أفضل النصائح والحيل لـ Microsoft Teams
نشرت: 2022-12-30لقد مرت سنة على العمال الهجين. من عمليات تسريح العمالة التقنية إلى مكافأة الوظائف البعيدة حديثًا في جميع أنحاء البلاد ، تغير الكثير في عام 2022 ، ولا يمكن أن يكون ذلك أكثر صحة بالنسبة لمنصة التعاون الجماعي المفضلة لدى الجميع: Microsoft Teams.
على مدار العام الماضي ، أضافت Microsoft Teams مجموعة واسعة من الميزات والوظائف الجديدة إلى نظامها الأساسي ، مما أدى إلى تحسين الإنتاجية وتسهيل التواصل الجماعي وحتى إضافة القليل من المرح إلى مكان العمل. في الواقع ، هناك العديد من الإضافات الجديدة إلى النظام الأساسي التي أردنا التأكد من تحديث قراءنا لها بالكامل بشأن ما يمكنك القيام به باستخدام Microsoft Teams.
في هذا الدليل ، سنغطي بعض النصائح والحيل التي تجعل Microsoft Teams منصة تعاون شائعة في عالم الأعمال.
- ابحث عن مواضيع الرسائل
- ترجمة مباشرة
- رسائل فيديو قصيرة
- وظيفة صورة داخل صورة
- خلاصة ذكية
- تكاملات eSign
- ألعاب للعمل
- جازي عقد الموسيقى
- اختصارات لوحة المفاتيح
- تصفية الرسائل
- لا تقاطع
تسهيل تواصل الفريق
الهدف من برنامج عقد المؤتمرات عبر الويب مثل Microsoft Teams هو البقاء على اتصال بفريقك ، مما قد يفسر الاسم. بعد ذلك ، هناك الكثير من الميزات التي تهدف إلى تسهيل التواصل بشكل أفضل ، سواء كان ذلك في اجتماعات الفيديو أو في سلاسل الرسائل.
إليك بعض النصائح والحيل للقيام بذلك:
ابحث عن مواضيع الرسائل
كما يمكن لأي موظف استخدم منصة مراسلة مثل Slack أن يشهد ، فإن أهمية القدرة على العثور على الرسائل المرسلة سابقًا لا مثيل لها. سواء كنت تحاول تعقب رابط أخطأت في محله أو تحتاج فقط إلى معرفة ما يسمى بهذه الحملة المعينة ، فلا ينبغي أن يكون تعقب الرسائل المؤرشفة أمرًا صعبًا.
أدركت Microsoft Teams أنه مع إطلاق النظام الأساسي تحديثًا في سبتمبر سمح للمستخدمين بأخذ خطوة إلى الأمام والبحث عن سلاسل رسائل كاملة ، حتى تتمكن من رؤية كل شيء تمت مناقشته بدلاً من رسالة واحدة. يوفر هذا المزيد من السياق عندما يتعلق الأمر بالبحث عن الرسائل ويمكن أن يبقي أعضاء الفريق على اتصال بشكل أكثر فعالية.
ترجمة مباشرة
جعلت حركة العمل الهجينة العمل من أي مكان ممكنًا عبر عالم الأعمال. بعد ذلك ، استخدم العديد من المديرين ذلك لمصلحتهم ، حيث قاموا بتعيين موظفين من بلدان مختلفة غير بلدانهم. يمكن أن يمثل ذلك بعض الحواجز اللغوية ، على الرغم من ذلك ، مما قد يعيق قدرتك على إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة في فريقك.
لحسن الحظ ، تقدمت التكنولوجيا بسرعة كافية بحيث لا تهم هذه المشكلة مستخدمي Microsoft Teams ، حيث تقدم المنصة الآن تسميات توضيحية مباشرة مترجمة أثناء الاجتماعات. يوفر النظام المعتمد بالكامل على البرامج ترجمات سريعة ودقيقة في الغالب ، لذا سيكون التعامل مع زملائك في العمل في جميع أنحاء العالم أسهل من أي وقت مضى. [/ vc_column_text]
رسائل فيديو قصيرة
تقول كل دراسة تقريبًا في مجال الأعمال أن الفيديو هو المستقبل. من TikTok إلى Zoom ، أصبحت الوسيلة شائعة بشكل متزايد لكل شيء من الترفيه إلى الاتصال. في حين أن Microsoft Teams قد عرضت مؤتمرات الفيديو لفترة من الوقت الآن ، في بعض الأحيان تكون هناك حاجة إلى طريقة أكثر حداثة وإبداعًا للبقاء على اتصال.
لهذا السبب أضاف النظام الأساسي القدرة على إرسال واستقبال رسائل الفيديو مباشرة على النظام الأساسي. مقاطع فيديو مدبلجة ، تتيح الميزة للمستخدمين تسجيل مقاطع فيديو قصيرة لشرح العمليات أو توفير معلومات حيوية للمشروع. إنها تستهدف إلى حد كبير فرق العمل المختلطة التي قد لا يكون لديها جدول زمني لإدارة الاجتماعات القصيرة للحصول على تفاصيل صغيرة.
تحسين الإنتاجية
في حين أن تسهيل الاتصال الفعال مهم لمنصات مثل Microsoft Teams ، فمن المؤكد أنه لن يضر إذا ارتفعت الإنتاجية أيضًا. بعد كل شيء ، تقوم Microsoft Teams بتسويق نفسها على أنها أكثر من مجرد أداة لعقد المؤتمرات عبر الفيديو ، فما الذي يمكنها فعله أيضًا لمنح فريقك بعض الشيء الإضافي عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية؟
اتضح ، قليلا جدا! في الواقع ، السبب وراء استخدام الشركات على نطاق واسع لـ Teams هو أنها توفر ميزات تتجاوز التواصل وتجعل العمل الفعلي أسهل للموظفين. فيما يلي بعض الطرق لاستخدام Microsoft Teams لتحسين الإنتاجية.
وظيفة صورة داخل صورة
سواء كنت في مكتب أو تعمل من المنزل ، أصبحت مكالمات الفيديو جزءًا من حياتك اليومية. كما سيوافق العديد من الموظفين على الأرجح ، لا يتطلب كل اجتماع فيديو فردي اهتمامك الكامل ، مما يعني أن إنجاز القليل من العمل أثناء فترات الهدوء يمكن أن يحسن إنتاجيتك حقًا. لسوء الحظ ، تجعل بعض الأنظمة الأساسية لمؤتمرات الفيديو من الصعب الوصول إلى التطبيقات أو المواقع الأخرى أثناء اجتماعك.
لكن ليس Microsoft Teams! بفضل التحديث الأخير ، يسمح تطبيق Microsoft Teams على أجهزة iPhone و iPad بوظيفة صورة داخل صورة ، بحيث يمكنك الوصول إلى تطبيقات أخرى أثناء الاجتماع. حتى أنه يوفر نافذة قابلة للتعديل ، بحيث يمكنك اختيار مقدار مساحة الشاشة بالضبط التي يشغلها اجتماع الفيديو الخاص بك.
خلاصة ذكية
تم استخدام قوة الذكاء الاصطناعي عدة مرات لتحسين الإنتاجية في الأعمال. لا يختلف Microsoft Teams ، مع الكثير من الميزات التلقائية والذكية التي تهدف إلى مساعدة فريقك على العمل بكفاءة أكبر. أحدها هو الملخص الذكي للاجتماعات ، والذي يقدم ملخصًا لما بعد الاجتماع مدعومًا بالذكاء الاصطناعي يتم توفيره لجميع الحاضرين.
تم إصدار الملخص الذكي في تحديث أكتوبر الذي شهد مجموعة كبيرة من تحسينات Teams ، ولا يزال هذا الملخص الذكي بدائيًا بعض الشيء ، حيث يلخص كل شيء في الاجتماع بأكمله بدلاً من اختيار جوانب مهمة محددة. ومع ذلك ، نظرًا للوتيرة التي يتم بها تحديث Microsoft Teams ، نتصور أن هذه الميزة ستصبح مفيدة للغاية في الأشهر المقبلة.
تكاملات eSign
نعلم جميعًا أن تسجيل الدخول والخروج من الحسابات المختلفة يمثل إهدارًا كبيرًا للوقت عندما يتعلق الأمر بالأعمال اليومية. في الواقع ، اعتاد Microsoft Teams أن يكون لديه تكامل esign الذي سمح للمستخدمين بتسجيل المستندات عبر الإنترنت التي تتطلب من المستخدمين تسجيل الدخول إلى الحساب في كل مرة يستخدمونها.
لحسن الحظ ، لم يعد هذا هو الحال ، حيث أدى التحديث الأخير إلى حل المشكلة من خلال السماح للمستخدمين بتسجيل الدخول كل 30 يومًا ، بدلاً من كل يوم. بالتأكيد ، قد يبدو الأمر صغيرًا ، لكن تلك التحسينات الصغيرة على الموقع يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بتعزيز الإنتاجية.
احصل علي بعض المرح
لا يجب أن يكون العمل دائمًا متعلقًا بالعمل. نظرًا لأن التوازن بين العمل والحياة أصبح أكثر أهمية للموظفين وأصحاب العمل في عام 2022 ، فإن إيجاد طريقة لإشراك فريقك خارج العمل يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في الاحتفاظ بأفضل المواهب وتشجيع الإنتاجية.
تم تصميم Microsoft Teams للقيام بأكثر من مجرد استضافة الاجتماعات وإنجاز العمل. تم تصميم المنصة لجمع زملاء العمل معًا خارج حدود مشاريع العمل من أجل بناء ثقافة يرغب الأشخاص في العمل داخلها. إليك كيفية إضفاء بعض المرح على Microsoft Teams إلى مكان العمل.
ألعاب للعمل
إذا سبق لك أن لعبت كاسحة الجليد في بداية الاجتماع ، فأنت تعلم أن هناك حاجة ماسة إلى معايير محدثة من المرح. يمكن أن تمنحك منصات مؤتمرات الفيديو وظيفة الدردشة المرئية للتحدث إلى فريقك ، لكن هذا لا يعني أنها يمكن أن تجعل ألعابك ممتعة بالفعل.
حسنًا ، يمكن أن تجعل Microsoft Teams ألعابك ممتعة ، حيث توفر أربعة ألعاب خاصة بها مباشرة في النظام الأساسي. هذا صحيح ، أطلقت Microsoft Teams مؤخرًا ميزة جديدة تسمى Games for Work والتي توفر كاسحة ألغام و Solitaire و Wordament و IceBreakers متاحة مباشرة على المنصة ويمكن لعبها مع زملاء العمل.
جازي عقد الموسيقى
الشيء الوحيد الأسوأ من التأجيل هو الاضطرار إلى القيام بذلك في صمت. تحتوي المكالمات الهاتفية على موسيقى ، والمصاعد بها موسيقى مصاعد ، ولحسن الحظ للمستخدمين ، فإن Microsoft Teams بها موسيقى أيضًا!
هذا صحيح ، يسمح تحديث من نوفمبر للمسؤولين بإضافة موسيقى معلقة إلى Microsoft Teams ، والتي سيتم تنشيطها عند تحويل المكالمات بين الموظفين. قد لا يعتبر ذلك ممتعًا ولكن حاول ألا ترقص عندما تبدأ إيقاعات موسيقى الجاز هذه في الضخ عبر مكبر صوت الكمبيوتر المحمول بين الاجتماعات.
الوظائف الأساسية
لدى Microsoft Teams الكثير مما يسهل نسيان بعض الميزات الأساسية المضمنة في النظام الأساسي. في محاولة لمنحك مزيدًا من الأفكار حول ما يمكن أن تقدمه لك Microsoft Teams ، إليك بعض النصائح الوظيفية الأساسية التي يمكن أن تساعدك في استخدام النظام الأساسي إلى أقصى إمكاناته.
اختصارات لوحة المفاتيح
في عام 2022 ، تم تضمين اختصارات لوحة المفاتيح في كل منصة تقريبًا يمكنك تخيلها ؛ عليك فقط معرفة أيها يناسبك. فيما يلي بعض اختصارات لوحة المفاتيح الأكثر فائدة لـ Microsoft Teams:
- بحث : Ctrl + E
- ابدأ محادثة جديدة : Ctrl + N
- اغلاق الكاميرا : Ctrl + Shift + O
- كتم الاجتماع : Ctrl + Shift + M
- فتح عامل التصفية : Ctrl + Shift + F
- قم بتشغيل تمويه الخلفية : Ctrl + Shift + P.
هناك الكثير ، لكن هذه نقطة انطلاق جيدة. لمزيد من المعلومات حول اختصارات لوحة المفاتيح لـ Microsoft Teams ، راجع موقع الويب للاطلاع على قائمة كاملة.
تصفية الرسائل
تعد منصات مراسلة الفريق رائعة ، ولكن مع وجود فرق أكبر ، يمكن أن تكون مرهقة بعض الشيء. بعد كل شيء ، لا يحتاج كل عضو في الفريق إلى تكرار كل اتصال ، حيث يمكن أن تكون تصفية الرسائل مفيدة حقًا.
مثل Slack و Twitter والعديد من الأنظمة الأساسية الأخرى ، يستخدم Teams رمز "@" للسماح للمستخدمين بوضع علامة على الرسائل وتصفيتها إلى رسائل محددة. ما عليك سوى كتابة الرمز والبدء في كتابة اسم شخص أو مجموعة وستحصل على قائمة منسدلة من الخيارات لرسائلك.
لا تقاطع
لا أحد يريد أن يكون متاحًا للرسائل في جميع الأوقات. في بعض الأحيان ، هناك حاجة إلى بعض الوقت للراحة لبدء العمل وإنهاء العمل ، حيث يكون تغيير الإعدادات في الإشعارات مفيدًا.
على عكس هاتفك ، ليس لدى Microsoft Teams وضع مخصص لعدم الإزعاج ، لذلك إذا كنت ترغب في الحصول على القليل من الخصوصية ، فسيتعين عليك التوجه إلى صفحة الإعدادات وإلغاء تنشيط الإشعارات في الوقت الحالي. تأكد من وضع حد زمني ، مع ذلك ، لأنك لن ترغب في تفويت أي شيء مهم يأتي في وقت لاحق من الأسبوع.