك أضعت للتو فرصًا للحصول على عملاء جدد أو متكررين أو إنشاء شراكات جديدة مع علامات تجارية أخرى. ضع في اعتبارك أنه تم جدولة المواعيد في المقام الأول كطريقة لتحديد الوقت للقاء رسميًا بالمدراء أو زملاء العمل أو العملاء الآخرين. يتم استخدام هذا الوقت لمزيد من المناقشة حول بعض الأشياء المتعلقة بنمو عملك أو المنتج أو العلاقة مع العميل.
نتائج العملاء الذين فقدوا المواعيد
عندما يميل عملاؤك إلى فقدان واحد أو أكثر من مواعيدهم المجدولة ، سواء عن قصد أو غير ذلك ، فقد يؤدي ذلك إلى تأثير سلبي على عملك. قد يعني هذا خسارة الربح في ذلك اليوم وإفساد تدفق عمليات عملك. قد تعني المواعيد الفائتة من قبل العملاء أنهم بدأوا يفقدون المشاركة في عملك. وبالتالي ، من الضروري الانتباه إلى عملائك ، خاصة أولئك الذين يميلون إلى عدم الحضور في مواعيدهم المجدولة كثيرًا.
تتمثل إحدى طرق تحسين العلاقات مع العملاء ومساعدة عملائك على المسار الصحيح بمواعيدهم في تذكير المواعيد عبر البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، يمكنك تذكير عملائك والتأكد من عدم تفويتهم لأي من مواعيدهم وتعزيز تواصلك معهم على أمل الحصول على المزيد من المواعيد معهم في المستقبل.
تعرف على فوائد التذكير بمواعيد البريد الإلكتروني ولماذا يجب أن تبدأ في القيام بذلك لعملائك وعملك.
- يحدد قائمة المهام اليومية الخاصة بك
عندما تدير شركة ، من المفهوم أن لديك العديد من المسؤوليات بين يديك. قائمة المهام اليومية الخاصة بك ممتلئة دائمًا ويمكن أن تشعر أحيانًا بأنها لا نهاية لها. إذا كانت قائمة المراجعة الخاصة بك تتضمن الاتصال بكل عميل في قائمة المواعيد الخاصة بك ، فيمكنك أن تتوقع أنك ستتخلف كثيرًا عن بقية مسؤوليات اليوم.
ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم تذكيرًا بمواعيد البريد الإلكتروني لكل عميل من عملائك ، فيمكنك توفير الكثير من الوقت على نفسك. يمكنك تحديد هذه المهمة من قائمة المراجعة الخاصة بك والسماح للبرنامج عبر الإنترنت بالقيام بمهمة تذكير عملائك بمواعيدهم القادمة.
- استخدام أقل للهاتف
افترض أنك بحاجة إلى الاتصال يدويًا بكل عميل لتذكيره بمواعيده. في حين أن هذه طريقة فعالة لتعيين تذكير لهم والتأكد من ظهورهم ، فقد يعني هذا أيضًا أنك ستحتاج إلى استثمار قدر كبير من الوقت على هاتفك. وأحيانًا ، قد يكون وقتك على الهاتف مع عملائك غير متوقع ، خاصة إذا كان البعض منهم في محادثات طويلة ، وبالتالي تقيد معظم وقتك معهم ووقتًا أقل لمهامك الأخرى.
من خلال إرسال تذكير بمواعيدهم عبر البريد الإلكتروني ، لا يزال بإمكانك تذكير عملائك بمواعيدهم دون أن تستهلك الكثير من وقتك. سيكون لديك بعد ذلك متسع من الوقت للتركيز على مهامك الأخرى بخلاف استخدام هاتفك.
- الوقت المهدر أقل يعني المزيد من المال
عندما تكون على الهاتف باستمرار ، يتم إنفاق وقت أقل في مهام حيوية أخرى ضرورية لإدارة عملك. قد يؤثر هذا عاجلاً أم آجلاً على عمليات عملك ومبيعاتك وأرباحك. على الأخص للشركات التي تقدم خدمات مثل الصالونات أو المنتجعات الصحية أو متاجر السيارات ، فإن استثمار المزيد من الوقت مع هاتفك يعني أنه سيكون لديك وقت أقل للتركيز على العملاء الموجودين معك بالفعل للاستفادة من خدماتك.
باستخدام تذكيرات المواعيد عبر البريد الإلكتروني ، لا يزال بإمكانك مطالبة عملائك بمواعيدهم دون المساس بوقتك مع عملائك الحاليين. سيكون من الأسهل عليك التركيز على عملائك وواجبات كسب المال الأخرى.
- تقليل الاضطرابات المحتملة
لنفترض أنك في منتصف تقديم خدمة لعميلك ، مثل تصفيف شعره أو إصلاح سيارته ، عندما رن هاتف شركتك فجأة. يعد مقاطعة خدمتك لتلقي المكالمة شكلًا سلبيًا لخدمة العملاء. سيزداد عدد المكالمات الهاتفية التي تتلقاها إذا كنت تميل إلى تذكير عملائك بمواعيدهم من خلال المكالمات الهاتفية ، حيث من المحتمل أن يقوم معظمهم بإعادة المكالمة.
إذا كنت تريد التأكد من أنك تقدم أفضل خدمة عملاء وتجنب أي اضطرابات في عملك ، فمن الأفضل تذكير عملائك عبر البريد الإلكتروني بدلاً من الرسائل النصية أو المكالمات.
- منع عدم الحضور للعملاء
من الشائع بالنسبة لمعظم الشركات أن تعتمد في التوظيف والجدول الأسبوعي على عدد العملاء المعينين لأسبوع معين. كلما زاد عدد المواعيد المجدولة لك لهذا الأسبوع ، زادت الحاجة إلى المزيد من الموظفين. ومع ذلك ، عندما ينسى العملاء مواعيدهم ، فمن المحتمل ألا يظهروا في مكتبك كما هو متوقع. لذلك ، لن يتمكن بعض الموظفين المعينين لك لذلك اليوم أو الأسبوع من أداء أي خدمة ، مما يؤدي إلى عدم تحقيق ربح.
يعد تذكير عملائك بمواعيدهم أمرًا بالغ الأهمية لعملك لمواصلة كسب المال. ناهيك عن أن التوظيف الزائد يمكن أن يتسبب أيضًا في مشاكل مالية حيث ستحتاج إلى الإنفاق على أجور موظفيك على الرغم من عدم وجود عملاء يحضرون. لذلك ، استخدم تذكيرات المواعيد عبر البريد الإلكتروني لصالحك وتجنب الفرص الضائعة لمجرد أن العميل نسي موعده.
- الإلغاء بدلاً من عدم العرض
لن يؤدي إرسال رسائل تذكير بالمواعيد عبر البريد الإلكتروني إلى إخطار عملائك فحسب ، بل سيعطيهم أيضًا فرصة لإجراء عمليات الإلغاء عند الحاجة. يعد التعامل مع الإلغاءات أسهل بكثير من التعامل مع عدم الحضور. عندما يقوم العملاء بالإلغاء قبل أيام من موعدهم ، لا يزال لديك وقت أو أيام كافية للبحث عن عميل آخر لملء الفترة الزمنية الشاغرة. وفي الوقت نفسه ، عندما لا يظهر العميل كما هو متوقع ، فسيتم اعتباره بالفعل خسارة ليوم العمل هذا.
بصرف النظر عن الإلغاءات ، ستتاح لعملائك أيضًا فرصة لإعادة الجدولة إذا اضطروا إلى ذلك. بعد كل شيء ، لدى بعض العملاء أسباب وجيهة لعدم تمكنهم من الوصول إلى الجدول الزمني الأصلي ، لذلك عند إعادة جدولة موعدهم ، لا يزال بإمكانك توفير مساحة لعميل آخر لملء جدوله الزمني.
- تذكيرات موعد البريد الإلكتروني سهلة الاستخدام
إذا كنت لا تريد أن تنزعج من مكالمات العملاء خلال ساعات العمل ، فإن الأمر نفسه ينطبق على عملائك. قد لا تعرف أبدًا ما إذا كان عملاؤك متاحين للترحيب بمكالمات العمل كما قد يكونون في العمل أو المدرسة أو في اجتماع. لن يفيد استخدام تذكيرات مواعيد البريد الإلكتروني عملك فحسب ، بل يفيد عملاءك أيضًا.
الخط السفلي
تستخدم المزيد من الشركات الآن تذكيرات المواعيد عبر البريد الإلكتروني لتحسين خدمة العملاء والحفاظ على اتصال سليم مع عملائها. إذا كنت ترغب في البقاء في صدارة خدماتك وأن تكون على مستوى تنافسي مع منافسيك في العمل ، فاستخدم هذه الأداة لصالحك وحافظ على مشاركة عملائك وتذكيرهم بمواعيدهم لضمان استمرار مبيعاتك.
هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.