أفضل الممارسات لإدارة البيانات الفعالة
نشرت: 2021-05-19أصبحت البيانات أكثر أهمية من أي وقت مضى للشركات من جميع الأحجام. لسوء الحظ ، لا تتعامل العديد من الشركات مع بياناتها بشكل صحيح أو تستخدمها قدر الإمكان. وفقًا لـ Rivery ، "تفي 3٪ فقط من البيانات في الشركات التجارية بمعايير الجودة ، ولا يتم استخدام 60-73٪ من البيانات مطلقًا لأي غرض استراتيجي" و "20٪ فقط من المؤسسات التي تستثمر في إدارة المعلومات ستنجح حتى عام 2022".
إذا كنت تريد أن ينمو عملك ويزدهر ، فيجب أن تبدأ بإدارة فعالة لبياناتك. إن تنفيذ بعض استراتيجيات إدارة البيانات الأساسية لن يساعد فقط عملك على المدى القصير ولكن لسنوات قادمة. يمكنك العثور أدناه على عدد قليل من أفضل الممارسات لتطبيقها في عملك من أجل إدارة فعالة للبيانات.
تعرف على حدودك
أول شيء يجب تقييمه هو معرفتك وقدراتك. كلما زادت البيانات التي يستخدمها عملك ، زادت المعرفة التي تحتاجها حول كيفية إدارتها. إذا لم يكن هذا هو المكان الذي تكمن فيه خبرتك ، فقد يكون من الأفضل لك الاستعانة ببعض المساعدة الخارجية لمساعدتك.
على سبيل المثال ، لنفترض أن عملك يتتبع المخزون من خلال جدول بيانات Excel. بعد فترة ، قد يصبح جدول البيانات هذا كبيرًا جدًا بحيث يصعب جمع معلومات مفيدة منه ، خاصة إذا كنت مبتدئًا. في هذه الحالة ، قد ترغب في العمل مع شركة تقدم استشارات Microsoft Excel. إذا كان عملك يحتوي على جداول بيانات Excel كبيرة ، وكنت تشعر أنك قد تحصل على المزيد منها ، فإن الاستعانة بخدمة لمساعدتك قد يكون استثمارًا مفيدًا.
خذ الوقت الكافي لتحليل نقاط قوتك مع تلك الخاصة بأي شخص آخر في فريقك. إذا لم يكن هناك أي شخص لديه خبرة واسعة في إدارة البيانات ، فقد يكون الوقت قد حان إما لتوظيف شخص لديه أو أن يبدأ شخص ما في معرفة المزيد عنه. إن وجود شخص في فريقك يمكنه تحسين أنظمة إدارة المعلومات الخاصة بك بشكل فعال سيجعل الكثير من الأشياء أسهل في المستقبل.
حدد أهدافك مبكرًا
الممارسة المهمة التالية لإدارة البيانات هي تحديد أهدافك مبكرًا. يجب أن تفكر في كل الأشياء التي تحاول تحقيقها من خلال جمع هذه البيانات وتحليلها. هل تحاول تحسين جهودك التسويقية؟ أداء الموظفين؟ رضا العملاء؟ يمكن أن يكون لديك أي عدد تريده من الأهداف ، ولكن اعمل على جعلها محددة ومفصلة. سيساعدك اتخاذ قرار بشأن أهدافك على التركيز على جميع جهود إدارة البيانات الأخرى في اتجاه منسق.
ابحث عن الأدوات الصحيحة
أفضل طريقة لتحسين ممارسات إدارة البيانات الخاصة بك هي استخدام البرامج المناسبة. باستخدام أدوات إدارة البيانات المناسبة ، يمكنك تحسين الكفاءة والحفاظ على أمان بياناتك وجمع رؤى أعمق. هناك العديد من أدوات إدارة البيانات في السوق ، لذا يجب أن تأخذ الوقت الكافي لاستكشاف العديد من الخيارات. إذا استطعت ، استفد من الإصدارات التجريبية المجانية للتعرف بشكل أفضل على الأدوات التي ستعمل بشكل أفضل بالنسبة لك.
عند استكشاف خياراتك ، من الضروري أن تحصل على شيء آمن. آخر شيء تريده هو اقتحام غير مرغوب فيه لنظام بياناتك أو حدوث شيء لبياناتك الأساسية. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تقوم بتخزين معلومات سرية حول عملائك أو موظفيك ، لأن التسريب قد يكون كارثيًا لشركتك. تعد أفضل ممارسات أمان البيانات موضوعًا خاصًا بها ، لذا اقض بعض الوقت في التعلم قدر المستطاع عنها.
التركيز على جودة البيانات
تمتلك العديد من الشركات الكثير من البيانات منخفضة الجودة. والنتيجة هي نظام غير فعال يستغرق وقتًا طويلاً للعثور على ما تبحث عنه أو أن التحليل الناتج غير موثوق به. لذلك ، يجب أن تجعل من أولوياتك التركيز على جودة بياناتك. هذا يعني إدخال البيانات التي تحتاجها فقط ، والتأكد من اكتمال البيانات وإزالة البيانات القديمة بانتظام.
للقيام بذلك ، تحتاج إلى إنشاء بعض المعايير لما تعتبره بيانات عالية الجودة. تحتاج بعد ذلك إلى تقديم هذه المعايير إلى فريقك والتأكد من اتباع الجميع لها عند إدخال البيانات. قد يكون من المفيد أيضًا تعيين فريق جودة البيانات الذي سيقوم بشكل روتيني بفحص معلوماتك أو تنفيذ بعض برامج جودة البيانات. مهما كان ما تقرر القيام به ، فمن المحتمل أن يستغرق بذل المزيد من الجهد في جودة البيانات مزيدًا من الوقت ، ولكنه سيؤدي إلى نتائج أفضل على المدى الطويل.
اجعل البيانات متاحة بسهولة للأشخاص المناسبين
لكي يعمل عملك بكفاءة ، يجب أن يكون الأشخاص المناسبون قادرين على الوصول إلى البيانات التي يحتاجون إليها في الوقت المناسب. على سبيل المثال ، إذا لم يتمكن مندوب المبيعات المتنقل الخاص بك من الوصول إلى قاعدة بيانات العملاء أثناء التنقل ، فسيواجهون صعوبة في أداء أفضل ما لديهم. نفِّذ نظامًا يمكن لفريقك من خلاله الوصول إلى البيانات عن بُعد بطريقة آمنة. يتضمن هذا عادةً قيام كل شخص بإنشاء أسماء مستخدمين وتعيين أذونات لكل مستخدم. بالإضافة إلى ذلك ، تذكر أن تقيد الوصول إلى أولئك الذين يحتاجون إليه فقط ، لأن إتاحة الوصول إلى عدد كبير جدًا من الأشخاص يمثل مخاطرة أمنية.
لديك نظام استرداد في مكانه
بغض النظر عن مدى حرصك على بياناتك ، فلا يزال من الممكن حدوث شيء سيء. ربما يتعرض القرص الصلب للانهيار أو يبدأ الفيروس في حذف الأشياء الموجودة على السحابة. مهما كان السبب ، فإن فقدان معلوماتك حتى لفترة قصيرة يمثل مشكلة. وفقًا لـ Datto ، حتى ساعة التوقف عن العمل يمكن أن تكلف ما يصل إلى 8000 دولار لشركة صغيرة ، أو 74000 دولار لشركة متوسطة وإجمالي 700000 دولار لمؤسسة كبيرة. هذا هو سبب أهمية وجود نظام استرداد في مكانه.
يقوم نظام الاسترداد الجيد بنسخ البيانات احتياطيًا بشكل منتظم في مكان آمن. كما يوضح كيفية استعادة البيانات باستخدام هذه النسخة الاحتياطية وكيفية تشغيل عملك مرة أخرى في أقل وقت ممكن. قم بإنشاء نظام استرداد الآن ، بما في ذلك جميع الخطوات التي ستتبعها لاستعادة بياناتك ، وآمل ألا تحتاج إلى استخدامه مطلقًا.
راجع بانتظام ممارسات ومعدات إدارة البيانات
أخيرًا ، تتمثل أفضل الممارسات الأخيرة في مراجعة ممارساتك الحالية بانتظام والبحث عن التحسينات. مع تغير الوقت ، ستتغير أيضًا احتياجات البيانات الخاصة بك والبيئة المحيطة بها. على سبيل المثال ، قد يأتي وقت لم يعد فيه مزود التخزين السحابي الذي تستخدمه موثوقًا به أو آمنًا. من خلال مراجعة ممارساتك الحالية بانتظام ، يمكنك اكتشاف أوجه القصور بسرعة وإجراء تحسينات قبل أن تؤثر سلبًا على عملك لفترة طويلة جدًا.
نظرًا لأن البيانات تلعب مثل هذا الدور المهم في معظم الشركات ، فمن الضروري إدارتها بفعالية. تعتبر أفضل الممارسات المذكورة أعلاه مكانًا جيدًا للبدء ويجب أن تساعدك في إعداد بيئة تكون فيها بياناتك فعالة وسريعة وآمنة. من هناك يمكنك تنفيذ المزيد من أفضل الممارسات بناءً على احتياجاتك الخاصة والاستمرار في البحث عن الاستراتيجيات التي ستساعدك على النمو في المستقبل.
هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.