أفضل ممارسات الإدارة للإشراف على فريق بعيد

أحدث جائحة COVID-19 العديد من التغييرات على مدار العامين الماضيين ، يؤثر الكثير منها بشكل مباشر على طريقة عمل الشركات. تمنح العديد من الشركات الآن الموظفين فرصة للعمل من المنزل ، أو للعمل في بيئة هجينة. في حين أن هذه خطوة رائعة للموظفين ، إلا أن هذا التغيير يمكن أن يؤدي غالبًا إلى تحديات جديدة للمديرين.

يجب أن يتم الإشراف على فريق بعيد بطريقة معينة ، ونحن هنا للمساعدة. بعد التحدث مع بعض كبار قادة الأعمال ، قمنا بتجميع قائمة ببعض أفضل ممارسات الإدارة للإشراف على فريق بعيد. تابع القراءة لمعرفة أفضل طريقة لإدارة فريقك البعيد هذا العام.

تواصل بانتظام مع فريقك

أوميد سيمينو ، الرئيس التنفيذي والمؤسس Diamond Mansion

بصفتك مديرًا لفريق بعيد ، فإن إحدى أهم الطرق لقيادة فريقك بفعالية هي التواصل مع أعضاء فريقك على أساس منتظم ، وتخصيص وقت للتحقق مع الجميع بشكل فردي أيضًا. في حين أن العمل من المنزل يمثل فائدة كبيرة للتوازن بين العمل والحياة ، إلا أنه قد يشعر أحيانًا بالارتباك أو العزلة ، وهذا هو سبب أهمية تخصيص وقت للتواصل مع موظفيك في بيئة العمل عن بُعد. سواء أكان ذلك تسجيل وصول يومي عبر البريد الإلكتروني ، أو مكالمة فيديو أسبوعية ، فإن هذا سيمنحك الوقت للتواصل مع فريقك البعيد ، مع منحهم أيضًا مساحة للقيام بعملهم. تأكد من استخدام هذا الوقت بحكمة من خلال الوصول إلى التقدم وإعطاء الملاحظات والأهم من ذلك ، الاستماع إلى فريقك ، حتى تتمكن من حل أي مشاكل قد يواجهونها بفاعلية.

ثق بأعضاء فريقك

رايان روتمان ، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي OSDB Sports

من أفضل الطرق لقيادة موظفيك ورؤية نتائج إيجابية من فريقك البعيد عن طريق بناء الثقة. نظرًا لعدم وجود أي شخص في هذا المكتب والجميع يعمل عن بُعد ، فقد تشعر بصعوبة كبيرة ألا ترى أعضاء فريقك يعملون بنشاط في المشاريع. ومع ذلك ، كمدير ، فإن جزءًا من وظيفتك هو أن تثق في الأشخاص الذين اخترتهم ليكونوا في فريقك. يمكنك القيام بذلك عن طريق قياس أداء الموظف بناءً على النتائج ، بدلاً من التواجد الافتراضي. بهذه الطريقة ، يمكن لموظفيك إنجاز عملهم في الوقت المناسب الذي يعمل بشكل أفضل مع جدولهم الزمني ويمكن الحكم عليهم فقط بناءً على نتاج العمل الذي ينتجهون. سيشعر الموظفون بالامتنان لتأسيس الثقة التي لديك معهم ، وسيعملون عادةً بشكل أسرع مع نتائج أفضل.

كن مرنًا

الدكتور بايل جوبتا ، كبير مسؤولي التسويق والشريك المؤسس لشركة Cleared

كشركة رائدة في بيئة بعيدة ، فإن المرونة هي مفتاح الوصول إلى النجاح. عندما يعمل موظفوك من المنزل ، عليك أن تفهم أن الأمور تأتي ، وأن عائلاتهم هي أيضًا أولوية. على سبيل المثال ، إذا جاء إليك موظف وأخبرك أنه يحتاج إلى اصطحاب طفله إلى المدرسة في الصباح ، لكنه سيعمل بعد ساعة بعد الظهر لتعويض الوقت ، فهذا يستدعي منك ، المدير ، أن تكون متفهمًا ومرنًا ، طالما أن كل العمل يتم بحلول الموعد النهائي. يجب عليك أيضًا التأكد من أن هذا لا يعيق أيًا من أعضاء الفريق الآخرين ، وفي هذه الحالة يمكنك التوصل إلى حل وسط مع الفرد بحيث يشعر كلا الطرفين بالرضا.

حصة الموظف يفوز والتعرف على أفضل المواهب

عمر عثمان ، رئيس Growth AvantStayعندما يعمل الموظفون في بيئة مكتبية ، عادة ما يكون هناك منشور شهري أو حدث ربع سنوي يعترف بتكريم الموظفين ونجاحاتهم. يمكن لهذه اللحظات المجزية أن تصنع العجائب للموظفين ، حيث إنها تعزز الروح المعنوية وتتيح لهم معرفة أن عملهم الشاق يتم ملاحظته. إذا كنت مديرًا تشرف على فريق بعيد ، فحاول أن تكون مبدعًا وفكر في طرق لمشاركة انتصارات الموظف والاعتراف بالتميز في بيئة بعيدة. يمكنك التعرف على أفضل المواهب في نهاية اجتماع الفريق ، في مكالمة فيديو فردية مع هذا الفرد ، أو حتى عن طريق إرسال رسالة بريد إلكتروني خاصة إلى فريقك بأكمله ، لإعلامهم بنجاح الشخص. سيساعد هذا في وضع المعيار للموظفين الآخرين عبر فريقك وسيخلق بيئة إيجابية للجميع.

ضع توقعات واضحة في المقدمة

مات وودز ، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي SOLD.com

في هذا الوقت من التغيير والتكيف ، يحتاج الموظفون إلى قيادة واضحة ، خاصة عند العمل عن بُعد. لذلك ، تأكد من أنك كمدير تضع توقعات واضحة مقدمًا ، بحيث يعرف كل فرد في فريقك المهام التي يجب عليهم العمل عليها. أخبر فريقك بموعد حضور الاجتماعات الافتراضية ، وعندما يكون لديهم موعد نهائي للمشروع ، ومتى من المتوقع أن يكونوا متاحين طوال يوم العمل. بعد تحديد هذه التوقعات ، تأكد من منح موظفيك بعض الوقت للتألق ، وعدم إدارة فريقك بدقة. ما عليك سوى التواصل معهم ، وثق بهم ، ودعهم يظهرون لك مدى إنتاجيتهم عندما يتم تحديد التوقعات بوضوح.

استخدم البرامج والأدوات عبر الإنترنت للمساعدة في إدارة المشروع

تايلر ريد ، مؤسس وكبير المحرر ومدرب شخصي رائد

بينما قد تكون إدارة العمل من فريق بعيد أمرًا صعبًا ، فإن استخدام البرامج المناسبة وأدوات إدارة المشروع عبر الإنترنت يمكن أن يساعد فريقك على العمل معًا ورؤية تقدم كل منهما. يمكن لبرامج مثل Notion و Slack و Productboard المساعدة في التعاون غير المتزامن بين فريقك البعيد وهو نظام رائع لمساعدتك في مراقبة تقدمهم اليومي. تسمح هذه الأنظمة أيضًا لأعضاء الفريق بالتواصل عبر النظام الأساسي ، مما يسهل كثيرًا التعليق على المستندات واستكمال الطلبات.

قم بإجراء تسجيلات وصول فردية مع فريقك

وودي سيرز ، مؤسس HearHere

في بيئة العمل عن بعد ، قد يشعر الأفراد أحيانًا بأنهم مرهقون أو غير مسموعين. هذا هو السبب في أنه يجب على المديرين إجراء تسجيلات وصول فردية مع أعضاء الفريق. تسمح هذه الاجتماعات الافتراضية لموظفيك بطرح أي مشكلات أو مخاوف قد تكون لديهم ، وهي وقت رائع لك لتقديم المشورة والتواصل على أساس فردي مع فريقك. يمكنك أيضًا استخدام هذا الوقت لتوجيه موظفيك والتأكد من أنهم يشعرون أنهم يحققون أهدافهم المهنية في أدوارهم الحالية. ستندهش من معرفة مقدار ما تعرفه عن موظفيك ، ومدى قوة فريقك نتيجة لذلك.

شجع التفاعل بين أعضاء الفريق

زاك غولدشتاين ، الرئيس التنفيذي لشركة Public Rec

في حين أن لحظات المبرد المائي قد تأتي وتختفي ، كمدير ، فمن الأهمية بمكان الاستمرار في تشجيع التفاعل بين أعضاء الفريق البعيدين. في المكتب ، يستطيع الموظفون التحدث بالمرور ، أو عند القفز في المصعد ، أو حتى في مأدبة غداء. ومع ذلك ، في بيئة بعيدة ، قد يكون من الصعب تعزيز لحظات المحادثة هذه. حاول تشجيع فريقك على استخدام Slack أو نظام Office messenger للدردشة. يمكنك أيضًا استضافة لقاءات أو أحداث افتراضية يمكن لأعضاء الفريق حضورها.

اجعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب

ماكس شوارتسابفيل ، CMO Fighting For You

إذا كان هناك عامل جديد عن بُعد في فريقك ، فإن قضاء بعض الوقت لمساعدة الموظف الجديد في تعيينه في دوره الجديد عن بُعد أمر بالغ الأهمية لنجاحه والاحتفاظ بالموظفين. حاول تقديم التوجيه ، واجعل موظفك الجديد يشعر بأنه جزء من الفريق من خلال عقد اجتماع خاص لجعله يشعر بالترحيب. هذا هو المفتاح لتعزيز فريق قوي ، والمساعدة في الاحتفاظ بأفضل المواهب.

كن مستعدًا للمساعدة في مشكلات التكنولوجيا والتدريب

فيليب أخزار ، الرئيس التنفيذي أركا

اعتمادًا على حجم شركتك ، يوجد لدى العديد من الشركات فريق دعم فني مخصص لمساعدة الموظفين الذين يتعاملون مع مشكلات التكنولوجيا أو الكمبيوتر. ومع ذلك ، إذا لم يكن لدى شركتك فريق مخصص لذلك ، أو حتى لو كان كذلك ، كمدير ، يجب أن تكون مستعدًا لمساعدة موظفيك في أي مشكلات تقنية قد يواجهونها. أيضًا ، عند الانتقال من إعداد داخل المكتب إلى إعداد بعيد ، قد يحتاج بعض أعضاء الفريق إلى المساعدة في التنقل في أجهزة الكمبيوتر أو البرامج الجديدة. كن مستعدًا أيضًا لتقديم بعض التدريب على التكنولوجيا الخفيفة ، أو للحصول على موارد متاحة لمساعدة فريقك.

امنح موظفيك الأدوات التي يحتاجونها للنجاح

ميغان بيرو ، الرئيس التنفيذي ومؤسس Talent Culture

بصفتي رائد أعمال يعمل مع فرق افتراضية ، فأنا بحاجة إلى مجموعة مختلفة إلى حد ما من المهارات لإدارة اللاعبين عن بُعد. أحتاج إلى الحفاظ على ثقافة مؤسسية داعمة - ومع وجود أنظمة تقنية واتصالات - لتمكين الموظفين عن بُعد من تحقيق النجاح. هنا يجب أن أكون مدركًا لذاتي ، بما يتوافق مع مهاراتي وقدراتي ونقاط قوتي ونقاط ضعفي. كما يتطلب مني أن أكون متعاطفًا ، وذكيًا عاطفيًا ، وحساسًا لما يحتاجه الآخرون ، ومستعدًا لتوفير الأدوات اللازمة للنجاح - ليس فقط بيان المهمة والأهداف ، ولكن الاتصالات والبنية التحتية التقنية لتمكين الفرق الافتراضية. بصفتي مؤيدًا لمرونة العمل والحياة لتوظيف المواهب والاحتفاظ بها ومراقبًا لعالم العمل ، فإنني أؤيد فكرة أماكن العمل الافتراضية وواقع وجود موظفين افتراضيين أو عن بُعد. لا يرغب الجميع في العيش في وادي السيليكون أو أوستن أو بوسطن / كامبريدج أو شيكاغو أو رالي دورهام أو مدينة نيويورك ، أو لا يستطيعون تحمل تكاليف ذلك ، وفي جميع أنحاء العالم ، فإن القصة متشابهة إلى حد كبير.

تعلم أن تثق بفريقك

ريتشارد برانسون ، الرئيس التنفيذي والمؤسس فيرجن

للعمل بنجاح مع أشخاص آخرين ، عليك أن تثق ببعضكما البعض. جزء كبير من هذا هو الثقة في الناس لإنجاز عملهم أينما كانوا ، دون إشراف. إنه فن التفويض الذي خدم فيرجين والعديد من الشركات الأخرى على مر السنين. نود أن نمنح الأشخاص حرية العمل في المكان الذي يريدون ، مع العلم أن لديهم الدافع والخبرة لأداء ممتاز ، سواء كانوا على مكاتبهم أو في مطبخهم. إنك حقًا لم يعمل أبدًا خارج المكتب ، ولن تفعل ذلك أبدًا. إذا قمت بتوفير التكنولوجيا المناسبة للبقاء على اتصال ، والحفاظ على الاتصال المنتظم وتحقيق التوازن الصحيح بين العمل عن بعد والعمل المكتبي ، فسيكون الناس متحمسين للعمل بمسؤولية وبسرعة وبجودة عالية.

بشكل عام ، بعد اتباع هذه الممارسات الإدارية ، وقضاء بعض الوقت في وظيفتك الجديدة ، ستصبح محترفًا في الإشراف على فريقك البعيد. تذكر أن تتواصل مع أعضاء فريقك على أساس ثابت ، وأن تجد السبل التي يمكن لفريقك أن يربطها. سيكون فريقك قادرًا على رؤية تفانيك وكل الجهود التي تبذلها ، وسيقدر القيادة التي تقدمها.