كل ما تحتاج لمعرفته حول الإعداد عن بعد

إن الالتحاق عن بعد ليس مصطلحًا جديدًا ، كما أن الفكرة ليست فريدة من نوعها ، ولكنها أصبحت شيئًا أكثر شيوعًا للاستماع إليه في عصر العمل الجديد عن بُعد. اعتادت فكرة العمل عن بعد أن تكون حلمًا بعيد المنال للعديد من موظفي المكاتب والمديرين. ما الذي يمكن أن يكون أفضل من الجلوس في PJs في المنزل أثناء إنجاز عملك؟ لا مزيد من التنقل ، لا مزيد من الجري لتناول القهوة ، لا مزيد من الاضطرار إلى ارتداء ملابس العمل غير المريحة الخاصة بك. ومع ذلك ، من المهم أن يفهم الناس ما يدخل في صنع العمل عن بعد.

لا تختلف فكرة الإعداد عن بُعد تمامًا عن العمل عن بُعد. ينطوي العمل عن بُعد على قيمة العمل الفعلية للفرد ، في حين أن الالتحاق عن بُعد هو العمل الذي يتم إجراؤه لإجراء الانتقال للعامل ليكون قادرًا على العمل عن بُعد. هذه إحدى الطرق التي يتغير بها مكان العمل. لم يعد هناك حاجة ماسة لأن يتواجد الناس في نفس الغرفة. مع تطور التكنولوجيا ، تتطور كذلك احتياجات أماكن العمل لتتناسب مع القدرة على التكيف والقابلية للتوسع. إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول الإعداد عن بُعد.

ما هو الالتحاق عن بعد

لديك مقدمة أساسية لفكرة الإعداد عن بُعد ، ولكن إليك بعض التفسيرات الأكثر تعمقًا لها والتي ستساعدك على المضي قدمًا:

ما هو الغرض؟

لأكون صريحًا: فهو يساعد في نقل الفرق أو الموظفين إلى دور جديد للعمل عن بُعد. سواء كانت نفس الوظيفة أو وظيفة جديدة ، فإن الحاجة إلى مساعدة الأشخاص على إعادة التكيف مع وضعهم في العمل عن بُعد هي سبب كبير لأهمية الالتحاق عن بعد. هذه هي القضية المركزية ، جعل الناس مواكبين للسرعة. من المفيد جدًا أن يكون لديك شخص ما في المكتب لأنه يمكن أن يكون لديك لقاء وجهاً لوجه وطرح الأسئلة وإظهار كيفية عمل الأشياء. مع حاجز التكنولوجيا ، بغض النظر عن مقدار تقصيرها مع عدم وجود تقنية مثل الدردشة المرئية وخطوط الاتصال على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، لا يزال من الصعب جدًا إظهار الحبال لشخص ما على الفور. لذا ، في جوهرها ، يدور الإعداد عن بعد حول مساعدة العمال على الانشقاق.

من يستخدمه؟

يمكن لأي شخص أن يقوم بالعمل عن بعد ، ولكن ليس كل العمل عن بعد هو نفسه. في هذه الحالة ، بدلاً من القيام بمشاريع معينة ، تتمثل المهمة ، كما ذكرنا ، في تعيين موظفين جدد أو موظفين جدد عن بُعد في دورهم والتأكد من انتقالهم بشكل جيد. هذه مهمة يقوم بها مديرو التوظيف ، ومديرو الفريق ، وعلى الأخص موظفو الموارد البشرية. يتم تكليف الموارد البشرية بمعالجة كل شخص جديد يأتي إلى مكان العمل ، ولكن أيضًا التأكد من أنه يمكنهم تقييم جميع الموظفين الحاليين والتعامل معهم بشكل صحيح. تكنولوجيا المعلومات صعبة للغاية ، لكن مديري الموارد البشرية والموظفين بارعين في ذلك ، حتى مع استخدام التكنولوجيا كوسيط لدورهم.

كيف يؤثر الإعداد عن بعد على سير العمل

الصورة: StackSocial

الغرض من الحفاظ على سير العمل ضمن المستويات العادية هو ضرورة للتأكد من أن إدخال موظف جديد لا يقطع جهود العمل العادية. فيما يلي بعض أسباب تأثير الإعداد عن بُعد على سير العمل:

الجدول الزمني للتكامل

ربما تفهم الآن مدى أهمية دمج الموظف من خلال الإعداد عن بُعد. هذا هو بيت القصيد ، لكن الفعالية تكمن في مدى إمكانية دمجها بشكل جيد. يساعد الجدول الزمني للتكامل الموارد البشرية أو مدير التوظيف على وضع خطة لعبة تسمح لهم بنقل الموظف بسلاسة مع إطار زمني محدد. كضرورة ، تُظهر الموارد الموجودة على https://workbright.com/remote-onboarding-checklist/ كيف يجب أن تكون جزءًا كبيرًا من عملية الإعداد. كم من الوقت سيستغرق الموظف للتعرف (غالبًا ما يشار إليه باسم Pre-onboarding) ، ومرحلة التوجيه لتقديمهم إلى المواد ، وإعدادهم لمهامهم الأولى ، والتركيز المستمر على وضعهم المستمر ، والذي سيكون تناولها لاحقًا كما تقرأ.

مسؤوليات الموظف

تتماشى مسؤوليات هذا الموظف الجديد مع أهمية تعويده على مكان عمله الجديد. قد يكون هذا صعبًا لأن تعيين المشاريع من خلال التكنولوجيا الرقمية يمكن أن يكون أصعب بكثير من مجرد الذهاب إليها وتعيينها للعمل. هذا هو سبب أهمية الالتحاق عن بعد لأنه يمثل البوابة بين عامل عن بعد ناجح وعامل أقل نجاحًا.

إن الحصول على هذه المسؤوليات تجاههم هو مسألة ضمان أن نظامك يمكنه التعامل معها ، خاصة عند توفير هذه المهام للجميع ، وليس فقط للموظفين الجدد. عندما يتعلق الأمر بمسؤوليات الإعداد ، فإن مديري التوظيف والموارد البشرية يجعلون الانتقال أسهل بكثير من خلال توفير مهام أصغر في كل مرة ، وعادةً ما تكون بخطة قصيرة المدى. هذا يسهل على الموظف القيام بأدواره ويعطيهم فهمًا جيدًا لكيفية عمل سير العمل في وظيفتهم الجديدة مما سيسمح لهم بالتكيف.

وظائف مهمة للإعداد الناجح عن بُعد

توفير الأدوات المناسبة

مع ذكر سير العمل ، يحتاج الموظفون إلى طريقة جيدة للاعتياد على وظائف مكان عملهم. يتم ذلك من خلال تزويد الموظف المتواجد على متن الطائرة بالأدوات المناسبة. هناك برنامج اتصالات متعلق بالعمل ، Slack هو أداة شائعة ، بالإضافة إلى اتصالات الفيديو ، Zoom هو الأكثر شهرة هذا العام. هذه الأدوات ضرورية للعامل لفهم نوع التكنولوجيا التي تستخدمها الشركة لإنجاز المهام. مجموعة منتجات Google و Adobe هي مثال آخر على البرامج التي تساعد هؤلاء الموظفين على تحقيق أهدافهم اليومية. يعد فهم الأدوات التي يحتاجون إليها أمرًا بالغ الأهمية لنجاحهم في المضي قدمًا كموظف جديد.

جهد الإدارة المستمر

بالعودة إلى فكرة التركيز المستمر على تقدم الموظف ، يحتاج مديرو الموارد البشرية والتوظيف إلى الحفاظ على خط اتصال مباشر وعلاقة مع هؤلاء الموظفين. ستساعد القدرة على فهم أسئلتهم ومخاوفهم باستمرار على دمجهم بسلاسة في مكان العمل ، حتى لو تم ذلك بوسائل غير تقليدية مثل العمل عن بُعد. عندما يكون هؤلاء الموظفون قادرين على الانتقال إلى مساحة عملهم الجديدة مع التوجيه بعد الأسابيع القليلة الأولى أو التوجيه والاندماج في النظام ، فسيشعرون بمزيد من القيمة. يعتبر التأثير العاطفي فائدة كبيرة لشعورهم العام بالراحة ، مما يؤدي إلى زيادة إنتاجيتهم بشكل عام.

مقدمات الفريق والتنشئة الاجتماعية

من الأسهل بكثير تقديم فريق لموظف جديد والعكس صحيح ، جنبًا إلى جنب مع التنشئة الاجتماعية ، عندما يكون الجميع في نفس الغرفة. لسوء الحظ ، لا يوفر العمل عن بُعد نفس الكماليات. بينما تسمح تقنية الدردشة المرئية وعدد كبير من عملاء نظير إلى نظير (P2P) للموظفين بالتفاعل مع بعضهم البعض حول المشاريع والمزاح غير المتعلق بالعمل ، إلا أنها لا تزال تواجه مشكلة كونها غير شخصية.

أحد الأساليب التي يستخدمها الالتحاق عن بعد للمساعدة في التخفيف من هذا القلق من التفاعل الاجتماعي المحدود هو من خلال توظيف موظفين جدد في وقت واحد حتى يشعروا بالاتصال بالتعيينات الجديدة الأخرى. القيام بذلك يسمح لهم بالشعور بالارتباط ، كما يفعل العديد من الموظفين لأول مرة مع نظرائهم. كما أنه يوفر لمديري التوظيف والموارد البشرية والفريق المسؤول عن الالتحاق عن بعد فرصة لتقليل التكرار في تدريب الموظفين الجدد واحدًا تلو الآخر ، وهو جهد واضح في تقييد الوقت واستغلال الموارد.

لماذا هو مهم لمكان العمل الحديث

الصورة: Unsplash

ينتقل مكان العمل الجديد إلى ما وراء مقصورات الطوب والملاط ويفتح نقلة نوعية جديدة لجميع المعنيين. كل هذا مجرد خيال يتحدث عن حقيقة أن مكان العمل يأخذ أدوارًا جديدة ، جسديًا ورقميًا ، وهي واضحة هنا:

القدرة على التكيف مع التقنيات الجديدة

لقد كان هناك بالفعل العديد من الإشارات إلى تكنولوجيا مكان العمل التي تعتبر حاسمة في الالتحاق عن بعد وهي ضرورية لهذا التغيير في مكان العمل الحديث. يعد الإعداد عن بُعد أمرًا كان من الصعب تحقيقه قبل 20 عامًا عبر الهاتف ، مع نقص في وظائف الإنترنت والحاجة إلى مواد مادية. الآن بعد أن سمحت التكنولوجيا الرقمية لأشياء مثل الحوسبة السحابية باستضافة معلومات البيانات ، فإن الحدود لا حصر لها. يعد الالتحاق عن بُعد أحد الطرق العديدة التي يمكن للشركات أن تجد قدرتها على التكيف مع تحديات العالم ، بما في ذلك الحاجة المتزايدة للعمل من المنزل لأسباب تتعلق بالسلامة. إنها موجودة لتبقى ، ولا يوجد سبب للتفكير بخلاف ذلك.

قابلية التوسع في الأعمال التجارية

يعد التكيف مع التقنيات الجديدة مجرد خطوة أولى ، والخطوة التالية هي القدرة على تنفيذها بطرق تساعد الموظفين على استخدام المزيد من الأدوات الممكنة والسماح للشركة بالتوسع وفقًا لاحتياجاتها. يمكن للشركات الجيدة اتباع الاتجاهات واستخدامها ، والشركات الكبيرة قادرة على استخدام هذه الاتجاهات للتركيز على عشرة سنتات. يعد الالتحاق عن بعد مثالاً على تدريب الموظفين الإداريين لجلب موظفين جدد بطريقة فريدة أكثر تسمح لهم بدمجهم بفعالية في العمل. إن القدرة على توسيع نطاق الأعمال ، صعودًا أو هبوطًا ، يمنحها ميزة تنافسية أكثر على المدى الطويل ، ويعد الالتحاق عن بُعد جزءًا مهمًا من اللغز. إذا كانت شركة ما تمر بتحول ثقافي دراماتيكي ، مثل التبني الجماعي لقاعدة موظفي العمل من المنزل ، فستحتاج إلى أشخاص قادرين على الإشراف على هذا التحول. جديلة فرق الإعداد عن بعد.

تغيير التركيبة السكانية في مكان العمل

مكان العمل لا يتغير فقط من حيث التكنولوجيا التي يتم تنفيذها. تتغير تكنولوجيا المعلومات في التركيبة السكانية لعمالها أيضًا. هذه ليست أخبارًا ، لكنها تؤثر على مدى تأثير الالتحاق عن بعد على مكان العمل الحديث. إن تعيين موظفين جدد يعني تعيين موظفين أصغر سناً لديهم معرفة قوية بالبرمجيات والتكنولوجيا الرقمية. يصعب على الموظفين الأكبر سنًا التعلم مقارنة بنظرائهم الأصغر سنًا. وبالمثل ، فإن القوى العاملة تتجه نحو العالمية ، لذا فإن توظيف موظف من فرنسا في شركة مقرها الولايات المتحدة أصبح ممكنًا من الناحية اللوجستية أكثر من أي وقت مضى. هناك طريقة أخرى يمكن من خلالها الالتحاق عن بُعد بمساعدة الشركات على تنمية فرقها المتنوعة.

مشاكل العمل عن بعد والتأهيل

ليس كل شيء هو أشعة الشمس وأقواس قزح مع الصعود عن بعد. لا بد أن تكون هناك عوائق في هذه العملية مثل هذه:

موثوقية جهد العمل

عدم القدرة على التعامل مع عمل الموظف ومشاريعه داخليًا هو صراع للعديد من المديرين والفرق. قد يبدو الأمر وكأنه طاحنة لجعلهم يعملون بشكل جيد وإكمال المشاريع ، لذلك لا يزال العمل عن بعد به عيب في هذا الجانب. على الرغم من أن ساعات العمل المرنة أجمل وتعطي حافزًا أكبر للأشخاص لإنجاز المهام دون تراخي ، إلا أنه من الصعب قياس ما يفعلونه بدقة ، وحتى في عملية تعيين موظف جديد ، فقد يكونون أقل حماسًا لإكمال مهامهم. المهام المطلوبة.

نهج عدم اليدين

يكره بعض مديري الموارد البشرية ومديري التوظيف فكرة نهج عدم التدخل. قد يكون من الصعب إجراء اتصال ، ويصعب التأكد من أن هذا الموظف الجديد يعرف كل ما يحتاج إليه ، والتأكد من عدم وجود خسارة في لحظات الترجمة. يعتبر نهج عدم التدخل مفيدًا عندما تفكر في أنه يخصص الوقت والموارد في مكان آخر ، ولكنه بالتأكيد يصبح مصدر قلق واضح للوجستيات للموظفين الجدد ليصبحوا على دراية جيدة بمسؤولياتهم دون الحاجة إلى التحليق فعليًا فوق أكتافهم.

الموظفون الموثوق بهم

بطريقة مماثلة لموثوقية جهد العمل وأخلاقياته ، تصبح الثقة بالموظفين مهمة صعبة بالنسبة للموارد البشرية والمديرين الآخرين عندما يضعون ثقتهم في الموظف ليصبح مستدامًا ذاتيًا بعد الجدول الزمني للتكامل. من الواضح أنه من المهم حثهم على الانخراط في السرعة ، وتيسيرهم في المهام ، وتعزيز العلاقات معهم لجعلهم يشعرون بالترحيب ، ولكن الوثوق بهم ليكونوا لديهم دوافع ذاتية هو دائمًا مصدر قلق. هذا مصدر قلق على أي حال ، ولكن يتفاقم فقط بسبب الوادي الرقمي الذي تم إنشاؤه بواسطة العمل عن بعد.

لا يعد الالتحاق عن بعد ظاهرة جديدة ولكنه قد يكون مفهومًا مثيرًا للاهتمام وغريبًا بالنسبة لك. الآن بعد أن أدركت سرعة هذه الفكرة الشيقة لطريقة التكامل في مكان العمل ، يمكنك أن ترى لماذا من المفيد معرفة وتثقيف نفسك ، وربما حتى زملاء العمل أو الموظفين.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• نصائح لإدارة الموظفين عن بعد
• أفضل الأدوات التي ستساعدك على بناء وإدارة فرقك الموزعة
• ستة أسباب لتحويل التلفزيون الخاص بك مع USB stick إلى لافتات رقمية مُدارة عن بُعد
• الاستعانة بمصادر خارجية لدعم تكنولوجيا المعلومات عن بعد