7 طرق مؤكدة لإدارة المدينين بشكل أفضل

عند إدارة التدفقات النقدية للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة ، من المهم أن يكون لديك نظام إدارة بسيط ولكنه شامل لتتبع المدينين لديك. في الواقع ، بالنسبة للشركات الفردية ، من المحتمل أن يكون هذا أحد أهم الأشياء التي يمكن أن تقوم بها الأعمال التجارية من أجل تجنب المدفوعات الضائعة ، والبيانات المالية التي لا يتم صيانتها بشكل جيد ، والمشاكل المستقبلية الأخرى التي لا حصر لها.

من الائتمان التجاري (الشركات التي تقرض الأموال لبعضها البعض) والفحوصات الشاملة للخلفية إلى مدفوعات العملاء التي تتم مراقبتها بشكل سيئ ، يمكن أن تساعد متابعة ديونك التجارية الخارجية والداخلية في تقليل الأعباء المالية ، وتعزيز حساباتك المدينة ، ومساعدة شركتك على سداد ديونك الخاصة الدائنين في الوقت المناسب.

1 تنفيذ الوضوح يخفف من فوضى الفاتورة

يبدو سهلا من حيث المبدأ. بعد كل شيء ، ما هي الأعمال التجارية التي لا تبدأ بخطة لإدارة معاملاتها المالية بعناية؟ ولكن عندما تكون في خضم ذلك ، وتندفع الرسوم والقروض والفواتير المتعددة بسرعة داخل وخارج قسم المحاسبة الخاص بك ، كيف ستضمن أنك تتجنب المشاكل غير الضرورية؟

حسنًا ، الأمر كله يتعلق بالإعداد والتواصل والتأمل الذاتي يمكن تلخيصه في 7 خطوات فعالة. التزم بهذه النصائح للتأكد من أن مؤسستك الصغيرة والمتوسطة تتقدم بخطوة على مدفوعاتها وتتلقى الأموال اللازمة في الوقت المحدد.

2 احتضان فوائد الفواتير الإلكترونية

الفواتير الإلكترونية هي طريقة بسيطة ومستدامة لضمان أن يتلقى العميل أو المدين فاتورة على الفور مع إمكانية تتبع أعمالك بشكل أكبر. أصبحت الفواتير الرقمية شائعة على مر السنين ، ومع التحديثات التلقائية والتذكيرات للعملاء للدفع في غضون الإطار الزمني المتفق عليه ، ليس من الصعب معرفة السبب.

بشكل عام ، يمكن تقديم الفاتورة الإلكترونية بالطرق التالية:

• بريد إلكتروني مباشرة من منصة برمجيات الحسابات
• فاتورة يتم إرسالها مباشرة إلى بوابة العملاء
• فاتورة تتكامل مع نظام المحاسبة الخاص بك

في كلتا الحالتين ، يرسل النظام الأساسي للمحاسبة إشعارات إلى العميل نيابة عن عملك ، مما يوفر لك تحديثات مستمرة حول حالة الفاتورة ومزيد من التفاصيل حول سجل الدفع للعملاء المنتظمين.

3 هل تقدمون خصم على السداد المبكر؟

كطريقة لإقناع الأشخاص باستخدام خدماتهم مرة أخرى والدفع في الوقت المحدد ، ستقدم العديد من الشركات الآن نوعًا من الحوافز للمساعدة في تلقي مدفوعات أسرع من العميل. على وجه الخصوص ، أثبتت الخصومات على الفاتورة أو البضائع في مقابل الدفع في تاريخ مبكر معين أنها فعالة للغاية.

ومع ذلك ، فإن هذا الحافز يعتمد كليًا على العديد من العوامل المختلفة ، بما في ذلك نوع الصناعة التي تعمل فيها ، وحاجة شركتك إلى الدفع الفوري ، واستعدادك لخفض الأسعار من أجل حل أسرع.

4 قم بتأكيد شروط الدفع قبل المضي قدمًا

إذا كان لدى العميل أو العميل الجديد انطباع بأنه من الجيد تمامًا أن يستغرق وقتًا أطول من الحد القياسي البالغ 30 يومًا لدفع فواتيرهم ، فمن المحتمل أن يفعلوا ذلك. لتجنب هذه المشكلة ، تعد الموافقة على شروط الدفع قبل المضي قدمًا طريقة رائعة لتقليل المشكلات غير الضرورية لاحقًا.

لن يضطر عملك للقلق بشأن إدارة البقاء واقفاً على قدميه حتى يتم دفع الفاتورة. من المهم أن تتذكر أنك تقدم سلعًا أو خدمات مع فهم الدفع الفوري لها. إن مجرد تحمل عميل جديد أو عبء عمل وعدم تحديد تواريخ دفع محددة لن يؤدي أبدًا إلى نتيجة مرضية للطرفين.

5 - متابعة الأمر وتذكيرهم بالمواعيد المتفق عليها

بعد إرسال فاتورتك ، انتظر بضعة أيام وتواصل لتستفسر بأدب عن حالتها. حتى إذا كانت لديك تحديثات رقمية ، فلا حرج في إجراء مكالمة هاتفية قديمة الطراز لتأكيد استلامهم لها وأنهم على علم بالموعد النهائي للدفع.

إذا لم تكن مرتاحًا لكونك صريحًا ، فيمكنك استخدام التحديث كذريعة للاتصال بالعميل المعني. في الواقع ، يمكنك الاتصال لإخبارهم أنه موجود في بوابة الفواتير الخاصة بهم كتذكير مهذب ، بدلاً من السؤال عن موعد الدفع لك.

لكل من هذه السيناريوهات ، ما يهم أكثر هو تدوين وتسجيل الجوانب التالية من مكالمتك الهاتفية:

• الوقت الذي اتصلت به
• الشخص الذي تحدثت إليه
• ما قيل خلال المكالمة
• ما أكدوه معك بخصوص الدفع

نأمل ألا تصل إلى موقف تحتاج فيه إلى الاتصال بهم مرة أخرى والشكوى أو طلب التحديثات باستمرار. ومع ذلك ، إذا كانت هذه هي الحالة ، فإن المعلومات الواردة أعلاه ستساعد في تعزيز قضيتك للعميل لدعم نهاية الصفقة ، وإعطائك المعلومات اللازمة لتصعيد شكواك.

أنت ضمن حقوقك القانونية للإصرار على الدفع في غضون 60 يومًا من المعاملة التجارية ، لذلك إذا لم يتم الاتفاق على فترة سداد أطول سابقًا ، فاجعلهم على دراية بالعواقب المحتملة والفوائد الإضافية على المبلغ الذي قد يتكبدونه.

قم بإجراء فحوصات ائتمانية شاملة

لا أحد يريد أن يشعر كما لو أنه لا يمكنه الوثوق بكلمة العميل ، ولكن بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة ، في بعض الأحيان لا تكون هذه الرفاهية قابلة للتطبيق. إذا تعرض المدين للإفلاس ، فلن يتم الوفاء بإصدار مذكرة ائتمان لشهور من العمل الشاق ، وستتسبب أموالك في غضب مشكلة كان من الممكن تجنبها بسهولة من خلال فحص بسيط للخلفية.

الدرس هنا؟ يمكن أن يوفر لك مسؤول صغير في بداية علاقة عمل محتملة الكثير من الأشهر المتاعب على الطريق. أنت تحمي فقط مصالح عملك ، لذلك لا تخف من البحث في بعض عمليات التحقق من الخلفية قبل اتخاذ قرار نهائي بشأن العميل.

6 تحليل مرونة الدفع وتوافق النظام

يمكن أن يأتي تحليل مرونة الدفع التي تقدمها في شكلين رئيسيين - المرونة الرقمية ومرونة الأعمال. كلاهما يساعد في تحديد ما يمكن لشركتك السماح به وما لا يمكن أن تسمح به عند التعامل مع مدفوعات العملاء.

من ناحية أخرى ، من المهم أن يكون لديك نظام متوافق مع الأنظمة الأخرى ويمكن أن يتكامل بسلاسة لضمان حصول عملك على هذه الأموال في الوقت المحدد. بعد كل شيء ، ليس هناك فائدة من تقديم خصم على الفاتورة الإلكترونية للدفع السريع فقط لعميل جديد ليكتشف أن بوابات الدفع الخاصة بك غير قادرة على استيعابهم!

من ناحية أخرى ، من الضروري أيضًا أن تكون واضحًا ومنفتحًا بشأن كيفية تحصيل المدفوعات قبل الموافقة على العقد. إذا لم تتمكن من تقديم خطة دفع تمنح العملاء الفرصة لسداد دفعات شهرية أصغر ، أو إذا كانت شركتك تعيش وتموت خلال فترة 60 يومًا بين تقديم الخدمات والدفع ، فمن الضروري إيصال ذلك في البداية.

7 قم بدورك لضمان الدفع الفوري

إن امتلاك هذه القدرة على تحدي العمليات الداخلية الخاصة بك أمر حيوي للطريقة النهائية لتحسين إدارة المدينين - القيام بدورك لتسهيل المدفوعات بشكل أسرع. يمكن أن يؤدي عدم القيام بذلك إلى تلقي العملاء للفواتير الأخرى التي وصلت في الوقت المحدد ومعالجتها ووضع فواتيرك في الخلفية.

يعد الانتظار حتى نهاية الشهر لإرسال جميع فواتيرك وصفة لكارثة. بدلاً من ذلك ، اجعل رفع الفواتير ضمن إطار زمني صارم للعمل الذي يتم الانتهاء منه أمرًا روتينيًا. تأكد من الحفاظ على دقة الفواتير وتحقق مرة أخرى من كل التفاصيل قبل إرسالها.

إذا كان بإمكانك أن تُظهر للعملاء أنك آلة مالية سريعة ودقيقة وجيدة التجهيز ، فإنها تمنحهم الحافز للرد بالمثل والدفع في أسرع وقت ممكن. بصفتك شركة ، فأنت تقوم بالخطوة الأولى من خلال تقديم فاتورة ، وتضبط النغمة لكيفية ظهور بقية العلاقات.