5 مشكلات شائعة في الاتصالات التجارية (+ حلول)

كان مشهد الأعمال أحد العناصر العديدة للحياة اليومية التي انقلبت رأسًا على عقب تمامًا في عام 2020 بسبب جائحة COVID-19. أجبر الفيروس التاجي كل فرد من القوى العاملة تقريبًا على الذهاب بعيدًا في المستقبل المنظور. أدى هذا دون قصد إلى ظهور عدد من مشكلات الاتصالات التجارية.

كان على العديد من أماكن العمل التي كانت لديها في السابق سياسات صارمة فيما يتعلق بالموظفين الذين يعملون من المنزل ، التخلي عن تلك القواعد السابقة. وضعهم هذا في منطقة غير معروفة تمامًا ، مما يعني أنه كان على الشركات أن تتعلم التواصل بطريقة لم تكن مألوفة لهم من قبل. في هذه المقالة ، سنتطرق إلى بعض مشاكل العمل الشائعة الناجمة عن جائحة فيروس كورونا وكيفية حلها:

• عدم التقييس
• التفسير الخاطئ والغموض
• عدم وجود إشارات غير لفظية في الاتصال الكتابي
• الإفراط في الاتصال
• عدم وجود ملاحظات

عدم التقييس

في المستقبل المنظور ، أصبحت الاجتماعات الشخصية شيئًا من الماضي. لقد منحتنا التكنولوجيا عددًا كبيرًا من الخيارات حول المكان الذي يمكن أن تذهب إليه هذه الاتصالات ، ولكن المشكلة الآن هي أي نوع من الاتصالات يجب أن تذهب إلى أين. عليك أن تقرر متى وأين تتواصل حول مواضيع مختلفة. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التوحيد القياسي إلى عزلة الاتصال والارتباك بين موظفيك. بشكل عام ، سيضر بالعمليات اليومية لعملك.

أفضل طريقة لحل هذه المشكلة هي توحيد عمليات الاتصال في مكان العمل لكل قناة. ضع مبادئ توجيهية واضحة لنوع الاتصالات التي يجب أن تذهب في أي القنوات. على سبيل المثال ، يجب توثيق المهام المهمة في رسالة بريد إلكتروني لأعضاء الفريق المناسبين.

يجب أن يكون نظام المراسلة الفورية بين المكاتب ، مثل Slack ، محجوزًا للمحادثات الخاصة بالمشروع ومحادثات المبرد المائي. يجب حجز التعليقات على تفاعلات العملاء لحل إدارة علاقات العملاء الخاص بفريقك.

سيؤدي توحيد الاتصالات الداخلية بحزم إلى توفير عدد كبير من المزايا لمؤسستك. أولاً ، سيكون لديك مسار ورقي رسمي حول جميع التفاعلات. هل تحتاج إلى التحقق من تعليقات تقريرك المباشر على أحدث مشاريعهم؟ تحقق من Slack. تبحث لمراجعة المعلومات الضرورية قبل اجتماع العميل؟ ألق نظرة على CRM الخاص بك.

سيؤدي تطبيق توحيد الاتصالات الداخلية لمكتبك بشكل عام إلى الحفاظ على تنظيم الأمور أيضًا. إذا كان فريقك يرسل بريدًا عشوائيًا أو بريدًا إلكترونيًا يتضمن أي شيء بدءًا من معلومات العملاء ذات الصلة وحتى أحدث الميمات الشائعة على Twitter ، فمن المرجح أن يبدأ الأشخاص في تجاهل الرسائل الواردة. من خلال تحديد نوع الرسائل التي يجب أن تذهب إلى أين ، سيعرف موظفوك بالضبط ما يمكن توقعه مع كل إشعار يأتي.

التفسير الخاطئ والغموض

ربما تكون أكبر فائدة للاجتماعات الشخصية هي أن السياق والدوافع وراء الكلمات التي يتم تبادلها في المحادثات عادة ما تكون واضحة إلى حد ما. ذلك لأن الأشخاص يمكنهم طرح أسئلة توضيحية متابعة في الوقت الحالي إذا احتاجوا إليها. مع المحادثة الكتابية ، تضيع هذه الفرصة ويحدث سوء التواصل وانهيار الاتصال.

ولكن نظرًا لأن الاتصالات الشخصية كانت محدودة للغاية بسبب جائحة الفيروس التاجي ، فإن المزيد من الأشخاص يختارون قنوات الاتصال الداخلية مثل Slack والبريد الإلكتروني للتواصل مع الزملاء. إنه ببساطة أسرع وأكثر كفاءة من الحاجة إلى تنسيق مكالمات الفيديو أو الهاتف. ولكن قد لا يستلمها أولئك الموجودون في الطرف المتلقي من فترة السماح أو البريد الإلكتروني في الوقت الفعلي. يمكن أن يؤدي ذلك إلى بعض المشكلات في التواصل الواضح والمحادثات التي يحتمل أن تكون صعبة.

تعد راحة هذه القنوات أمرًا رائعًا للموظف المشغول ولكنها تأتي مع عدد من العيوب. من السهل إساءة تفسير أفكار شخص ما من خلال التواصل الكتابي. قد يشعر الأشخاص بالخوف الشديد أو يفتقرون إلى الوقت لإرسال رسالة متابعة وانتظار الرد. هذا يعني أنه في بعض الأحيان يعمل الموظفون في ظل فكرة غامضة أو يساء فهمها لما يفترض أن تكون مهمتهم.

الحل بسيط - اجلس مع رسالة مهمة لبضع لحظات قبل إرسالها إلى زميل. من المفيد لجميع الأطراف المعنية التأكد من أن جميع الاتصالات التنظيمية واضحة. هذا مهم بشكل خاص أثناء جائحة الفيروس التاجي ، حيث يعمل الناس بجداول زمنية مختلفة عبر مناطق زمنية مختلفة.

يمكن أن يؤدي إرسال رسائل غامضة وغير واضحة إلى الزملاء إلى إعادتك إلى المشروعات المهمة ، حيث قد ينتهي بهم الأمر إلى طلب متابعة إضافية. لتجنب ذلك ، تأكد من تدقيق الرسائل ، ومن المحتمل أن يكون لديك طرف ثالث مصحح لغويًا إذا كان ذلك مناسبًا.

عدم وجود إشارات غير لفظية في الاتصال الكتابي

تمامًا كما هو الحال مع إرسال رسائل غامضة عن غير قصد ، فإن الاعتماد فقط على قنوات الاتصال المكتوبة لا بد أن يتسبب في بعض مشكلات الاتصال. من دون القدرة على الاستفادة من إشارات الجسد أو تعابير الوجه أو النبرة ، من السهل جدًا على المتصلين أن يسيءوا تفسير نوايا شخص ما. يمكن أن يكون الافتقار إلى الإشارات اللفظية مربكًا بشكل خاص في المحادثات التي تكون فيها الاختلافات الثقافية عاملاً. قد يأتي الشخص الودود بشكل مختلف في المحادثة المكتوبة ، الأمر الذي قد يكون مزعجًا للغاية لبعض الناس.

يمكنك استخدام طرق اتصال متعددة لضمان إرسال رسالتك بنفس النغمة التي قصدت نقلها. إذا كنت تريد إرسال رسالة لطيفة ، فقم بإدخال رمز تعبيري أو علامة تعجب. بدأت المزيد من الشركات في الاستفادة من الرموز التعبيرية كأداة اتصالات تجارية مبتكرة . سيؤدي هذا إلى تحويل الرسالة من صوت صارم إلى رسالة إيجابية ومشجعة. سيوفر لك ذلك من إجبار زميل عن غير قصد على التساؤل عما إذا كنت غير راضٍ عنه.

بالطبع ، يمكنك دائمًا تضمين ما تحاول نقله في الرسالة بكلمات واضحة. إنها واحدة من أكثر الطرق مباشرة للتأكد من أن الشخص الذي ترسل إليه رسالة يعرف بالضبط ما تحاول قوله.

لكن الطريقة الأكثر فاعلية لتجنب المشكلات المتعلقة بذلك هي القفز إلى مكالمة فيديو. مع استمرار جائحة الفيروس التاجي في تدمير العالم ، فإن الاجتماعات الشخصية ليست خيارًا في الوقت الحالي. مؤتمرات الفيديو هي ثاني أفضل شيء. إنها أفضل طريقة للتعاون بشكل فعال مع الزملاء. يتم التعبير عن تعابير الوجه ونبرة الصوت بوضوح في مكالمة فيديو.

كما ذكرنا سابقًا ، "يقول 87٪ من الموظفين عن بُعد أنهم يشعرون بمزيد من الارتباط والمشاركة مع الفرق والمشاريع عند استخدام مؤتمرات الفيديو". تعمل مكالمات الفيديو بلا شك على تعزيز كفاءة الاتصالات التجارية.

الإفراط في الاتصال

المصدر: Gineris

نظرًا لأن كل فرد من أفراد القوة العاملة تقريبًا يعمل من المنزل في المستقبل المنظور ، فقد أصبحت الخطوط الفاصلة بين ساعات العمل وحياة الموظفين الشخصية غير واضحة. تم الإبلاغ بانتظام طوال الوباء أن الغالبية العظمى من الناس يقضون وقتًا أطول في المكتب ، حيث يقع الآن داخل منازلهم. هذا يعني أن الموظفين يخاطرون بالتواصل المفرط.

تؤدي القدرة على أن يكونوا متصلين بشكل مفرط بسهولة إلى إرهاق الناس. مع المرونة التي يوفرها جدول العمل من المنزل ، يشعر الكثير من الناس بالضغط ليكونوا "على قيد الحياة" طوال الوقت. هذا يعني أنهم ربما يرسلون رسائل في غير ساعات العمل.

يمكن أن يؤدي ذلك إلى شعور الأشخاص الذين كانت لديهم حدود في السابق بالضغط لفعل الشيء نفسه. يمكن أن يؤدي العمل بعد ساعات العمل العادية إلى الإرهاق ، مما يؤدي إلى ضعف أداء الموظفين. يمكن أن يؤثر هذا سلبًا في النهاية على عملك وستتأثر مشاركة موظفيك أيضًا.

أفضل طريقة لتجنب حدوث ذلك لموظفيك هي عن طريق وضع قواعد أساسية. أوضح أنه لا يتوقع أن يعمل أي شخص خارج ساعات العمل العادية. شجع الموظفين على تسجيل الخروج من أجهزة العمل بمجرد انتهائهم من العمل ليلاً - يمكن أن تنتظر معظم الرسائل حتى اليوم التالي.

طريقة رائعة لفرض هذه الرسالة هي أن تتبع الإدارة العليا هذه القواعد. سيكون الموظفون أقل احتمالا للعمل بعد ساعات إذا لم يروا المشرفين عليهم يفعلون نفس الأشياء. سيضمن الحفاظ على تحديث مؤسستك أنها تعمل بأفضل ما لديها من إمكانيات. سيعزز بشكل عام العمل الجماعي الصحي.

عدم وجود ملاحظات

المصدر: Great Place to Work

يحتاج العمل الصحي والمزدهر إلى فحص نفسه من جميع الجوانب. إذا لم تطلب الإدارة تعليقات من موظفيها ، فسيصبح التواصل بين الموظفين غير فعال. يجب أن تتدفق في كلا الاتجاهين من أجل العمل لصالح شركتك. يُظهر جمع التعليقات من الموظفين من خلال طرق مثل إرسال الاستطلاعات مدى أداء موظفيك في الوقت الحالي.

ردود الفعل من موظفيك مهمة الآن أكثر من أي وقت مضى. بينما انتشر جائحة الفيروس التاجي في جميع أنحاء العالم خلال الجزء الأفضل من عام الآن ، فإن لدى الأشخاص المختلفين ردود أفعال مختلفة تجاهه. قد يشعر بعض الناس فقط بضغط وقلق الموقف الآن. ستتطور ردود أفعال موظفيك تجاه الوباء باستمرار.

التعليقات المنتظمة هي الطريقة الوحيدة للحصول على نظرة ثاقبة حول أداء موظفيك في ظل الظروف وما يمكنك القيام به لدعمهم. يمكن أن تساعدك هذه المعلومات في التقدم على الموظفين الذين يفقدون الدافع للعمل الجاد.

تمنحك التعليقات أيضًا نظرة ثاقبة حول كيفية أداء الإدارة أيضًا. قد لا تدرك أن شيئًا ما تفعله لا يعمل إلا إذا أبلغك موظفوك بذلك. العمل بناءً على تلك التعليقات وتعديل العمليات للمضي قدمًا هو الطريقة الوحيدة لتحسين عملياتك.

الخلاصة: التواصل الجيد سيجعل الموظفين أكثر سعادة

غيّر جائحة الفيروس التاجي وجه المكتب في المستقبل المنظور. قد لا يكون العمل في بيئة مكتبية هو نفسه مرة أخرى. يعني الوضع السيئ في متناول اليد أن شركتك ستضطر باستمرار إلى التركيز على تجنب تحديات الاتصال الرئيسية. ستكون هناك عقبات على طول الطريق ، لكن أخذ الوقت الكافي لحل مشكلات الاتصال الشائعة التي قد تنشأ.

فقط لأن وجه مكتبك يبدو مختلفًا هذه الأيام لا يعني أن العاملين عن بُعد لا يمكنهم أن يكونوا سعداء . كما ذكرنا سابقًا ، يرغب 90٪ من الموظفين عن بُعد في مواصلة العمل بجدول زمني مرن لبقية حياتهم المهنية. من خلال تلبية احتياجات موظفيك ، سوف تتأكد من أنهم سعداء ، الأمر الذي سيفيد عملك بشكل كبير على المدى الطويل.