ابق منظمًا ، وحافظ على إنتاجيتك - كيفية العثور على أفضل حل للتعاون الجماعي

في هذه المرحلة ، تتشابه حلول إدارة المشروع والتعاون مع حلول المراسلة الجماعية. إذا كان فريقك لا يستفيد من أحد ، فقد تفقد زيادة كبيرة في الإنتاجية - لكن الخيارات هي أيضًا عشرة سنتات. ما عليك سوى إلقاء نظرة سريعة على قائمة بدائل Basecamp الخاصة بنا ، وقد يكون رأسك قد بدأ بالفعل في طرح الأسئلة ، وكان علينا تقليص قائمتنا للتركيز على خياراتنا المفضلة.

الآن ، عندما نتحدث عن أدوات التعاون ، لا نعني بالضرورة مجرد مراسلة الفريق. على غرار إدارة المشروع والمهام والملفات ، تجمع حلول التعاون هذه عمومًا الممارسات القديمة نفسها مع العرض التقديمي الحديث.

بين التطبيقات المستندة إلى القائمة أو الخيارات المركزة على شكل لوحة التثبيت والمرئية ، مع وجود حلول ، من السهل أن تضيع في الخيارات. وهذا حتى بعد أن تقر بأن تطبيق التعاون هو الأداة المناسبة لفريقك. قد لا يزال البعض منكم يقرأ هذا يتساءل عما إذا كان الاستثمار لا يزال يستحق كل هذا العناء. لذا دعنا نكتشف - لماذا يجب على فريقك استخدام حل تعاوني ، ثم كيف يمكنك اختيار الحل الأفضل؟

لماذا يجب أن يهتم فريقك؟

أنا متأكد من أن السؤال الأول الذي يسأله الجميع هو سبب إزعاج فريقهم بأحد تطبيقات الإدارة والتعاون هذه. بعد كل شيء ، كانت الشركات تعمل منذ عقود بدون أجهزة كمبيوتر ، وحتى مع أجهزة الكمبيوتر ، لم نكن بحاجة إلى بعض "التطبيقات" لإدارة مشاريعنا. يمكننا فقط استخدام السبورات البيضاء لتتبع المشاريع والمهام الجارية ، ويمكننا استخدام الأدلة لإدارة فرقنا ، ويمكننا استخدام الملاحظات اللاصقة على شاشاتنا لتذكيرنا بمهامنا ، أو فقط جدولة كل شيء في تقويم.

بالتأكيد ، لدينا قلم وورقة ، أو على الأقل بعض المنهجيات وراء منظمتنا. تمامًا مثل مراسلة الفريق ، كانت هناك هواتف وبريد إلكتروني قبل ذلك ، أو مجرد تفاعل بشري أساسي ومحادثة شخصية. باستثناء ما زلنا نرى سببًا للاستفادة من تطبيقات المراسلة هذه في عملنا اليومي وحتى حياتنا الشخصية.

حلول التعاون هي نفسها تمامًا - فهي تحل محل أساليبنا القديمة ، بتطبيق مركزي واحد لمساعدتنا في إدارة كل شيء. يمكن أن تساعدنا هذه التطبيقات في تغيير طريقة عملنا بمستوى جديد من الكفاءة: سواء كان ذلك عبارة عن قائمة بسيطة بالمهام الجارية ومن تم تكليفهم به ؛ أو لوحة معلومات واسعة للفريق لتتبع التقدم المستمر لمشروع مدته شهر ، أو حتى مساحة عمل تعاونية لمشاركة المستندات وتحريرها مباشرة.

تتغير طريقة عملنا ، والجميع بعيد ، والفرق منتشرة ، والمستندات والملفات تتم مشاركتها دائمًا ، وتتطور المشاريع بمرور الوقت. ألا ينبغي أن يكون لدينا منهجية لجنوننا تكون مرنة مثل حياتنا العملية الجديدة؟

الفوائد على الطرق التقليدية

لذا ، فإن الفكرة الأساسية هي إيجاد حل - بشكل عام تطبيق ويب قائم على السحابة - يساعد فريقك على البقاء منظمًا ، والبقاء على اطلاع بأحدث المعلومات ، والتعاون في المشاريع لإنجاز العمل بشكل أفضل وأسرع وأكثر سهولة.

يبدو الأمر رائعًا ، ولكن كيف يساعدك التطبيق المستند إلى الويب في القيام بذلك بشكل أفضل من التقويم والقلم وبعض الأوراق؟ حسنًا ، يختلف كل حل تقريبًا اختلافًا طفيفًا في طريقة تنظيم فريقك وتعاونهم - لكنهم جميعًا يقعون في نفس المفاهيم الأساسية.

• تعاون قوي أثناء التنقل

واحدة من أكبر الفوائد هنا هي المعلومات الفورية ، التي يمكن الوصول إليها في أي مكان وفي أي وقت. نظرًا لأن هذه الحلول مدمجة في السحابة وحولها ، تمامًا مثل تطبيقات الأعمال الأخرى ، يمكنك استخدامها في أي مكان. يمكن الوصول إلى تطبيقات الأجهزة المحمولة أو تطبيقات سطح المكتب أو حتى الوصول إلى الويب فقط في أي مكان لديك جهاز كمبيوتر واتصال بالإنترنت - ويظل كل شيء كما كان هو آخر طريقة تركته بها.

بدلاً من ترك كتاب التخطيط الخاص بك في المكتب ، أو رسم كل شيء على السبورة البيضاء التي لا يمكنك إحضارها ، يتم تخزين تخطيط مؤسستك بالكامل وإدارة المهام والجدولة والتعاون في السحابة ؛ والمنصة تذهب أينما تذهب. ابقَ دائمًا على اطلاع دائم بما يفعله فريقك ، وتقدمهم ، وحتى التعاون أو التفويض في الوقت الفعلي.

• تحسين سرعة الأعمال

مع وجود مجموعة تعاون محدثة دائمًا ومتاحة أثناء التنقل ، يمكن لفريقك أن يكون دائمًا جاهزًا لمعالجة مشكلة أو عقبة عند ظهورها. بدلاً من مجرد إسقاط تلك المسودة على مكتب رؤسائك ، أو إطلاق بريد إلكتروني وانتظار الرد ، تتيح لك تطبيقات التعاون مشاركة الملفات أو التحديثات على الفور ، مع التنبيهات والإشعارات الفورية للطرف المتلقي.

يجب أن يساعد هذا وحده في تحسين وقت استجابة عملك وخفة الحركة من خلال نظام أساسي واحد موجز يمكن من خلاله مشاركة التحديثات أو إرسال المسودات أو تعديلها أو الاستجابة للتطورات الهامة في المشاريع. كل شيء متاح على منصات الهاتف المحمول ، مما يساعد فقط على ترسيخ هذه المرونة والمرونة.

• توحيد الحلول

سيكون من الممكن تمامًا لفريقك إنشاء منهجية لتتبع التقدم والتعاون لا تعتمد على تطبيق سحابي. يمكن لجداول بيانات Excel تتبع المشاريع ، ويمكن حتى استخدام أوراق google المشتركة لتتبع المشاريع لفرق متعددة مع الاتساق. ولكن بعد ذلك ، يتعين على الجميع تحديث التقويمات الخاصة بهم بشكل فردي ، أو استخدام البريد الإلكتروني أو حتى تطبيق المراسلة الجماعية لمشاركة الملفات والمسودات - أو إفلاتها في مجلد صندوق الإسقاط.

ولكن بعد ذلك تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما للسؤال عن تحديث أو تصحيح ، ويتم دفن البريد الإلكتروني ، ويتم إخراج الملف من صندوق الإسقاط. النقطة المهمة هي أنه مع وجود العديد من الحلول المختلفة من الصعب البقاء على رأس كل شيء ، ويضيع الوقت فقط في محاولة القفز من خلال الأطواق. ألن يكون الأمر أسهل بكثير مع حل واحد ، وتتبع كل شيء في مكان واحد ، مع وجود اتصال مدمج بشكل صحيح؟

• تحسين العملية وتوفير الوقت

في النهاية ، كل هذا يعمل معًا للمساعدة في توفير وقت عملك. من خلال تحسين عملية التعاون وإدارة المهام بالكامل ، يجب قضاء وقت أقل في الإدارة التفصيلية. من خلال حل التعاون ، يمكن إخطار كل فرد في الفريق مرة واحدة ، ويتم تحديث تقويم كل فرد على الفور وفي نفس الوقت ، ويمكن لجميع المشاركين في مشروع معين تلقي نفس التحديثات أو الإشعارات في نفس الوقت ، وستظل الملفات موحدة ويسهل الوصول إليها .

بيت القصيد هو توفير الوقت ، ويمكن القيام بذلك عن طريق تحسين طريقة تعاون فريقك وإكمال العمل بالعمليات التي تساعد هذه الحلول في إنشائها.

ما الذي يعتمد عليه فريقك بالفعل

إذا قررت أن أحد هذه الحلول مناسب لك ، فهذا رائع. الآن ، تحتاج فقط إلى فهم كيفية العثور على الحل المناسب الذي يعمل بشكل أفضل لفريقك. تمامًا كما هو الحال في دليلنا للانتقال إلى جامعة كاليفورنيا ، فإن أفضل مكان للبدء هو إلقاء نظرة على ما لديك بالفعل. هناك احتمالات ، أن فريقك يستخدم بالفعل مزيجًا من البريد الإلكتروني أو حتى رسائل الفريق للتواصل ، ويتم التعامل مع التعاون أثناء الاجتماعات غير الرسمية في غرف الاجتماعات ، أو البريد الإلكتروني السريع أو الدردشة عبر الإنترنت.

في النهاية ، سيختلف هذا بناءً على الصناعة التي يعمل بها عملك ونوع العمل الذي يتم القيام به. لكن بشكل عام ، يجب أن تلقي نظرة على ما يعتمد عليه فريقك بالفعل:

• كيف تعرف الفرق ما الذي يعملون عليه؟
• كيف يعرف الجميع المهام الموكلة إليهم؟
• ما هي العملية الحالية لتتبع واستكمال العمل؟
• ما هي عملية التعاون ومشاركة المسودات أو الأفكار؟
• كيف يتم نقل الملفات ومشاركتها وتحريرها؟
• كيف تتم إدارة التقاويم وجدولة الاجتماعات؟

من هنا ، يجب على صانعي القرار محاولة جرد الأجهزة أو البرامج الحالية المستخدمة للتعاون ، مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل أو المكالمات الهاتفية أو مؤتمرات الفيديو أو حلول محددة مثل Drop Box لمشاركة الملفات أو محرر مستندات Google لتحرير المستندات. سيساعد فهم الأدوات التي يجب استبدالها في صياغة القرار النهائي.

افهم ما يحتاجه فريقك

سيبدو التعاون الجماعي لمؤسسة كبيرة مختلفًا تمامًا عن الشركات الصغيرة والمتوسطة. إذا كنت تبحث عن حل مؤسسي ، فإن المكان المناسب للبدء هو مقالنا المباشر الذي يقارن WebEx Teams من Cisco مقابل Microsoft Teams ، وهما أكبر اسمين في برنامج تعاون فريق المؤسسة. بالنسبة للشركات من جميع الأحجام ، لا يعمل الجميع بالطريقة نفسها ، ولا يتعامل كل حل مع تعاونك وإدارة المشروع بنفس الطريقة. اعتمادًا على الحلول أو العمليات أو التطبيقات التي يستخدمها فريقك بالفعل للتعاون ، قد يختلف الحل المختار لكل فريق.

سيساعد بناء مخزون أو فكرة عامة عن كيفية عمل فريقك بالفعل في تركيز القرار على حل يناسب بشكل أفضل ما يفعله فريقك بالفعل أو يحتاج إلى القيام به. من هنا ، يمكن لصناع القرار تحديد أولويات الأساليب المختلفة ، أو حتى الميزات المختلفة التي توفرها الحلول - يمكن أن تساعد قائمة الأولويات هذه في تصفية قائمة التسوق تلك.

للحصول على تحليل سريع ، تتضمن ميزات التعاون وإدارة المشاريع الأكثر شيوعًا ما يلي:

• النص ، قائمة إدارة المشاريع القائمة. يُعرف Basecamp بتركيزه "المستند إلى القائمة" ، والذي يسمح للمستخدمين بإنشاء قوائم مشاريع ومهام تستند إلى النص. في بعض الأحيان الأبسط هو الأفضل.
• أو إدارة المشروع المرئية "لوحة" تركز. هذا يتماشى مع ما يفعله Trello ، حيث ينظم المشاريع والمهام p في "بطاقات" مرئية تقدم الكثير من المعلومات في لمحة سريعة.
• تغذية نشاط لمعرفة من يعمل على ماذا.
• إخطارات البريد الإلكتروني التلقائي للتحديثات
• قم بإنشاء ومشاركة التقويمات المخصصة التي يمكن مزامنتها في وقت واحد.
• إدارة المشاريع المتعمقة - التمييز بين المشاريع الكبيرة والمهام الأصغر وحتى المهام الفرعية الأصغر. بعض الحلول لا تتعمق في هذا التنظيم.
• لوحات المعلومات القابلة للتخصيص - "لوحات المعلومات" اليومية أو الأسبوعية أو التي تركز على المشروع والتي توفر رؤية شاملة للمشروع والتقدم.
• مشاركة الملفات الحية وتحريرها من أجل التعاون

بمجرد أن تفهم ما يستخدمه فريقك بالفعل ، وما الميزات أو الوظائف الجديدة التي يمكنهم استخدامها للتحسين ، يمكنك البدء في البحث عن الحل الصحيح.

مقارنة خياراتك

معرفة ما يحتاجه فريقك هو نصف العملية فقط. النصف الثاني بعد ذلك هو أخذ هذه المعلومات والتسوق للحصول على أفضل حل. مع وجود الكثير في السوق ، وعدم وجود قدر كبير من التمايز ، قد يكون الأمر مضيعة للوقت ومرهقًا للنظر إليهم جميعًا. عندما نحاول جمع قائمة الحلول المفضلة لدينا ، فإننا نركز بشكل عام على بعض الجوانب الرئيسية. السعر مهم ، لكنه ليس القطعة الوحيدة من اللغز.

• الميزات والوظائف المضمنة

لقد تطرقت إلى هذا أعلاه ، ولكن من الجدير بالذكر مرة أخرى. لا يتم إنشاء جميع التطبيقات على قدم المساواة ، والفرق الرئيسي الذي ستراه هو في الأسلوب والعرض التقديمي. على سبيل المثال ، Basecamp يعتمد في الغالب على النص والقائمة ، وفي الوقت نفسه يستخدم Trello "البطاقات" للمساعدة في تنظيم مشاريعك وتعاونك بشكل مرئي. يُقصر برنامج Basecamp ولا يسمح للمستخدمين بإضافة "مهام فرعية" ، بينما يسمح Asana للمستخدمين بالتعمق وإضافة العديد من المهام الفرعية التي يحتاجون إليها.

ستتضمن بعض الحلول تقويمًا ، أو حتى مراسلة فريق مضمنة ، والبعض الآخر لا يتضمنها. هذا هو السبب في أنه من المهم معرفة ما يعتمد عليه فريقك بالفعل ، لإيجاد حل لا يحتوي على أي ثغرات في الميزات ويظل مألوفًا للفريق.

• التكامل والمرونة

بالإضافة إلى الميزات والوظائف المضمنة ، هناك جانب آخر لا يقل أهمية وهو القدرة على بناء الحل. عمليات التكامل ، التي يتم تشغيلها بواسطة أهم اختصار لعام 2017 ، تدور حول إضافة ميزات ووظائف جديدة تمامًا.

عادةً ما تسمح لنا عمليات الدمج بتوصيل أحد الحلول الحالية بآخر - من أجل تعاون الفريق وإدارة المشروع ، قد يعني ذلك إضافة في CRM الخاص بك للحفاظ على المعلومات ذات الصلة في متناول اليد ، أو دمج دعنا نقول Basecamp في Slack ، بحيث يتم وضع جميع تحديثات مشروعك في غرفة سلاك ، بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني التي تشوش بريدك الوارد.

• تجربة المستخدم وسهولة الاستخدام

في نهاية اليوم ، إذا كان الحل معقدًا أو محيرًا أو معقدًا أو مجرد صعوبة في الاستخدام ، فلن يرغب فريقك في التبديل. آخر شيء تحتاجه هو قضاء كل هذا الوقت والمال في البحث والتحقيق وشراء حل فقط حتى لا يزعج أحد. لمنع صرخات "الطريقة القديمة كانت أسهل بكثير" ، يجب أن يكون لتجربة المستخدم أولوية عالية جدًا.

إذا كان فريقك معتادًا على القوائم ، فابق مع حل قائم على القائمة ، فلماذا تضيف المرئيات ولوحات المعلومات التي لا يزعجها أحد على أي حال؟ إن فهم كيفية عمل فريقك حاليًا ، والأدوات التي يستخدمونها بالفعل ، جنبًا إلى جنب مع فترة اختبار سيساعد في تحديد الحل الأفضل. عادةً ما تحتوي هذه التطبيقات على تجارب أو ضمانات لاسترداد الأموال ، لذا استخدمها.

• التسعير والقيود

كما هو الحال مع أي قرار تجاري كبير ، تعتبر التكلفة مصدر قلق كبير. إذا كان الحل مكلفًا للغاية ، ولا يستطيع فريقك تبرير التضمين ، فلن يزعجهم ذلك. ومع ذلك ، الأهم من ذلك ، هو طريقة بيع التطبيقات والحلول. مع النماذج القائمة على الاشتراك ، من الشائع بشكل لا يصدق "تصنيف" الحزم المختلفة لأحجام الفرق المختلفة أو نقاط الأسعار. الجانب المهم هنا هو أن المستويات المختلفة سيكون لها عمومًا قيود مختلفة.

لذلك قد تسمح الخطة الأساسية لـ 10 مستخدمين ، ولكنها تحدد "فرقك" إلى 2 ، و "مشروعاتك" على 5 ، كمثال افتراضي. انتبه للتكلفة ، ولكن أيضًا بالضبط ما ستحصل عليه مقابل هذه التكلفة.

ضع كل شيء معا

بعد جمع كل المعلومات الضرورية ، وتكوين فهم لكيفية عمل فريقك ، حان الوقت لبدء البحث. بالطبع ، الطريقة الأكثر وضوحًا هي البحث عن أفضل الحلول في Google. يمكن أن يساعد مستند Word الأساسي أو جدول بيانات Excel في تتبع جميع الخيارات ذات الصلة التي تجدها ، أو المساعدة في تنظيم الأولويات المختلفة.

هذا مشابه لما نقوم به في GetVoIP عند تنظيم صفحات الموفر لدينا ، مثل قائمة حلول التعاون لدينا ، أو حتى بعض منشوراتنا مثل Top Basecamp Alternatives التي أشرت إليها في البداية.

جرب قبل أن تشتري

قد يكون من المفيد أن تبدأ قائمة تشغيل بالميزات التي يحتاجها فريقك أو يريدها ، واستخدمها لتكوين قائمة تحقق لتشغيل كل حل مختلف من خلالها - يمكن أن يساعد ذلك أيضًا في تتبع قيود الأسعار المختلفة على الميزات المختلفة.

لكن في نهاية اليوم ، الاختبار الحقيقي هو وضع الحل على المحك. جرب حلولًا مختلفة لمدة أسبوع أو أسبوعين في كل مرة ، أو ضع فريقين في حلين مختلفين واستمع إلى أفكارهم بعد فترة اختبار. قد تندهش من مقدار ما أنجزوه في مثل هذه الفترة القصيرة من الزمن.