أفضل 10 أنظمة هاتف للمراقبين الآليين في عام 2020

تشير إحدى إحصاءات خدمة العملاء الأكثر أهمية من Bain and Company إلى أن الشركات التي تقدم تجربة خدمة عملاء ممتازة ستشهد نمو إيراداتها بنسبة 4-8٪. يمنح VoIP للأعمال فرصًا فريدة لتوجيه المكالمات وإنشاء تجارب أفضل من خلال توصيل المتصلين إلى المكان الصحيح. تذكر ، لديك حوالي سبع ثوان فقط لتترك انطباعًا ، لذا اجعلها مهمة.

تعد أفضل أنظمة الرد الآلي للهاتف طريقة مفيدة لتقديم علامتك التجارية بسرعة للمتصلين مع جعل تفاعلات العملاء الأولية أكثر بساطة.

ما هو المصاحب التلقائي؟

الردود الآلية هي أدوات برمجية تستخدمها الشركة للرد على المكالمات الهاتفية الواردة. في بعض الأحيان ، يسمى هؤلاء موظفو الاستقبال الافتراضي أو موظفو الاستقبال التلقائي. تمنع هذه الأنظمة العملاء من قطع الاتصال عن طريق توجيه المتصل بكفاءة أكبر. بالإضافة إلى تحويل المكالمات ، يوفر الرد الآلي للمتصلين معلومات مثل ساعات العمل وموقعه.

يحدث الرد التلقائي متعدد المستويات عندما تمنح الرسالة المسجلة مسبقًا للمتصل خيارات إضافية بعد تحديد القسم. لديهم أيضًا خيار إرسال العملاء إلى البريد الصوتي الخاص بالعمل أو الوكيل.

كيفية إعداد الرد الآلي

ستختلف عملية إعداد أفضل نظام هاتف للرد الآلي بناءً على المزود الخاص بك - فبعضها يحتوي على خيارات نص إلى صوت خارج الصندوق ، والبعض الآخر يطلب منك إنشاء البرامج النصية وملفات الصوت. على سبيل المثال ، تعلم كيفية إعداد الرد التلقائي على Dialpad باستخدام البرنامج التعليمي الخاص بهم هو عملية مختلفة تمامًا عن واجهة السحب والإفلات الخاصة بـ Jive لتصميم رحلة عميل.

فيما يلي برنامج تعليمي موجز حول كيفية إعداد برنامج الرد الآلي الخاص بك من خلال لوحة التحكم:

1. حدد طريقة إدارة المكالمات للرد الآلي - هل يجب توجيه المكالمات إلى الرد الآلي الذي لا يستطيع موظف الاستقبال الاستجابة له؟ أم يجب أن تكون كل المكالمات؟
2. قم بتعيين رقم الهاتف للمضيف وأضف أي أرقام إضافية سيتم استخدامها من قبل الحاضر.
3. قم بإنشاء تحيات وخيارات قائمة إما عن طريق كتابتها للحصول على نص إلى الحاضرين على الكلام أو تسجيلهم للتحميل في المستقبل على النظام.
4. تسجيل النصوص البرمجية لردود البريد الصوتي للرد الآلي.
5. أضف مجموعات استقبال إذا لزم الأمر. يقوم هؤلاء بإعادة توجيه المكالمات الواردة إلى مستخدمين محددين قبل الوصول إلى الرد الآلي.
6. قرر ما إذا كان سيكون هناك خيار عامل التشغيل. سيؤدي هذا إلى تكوين النظام لقبول "0" أو رقم آخر على لوحة المفاتيح كطريقة افتراضية للوصول إلى موظف الاستقبال أو خدمة الرد على المكالمات.
7. قم بإعداد ساعات العمل.
8. قم بإعداد جدول زمني لوضع النهار والليل.
9. إعداد التحيات والجداول الزمنية للعطلات.
10. تكوين إعداد المهلة. سيؤدي هذا إما إلى تكرار التحية أو توجيه المكالمة إلى موظف الاستقبال إذا لم يستجب المتصل للمطالبات.
11. احفظ إعداداتك.

بشكل عام ، يشتمل النظام عادةً على إعداد تدفق المكالمات من خلال بوابة أو رقم اتصال باستخدام إحدى نقاط النهاية الموجودة على نظام الاتصال. تطلب منك معظم الأنظمة إدخال أو تسجيل تحية أولية بالإضافة إلى التحيات لساعات العمل والعطلات وكل قسم. سيُطلب منك أيضًا إدخال أرقام الهواتف أو الإضافات المحددة لكل قسم. تتضمن بعض الأنظمة اتصالاً داخليًا من المستوى الأول ، والذي يمكّن المستخدمين من الاتصال برقم داخلي على الفور دون الحاجة إلى المرور عبر القائمة بأكملها.

إليك ما يبدو عليه إعداد Dialpad:

إليك ما يبدو عليه إعداد السحب والإفلات في Jive:

الفرق بين المصاحب التلقائي و IVR

عند محاولة فهم الاختلاف ، من الأفضل النظر إلى الردود الآلية كنظام آلي مبسط وأنظمة استجابة صوتية تفاعلية (IVR) كطريقة أكثر استجابة وقابلية للتكوين لتوجيه المكالمات. هذا لا ينتقص من الحاضرين التلقائيين - فهم مفيدون لتوجيه المكالمات إلى القسم الصحيح. الرد الآلي هو وسيلة أكثر مباشرة لأتمتة توجيه المكالمات - حتى أفضل أنظمة الرد الآلي للهاتف لن تقدم الخدمة الذاتية أو خيارات إدارة الاستبيان مثل نظام الرد الصوتي التفاعلي.

يعد نظام الرد الآلي الصوتي أساسًا للعديد من مزودي خدمة VoIP. إنه يعمل جيدًا لتلك الشركات التي لا تحتاج إلى التعرف على الصوت وخيارات دفع الفواتير. على الرغم من أن الرد الآلي أقل تعقيدًا ، إلا أنه يتميز بميزات مثل وضع النهار والليل. عند تكوين الوضع ليلا ونهارا ، قد يطلب عملك من جميع المكالمات رنين الرقم أربع مرات ثم إرسال المكالمة إلى الرد الآلي. عند تفعيل الوضع الليلي بعد وقت معين ، سيتم إرسال المكالمات تلقائيًا إلى الرد الآلي نظرًا لعدم توفر وكلاء.

تمامًا كما هو الحال مع IVR ، فإن البرامج النصية للرد التلقائي هي وسيلتك للتواصل مع العميل - آخر شيء تريده هو أن يكون لديك تدفق رد تلقائي سيئ يحبط العميل عند توجيهه.

أفضل أنظمة الهاتف المصاحبة للسيارات

ما الرد الآلي الأفضل لمؤسستك؟ يقدم كل مزود VoIP تقريبًا شكلاً من أشكال الرد الآلي المجمعة مع خدمة الهاتف الخاصة بهم ، ولكن إليك قائمة الأنظمة التي يسهل إعدادها أو تميزها عن الشركات الصغيرة.

RingCentral

لدى RingCentral رد تلقائي متعدد المستويات قد تجد الشركات التي لديها عدد كبير من المكالمات الواردة قيمة فيها. تتوفر ميزة الرد الآلي هذه مع جميع الخطط ، ويمكن حتى تجربتها أثناء الإصدار التجريبي المجاني من RingCentral لمدة 15 يومًا. يتراوح سعر الخطط من 24.99 دولارًا إلى 44.99 دولارًا شهريًا ، وهناك العديد من بدائل RingCentral التي يجب مراعاتها إذا كانت هذه الخطط تفتقد إلى الميزات التي يحتاجها عملك.

ميزات مهمة أخرى لـ RingCentral:

• 24/7 دعم العملاء
• تسجيل المكالمات التلقائي في Office Premium وما فوق
• تكامل Salesforce في Office Premium وما فوق

نكستيفا

Nextiva هو مزود بحلول اتصالات الأعمال المصممة لرجال الأعمال الفرديين والفرق الأصغر. الخطط التي يقدمونها لكل مستخدم شهريًا ، وتتراوح من 35 دولارًا إلى 55 دولارًا. تحتوي كل خطة على خيار الرد التلقائي ، ولكن الترحيب المسجل بشكل احترافي يبدأ في خطة Pro. هذه قيمة مثالية للشركات التي تتحول إلى الاتصالات المستندة إلى مجموعة النظراء ، ولكن إذا كانت هناك ميزة معينة مفقودة ، فابحث عن بدائل Nextiva.

الميزات الهامة الأخرى لـ Nextiva:

• رسائل نصية غير محدودة في الإصدار Pro وما فوق
• تطبيقات الهاتف المحمول متوفرة في Pro والإصدارات الأحدث
• تكامل CRM مع Salesforce و Zendesk

الجراد

Grasshopper هو مزود آخر يوفر حلول VoIP لأصحاب المشاريع الفردية والشركات الصغيرة. .Grasshopper لديه رد آلي يوفر نصوصًا مسجلة للرد على مكالماتك الواردة. تمتلك الشركة أيضًا استوديو صوت احترافيًا مقابل رسوم إضافية. إذا كنت تفضل تلقي مكالمات من شخص حي ، فإن Grasshopper لديها أيضًا خيار استقبال افتراضي مباشر. تتراوح خطط تسعير Grasshopper من 29 دولارًا إلى 89 دولارًا في الشهر.

الميزات الهامة الأخرى للجندب:

• تطبيقات سطح المكتب والجوال بجميع الخطط
• التكامل مع Gmail متاح
• تضمين نسخ البريد الصوتي مع جميع الخطط

فونج

تقدم Vonage خططًا تنافسية للشركات الصغيرة أو المؤسسات. تقاوم الشركة المنافسة بشكل جيد من خلال تقديم خطط من ثلاث مستويات بالإضافة إلى ميزات انتقائية لتناسب احتياجاتك بشكل أفضل. يتراوح سعر Vonage Business Cloud بين 19.99 دولارًا و 39.99 دولارًا ، وتأتي جميع الخطط مع الرد الآلي. ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن رد تلقائي متعدد المستويات ، فستحتاج إلى الحصول على الخطة المميزة أو أعلى.

الميزات الهامة الأخرى لـ Vonage:

• التكامل مع Salesforce و Microsoft Dynamics
• درع البريد العشوائي لجميع المكالمات الواردة
• يتوفر تسجيل المكالمات على مستوى الشركة

8 × 8

8 × 8 للشركات التي لديها عدد كبير من المكالمات الدولية الواردة. تتراوح أسعار خطط 8 × 8 من 25 دولارًا إلى 55 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. تأتي كل خطة مع الرد التلقائي بالإضافة إلى تطبيقات الأجهزة المحمولة وسطح المكتب. ومع ذلك ، لا يُعلم الرد التلقائي المتصلين بوقت الانتظار الحالي ، مما يجعله أفضل للشركات ذات حجم المكالمات المنخفض. لقد أنشأنا مقطع فيديو منذ بضع سنوات يشرح بالتفصيل عملية إعداد تعيين مفتاح الرد الآلي لـ 8 × 8.

ميزات مهمة أخرى 8 × 8:

• ما يصل إلى 10 غيغابايت من مساحة تخزين الوسائط (تسجيلات المكالمات أو الاجتماعات)
• مكالمات غير محدودة في ما يصل إلى 47 دولة
• الوصول إلى دليل الاتصال الهاتفي بالاسم

3CX

يشتمل نظام هاتف الأعمال في 3CX على موظف استقبال رقمي ويبرز لأنه يسمح بالتسجيل بتنسيقات ملفات صوتية متعددة مثل WAV و PCM و 8 kHz و 16 bit و mono. تعد خيارات القائمة والقوائم الفرعية الخاصة بهم لإعداد الحاضر شاملة إلى حد ما مع تحديدات مثل "الاتصال بقائمة الانتظار" و "التحويل إلى البريد الصوتي" و "إرسال المكالمات لتطبيقات تدفق المكالمات". في المجموع ، عند إعداد هذا الجانب من التوجيه الخاص بك ، لديك 10 خيارات لكيفية توجيه المتصلين.

ميزات مهمة أخرى لـ 3CX:

• دعم مؤتمرات الفيديو عالية الدقة
• دعم لنماذج هواتف مكتبية متعددة
• معرف المتصل وتحويل المكالمات عن بُعد والشحن بناءً على عدد المكالمات المتزامنة.

اوما

يوفر Ooma الرد الآلي عند إنشاء حساب. بشكل افتراضي ، يتم تكوين الرد التلقائي لـ Ooma ، والذي يسمونه موظف استقبال افتراضي ، مع تمكين تحويل النص إلى كلام. هذا يعني أنك حددت التحية ، ويقرأها صوت تم إنشاؤه بواسطة الكمبيوتر للمتصل. تتيح لك لوحة التحكم أيضًا تسجيل ملفاتك الصوتية ، لذلك إذا كان لديك موظف استقبال يمثل نقطة الاتصال الأولى النموذجية ، فهذا خيار جيد.

يوفر الرد التلقائي في Ooma لأعضاء الفريق وسيلة للتحقق من رسائل البريد الصوتي عن بُعد على الهاتف الخلوي. راجع دليلنا حول أسعار Ooma Office لمعرفة المزيد.

ميزات أخرى مهمة لـ Ooma:

• متعدد الحلقات لرنين الأجهزة المختلفة في وقت واحد
• حظر المكالمات المحسن
• تقوم Ooma Office Base Station بتوصيل الهواتف التناظرية الحالية بشبكة VoIP

Phone.com

يبرز موقع Phone.com في صناعة VoIP لأنه يتضمن رقمًا محليًا واحدًا أو رقمًا مجانيًا مع العديد من خطط الأعمال. يتم تضمين الرد الآلي أيضًا في خطط Base و Plus و Pro ، وأقل خطة لها هي 12.99 دولارًا فقط في الشهر. استضاف موقع Phone.com ندوات عبر الإنترنت مخصصة لأولئك الذين يتطلعون إلى إعداد الردود التلقائية الخاصة بهم. يضعها سعرها في مكانة مشابهة لـ Grasshopper ، وهذا هو سبب ظهورها في المواجهة بين Grasshopper و Phone.com.

ميزات مهمة أخرى لـ Phone.com:

• أرقام هواتف مميزة
• رسائل SMS متضمنة
• ملحقات مستخدم غير محدودة

جيف

لقد قمنا مؤخرًا بتغطية Jive PBX ونظام هاتف العمل ، وتحدثنا عن محرر خطة الاتصال الخاص بهم لتوجيه المتصلين. يستخدم محرر Jive نظام السحب والإفلات الذي يمتد إلى ميزات الرد الآلي. باستخدام نظام الهاتف VoIP ، يمكنك تحديد ما يحدث بسرعة عندما يصل المتصل إلى الرد الآلي الخاص بك ، مما يقلل من وقت التعامل ويقلل من فرصة حدوث أخطاء عرضية.

الميزات الهامة الأخرى لـ Jive:

• ميزات مركز الاتصال وتوجيه المكالمات على أساس الجدول
• ابحث عني / اتبعني
• دعم الهاتف الذكي لأنظمة Android و iOS و Windows Mobile

لوحة الاتصال

في الآونة الأخيرة ، كانت هناك العديد من التطورات الجديدة في Dialpad التي تساعد على توضيح تفانيهم في توفير ميزات قوية لعملائهم. الرد التلقائي لـ Dialpad قابل للتهيئة عبر متصفح ، لذلك يتم إجراء تغييرات دقيقة على معظم الأجهزة. الرد الآلي متاح في كل طبقة من Dialpad.

ميزات مهمة أخرى لـ Dialpad:

• ميزات مركز الاتصال
• تسجيل المكالمات على مستوى Pro وما فوق
• أرقام هواتف افتراضية في ما يصل إلى 50 دولة

هل أنظمة الرد الآلي لأنظمة الهاتف من بدائل الرد الصوتي التفاعلي؟

قبل تحديد موفر الرد التلقائي من قائمتنا ، افهم أنه لا يفعل كل شيء. يعد حل الرد الصوتي التفاعلي أفضل لمؤسستك إذا كنت بحاجة إلى:

• خيارات الخدمة الذاتية للعملاء
• CSAT (استبيانات رضا العملاء)
• القوائم التي يمكن الوصول إليها عن طريق الاستجابة الصوتية

تبرز الردود الآلية لأنها سهلة التنفيذ في أي بيئة مكتبية - فهي تقصر أوقات الانتظار وتساعد العملاء في الوصول إلى القسم المناسب. إنها أيضًا شيء يجب مراعاته للشركات الصغيرة التي لا تحتاج إلى قوائم معقدة للغاية لعملائها.

إذا كنت بحاجة إلى نموذج أكثر تفصيلاً لتوجيه المكالمات ، فتعرف على المزيد حول أنظمة الرد الصوتي التفاعلي - لدينا قوائم مفصلة وأسئلة وأجوبة لأفضل مزودي الخدمة بالإضافة إلى معلومات حول الميزات الهامة.