دليل Ulimate حول كيفية التخطيط وتنظيم حدث ناجح

تعتبر الأحداث من أكثر الطرق شيوعًا للاحتفال والاحتفال وبناء المجتمع. يمكن أن تكون بمثابة وسيلة لجمع الناس معًا في الاحتفال ، أو ببساطة لتعزيز الوعي حول شيء مهم. مفتاح التخطيط لحدث ما هو أولاً فهم نوع الحدث الذي تنظمه: إذا كان من أجل المتعة فقط (أو لجمع التبرعات) ، فاجعل الأمور بسيطة. ولكن إذا كان هدفك هو أيضًا التطوير التعليمي أو المهني - وتريد أن يأخذ الحضور شيئًا بعيدًا عن التجربة - ففكر في تضمين نوع من الأجندة الرسمية مع أهداف التعلم جنبًا إلى جنب مع أي شيء آخر يحدث في الحدث الخاص بك.

ووضع جدول الأعمال

ما هي الأجندة؟

جدول الأعمال هو قائمة بالعناصر التي ستتم مناقشتها في اجتماع أو حدث. يساعد الناس على الاستعداد للاجتماع ، حتى يعرفوا ما الذي سيتحدثون عنه ومتى سيحدث.

لماذا من المهم وضع جدول أعمال؟

تساعد جداول الأعمال في التأكد من أن كل شخص يحتاج إلى التحدث أثناء الاجتماع يحصل على فرصته ، بالإضافة إلى ضمان عدم إغفال أي مواضيع مهمة أثناء المناقشة. إذا كان هناك العديد من المتحدثين المجدولين لفاصل زمني واحد (على سبيل المثال: متحدثان في الساعة 3 مساءً) ، فإن وجود جدول أعمال يضمن أيضًا أن يحصل كل متحدث على متسع من الوقت لعرضه قبل الانتقال إلى الموضوع التالي في قائمتك!

تخطيط وتنظيم المكان

يعد اختيار المكان جزءًا مهمًا من التخطيط للحدث. تريد التأكد من أن مساحة الحدث الخاصة بك تناسب نوع الحدث الذي تخطط له ، بالإضافة إلى عدد الأشخاص الذين سيحضرون وأي متطلبات أخرى.

• اختر مكانًا يتماشى مع الحدث الخاص بك: إذا كنت تستضيف حفلة كوكتيل صغيرة في المنزل ، فقد لا يكون اختيار قاعة رقص كبيرة ضروريًا أو عمليًا. من ناحية أخرى ، إذا كنت تقيم حفل زفاف في الهواء الطلق مع حضور 500 ضيف من جميع أنحاء العالم (وتريد أن يكون كل منهم مناسبًا بشكل مريح) ، فقد يكون من الضروري استئجار ملعب رياضي بأكمله!
• اختر مكانًا يمكن الوصول إليه لجميع المعنيين: إذا كان من الصعب على الأشخاص الذين يسافرون لمسافات طويلة أو أولئك الذين ليس لديهم سيارات (مثل مستخدمي وسائل النقل العام) ، ففكر في اتخاذ الترتيبات مسبقًا حتى يتمكنوا من الوصول إلى هناك بسهولة دون القلق بشأن وقت القيادة / مشكلات المسافة فوق كل شيء آخر يحدث أثناء مثل هذه الأحداث مثل حفلات الزفاف وما إلى ذلك.
• اختر خيارات ميسورة التكلفة حيثما كان ذلك ممكنًا نظرًا لأن معظم الميزانيات ضيقة هذه الأيام على أي حال بسبب الظروف الاقتصادية في جميع أنحاء العالم ".

الحصول على الأشخاص المناسبين والشركاء على متن الطائرة

تتمثل الخطوة الأولى للتخطيط لحدث ناجح في إشراك الأشخاص والشركاء المناسبين. من المهم اختيار الأفراد المتحمسين لقضيتك ، ويمكن أن يجلبوا مجموعة مهاراتهم الفريدة للمساعدة في تحقيق ذلك.

قد ترغب في البدء بسؤال نفسك: من أعرفه من قد يكون مهتمًا بمساعدتي في مشروعي؟ ثم ضع في اعتبارك كيف يمكن أن يكون كل شخص مفيدًا أثناء تنفيذه - ما نوع المهارات التي يمتلكها؟ هل لديهم اتصالات داخل صناعتنا من شأنها أن تفيدنا؟

بمجرد تحديد أعضاء الفريق المحتملين ، تواصل معنا! تأكد من عدم توضيح سبب أهمية هذا المشروع كثيرًا بالنسبة لهم (ولماذا سيكون ممتعًا) فحسب ، بل امنحهم أيضًا خيارات لكيفية المساهمة بوقتهم وطاقتهم - سواء كان ذلك من خلال التطوع في حدث ما أو التبرع بالمال من أجل إنشائه التكاليف

إنشاء موقع ويب للحدث

يمكنك إنشاء موقع ويب لحدثك باستخدام منصة مثل Wix أو Squarespace. يمكنك أيضًا تعيين شخص ما ليقوم بعمل واحد لك ، إذا كنت تفضل عدم القيام بذلك بنفسك. بمجرد إنشاء موقع الويب الخاص بك وتشغيله ، تأكد من تضمين كل ما يلي:

• وصف لما سيحدث في الحدث (على سبيل المثال ، "تعال وانضم إلينا في مؤتمرنا السنوي حيث سنناقش كيف تغيرت أفضل الممارسات في الموارد البشرية بمرور الوقت.")
• نظرة عامة على من يجب أن يحضر (على سبيل المثال ، "هذا المؤتمر مفتوح فقط للموظفين داخل شركتنا.")
• التاريخ (التواريخ) والوقت (الأوقات) عند فتح التسجيل وإغلاقه (على سبيل المثال ، "سيفتح التسجيل في الأول من يناير في الساعة 9 صباحًا بتوقيت شرق الولايات المتحدة ويغلق في الأول من مارس الساعة 5 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة"). تأكد من أن جميع المسجلين لديهم فرصة قبل ذلك الحين!

تسويق الحدث الخاص بك

بالإضافة إلى وسائل التواصل الاجتماعي ، يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني والإعلانات المطبوعة من الوسائل الفعالة للترويج لحدثك. توفر وسائل التواصل الاجتماعي ميزة الوصول إلى جمهور كبير في لحظة ، ولكن من المهم أن تتذكر أن العديد من الأشخاص يفضلون عدم تعرضهم للقصف بالإعلانات في خلاصاتهم الإخبارية أو جداولهم الزمنية. يمنحك التسويق عبر البريد الإلكتروني مزيدًا من التحكم في من يرى رسالتك ويسمح أيضًا بمزيد من التخصيص عند تصميم قالب البريد الإلكتروني نفسه (على سبيل المثال ، إضافة روابط مباشرة من جدول بيانات). يمكن أن تتضمن الإعلانات المطبوعة نشرات إعلانية أو ملصقات في الشركات المحلية حيث يمكن للأشخاص رؤيتها أثناء التسوق أو تناول الطعام في المطاعم القريبة من المكان الذي سيقام فيه الحدث. قد تكون إعلانات الراديو والتلفزيون أيضًا جديرة بالاهتمام نظرًا لأنها عادةً ما تكون أرخص من أشكال الإعلانات الأخرى نظرًا لانخفاض تكاليف الإنتاج.

استخدم برنامج إدارة الأحداث

يعد استخدام برامج إدارة الأحداث مثل بدائل Cvent والمنافسين طريقة ممتازة للبقاء منظمًا وعلى المسار الصحيح في تخطيطك. سيسمح لك البرنامج بتتبع جميع التفاصيل التي يجب أخذها في الاعتبار لحدث ما ، مثل إعداد الميزانية والجدولة وحتى إصدار التذاكر.

يمكنك أيضًا استخدامه كمحور مركزي لمشاركة المعلومات مع الآخرين المشاركين في عملية التخطيط. يتيح ذلك لجميع المشاركين في المشروع (بما في ذلك الرعاة والبائعون والمتطوعون) الوصول من أي مكان وفي أي وقت حتى يتمكنوا من المساهمة بأفكارهم أو ملاحظاتهم حول ما يعتقدون أنه يجب أن يحدث بعد ذلك.

مفتاح الوجبات الجاهزة

يمكنك تنظيم حدث ناجح عن طريق إنشاء خطة والحصول على الأشخاص والشركاء المناسبين وإنشاء موقع ويب وتسويق الحدث الخاص بك.

بادئ ذي بدء ، عليك أن تقرر من سيشارك في التخطيط لهذا الحدث. تأكد من أن كل شخص لديه أدواره ومسؤولياته الخاصة لكل مرحلة من مراحل مشروعك. بالإضافة إلى ذلك ، من الحكمة تضمين شخص لديه خبرة في تنظيم الأحداث حيث سيكون قادرًا على إرشادك خلال أي مشاكل تنشأ أثناء عملية التخطيط أو تنظيم حدث ما.

عند البحث عن أماكن ، ضع في اعتبارك ما إذا كانت هناك مساحة كافية متاحة لجميع الحاضرين في وقت واحد ؛ ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كانت هناك أي قيود أم لا على نوع الطعام / المشروبات التي يمكن تقديمها في هذا المكان (على سبيل المثال ، لا يُسمح بالكحول). إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول حجز مساحات أقرب من بعضها بدلاً من أن تكون بعيدة بحيث لا يكون لدى الأشخاص مسافات بعيدة بينها عند السفر بين المواقع أثناء فترات الراحة بين الجلسات وما إلى ذلك ... وهذا أيضًا يوفر الوقت الذي يمكن أن يقضيه في الانتظار أثناء انتظار الآخرين قبل العودة مرة أخرى ربما بعد استراحة الغداء؟

خاتمة

في الختام ، من المهم أن تتذكر أنه لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع للتخطيط لحدث ما. يعتمد ذلك على نوع الحدث الذي تستضيفه وأهدافك. نأمل أن يساعدك هذا الدليل في فهم خصوصيات وعموميات التخطيط للأحداث حتى تتمكن من إنشاء تجربة لا تُنسى لضيوفك!