10 طرق رائعة لاستخدام Amazon Alexa للأعمال [الدليل]

سرعان ما أصبح المساعدون الشخصيون الافتراضيون في غاية الغضب داخل الاتصالات الموحدة. لقد رأينا Cisco تقدم مساعد Spark (الذي أصبح الآن WebEx) ، ومؤخراً أصدرت Vonage Release Vee ، وهو مساعد شخصي مصمم لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من خدمتك. لكن المساعدين الافتراضيين لا يظهرون فقط في الشركات: فهناك سوق استهلاكي كبير لهم أيضًا. إذا لم تكن قد سمعت عن أجهزة Alexa و Echo من Amazon ، أو Google's Home أو Apple HomePod ، فلا بد أنك تعيش تحت صخرة.

ربما يدرك الكثير منا ممن يمتلكون هذه الأجهزة في المنزل مدى فائدتها في المكتب. تبين فيما بعد ، أدركت أمازون ذلك أيضًا ، حيث أطلقت منصة Alexa for Business بالكامل ، مما مكن المستخدمين من الاستفادة من Alexa في مكان عملهم. من المحتمل أن يكون أحد أكثر المساعدين الظاهريين شيوعًا ، أردنا إلقاء نظرة فاحصة على ماهية Alexa for Business بالضبط ، وكيف يمكنك استخدام جهاز Amazon Echo على أفضل وجه لتعزيز إنتاجيتك في المكتب ، وحل عقد المؤتمرات عبر الويب.

أليكسا للأعمال

تم إطلاق Alexa for Business في الأصل في نوفمبر 2017 ، ويقدم طريقة جديدة للاستفادة من قوة أجهزة Amazon Echo. سواء كان لديك برنامج Echo Dot بسيط ، أو برنامج Echo Show أكثر تعقيدًا وممكّنًا للفيديو ، يمكنك استخدام Alexa في يوم عملك اليومي أيضًا.

تخيل لو كان بإمكانك ببساطة الدخول إلى مكتبك ، وبدلاً من إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل Slack ، يمكنك ببساطة أن تطلب من Alexa ملخصًا سريعًا أو موجزًا ​​سريعًا عن اليوم التالي. تقدم Alexa for Business مجموعة جديدة من الوظائف إلى المساعد الافتراضي ، والتي يمكن أن توفر دفعة كبيرة إلى حد كبير لإنتاجيتك.

والأهم من ذلك ، توفر Alexa for Business أيضًا للمؤسسات الأدوات والموارد اللازمة لإعداد وإدارة العديد من أجهزة Alexa ، حتى على نطاق واسع ، والاستفادة من مهارات Alexa العامة والخاصة ، وبالطبع المستخدمين على متن النظام الأساسي.

ببساطة ، "تقدم Alexa for Business جهاز Alexa الذي تعرفه وتحبه إلى مكان العمل لمساعدة جميع أنواع العمال على أن يكونوا أكثر إنتاجية وتنظيمًا على كل من أجهزة Echo الشخصية والمشتركة." من خلال الأوامر الصوتية ، توفر Alexa للعاملين زيادة هائلة في الإنتاجية ، مما يتيح مستوى جديدًا من المهام المتعددة.

فقط اطلب من Alexa المعلومات دون الحاجة إلى تبديل التطبيقات ، أو خذ وقتك في البحث عما تحتاجه. بدلاً من ذلك ، يمكن للمستخدمين أيضًا أن يطلبوا من Alexa تدوين ملاحظة بسرعة أو تحديث قائمة المهام ، دون إجبارهم على تغيير تركيزهم بعيدًا عن مهمتهم.

المشتركة مقابل الأجهزة الشخصية

هناك القليل من التفاصيل المثيرة للاهتمام التي أعتقد أنها تستحق إلقاء نظرة سريعة عليها وهي كيف يمكن تنفيذ Alexa في مكتبك. يوضح Amazon أنه يمكن للمستخدمين استخدام أجهزة Echo كـ "أجهزة مشتركة أو أجهزة شخصية". يمكن ببساطة وضع الأجهزة المشتركة في مناطق المكاتب المشتركة ، مثل غرف الاجتماعات أو غرف الاجتماعات ، مما يتيح لأي شخص استخدام Alexa.

على الجانب الآخر ، يمكن للعمال أيضًا استخدام أجهزتهم ، مما يمكنهم من الاتصال في العمل والمنزل. هناك عدد قليل من الفروق المثيرة للاهتمام بين هذين التي تشير إليها أمازون.

يمكن استخدام الأجهزة المشتركة من أجل:

• الانضمام إلى الاجتماعات في غرف الاجتماعات. ما عليك سوى قول "Alexa ، ابدأ الاجتماع" ، وسيقوم Alexa بتشغيل جميع معدات مؤتمرات الفيديو والاتصال بالمكالمة والمساعدة في إجراء كل شيء في غرفة الاجتماعات الافتراضية الخاصة بك.
• تقديم المساعدة في جميع أنحاء المكتب. يمكن للمستخدمين الوصول إلى المهارات المخصصة للمساعدة في التوجيهات حول المكتب ، أو ربما العثور على غرفة اجتماعات مفتوحة ، أو الإبلاغ عن مشكلة في المعدات داخل المكتب ، أو حتى طلب مستلزمات جديدة.
• حوّل جهاز Amazon Echo إلى أداة جدولة غرفة اجتماعات.

يمكن استخدام الأجهزة الشخصية من أجل:

• الاتصال والمراسلة - يمكن أن تساعد Alexa في إجراء مكالمات هاتفية وحتى إرسال الرسائل من خلال أوامر صوتية بسيطة.
• الاتصال تلقائيا في المكالمات الجماعية. يمكن لـ Alexa الانضمام إلى أي اجتماع برقم مكالمة جماعية ، سواء كنت في المكتب أو في المنزل أو أثناء التنقل.
• يمكن أن يعمل Alexa كمساعد ذكي والتحقق بسرعة من التقويمات والمساعدة في جدولة الاجتماعات وإدارة قوائم المهام وتعيين التذكيرات.
• يمكن أيضًا استخدام Alexa لمساعدتك في العثور على المعلومات بسرعة ، ويمكن أن تتكامل بشكل خاص مع التطبيقات الشائعة مثل Salesforce و Concur و Splunk.

المهارات الخاصة مقابل مهارات Alexa العامة

لكي تكون Alexa مفيدة قدر الإمكان ، عليها أن تتعلم مجموعة من المهارات. تعمل هذه المهارات على توسيع وظائف Alexa بما يتجاوز المعيار وتمكن Alexa حقًا من توفير تجربة مساعد افتراضية. وفقًا لـ Amazon ، تشبه المهارات تطبيقات Alexa ، فهي تمكن المساعد من توفير وظائف جديدة تمامًا والتفاعل مع منصات مختلفة وتطبيقات أخرى.

يمكن للمستخدمين التنزيل من قائمة المهارات الموجودة بالفعل في متجر المهارات ، أو حتى المضي قدمًا وإنشاء مهاراتهم. تعتبر المهارات التي يمكن العثور عليها داخل المتجر مهارات عامة ، ويمكن للجميع الوصول إليها. ولكن مع Alexa for Business ، يمكن للمستخدمين المضي قدمًا وإنشاء مهاراتهم الخاصة الفريدة ونشر هذه المهارات بشكل خاص لعملك فقط.

يمكن استضافة هذه المهارات عبر Amazon Web Services للحفاظ على تكامل النظام بأكمله. يؤدي توصيل Amazon Alexa بـ AWS إلى إجراء عمليات نقل سلسة للبيانات. ستجد مجموعة مهارات Alexa الكاملة متوفرة على وحدة تحكم Alexa for Business الخاصة بك.

سيكون استخدام المهارات الخاصة أمرًا رائعًا إذا كان عملك يريد تطوير مهارات الملكية الخاصة به لـ Alexa ، مثل التفاعل المباشر مع أداة جدولة غرفة الاجتماعات الحالية ، أو حل التعاون الجماعي الحالي الخاص بك.

مهارات اليكسا العامة للنظر

بينما تمتلك أمازون موقعًا إلكترونيًا كاملًا مخصصًا لتطوير مهاراتك الخاصة ، فقد تستغرق العملية وقتًا طويلاً بالنسبة للكثيرين. لحسن الحظ ، يوجد بالفعل متجر مهارات ضخم يحتوي على قائمة رائعة من عمليات الدمج والمهارات المتاحة لتختار من بينها. أردنا تجميع قائمة سريعة ببعض من أفضل المهارات العامة لمساعدتك على البدء في استخدام Alexa for Business في غرفة الاجتماعات الخاصة بك.

1. RingByName

في حين أن هذه مهارة حصرية قليلاً ، إلا أنها لا تزال مثالاً رائعًا لما تستطيع Alexa فعله عندما يتعلق الأمر بزيادة إنتاجيتك. إذا كان عملك يستخدم خدمة RingByName ، فإن مهارة Alexa هذه ضرورة مطلقة. يتيح دمج خدمة VoIP مع جهاز Echo للمستخدمين إجراء مكالمات بدون استخدام اليدين باستخدام أوامر Alexa الصوتية. تتيح هذه المهارة للمستخدمين الاتصال بأي رقم هاتف أو رقم داخلي ، أو حتى الاتصال بجهة اتصال مخزنة في الدليل بالاسم.

2. أستروبوت

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في فرز آلاف الرسائل الإلكترونية ، فإن Astrobot هنا لمساعدتك. يساعد Astrobot ، وهو مساعد بريد إلكتروني ذكي ، المستخدمين في إدارة بريدهم الإلكتروني على Gmail أو Office 365 بأوامر صوتية من أي جهاز يدعم Alexa. يمكن للمستخدمين متابعة رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية بفضل فرز أولوية Astrobot ، باستخدام الذكاء الاصطناعي لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد ذي الأولوية. يمكن أن يساعد Astrobot أيضًا في فرز رسائل البريد الإلكتروني عن طريق الحذف والأرشفة ، أو حتى إرسال ردود سريعة مثل "متأخر" أو "خارج المكتب".

3. أحداث سريعة

دع Alexa ينظم التقويم الخاص بك من خلال مهارة الأحداث السريعة. تمكّن هذه المهارة Alexa من البحث عن تعارضات الجدولة في التقويم الخاص بك وتساعد المستخدمين على ضمان وجود مساحة مفتوحة عند محاولتهم جدولة حدث جديد. هذه مهارة بسيطة لا توفر الكثير من الوظائف ، ولكن ما توفره يمكن أن يكون مفيدًا للغاية. ما عليك سوى إخبار Alexa بإضافة حدث جديد إلى التقويم الخاص بك ، وتحديد الوقت والتاريخ - إذا كان هناك تعارض ، فسيقوم Alexa بإبلاغ المستخدم على الفور ، مما يمكنه من إعادة الجدولة.

4. مدير مؤتمر فونج

يعد مدير مؤتمر Vonage مرة أخرى مثالًا رائعًا على مدى قوة مهارات Alexa. مع مدير المؤتمر ، يمكن للمستخدمين الارتباط مباشرة بتقويم Google الخاص بهم لتحديد المكالمة الجماعية المجدولة التالية والاتصال تلقائيًا. متوافق مع Cisco WebEx و Goto Meeting و BlueJeans وبالطبع حل مؤتمرات Vonage Business ، وهو متاح لمجموعة واسعة من المستخدمين. وفر على نفسك متاعب الاتصال بمؤتمر ، ودع Alexa يتولى هذه العملية نيابة عنك. ستقوم Alexa باستخراج جميع معلومات المؤتمر الضرورية ، وطلب رقم الجسر ، ورقم الاجتماع ، ورمز المشارك ، ثم الاتصال برقمك لتوصيلك بالمؤتمر.

5. Phone.com

على غرار مهارة RingByName لـ Alexa ، هذه المهارة حصرية لمستخدمي Phone.com. تمكن هذه المهارة Alexa من إجراء مكالمات هاتفية باستخدام خدمة Phone.com الخاصة بك ، مباشرة من جهاز Echo الخاص بك بأوامر صوتية بسيطة. يمكن لهذه المهارة إجراء مكالمات من الهاتف الرقمي الخاص بك ، لذلك لا تحتاج حتى إلى استخدام لوحة المفاتيح أو لوحة المفاتيح - بدلاً من ذلك فقط أخبر Alexa بمن تتصل به.

6. مقاييس الصوت

تمكّن القياسات الصوتية المستخدمين من مطالبة Alexa بتحديث سريع حول كيفية أداء أعمالهم. تتكامل هذه المهارة مباشرةً مع Microsoft Excel أو Google Sheets أو Slack Board أو أي حل آخر خاص به مع واجهة برمجة تطبيقات REST ، لتزويد المستخدمين بتحديثات حول المقاييس المختلفة وبيانات الأعمال ، بدءًا من المبيعات والطلبات والعملاء وحالة المخزون إلى مختلف تحديثات القسم. اعتمادًا على كل ما تقوم بتحميله إلى Voice Metrics ، فإن هذه المهارة تمكن Alexa من تزويدك بتحديثات مختلفة. على سبيل المثال ، اطلب ببساطة من Alexa "طلب مقاييس الصوت للمبيعات" ، وتلقي تحديثًا سريعًا لأحدث المبيعات.

7. Any.do

إذا كنت تبحث عن استبدال وظائف قائمة المهام الأساسية في Alexa ، فإن Any.do هو بديل رائع. فهو يجمع بين وظائف قائمة المهام والتقويم والتذكير في مهارة واحدة تبسط يومهم. استخدم Alexa لتتبع مهامك الحالية والمهام القادمة وأحداث التقويم وتعيين التذكيرات على مدار اليوم للحفاظ على تركيزك.

8. تحرير المستندات

هل سبق لك أن قطعت فكرة سريعة في رأسك ، فقمت بتدوينها بسرعة ، لكنك فقدت التركيز تمامًا بعد ذلك على مهمتك الحالية؟ الانتقال من تطبيق إلى آخر ، أو التفكير في ذلك ، يمكن أن يتسبب في تشتيت انتباهنا وإضاعة الوقت الثمين. باستخدام محرر المستندات ، بدلاً من الاضطرار إلى الانتقال إلى مستند Google هذا لتدوين ملاحظة سريعة ، أخبر Alexa ببساطة أن يفعل ذلك نيابة عنك. ما عليك سوى إخبار Alexa بإضافة ملاحظة سريعة أو إجراء تعديل على مستند Google ، حتى لا تضطر إلى تبديل التطبيقات وفقدان تركيزك. تتيح هذه المهارة أيضًا لـ Alexa سرد آخر عشرة ملفات مستخدمة ، أو حتى إنشاء مستند أو ورقة أو عرض تقديمي جديد.

9. وقت العمل المقتفي

هل تحتاج إلى تتبع الوقت الذي تقضيه في مهمة ما؟ هل تحتاج إلى مؤقت للمساعدة في الحفاظ على تركيزك؟ يعد Work Time Tracker مهارة رائعة تمكن Alexa من القيام بالأمرين - ما عليك سوى إخبار Alexa بتتبع الوقت وإخبارها بالتوقف عند الانتهاء. يمكن أن تقطع هذه المهارة البسيطة شوطًا طويلاً لتمكين المستخدمين من التحكم في إنتاجيتهم ، كما أنها رائعة لأي شخص يرغب في اكتساب فهم أعمق للمدة التي يستغرقها إكمال المهام للسماح بتخطيط أفضل.

10. Chatbot for Slack

من المحتمل أن يكون Slack هو أكثر تطبيقات التعاون والمراسلة الجماعية شيوعًا ، ولسبب وجيه. يتيح هذا التطبيق البسيط الاتصال السريع ، مما يمكّن الفرق من اتخاذ قرارات سريعة والتعاون في وقت قياسي. والآن يمكنك التواصل على Slack دون الحاجة إلى تحريك إصبعك. يتيح Chatbot for Slack Skill for Alexa للمستخدمين إرسال الرسائل على Slack ، مباشرة من خلال أوامر Alexa الصوتية. ما عليك سوى تحديد القناة والرسالة التي ترغب في إرسالها ، ودع Alexa يقوم بالعمل نيابة عنك.

أليكسا للأعمال تحسن إنتاجية الشركات الصغيرة والمتوسطة

المساعدون الافتراضيون يشقون طريقهم بسرعة إلى منازلنا ، فلماذا لا يشقون طريقهم إلى مكاتبنا أيضًا؟ تثبت حالات استخدام المساعدين الصوتيين أن أجهزة إنترنت الأشياء أكثر أهمية كأجهزة المكاتب الذكية من الأجهزة المنزلية الذكية.

يمكن أن تساعدنا في الاستمرار في التركيز على ما هو مهم مع تمكين مستويات جديدة تمامًا من الإنتاجية وتعدد المهام. بفضل مبادرة Alexa for Business من Amazon ، والقدرة على إنشاء مهاراتنا ، يمكننا تحويل Alexa إلى مساعد أعمال خاص بنا.

بدلاً من إضاعة الوقت في التبديل إلى تطبيق مختلف ، أو التقاط هاتفك ، دع Alexa يقوم بالعمل نيابةً عنك. مع هذه المهارات البسيطة والقوية ، يمكننا إحضار Alexa إلى المكتب وتحويل هذه الأجهزة الصغيرة إلى مساعدين شخصيين خاصين بنا. راجع دليلنا لإيجاد حلول تعاون الفريق للتأكد من أنك تختار المهارات المناسبة لفريقك.