مزايا البيانات المدعومة لأنظمة الهاتف التي تعمل بتقنية الصوت عبر بروتوكول الإنترنت

لقد سمعت ضجة حول أنظمة الهواتف الافتراضية ، ولكن قبل أن تتخلص من هاتف المكتب التقليدي الخاص بك ، فأنت تريد أن ترى البيانات وراء سبب التحول إلى VoIP هو الفكرة الصحيحة.

قد يكون VoIP (بروتوكول الصوت عبر الإنترنت) هو الأكثر شهرة لخفض تكاليف الاتصالات التجارية بشكل كبير ، ولكن يمكنه أيضًا زيادة إنتاجية الموظفين ، وتوفير المزيد من المرونة للفرق البعيدة ، وتقديم جودة مكالمات أعلى ، وأكثر من ذلك بكثير.

أدناه ، سوف نعرض لك الأرقام التي تشكل حالة مقنعة لفوائد VoIP ونقوم بتزويدك بالميزات التي تقلل من سوء الاتصالات وتحسن تجربة العملاء بشكل عام.

انخفاض تكاليف التشغيل

يؤدي التبديل إلى الاتصال الهاتفي عبر بروتوكول VoIP من هاتف أعمال أرضي تقليدي إلى توفير متوسط ​​49-69٪ من تكاليف الاتصال الشهرية للشركات. (مصدر)

بالنظر إلى أن الجدول أعلاه يوضح كيف يقلل VoIP من تكاليف الاتصال والصيانة والأجهزة ، فليس من الصعب تصديق دراسة حديثة من Microsoft أثبتت أن 82 ٪ من الشركات شهدت توفيرًا كبيرًا في التكلفة عند التبديل إلى خيارات VoIP منخفضة التكلفة .

يمكن أن يوفر لك الاتصال عبر الإنترنت بدلاً من نظام الهاتف التقليدي ، PSTN:

• ما يصل إلى 40٪ من التكاليف الشهرية للمكالمات الهاتفية المحلية وتكاليف مخفضة للمكالمات بعيدة المدى
• تصل إلى 90٪ من التكلفة الشهرية للمكالمات الدولية
• ما يصل إلى 90٪ من تكاليف اتصالات بدء التشغيل للشركات الجديدة
• ما يصل إلى 30٪ من تكاليف المؤتمرات عن بعد (عند استخدام إمكانات الصوت والفيديو)

على الرغم من أنك قد ترغب في شراء معدات VoIP الأساسية مثل هواتف IP وسماعات الرأس ، فإن الشيء الوحيد الذي ستحتاج إليه حقًا لتشغيل نظام هاتف افتراضي بنجاح هو اتصال إنترنت واسع النطاق موثوق به ، والذي يكلف ما بين 50 إلى 75 دولارًا في المتوسط ​​شهريًا.

بالإضافة إلى ذلك ، حتى إذا اخترت شراء هواتف وأجهزة VoIP متوافقة ، فإن شركة صغيرة تضم 30 موظفًا أو أقل ستظل توفر ما يصل إلى 1200 دولار شهريًا عن طريق التبديل إلى VoIP. وإذا كنت تستخدم إمكانات الهاتف الرقمي عبر بروتوكول الإنترنت مع أجهزتك الحالية؟ يمكنك رؤية مدخرات تصل إلى 1727 دولارًا في الشهر.

(المصادر: Virtual PBX Whitepaper، Microsoft، MightyCall، OnSIP، Harbour Networks)

مجموعة واسعة من الميزات والخطط

يمكن أن توفر ميزات VoIP المتقدمة للمستخدم العادي 29 دقيقة من وقت الاتصال كل يوم. (مصدر)

(مصدر الصورة)

تحتوي الهواتف التناظرية وخطوط الهاتف التقليدية على ميزات أساسية مثل البريد الصوتي ومعرف المتصل وخيارات محدودة لإعادة توجيه المكالمات.

لكن ميزات VoIP أكثر تقدمًا ، مما يسمح للمستخدمين بنقل الاتصالات التجارية إلى المستوى التالي.

تشمل الميزات التي يجب البحث عنها ما يلي:

• تسجيل المكالمات
• التوزيع الآلي للمكالمات وأنظمة الرد الصوتي التفاعلي
• الرد الآلي
• توجيه المكالمات وتحويل المكالمات وتوقف المكالمات وانتظار المكالمات
• ابحث عني / اتبعني
• تكامل CRM الطرف الثالث
• مؤتمرات الفيديو
• انتظار المكالمات
• البريد الصوتي إلى نص
• مجموعات الحلقة
• مراقبة المكالمات ، مداخل الاتصال ، همس المكالمات
• تحليلات وبيانات المكالمات المتقدمة

يمكن لهذه الميزات:

• زيادة معدلات حل المكالمة الأولى ، والتي يمكن أن تقلل من إزعاج العملاء بنسبة 80٪ وزيادة قبول البيع المتبادل بنسبة 20٪
• تقليل حاجة المتصلين للتحدث مع وكيل مباشر من خلال الاعتماد على خدمة الرد الصوتي التفاعلي IVR (التي تكلف 100 مرة أقل من مكالمة الوكيل المباشر) بدلاً من ذلك
• تقليل أوقات انتظار العملاء ، مما يقلل من معدل التخلي عن المكالمات ، مما يوفر ما يصل إلى 40٪ في الإيرادات الضائعة
• تقليل احتمالية سوء التواصل التجاري ، والذي يمكن أن يكلف الشركات سنويًا ما بين 4000 دولار إلى 6000 دولار لكل موظف
• زيادة معدلات الاحتفاظ بالمكالمات بنسبة تصل إلى 98٪ بفضل الاحتفاظ بالموسيقى والرسائل

كما سنناقش لاحقًا في هذا المنشور ، تعمل وظائف VoIP أيضًا على زيادة إنتاجية الموظفين وتوفر مستوى أعلى من المرونة للفرق البعيدة.

هذا ينطبق بشكل خاص على ميزات مؤتمرات الفيديو ، والتي

تقدم خدمات VoIP أيضًا العديد من الخطط المختلفة لكل منتج ، ليس فقط مما يسهل عليك الاستمتاع بقابلية التوسع مع خدمة الهاتف الخاصة بك في المستقبل ولكن أيضًا تساعدك على تجنب الدفع مقابل الميزات المتقدمة التي قد لا تحتاجها.

بالإضافة إلى الميزات المجمعة المضمنة في الخطط ، يقدم العديد من مقدمي الخدمة ميزات إضافية مثل نسخ تسجيل المكالمات ، ومساحة تخزين سحابية إضافية ، والبريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني. مع نمو عملك ، يمكنك إضافة قنوات اتصال إضافية وميزات جديدة لمواكبة احتياجاتك المتزايدة.

(المصادر: Pointillist، Twilio، SHRM، Business2Community، OnHoldInc)

تحسين جودة المكالمات

تكلف جودة المكالمات السيئة الشركات حوالي 550 دولارًا لكل موظف سنويًا. (مصدر)

(مصدر الصورة)

مشاكل مثل ضجيج خلفية الهاتف المكتبي ، وانقطاع المكالمات ، وإخطارات البريد الصوتي الفائتة ، والثبات ليست مزعجة فحسب - بل إنها تكلف أيضًا إيرادات شركتك من حيث المكالمات المهجورة وانخفاض إنتاجية الموظف.

في الواقع ، يخسر الموظف العادي حوالي نصف ساعة كل أسبوع بسبب مشاكل في جودة صوت المكالمة.

بالإضافة إلى ذلك ، تعد جودة الصوت الرديئة كابوسًا عندما يتعلق الأمر بمؤتمر صوتي ناجح أو مكالمة فيديو جماعية. يقول أكثر من 80٪ من الفرق أن الصوت عالي الجودة هو أحد أهم العوامل فيما إذا كان مؤتمر المجموعة ناجحًا أم لا.

يستطيع مقدمو خدمة VoIP تقديم مكالمات عالية الجودة وعالية الدقة باستخدام ميزات مثل قمع ضوضاء الخلفية ، وبرامج ترميز الصوت ذات النطاق العريض ، وترقيات جودة المكالمات التلقائية عن طريق تحسين استخدام النطاق الترددي.

لمعرفة المزيد حول كيفية التعامل مع مشكلات جودة المكالمات الشائعة مثل زمن الوصول وفقدان حزم البيانات ، تحقق من منشورنا حول مشكلات وحلول VoIP.

(المصادر: EPOS، UCToday)

زيادة إنتاجية الفريق

يمكن أن تزيد الاتصالات الهاتفية عبر بروتوكول VoIP من إنتاجية الفريق بنسبة تصل إلى 20٪. (مصدر)

(مصدر الصورة)

لا تعمل تقنية VoIP فقط على زيادة إنتاجية الفريق من خلال توفير الوقت الضائع سابقًا لجودة الصوت الرديئة والميزات المتقدمة.

تجعل الميزات مثل برامج الاتصال التلقائي اختراق قائمة المكالمات أكثر فاعلية ، حيث يقومون بالاتصال بأرقام الوكلاء ، وتخطي الأرقام المشغولة أو غير المتصلة ، وتنظيف قوائم المكالمات تلقائيًا. كما يقومون أيضًا بتحويل الوكلاء إلى مكالمة فقط عندما يكون المتصل على الهاتف وجاهزًا للتحدث.

الوكلاء الذين يتصلون بالأرقام يدويًا لديهم فقط حوالي 10-15 دقيقة من وقت التحدث في الساعة ، في حين أن توفير الوقت الذي توفره عروض VoIP يمكن أن يزيد وقت التحدث هذا بنسبة 200-300٪.

بالإضافة إلى ذلك ، تسمح إمكانات IVR (الاستجابة الصوتية التفاعلية) بمستوى عالٍ من الخدمة الذاتية للعملاء دون الحاجة إلى التحدث إلى وكيل مباشر. لا يؤدي هذا فقط إلى تحرير وكلائك لحضور المزيد من المشكلات الحساسة للوقت ، ولكنه يعني أيضًا أن شركتك متاحة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

بالإضافة إلى ذلك ، لا يرغب أي موظف في تكرار نفس الإجابات على نفس الأسئلة يومًا بعد يوم. من خلال السماح لأنظمة الرد الصوتي التفاعلي بالتعامل مع الأجزاء العادية من العمل ، سيتمكن أعضاء فريقك من التركيز على الأشياء التي يستمتعون بها - ويكون الموظفون الأكثر سعادة أكثر إنتاجية بنسبة 13٪ على الأقل من غير السعداء.

أخيرًا ، كما سنرى أدناه ، يزيد VoIP من قدرة أعضاء الفريق على العمل عن بُعد - وهو أمر ضروري للإنتاجية. أفاد أكثر من 75٪ من العمال عن بُعد بمستوى أعلى من الإنتاجية مقارنة بالمكاتب التقليدية ، في حين يقول ربع العمال عن بُعد إنهم يعملون لساعات أطول بفضل المرونة الإضافية وقلة التنقل.

(المصادر: Call Center Helper، Harbour Networks، Personnel Today، CoSo Cloud)

صديقة للعمل عن بعد

يقول ما يقرب من 60٪ من الموظفين أن VoIP قد زاد من قدرتهم على العمل عن بُعد دون التضحية بالجودة. (مصدر)

(مصدر الصورة)

من الآمن أن نقول إن العمل عن بعد هو الوضع الطبيعي الجديد.

أظهر تقرير Nextiva الأخير أنه ، حتى قبل COVID-19 ، كان لدى شركة واحدة من كل 3 شركات على الأقل بعض الموظفين الذين عملوا عن بُعد ، بينما أظهر استطلاع Gartner أن 74٪ من الشركات سيكون لديها شكل من أشكال العمل الدائم عن بُعد بحلول نهاية عام 2021.

تطبيقات الهاتف المحمول VoIP تعني إمكانية الوصول إلى أعضاء فريقك في كل مكان يذهبون إليه. في الواقع ، وجد استطلاع للرأي أجرته مؤسسة غالوب مؤخرًا أن هذه التطبيقات يمكن أن تزيد من إنتاجية الموظفين بنسبة 20٪.

لا عجب أن أكثر من 75٪ من أصحاب الأعمال يقولون إن زيادة التنقل عبر بروتوكول VoIP لأعضاء الفريق كان أحد أفضل الأشياء في إجراء التبديل.

تعد إعادة توجيه المكالمات والوصول عن بُعد إلى البريد الصوتي من أكبر الميزات التي تساعد العمال عن بُعد. يقول ما يقرب من 30٪ من الموظفين أن أكبر حاجة للعمل عن بعد كانت القدرة على إعادة توجيه المكالمات إلى أجهزتهم الشخصية ، بينما احتاج 25٪ معظمهم إلى نظام بريد صوتي مرن.

تعمل الميزات الإضافية مثل المزامنة متعددة الأجهزة ، ومراسلة الدردشة الجماعية ، وتوجيه المكالمات المتقدمة ، والمكالمات الفائتة وإشعارات البريد الصوتي ، والهواتف الذكية ، وتكامل CRM ، على تسهيل عمل أعضاء الفريق في أي مكان مع إمكانية نقل نظام هاتف VoIP.

(المصادر: Gartner، Gallup، Nextiva، MightyCall)

اكتشف مزايا VoIP بنفسك

الآن بعد أن أصبح بإمكانك معرفة ما فعله VoIP للشركات الأخرى ، فقد حان الوقت لعملك لتجربة نفس الفوائد.

بالطبع ، يعتمد النجاح الحقيقي لنظام هاتفك الافتراضي على المزود الذي تختاره.

ستحتاج إلى النظر في الميزات التي تقدمها كل خطة إذا كانت الخدمة متوافقة مع برنامج العمل الخاص بطرف ثالث أو الهواتف الصلبة الحالية ، والتكاليف الإجمالية لنظام هاتف العمل الجديد.

يقارن جدولنا التفاعلي الميزات والأسعار والخطط المتاحة ومراجعات المستخدمين لأفضل مزودي خدمة VoIP للأعمال مثل Nextiva و Vonage و RingCentral و GoToConnect.

الأسئلة الشائعة حول خدمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت

أدناه ، قمنا بتجميع قائمة بالأسئلة الشائعة حول خدمة الهاتف VoIP الأكثر شيوعًا.