ما بعد المكالمة الجماعية: 4 تقنيات للاجتماعات يحتاجها كل فريق

جيست بوست بي واي إليز كيث ، الشريك المؤسس ، Lucid Meetings.

كل فريق يجتمع. يدير معظمهم اجتماعاتهم بنفس الطريقة التي كان بها أجدادهم وأجداد أجدادهم. تصف سجلات الاجتماعات التي سبقت الرومان قائدًا يتكلم بخطورة ، ومناقشة موجزة ذهابًا وإيابًا ، ثم تختتم بجزء غير حاسم من الاتفاق الغامض. الاجتماعات لم تتغير كثيرا منذ آلاف السنين.

ثم أدى اختراع الهاتف إلى تحرير الاجتماعات من حدود غرفة الاجتماعات. حررنا PowerPoint وأجهزة العرض من أكوام التقارير المطبوعة.

ماذا يفعل القادة المعاصرون بهذا التقدم؟ بالضبط ما فعله أسلافهم ، الآن فقط خطاباتهم مشوهة عبر هواتف غرفة الاجتماعات.

حان الوقت لجلب كيف نلتقي في العصر الحديث.

إلى جانب صعود التكنولوجيا ، شهد القرن الماضي تطورات مذهلة في فهمنا لكيفية العمل معًا بشكل أفضل في مجموعات. نحن الآن نعرف كيف يمكن للمجموعات التعاون والابتكار والتحفيز واتخاذ القرارات معًا بشكل فعال. (نصيحة: الاستماع إلى شخص ما يقرأ النقاط ، أليس كذلك).

تعتمد هذه الأنواع الأربعة من تقنية الاجتماعات المعززة على تلك الاكتشافات وتمكن فريقك من إجراء اجتماعات أكثر نجاحًا.

1. مؤتمرات الفيديو

تتفوق مؤتمرات الفيديو على المؤتمرات الصوتية في كل مرة. تتمتع معظم فرق الشركات بإمكانية الوصول إلى مؤتمرات الفيديو وتكنولوجيا التسجيل ، لكن القليل منها يستخدمها.

لقد أصبحنا مرتاحين للغاية للاختباء في حالة كتم الصوت ، حيث نكون بعيدًا عن الأنظار ، بعيدًا عن مرمى السمع ، وأحرارًا في توجيه انتباهنا إلى مكان آخر. في الواقع ، تُظهر الأبحاث أن الأشخاص غالبًا ما يفضلون اجتماعات الاتصال الهاتفي على وجه التحديد لأنها تعني أنه لم يعد عليهم التظاهر بأنهم منتبهون. لقد أخذنا الأداء الرديء لاجتماعات أسلافنا وجعلناه أسوأ.

للحصول على اجتماعات أفضل عن بُعد ، احصل على إعداد جيد لمؤتمرات الفيديو واستخدمها.

إلسي كيث

نصيحة إضافية: قم بتشغيل تسجيل مؤتمر الفيديو للاجتماعات الشخصية المهمة أيضًا.

هل وجدت أخيرًا وقتًا يلتقي فيه جميع كبار المسؤولين التنفيذيين حول مشروعك الكبير؟ قم بإعداد برنامج مؤتمرات الفيديو لتسجيل هذا الاجتماع. ثم قم بنسخ الصوت إلى نص. لن تجمع كل هؤلاء الأشخاص معًا مرة أخرى بسهولة ، وبهذه الطريقة ، ستحصل على أكبر قدر ممكن من التفاصيل في الوقت المتاح لديك. ستكون قادرًا بشكل أفضل على التركيز على المناقشة ولن تضطر إلى العمل بجد لتدوين ملاحظات مفصلة.

على سبيل المثال ، نقوم بإقران برنامج مؤتمرات الفيديو الخاص بـ Zoom بكاميرا Meeting Owl للتأكد من حصولنا على فيديو 360 درجة جيد للسماعة الحالية.

هذا لا يعني أن الملاحظات ليست ذات قيمة. في الواقع ، يعد تدوين الملاحظات جيدًا أمرًا بالغ الأهمية ، ولهذا السبب تحتاج الفرق إلى:

2. برامج إدارة الاجتماعات

يُسهل برنامج إدارة الاجتماعات على الفرق التعاون في جداول أعمال الاجتماع وتسجيل ملاحظات الاجتماع. إن الفرق التي تتعاون في توثيق قراراتهم والخطوات التالية معًا أثناء الاجتماع تكون أكثر تفاعلًا وكفاءة وأكثر التزامًا بهذه النتائج.

والأهم من ذلك ، تُظهر أنظمة إدارة الاجتماعات للجميع أفضل طريقة للفرق في مؤسستك لإدارة اجتماعاتهم.

تاريخيًا ، تعلم الجميع كيفية إدارة الاجتماعات من خلال حضور الاجتماعات ثم نسخ ما رأوه يفعله الآخرون. لذلك ، بينما كشفت الأبحاث النقاب عن المئات من التقنيات الرائعة لجمع المجموعات معًا ، فإن معظم الناس لا يرون هذه التقنيات أبدًا في الممارسة. ليس لديهم فكرة عما هو ممكن.

يجعل نظام إدارة الاجتماعات تعليمات الاجتماع متاحة للجميع. لا يتعين على أي شخص تخمين ما يجب أن يكون على جدول الأعمال ، أو المدة التي يجب أن يستغرقها الاجتماع ، أو كيفية قيادة كل جزء من المناقشة ، أو ما يجب تدوينه. يوضح النظام كل ذلك ، مما يجعل من الممكن للمؤسسة إجراء عملية اجتماع رائعة ثم نشر ذلك بسرعة على كل عضو في الفريق.

تعد Teeming و BoardVantage و Lucid Meetings كلها أمثلة على التقنيات في هذه الفئة.

3. التعاون البصري ودعم القرار

حيث العمل

تستفيد العديد من تقنيات الاجتماعات الأكثر فاعلية وجاذبية وإنتاجية من قدرتنا الطبيعية على معالجة المعلومات بصريًا. يمكن للفرق رؤية الأنماط بسهولة أكبر عندما يمكنهم نقل البيانات ورسم الاتصالات وتضمين الصور.

استخدمت الفرق التي طورت هذه التقنيات الكثير من الملاحظات اللاصقة. بعد الاجتماع ، أمضوا وقتًا في كتابة كل تلك الخربشات وتنظيف الغرفة - مما يعني أن معظم الفرق احتفظت بتقنيات التعاون القوية هذه للمناسبات الخاصة.

برنامج التعاون المرئي ودعم القرار يجعل الملاحظات اللاصقة رقمية. تتعاون Teams في الوقت الفعلي من أي مكان ، ولا يتعين على أي شخص كتابة أي شيء لاحقًا. توفر أفضل الأدوات أيضًا مزايا لا يمكنك الحصول عليها بسهولة باستخدام الورق. على سبيل المثال ، عند جمع التعليقات في أداة دعم القرار ، يمكنك جعل كل مساهمة مجهولة المصدر لزيادة فرص الحصول على تعليقات صادقة ومفيدة.

تشمل التقنيات النموذجية MURAL و Stormz و GroupMap و iObeya .

4. ردود الفعل الاجتماع وتتبع الأداء

نقدر أن هناك أكثر من 55 مليون اجتماع كل يوم في الولايات المتحدة وحدها. في المتوسط ​​، يقضي المدراء التنفيذيون 72٪ من وقتهم كل أسبوع في الاجتماعات.

عدد قليل جدًا من المنظمات تتبع أداء هذا الوقت. هل يمكنك التفكير في أي عملية تجارية أخرى تستهلك الكثير من الموارد ولكن لا يتم تتبعها أو قياسها بطريقة ما؟

توفر تقنية ملاحظات الاجتماع وتتبع الأداء للمؤسسات نظرة ثاقبة حول هذا الاستثمار الضخم. تقوم بعض التقنيات تلقائيًا بحساب تكاليف الاجتماع استنادًا إلى بيانات التقويم ، مما يؤدي إلى إنشاء الأرقام الثابتة التي يحتاجها القادة عند اتخاذ القرارات حول كيفية الاجتماع. تستخدم التقنيات الأخرى الذكاء الاصطناعي لتحليل ملاحظات الاجتماع ، وبعد ذلك ، بناءً على مشاعر المشاركين والأنماط التاريخية ، توقع ما إذا كان المشروع سينجح أو إذا كان من المحتمل إغلاق عملية البيع.

تشمل التقنيات في هذه الفئة MeetingQuality و Gong.io و Inspirometer .

من الممكن عقد اجتماعات أفضل. تتطلب الاجتماعات الرائعة تغيير الطريقة التي ننظم بها تلك الاجتماعات ونديرها ، مما يعني في الماضي أنك بحاجة إلى الكثير من التدريب على التيسير ومساحة فارغة على الحائط.

ليس بعد الآن. باستخدام هذه التقنيات الأربع ، يمكن إجراء اجتماعات رائعة لكل شخص يعمل من أي مكان.

***

إليز كيث

إليز كيث هي المؤسس المشارك لـ Lucid Meetings ومؤلفة كتاب " Where the Action: The Meetings That Make or Break Your Organization" . لمزيد من المعلومات ، يرجى زيارة www.jelisekeith.com أو www.lucidmeetings.com والتواصل مع Elise على Twitter @ EliseID8.