أفضل الممارسات لاستضافة الاجتماعات عبر الإنترنت

تتبنى العديد من الشركات الاجتماعات عبر الإنترنت كحل فعال من حيث التكلفة لتشغيل ندوات عبر الإنترنت وإجراء التدريب واستضافة المؤتمرات. تختار الشركات هذه الأنواع من الاجتماعات ويرجع الفضل في ذلك جزئيًا إلى سهولة التبني والراحة. علاوة على ذلك ، يفيض السوق بالأدوات المصممة لتناسب احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة.

توفر الاجتماعات الافتراضية طريقة قابلة للتطبيق لتعزيز إنتاجية الكيان واتباع قواعد التباعد الاجتماعي المرتبطة بوباء COVID-19. لضمان اتصال خالٍ من الأخطاء ، تحتاج إلى تحديد التقنيات والبرامج المثالية. يتم تحديد الاختيار الصحيح للأداة من خلال نوع المعلومات المشتركة والجمهور المشارك.

يوصي الخبراء بتصميم العرض التقديمي ، بما في ذلك البيانات بناءً على بيئة المكتب. يختلف عرض البيانات أو المعلومات للجمهور الحي عن العرض التقديمي إلى الجمهور الافتراضي. لهذا السبب ، يجب تجنب استخدام مادة من اجتماع مباشر على شاشة فيديو لاجتماع عبر الإنترنت.

يحد الاجتماع الافتراضي من نطاق التفاعل مع الجمهور. تسمح لك الاجتماعات التي يتم إجراؤها في موقع مادي باعتماد نهج غير رسمي حول جدول الأعمال واستخدام المواد. من ناحية أخرى ، تتطلب الاجتماعات الافتراضية الإعداد المناسب. ومن ثم ، فإن الحاجة إلى التخطيط للحدث في وقت مبكر.

يجب عليك تسليم جدول الأعمال للمشاركين في وقت مبكر. أيضًا ، ضع في اعتبارك إنشاء مواد مرئية قوية لجعل رسالتك أكثر جاذبية. تأكد من وصول المرئيات والمواد إلى المشاركين قبل الحدث. يحتاج المستلمون إلى بيانات اعتماد تسجيل الدخول وعناوين URL وأرقام الاتصال قبل 24 ساعة على الأقل من الاجتماع.

يتيح القيام بذلك للمشاركين التحقق من أن كل شيء يعمل كما هو مخطط له أو تنزيل البرنامج المطلوب. لتجنب الأخطاء ، تأكد أيضًا من تسجيل المشاركين للدخول ما بين 10 و 15 دقيقة قبل بدء الاجتماع. هذا يسمح لك باختبار الاتصال.

يوصي الخبراء بإجراء نداء على الأسماء للتحقق من النظام ومراجعة الجدول الزمني. من الضروري أيضًا تقديم تفاصيل الاتصال دون اتصال بالإنترنت حتى يصل عضو اللجنة إليك في حالة حدوث مشكلات فنية.

عندما يتم بث الاجتماع من قبل مقدم عرض واحد إلى جمهور كبير ، يجب عليك تعيين دور الميسر لزميل. يوفر الميسر المساعدة التي تمس الحاجة إليها للمقدم.

اجتماعات عبر الإنترنت خلال COVID-19

مع انتشار فيروس كورونا في المزيد من البلدان حول العالم ، أصبحت الاجتماعات عبر الإنترنت حلاً مهمًا للشركات والحكومات. تُمكِّن الاجتماعات الافتراضية المشاركين من إجراء الأعمال أثناء اتباع قواعد التباعد الاجتماعي التي أطلقها الوباء.

يعمل العديد من المهنيين من المنزل. ومن هنا تأتي الحاجة إلى عقد اجتماعات عمليا. يدفع هذا الواقع الجديد المؤسسات إلى استكشاف طرق لاستخدام أدوات المؤتمرات بشكل أكثر فاعلية. تسهل أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت استضافة المؤتمرات دون انقطاع.

الارتباط

لتعزيز المشاركة أثناء اجتماع عبر الإنترنت ، يجب أن تقاوم إغراء الانطلاق مباشرة إلى المهمة. القيام بذلك يهدد بناء العلاقات. بدلاً من ذلك ، تحتاج إلى كسر الجمود عن طريق مطالبة المشاركين بتقديم أنفسهم ومشاركة أي معلومات مثيرة للاهتمام بإيجاز.

يعزز هذا النهج مستويات المشاركة عن طريق إضافة عنصر اجتماعي إلى الاجتماع. عند مشاركة شيء شخصي ، تحاكي الإجراءات الافتراضية التفاعل الشخصي. من ناحية أخرى ، تحتاج إلى دعوة الأسئلة من اللجنة قبل بدء الاجتماع.

توفر هذه الإجراءات طريقة مؤكدة لإبقاء اللوحة مشغولة. أيضًا ، ضع في اعتبارك إجراء استطلاع وطلب إجابات عبر الدردشة لتلقي التعليقات حول قضايا محددة. يسهّل طرح الأسئلة بشكل متكرر الحفاظ على اتصال شخصي مع المشاركين. ومع ذلك ، تجنب طرح الأسئلة المفتوحة التي غالبًا ما تؤدي إلى ظاهرة الهواء الميت.

حافظ على تركيزك

توفر الاجتماعات عبر الإنترنت مجموعة متنوعة من المزايا ، بما في ذلك القدرة على الاتصال من أي مكان. ومع ذلك ، يجب على المشاركين عدم حضور الأماكن العامة لتجنب الإلهاء. أماكن مثل صالات المطارات والمقاهي يمكن أن تجعل من الصعب على المشارك التركيز. يمكن أن تكون الضوضاء المحيطة مشكلة حتى في المكاتب المنزلية.

على مستوى آخر ، ينصح الخبراء بعدم حشر الكثير من الموضوعات أو الأجندات في اجتماع افتراضي واحد. حاول التركيز على موضوع أو موضوعين وامنح الحلقة استراحة قبل تقديم موضوع جديد. يجب أن يكون كل جزء قصيرًا (30 دقيقة كحد أقصى) لضمان استمرار انتباه المشاركين أثناء المناقشات.

احتفظ دائمًا بالوقت لكسر الجليد لكسر أي حواجز اجتماعية وخلق جو جماعي مثالي. كما يسمح كسر الجليد للناس بالتعرف على بعضهم البعض ، مما يعزز الثقة.

غالبية كاسحات الجليد الشخصية ممكنة تقريبًا. من الممكن جعل المشاركة ممتعة من خلال مشاركة الصور أو استخدام الخلفيات الافتراضية اللافتة للنظر لتطبيق Zoom.

العصف الذهني الافتراضي

تساهم الأنشطة مثل العصف الذهني والتصويت في زيادة المشاركة. يمكنك الشروع في هذه الأنشطة باستخدام مجموعة متنوعة من الأدوات المتخصصة. احرص دائمًا على إبقاء الإجراءات ممتعة لتجنب إصابة المشاركين بالتعب أو الملل. يمكنك دائمًا أن تطلب منهم أخذ قسط من الراحة وتجديد أذهانهم قبل متابعة المؤتمر.

يعد إنشاء طريقة فعالة للاتصال باللوحة جزءًا أساسيًا من التعامل مع الاجتماعات عبر الإنترنت. تعتمد الطريقة المناسبة على منصة المؤتمر التي تستخدمها. إذا كان اجتماعك يستخدم نظامًا أساسيًا للصوت فقط ، ففكر في اللجوء إلى تقنية الساعة. تتضمن هذه الطريقة تخصيص أرقام للمشاركين على مدار الساعة ، والتي ستستخدمها لإجراء التعارف.

عند العمل باستخدام منصة مؤتمرات الفيديو ، يمكنك الاتصال بالمشاركين بالترتيب على الشاشة. بالتناوب ، يمكنك اختيار تقديم اللوحة باستخدام الترتيب الأبجدي.

من المهم مراقبة حركة عين أعضاء اللجنة أثناء اجتماع عبر الفيديو. قد تكون حركة العين السريعة علامة على أن المشارك يقرأ وقد تكون حركة الذراع بسبب الكتابة. احترس أيضًا من تعبيرات الملل وعلامات الإرهاق العقلي.

عندما تلاحظ أن شخصًا ما مشتتًا ، فأنت بحاجة إلى لفت الانتباه من اللوحة بأكملها. في نهاية الاجتماع ، خصص وقتًا لتقييم إنتاجية المؤتمر. قم بتسليط الضوء على أي مجالات مثيرة للقلق وابحث عن طرق لتصحيح أوجه القصور.

اجتماعات مختلطة

إذا كنت تخطط لاستضافة اجتماعات مختلطة تضم مشاركين افتراضيين وحيين ، ففكر في تعيين وسيط جسر. يمكن أن يتولى هذا الدور زميل يحضر اجتماعًا فعليًا. يراقب الوسيط الاتصال بين اللوحة الحية والافتراضية.

من المهم التأكد من أن أعضاء اللجنة على الإنترنت يمكنهم رؤية الجلسات والاستماع إليها والمساهمة فيها. من ناحية أخرى ، يجب على الوسيط إبقاء أعضاء اللجنة على علم بالمجموعة الافتراضية. أسهل طريقة لتحقيق هذا الهدف هي إظهار وجوه المشاركين عن بعد على شاشة كبيرة.

لا يقرأ العديد من أعضاء اللجنة محاضر الاجتماع. يمكنك التأكد من أن كل شخص يقرأ المستندات الدقيقة من خلال جعلها مختصرة وموجزة. لا يقرأ العديد من أعضاء اللجنة محاضر الاجتماع. يمكنك التأكد من أن كل شخص يقرأ المستندات الدقيقة عن طريق جعلها مختصرة وموجزة مع هذا النموذج. يتيح ذلك لزملائك التعرف على الموضوعات التي ربما فاتتهم أثناء الاجتماع عبر الإنترنت.

في بعض الحالات ، لا يعتمد المحترفون على المعلومات التي يتم الحصول عليها شفهيًا لأنها قد تؤدي إلى سوء التواصل. لهذا السبب ، ضع في اعتبارك إرسال رسالة بريد إلكتروني موجزة وموجزة للمتابعة تسرد التفاصيل الرئيسية للمؤتمر.

اعتبارات إضافية

إذا لم يكن الحاضرون على دراية ببعضهم البعض ، يجب أن تكسر الجليد بالسماح للجميع بالتعريف عن أنفسهم. القيام بذلك يجعل من السهل على المشاركين الشعور بالراحة مع بعضهم البعض. في المقابل ، تعمل الأجواء الملائمة على تحسين مستويات إنتاجية الاجتماع.

شجع قادة الفريق على كسر الجمود من خلال مشاركة بعض اللحظات الخفيفة مع المجموعة. أيضًا ، قم بتعزيز حل مشكلة التعاون أثناء الاجتماع عبر الإنترنت. يمكن أن توفر هذه الأنواع من الجلسات طريقة أسهل لاستبدال التقارير القياسية التي تعرض التقدم السلس للإجراءات للخطر.

يتضمن حل المشكلات بشكل تعاوني اختيار القائد لموضوع ليناقشه أعضاء اللجنة. تعمل المجموعة معًا لاكتشاف وجهات النظر والمعلومات الحيوية. نتيجة لذلك ، يصبح من الأسهل صياغة حلول مبتكرة تعالج تحديات عمل محددة.

يجب إعطاء جميع المشاركين الوقت للتركيز على جدول الأعمال. عند القيام بذلك ، فإنك تساعد في زيادة الإنتاجية أثناء جلسات حل المشكلات.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• إذا كنت تشارك صورًا عارية على Zoom ، فاعلم فقط أنه يستخدم الذكاء الاصطناعي لمشاهدتك
• حصل Google Meet للتو على ترقية شبيهة بـ Zoom والتي تمس الحاجة إليها - إليك الجديد
• يبيع المتسللون أكثر من 500000 كلمة مرور Zoom ، لذا قم بالتبديل إلى Discord بالفعل
• أفضل بديل لـ Zoom هو عدم تسجيل الدخول أبدًا ، أيها الجبناء