فوائد تنفيذ أتمتة سير العمل
نشرت: 2021-07-09تقريبًا ، تسعى كل شركة دائمًا إلى أن تكون أكثر كفاءة من ذي قبل لتقليل النفقات التشغيلية وزيادة الربحية. في عالم الأعمال المشبع والتنافسي اليوم ، تحتاج الشركات إلى استخدام مواردها المتاحة لتحقيق أهدافها بكفاءة.
خلاف ذلك ، لا يمكنهم البقاء في صدارة منافسيهم.
يعد أتمتة سير العمل أحد أكثر الخيارات القابلة للتطبيق لتحسين كفاءة الأعمال.
ظهرت أتمتة سير العمل من خلال استخدام التقنيات الصحيحة كطريقة للشركات للقضاء على المشاركة البشرية والإشراف من تنفيذ المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً والمتكررة. نتيجة لذلك ، يمكن للشركات خفض النفقات التشغيلية لأداء هذه المهام مع التخلص من الأخطاء البشرية أيضًا.
مع التطورات المختلفة في التقنيات في السنوات الأخيرة ، هناك العديد من العمليات التجارية والعناصر لتنفيذ أتمتة سير العمل.
ما هي أتمتة سير العمل؟
تشير أتمتة سير العمل إلى كيفية استخدامنا للأدوات والتقنيات لأتمتة عمليات سير العمل أو العمليات التجارية من أجل:
- تقليل أو القضاء على تكاليف العمالة المرتبطة بتعيين موظفين داخل الشركة
- توفير الوقت الثمين للموظفين من تنفيذ المهام الإدارية المتكررة
- تحسين الإنتاجية التنظيمية
- تخفيض المصاريف التشغيلية
لا يمكن ولا ينبغي أن تكون جميع مهام سير العمل تلقائية ، ومن المستحيل أتمتة بعضها بسبب نقص التقنيات ، وقد يكون بعضها مكلفًا للغاية بحيث يتعذر تشغيله آليًا.
بشكل عام ، يجب علينا أتمتة تدفقات العمل التي تكون:
- متكرر و / أو يستغرق وقتا طويلا للتنفيذ
- لا تتطلب اتخاذ قرارات متقدمة حتى الانتهاء
- إنها عرضة للأخطاء ، والدقة والاتساق ضروريان لسير العمل هذا
مبادئ أداء أتمتة سير العمل
بينما قد يختلف التنفيذ الفعلي لأتمتة سير العمل اعتمادًا على العملية نفسها ، فإليك بعض المبادئ الأساسية التي يجب اتباعها:
- تأكد من أنك فهمت سير العمل بشكل صحيح
قبل تنفيذ الأتمتة ، تحتاج إلى فهم سير العمل والنظام الحالي المحيط به تمامًا.
من المهم أن نفهم أن الأمر يستحق أتمتة سير العمل فقط عندما يكون فعالاً بالفعل . سيؤدي أتمتة سير العمل غير الفعال إلى تضخيم أوجه القصور فيه ، والتي قد تؤدي إلى نتائج عكسية على المدى الطويل.
من الضروري أولاً تعيين سير العمل باستخدام برنامج رسم خرائط سير العمل حتى تتمكن من الحصول على نظرة شاملة للعملية برمتها. من خلال التصور المناسب عبر تخطيط سير العمل ، يمكنك تحديد الاختناقات والتكرار بسرعة لتحسين سير العمل قدر الإمكان.
- تحقق من الاتساق
سيكون سير العمل الآلي متسقًا مع عمليات الأعمال المحيطة.
تذكر أن جميع مهام سير العمل في عملك فريدة من نوعها عن بعضها البعض ، لذلك عند أتمتة سير العمل ، عليك التأكد من أنها لا تعطل العمليات الأخرى والمدخلات والمخرجات المقابلة لها.
- ركز على أصغر الخطوات ، خطوة بخطوة
من المهم أن تفهم أنك لست مضطرًا إلى أتمتة جميع خطوات سير العمل مرة واحدة. قد يؤدي القيام بذلك في نهاية المطاف إلى أن تكون عملية الأتمتة باهظة الثمن. يمكنك أتمتة سير العمل جزئيًا ، وإذا لزم الأمر ، يمكنك تقسيم مشروع الأتمتة إلى عدة مراحل.
- سير العمل الآلي = سير عمل أبسط
التركيز على البساطة: تهدف أتمتة سير العمل إلى جعلها أبسط ، وليس أكثر تعقيدًا من ذي قبل. قم بتقييم سير العمل بعد أن يصبح آليًا. إذا تطلب الأمر إشرافًا بشريًا أكثر من التدخل ، فهناك خطأ ما.
- تأكد من أنها قابلة للتطوير ورشيقة
ستتطور عمليات سير العمل والعمليات التجارية ، لذا تأكد من أن تقنية الأتمتة متعددة الاستخدامات بما يكفي للتكيف ومتابعة تطور عملك.
- على متن الطائرة
سيصل سير العمل الآلي إلى أقصى قيمته فقط بمجرد أن يفهم فريقك كيفية استخدامه بشكل صحيح. كلما فهم فريقك للعملية التجارية بشكل أفضل ، كلما كانت الأتمتة تعمل بشكل أفضل وتتكامل مع العمليات الأخرى. مرة أخرى ، يعد تخطيط سير العمل أمرًا ضروريًا حتى يتمكن كل فرد في فريقك من فهم ما يدور حوله سير العمل بشكل مناسب.
فوائد أتمتة سير العمل
هل عملك بحاجة إلى أتمتة سير العمل؟ سنناقش هنا بعض الفوائد الرئيسية التي يمكن أن تجلبها أتمتة سير العمل لعملك:
تحسين كفاءة التكلفة
ربما تكون أهم فائدة لتنفيذ أتمتة سير العمل هي خفض التكلفة. يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل بشكل كبير في تقليل نفقاتك التشغيلية (خاصة تكاليف العمالة البشرية) وتحسين الربحية.
على سبيل المثال ، ربما يكون تشغيل البرامج المؤتمتة على مدار الساعة أرخص بكثير من تعيين ثلاثة موظفين للوفاء بثلاث نوبات مختلفة. أيضًا ، ليس سراً أن الموظفين البشريين ملزمون بارتكاب أخطاء ، والتي يمكن أن تكلف الكثير على المدى الطويل. يمكن أن يؤدي التخلص من هذه الأخطاء إلى توفير الكثير من المال لشركتك.
وتحسين الإنتاجية
يمكن للأتمتة أن تحرر موظفيك الرئيسيين من المهام الإدارية الزائدة عن الحاجة مثل الفواتير والفواتير. إذا تمكنا من أتمتة هذه المهام ، فيمكننا السماح لهؤلاء الموظفين بالتركيز على كفاءاتهم والمساهمة بشكل أكبر في تحقيق أهدافك التنظيمية.
مزيد من التحكم في سير العمل الخاص بك
الأتمتة هي طريقة رائعة لفرض السيطرة خلال عمليات عملك. لماذا ا؟ أي سير عمل تم آليًا يكون دائمًا تحت سيطرتك دائمًا ويتم توثيقه دائمًا. ستحصل على سجلات واضحة يمكن أن تخبرك بما تم إجراؤه.
تحسين معنويات الموظفين وإنتاجيتهم
من المشكلات الشائعة في تنفيذ الأتمتة أن الموظفين والمديرين يخشون من أن الأتمتة يمكن أن تتولى أدوار الموظفين. ومع ذلك ، في حين أن الأتمتة قد تقلل بالفعل من تحولات الموظفين وحتى تلغي بعض الأدوار ، إلا أنها يمكن أن تساعد في تحسين الروح المعنوية للموظفين الحاليين من خلال تزويدهم بمزيد من الفرص لاستخدام كفاءاتهم الأساسية وتنمية الإحساس بالهدف.
كلمات النهاية
يمكن أن تساهم أتمتة سير العمل بشكل كبير في نجاح المؤسسة على العديد من المستويات المختلفة. أيضًا ، بينما كانت أتمتة العمليات التجارية في الماضي مكلفة للغاية عندما تكون الشركات مطالبة بالاستثمار في التثبيت المكلف لحلول الأتمتة في الموقع ، في الوقت الحاضر ، أصبحت الحلول السحابية المتنوعة ميسورة التكلفة ويمكن الوصول إليها.
ومع ذلك ، فإن المفتاح هو التأكد من أن سير العمل لديك فعال بالفعل قبل أن تقوم بأتمتة ذلك. يمكن أن يساعد وجود حل متقدم لإدارة سير العمل في ضمان كفاءة وشفافية جميع مهام سير العمل.
هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.