8 ميزات يجب البحث عنها في نظام إدارة الموظفين

اعتادت الشركات على الاعتماد على جداول البيانات القديمة لإدارة بيانات الموظفين والعمليات. ولكن هذا لم يعد هو الحال. لقد أصبح سوق المواهب تنافسيًا للغاية، ولم يعد أمام المؤسسات خيار سوى تبسيط الموارد البشرية أو سير عمل الموارد البشرية. وهنا يأتي دور أنظمة إدارة الموظفين (EMS) للإنقاذ وتقديم المساعدة.

لقد تطورت تكنولوجيا الموارد البشرية بشكل هائل، ويمكن لتطبيقات إدارة الموظفين الآن أتمتة المهام الشاقة وتوفير رؤى قيمة. تعمل هذه الميزات على تبسيط عمليات الموارد البشرية وتعزيز الكفاءة.

تعمل برامج إدارة الموظفين على تعزيز مشاركة الموظفين وكذلك رضاهم، مما يجعل من غير المستغرب أن ثلاثة ملايين شركة على الأقل تستخدم الآن برامج إدارة الموظفين. (1)

مزايا استخدام أنظمة الموارد البشرية على جداول البيانات

لقد خدمت جداول البيانات غرضها في إدارة البيانات. لكنهم ببساطة لا يستطيعون التنافس مع الوظائف القوية لنظام إدارة الموظفين الفعال. توجد العديد من المجالات الرئيسية حيث يتفوق نظام الإدارة البيئية على جداول البيانات في تبسيط إدارة الموارد البشرية. دعونا نستكشف هذه المزايا.

إدارة البيانات واسترجاعها بشكل أكثر كفاءة

سرعان ما تصبح جداول البيانات غير عملية مع نمو القوى العاملة لديك. البحث عن معلومات محددة يستهلك الوقت. يتطلب الفرز والتصفية اليدوية.

يوفر برنامج HRIS قاعدة بيانات مركزية، مما يسمح بالوصول السريع والسهل إلى معلومات الموظف من خلال وظائف البحث البديهية.

تحسين الدقة وتقليل الأخطاء البشرية

يعد إدخال البيانات يدويًا في جداول البيانات أيضًا عرضة للأخطاء المطبعية والتناقضات. ومع ذلك، يقوم برنامج إدارة الموظفين بأتمتة العديد من مهام إدخال البيانات. إنها تقلل الأخطاء وتضمن دقة قاعدة بيانات الموظفين لديك. وهذا يوفر الوقت الذي يتم قضاؤه في تصحيح الأخطاء، كما يصبح عدم الالتزام باللوائح أقل إثارة للقلق.

ميزات أمان محسنة للبيانات الحساسة

كشفت خروقات البيانات عن أكثر من ثمانية ملايين سجل حول العالم في الربع الأخير من عام 2023. المشكلة هي أن جداول البيانات غالبا ما تفتقر إلى تدابير أمنية قوية. فهو يترك بيانات الموظفين الحساسة عرضة للانتهاكات. لذا، هناك فائدة أخرى لنظام إدارة القوى العاملة وهي إعطاء الأولوية لأمن البيانات من خلال ميزات مثل عناصر التحكم في الوصول والتشفير ومسارات التدقيق. يمنحك راحة البال. وذلك لأنك تعلم أن معلومات موظفيك محمية. (2)

سهولة التوسع والتحليلات في الوقت الحقيقي

أعترف بذلك؛ تصبح جداول البيانات مرهقة مع توسع شركتك. تم تصميم تطبيق إدارة الموظفين ليتناسب مع عملك. يمكنها استيعاب القوى العاملة المتنامية لديك والاحتياجات المتطورة.

علاوة على ذلك، يوفر برنامج إدارة القوى العاملة بيانات وتحليلات في الوقت الفعلي. تخيل أن لديك كل المعلومات التي تحتاجها عن موظفيك في متناول يدك. ألن يساعدك ذلك على اتخاذ أفضل الخيارات لموظفيك؟ ألن يبقي الأمور تسير بسلاسة؟ مع قيام المؤسسات باستثمار التريليونات فقط لتصبح أكثر اعتمادًا على البيانات، يجب أن تكون الإجابة على هذه الأسئلة واضحة تمامًا. (3)

إن استبدال جداول البيانات بأفضل برامج إدارة الموظفين يوفر بالفعل العديد من المزايا. ضعها في الاعتبار أثناء المضي قدمًا في بحثك عن الحل المناسب لإدارة الموارد البشرية.

الميزات الأساسية لنظام إدارة الموظفين

شاشة توقف تحتوي على العديد من الملفات الشخصية المتنوعة للأشخاص. مجموعة من الأشخاص من مختلف الأعراق والأجيال يستخدمون التطبيق لعقد اجتماعات فيديو عبر الإنترنت، وتبادل الأفكار، ويجري الكثير من الموظفين مكالمة فيديو معًا

يعتمد اختيار تطبيق إدارة الموظفين المناسب على فهم الميزات الرئيسية التي يقدمها. يجب أن تتماشى مع احتياجاتك المحددة في مجال الموارد البشرية. فيما يلي تفاصيل لبعض الوظائف الأساسية المصنفة لراحتك:

سهولة الاستخدام

1. واجهة بديهية

ستساعد واجهة المستخدم سهلة الاستخدام كلاً من مسؤولي الموارد البشرية والموظفين. ابحث عن نظام ذو تخطيط نظيف وملاحة واضحة. وينبغي أن يكون لها أيضًا الحد الأدنى من متطلبات التدريب. وهذا يضمن الاعتماد السلس وتبسيط سير عمل الموارد البشرية.

2. إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول

إن القدرة على الوصول إلى النظام عن بعد تمكن الموظفين من إدارة المهام أثناء التنقل. ابحث عن EMS مع تطبيق جوال يوفر وظائف أساسية مثل تقديم طلبات الإجازة، أو عرض إيصالات الدفع، أو الوصول إلى سياسات الشركة.

قدرات التكامل

3. التكامل السلس لكشوف المرتبات

يؤدي دمج نظام الموارد البشرية لديك مع برنامج كشوف المرتبات إلى إلغاء إدخال البيانات يدويًا ويضمن معالجة كشوف المرتبات بشكل دقيق وفي الوقت المناسب. وهذا يوفر وقت الموارد البشرية والموارد مع تقليل الأخطاء.

4. تكامل تطبيقات الطرف الثالث

هل تستخدم برامج المحاسبة؟ ماذا عن أدوات إدارة الأداء؟ ضع في اعتبارك نظام EMS الذي يسمح بالتكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى التي تستخدمها. وهذا يعزز النظام البيئي الموحد للبيانات ويبسط تبادل البيانات عبر الأقسام.

التحليلات وإعداد التقارير

5. البيانات والتقارير في الوقت الحقيقي

تعمل ميزات إعداد التقارير القوية على فتح رؤى قيمة حول القوى العاملة لديك. ابحث عن نظام يوفر تقارير قابلة للتخصيص حول المقاييس الرئيسية مثل معدل دوران الموظفين، واتجاهات الإجازات، وبيانات الأداء. البيانات في الوقت الحقيقي تجعل القرارات المستندة إلى البيانات ممكنة. كما أنه يؤدي أيضًا إلى استراتيجيات استباقية للموارد البشرية تفيد القوى العاملة لديك.

الخدمة الذاتية للموظف

6. بوابة الخدمة الذاتية

تعمل بوابة الخدمة الذاتية للموظفين على تمكين الموظفين من إدارة معلومات الموارد البشرية الخاصة بهم، وطلب إجازة، وتحديث التفاصيل الشخصية، والوصول إلى مستندات الشركة. فهو يخفف من عبء عمل الموارد البشرية مع تعزيز الشعور بالملكية بين الموظفين.

اعتبارات إضافية

7. مرونة التسعير

تأتي أنظمة الموارد البشرية في نماذج تسعير مختلفة. استكشف الخيارات التي تلبي حجم شركتك وميزانيتك. ابحث عن الحلول القابلة للتطوير والتي يمكن أن تنمو مع احتياجات عملك.

8. تدابير أمن البيانات

تأكد من أن النظام يعطي الأولوية لأمن البيانات من خلال ميزات مثل عناصر التحكم في الوصول والتشفير والنسخ الاحتياطي المنتظم. يعد الامتثال للوائح خصوصية البيانات ذات الصلة أمرًا بالغ الأهمية أيضًا.

تذكر أن هذه ليست قائمة شاملة. كما ستختلف الميزات الأكثر أهمية وفقًا للاحتياجات الفريدة لمؤسستك. ومع ذلك، ضع في اعتبارك هذه الوظائف الأساسية وكيفية معالجتها لنقاط الضعف لديك. من المفترض أن يساعدك القيام بذلك على اتخاذ قرار مستنير عند اختيار نظام الإدارة البيئية المناسب لشركتك.

خاتمة

تعد EMS بمثابة حلول برمجية قوية تعمل على تبسيط عمليات الموارد البشرية وتعزيز مشاركة الموظفين وإنشاء رؤى قيمة لمساعدتك في بناء قوة عاملة أقوى.

لاحظ أن العثور على أفضل أداة لإدارة الموظفين لشركتك يشبه العثور على الزي المناسب - فهو يحتاج إلى أن يناسب احتياجاتك! نعم، الميزات مهمة. لكن لا تنس أن تفكر فيما إذا كان النظام يمكن أن ينمو معك.

هل ستساعدك الشركة التي تقف وراء الأداة في إعداد النظام؟ ما مدى سهولة نقل بياناتك الحالية؟ أجب عن هذه الأسئلة أيضًا.

قم بوزن كل هذه الجوانب جنبًا إلى جنب مع احتياجاتك المحددة وخطط النمو المستقبلية. هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها اختيار نظام الإدارة البيئية الذي يوفر عائدًا إيجابيًا على الاستثمار.

مراجع :

1. “تقرير سوق أنظمة إدارة الموارد البشرية للشركات الصغيرة”، المصدر: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. "عدد حسابات المستخدمين المكشوفة في جميع أنحاء العالم من الربع الأول 2020 إلى الربع الرابع 2023 (بالملايين)"، المصدر: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. "5 طرق لتنمية قيمة الأعمال من خلال التحليلات"، المصدر: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9