دليل بدء التشغيل للعمل عن بعد

أجبر تفشي COVID-19 وفترات الحجر الصحي اللاحقة الشركات العاملة في المكاتب على تبني أسلوب العمل عن بعد. ومع ذلك ، لم تشعر الشركات الناشئة بالضيق لأنها في الغالب اختارت بالفعل ثقافة بعيدة أولاً.

على الرغم من ذلك ، فإن العمل عن بُعد أوسع بكثير من المعنى المعتاد الذي يتم تصويره فيه - ترك مكتبك للعمل من وسائل الراحة في منزلك .

يستلزم العمل عن بُعد أيضًا نقل جميع العمليات والعمليات المادية إلى العمليات الرقمية أو البعيدة. لسوء الحظ ، قد لا يؤدي هذا إلى كسر بعض عمليات سير العمل فحسب ، بل قد يفتح أيضًا عملك أمام التسريبات المالية ، ونقص الرؤية والتواصل ، والمزيد من المشكلات المماثلة. وبالتالي ، يحتاج أصحاب الشركات الناشئة إلى التفكير في إنشاء خطة مضادة للرصاص للتعامل مع العمل عن بُعد ككل.

لكن من أين يبدأ المرء؟ لقد قمنا بصياغة هذه المقالة لمساعدتك في العثور على طرق جديدة للتعامل مع العمل عن بُعد وإنجاحه لبدء تشغيلك. اذا هيا بنا نبدأ!

كيف يمكن لشركتك الناشئة أن تتخذ نهجًا أفضل للعمل عن بُعد؟

1. شجع المديرين والفرق على إجراء مواقف فردية وجماعية

تأكد من أن الفرق تقوم بانتظام بتحديث تقدم عملها والمواعيد النهائية والعقبات التي قد تواجهها.

الإفراط في التواصل ضروري مع العمل عن بعد لضمان أن يكون كل شخص واضحًا بشأن مسؤولياته وأهدافه. من الأفضل دائمًا تذكير الموظفين أكثر من مرة بما يعرفونه بالفعل بدلاً من تطوير سوء الفهم الذي يؤدي إلى إهدار الوقت.

كلمة تحذير ، أثناء محاولتك فرض ذلك ، دع المديرين يعرفون أنه لا يجب عليهم الذهاب إلى حد تشتيت انتباه الموظفين عن هذه المواقف اليومية. بدلاً من ذلك ، دعهم يلتزمون بمواقفهم اليومية أو جلسات المزامنة للتأكد من أن الموظفين يسيرون في الطريق الصحيح ويركزون على تحقيق أهدافهم.

2. الاستفادة من مزايا مؤتمرات الفيديو

ليس هناك من ينكر أنه يتعين على كل شركة استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو للالتفاف على العمل اليوم.

شجع الموظفين على تشغيل كاميراتهم دائمًا أثناء الاجتماعات كقاعدة عامة. سيضمن لك تشغيل مقاطع الفيديو استيعاب جميع عوامل الاتصال غير اللفظية مثل حركات الوجه والعواطف والإيماءات الأخرى. سيساعدك هذا على فهم ما إذا كانوا متفقين مع خطتك ، أو إذا كانت لديهم أي شكوك أو إذا بدوا متوترين حيال ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، سيؤدي ذلك إلى تقريب فرقك من بعضها البعض ، مما يمنحهم مظهرًا وشعورًا بالعمل من المكتب.

أدوات التوصية لمؤتمرات الفيديو:

• جوجل ميت
• تكبير
• بواسطة
• انقر فوق الاجتماع

3. تأكد من أن كل شخص يعرف ما يجب القيام به

لا يكون العمل عن بُعد فعالاً إلا عندما يكون كل فرد في الفريق على دراية بمسؤولياته المحددة.

لتسهيل ذلك ، تأكد من قيام المديرين بوضع أهداف ومعالم رئيسية مع فرقهم. إذا كان الهدف يبدو أكبر من أن يتم الاقتراب منه ، فقسّمه إلى أهداف أصغر وأكثر سهولة - نقاط انطلاق تصبح خطوات أساسية للخطة الأكبر.

توجد أدوات إدارة المشروع لمساعدتك في إعداد هذه المعالم الصغيرة لتحقيق أهدافك.

يوصي بأدوات إدارة المشروع:

• تريلو
• أسانا

4. توثيق أي عمل يتم إجراؤه بدقة

في حين أن الرسائل النصية أو رسائل البريد الإلكتروني ستكون وسيلة لإبقاء جميع أعضاء الفريق على اطلاع بآخر التطورات في العمل ، فإن تدوين الأشياء في مستند مشترك يمكن أن يضمن حصول الجميع في المؤسسة على معلومات حول التقدم. بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي ذلك إلى بناء ثقافة الشمول داخل شركتك.

الأدوات الموصى بها للتوثيق:

• مستندات جوجل
• مفهوم

5. حماية البيانات المالية الخاصة بك عن طريق أتمتة إدارة النفقات الخاصة بك

"احذر من النفقات الصغيرة ؛ تسرب صغير يمكن أن يغرق سفينة كبيرة " - بنجامين فرانكلين.

ليس من المستغرب وجود فريق مالي فعال في قلب كل شركة ناشئة ناجحة. ومع ذلك ، فقد ترك العمل عن بُعد الموارد المالية لبدء التشغيل في حالة ضعف من خلال إضافة مسافات فعلية بين الموظفين ، مما أدى إلى تعطل العمليات. وقد جعل هذا فرق الشؤون المالية تعمل لساعات لا نهاية لها للحصول على صورة كاملة لنفقات العمل.

يكسر العمل عن بُعد الإدارة اليدوية للنفقات ويترك مؤسستك عرضة للعديد من التسريبات المالية من خلال السجلات المعطلة والاحتيال على النفقات وغير ذلك. نتيجة لذلك ، بدأت الشركات في جميع أنحاء العالم ببطء في اعتماد برنامج إدارة النفقات لضمان المالية القوية.

يعمل برنامج سداد النفقات على سد جميع التسريبات المالية دون عناء ويوفر الوقت للقيام بمهام أكثر حساسية للوقت. يضمن تقديم المصاريف المتوافقة فقط عن طريق أتمتة عمليات التحقق السابقة للتقديم ؛ وبالتالي ، منع الاحتيال. بالإضافة إلى ذلك ، يأتي برنامج تقرير المصروفات مزودًا بتقنية التعرف الضوئي على الحروف التي تستخرج البيانات تلقائيًا من الإيصالات وتعبئ تلقائيًا جميع الأعمدة الأساسية لتقرير النفقات. يضمن ذلك عدم الاعتماد على العمل اليدوي ويمنع أخطاء إدخال البيانات مع الحفاظ على أمان الشركة المالية.

6. توظيف الأشخاص المناسبين

أثناء التوظيف ، ابحث عن العلامات التي تتيح لك معرفة ما إذا كان المرشح سوف يتناسب مع ثقافة العمل عن بُعد لمؤسستك. اطرح أسئلة مثل "هل عملت عن بُعد من قبل؟" أو "هل سبق لك أن قمت بعمل مستقل؟" الأشخاص الذين لديهم مثل هذه الخبرات عادة ما يكون لديهم انضباط أفضل ولديهم الدافع للقيام بأشياء بطبيعتهم.

في الوقت نفسه ، اقض بعض الوقت في فهم كيف يمكنك تجهيز موظفيك الموجودين بالفعل والذين قد يكون هذا التحول جديدًا بالنسبة لهم. قم بتزويدهم بالموارد والأدوات المناسبة لمساعدتهم على سد الفجوة والاستفادة المثلى من العمل عن بُعد ، والعمل ، وغير ذلك.

7. ثق بموظفيك

غالبًا ما يكون الكلام أسهل من الفعل ، لدى المديرين شكوك وشيكة حول ما إذا كان أعضاء فريقهم يعملون حقًا. لذا فإن إحدى القواعد الأساسية هنا هي أنه إذا كنت تريد أن ينجح العمل عن بُعد ، فيجب أن تكون الثقة طريقاً ذا اتجاهين. ابدأ أولا!

لا تسير الإدارة التفصيلية والتحكم المفرط بشكل جيد في بيئة نائية. من خلال منح الأشخاص الحرية التي يحتاجون إليها ، ستلاحظ أنهم بدأوا في تولي المزيد من الملكية لمشاريعهم. وضع مبادئ توجيهية واضحة حول نوع الأداء المتوقع وآليات إعداد التقارير.

ملاحظة - هناك شيء يمكن اعتباره ديكتاتورية حدودية وهو مطالبة فرقك بتسجيل الشاشات أثناء عملها أو التقاط لقطات شاشة لتقديم التقارير بانتظام. هذا يدمر معنوياتهم على المدى الطويل.

8. إجراء محادثات افتراضية حول مبرد المياه

أنشئ قنوات منفصلة حيث يمكن لموظفيك التواصل الاجتماعي وأخذ فترات راحة من العمل تشتد الحاجة إليها. يمكن للموظفين استخدام هذه المساحات لمشاركة الاهتمامات الشخصية واللحظات المضحكة لمجرد الضحك مع أعضاء الفريق. لا تملك الكثير من هذه القنوات ، لأنها قد تؤدي إلى تشويش مساحة العمل الخاصة بك وتشتيت الانتباه.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إبقاء هذه القنوات في وضع كتم الصوت وتخصيص قدر معين من الوقت كل يوم للتحقق منها عندما تحتاج إلى إلهاء. بهذه الطريقة ، لن يقاطعوا موظفيك أثناء محاولتهم التركيز على العمل.

أفكار فراق

يمكن أن تساعدك الأدوات والاستراتيجيات المذكورة هنا في التبديل بكفاءة إلى وضع العمل عن بُعد بنسبة 100٪ عن طريق تسهيل العملية. نظرًا لعودتنا إلى مساحة مكتبية تبدو أبعد ، فقد حان الوقت تمامًا للتأكد من أن شركتك الناشئة جاهزة على المدى الطويل.