فواتير هاتف العمل: التنقل في الرسوم المخفية وأسباب النظر في VoIP

تبحث الشركات دائمًا عن توفير المال حيثما أمكن ذلك. أفضل مكان للبدء منه هو فحص تكاليف فاتورتك. قد يكون من السهل التغاضي عن مقدار الأموال التي تنفقها شركتك على خدمة الهواتف المكتبية والهواتف المحمولة. مع دفع جائحة الفيروس التاجي عالم الأعمال إلى الاعتماد على الأعمال التجارية عبر بروتوكول الإنترنت للبقاء واقفة على قدميها ، أصبحت خدمة الهاتف التي تختارها أكثر أهمية الآن من أي وقت مضى.

المكالمات الهاتفية هي الطريقة الأكثر شيوعًا التي يتفاعل بها العملاء الجدد مع الشركة وتظل الهواتف نقطة انطلاق لدعم العملاء. بالنظر إلى هذه الضرورة ، غالبًا ما يشعر مقدمو خدمات الهاتف بالراحة في التعامل مع الرسوم المختلفة التي يمكن أن تزيد بشكل كبير من تكلفة فاتورتك الشهرية.

قد تكون بعض الرسوم مقابل الخدمات التي نادرًا ما تستخدمها (أو لا تستخدمها أبدًا) ، بينما يُطلق على البعض الآخر بشكل غامض تسمية "رسوم الصيانة" والمفضلة لدى الجميع: الضرائب. لا يوجد حد لمستوى الإبداع الذي يعرضه بعض مزودي خدمة الهاتف التجاري عند إيجاد طرق للنيكل والدايم لعملائهم. ما لم تكن قد قمت بالفعل بمراجعة فاتورة شركتك بعناية ، فهناك فرصة جيدة لأن تدفع أكثر من اللازم.

إذا كنت بعيدًا عن مقدار تكلفة الهواتف التقليدية على عملك ، فقد قمنا بتدوين بعض المؤشرات للعناصر التي قد ترغب في مراقبتها في المرة القادمة التي تصل فيها فاتورتك. في هذه المقالة ، سنغطي الأقسام التالية:

• كيفية تقليل فاتورة هاتفك
• ابحث في فاتورة هاتفك الحالية
• ضع في اعتبارك الميزات التي تحتاجها
• ضع في اعتبارك أيضًا ما يمكنك الحصول عليه من حل VoIP الحديث
• مراجعة اختياراتك

كيفية تقليل فاتورة هاتفك

قد تكون فاتورتك مصاريف عمل ضرورية ، لكن هذا لا يعني أنه يجب أن تكلف شركتك ذراعًا ورجلاً. يمكن أن تكون هذه التكلفة صعبة بشكل خاص لأصحاب الأعمال الصغيرة. هناك شيء واحد يجب مراعاته وهو التكلفة الإجمالية للتشغيل لنظام هاتفك الحالي. يمكنك معرفة هذه التكلفة عن طريق إضافة تكلفة شراء نظام الهاتف مع تكلفة تشغيله.

بمجرد تحديد هذه التكلفة ، يمكنك تحديد ما إذا كان ما دفعته مقابل نظام هاتف العمل الخاص بك وما تدفعه حاليًا لتشغيله يستحق كل هذا العناء. يمكنك مقارنة هذا السعر بأي فاتورتك الحالية كل شهر. بهذه الطريقة ، يمكنك معرفة أي جانب من الإعداد يجب عليك تغييره.

انظر إلى فاتورة هاتفك الحالية

أسهل طريقة لمعرفة مقدار ما يجب عليك خفضه من التكاليف المرتبطة بخدمة الهاتف هي النظر في فاتورتك الحالية. على سبيل المثال ، سيقدم مقدمو الخدمة عادةً خصمًا للحزم المختلفة وقد يقلل ذلك من التكاليف الإدارية لشركتك من خلال دمج الفواتير في دفعة واحدة.

هذا يجعل الأمر يبدو وكأنك توفر المال. ومع ذلك ، يؤدي هذا أيضًا إلى فاتورة أكثر تعقيدًا حيث يمكن لمقدمي الخدمة فرض رسوم إضافية قد لا تكون ممكنة مع فاتورة أبسط.

لقد ذهبت لجنة الاتصالات الفيدرالية (FCC) إلى حد إنشاء صفحات الأسئلة الشائعة التي تغطي موضوعات مثل حشو فاتورة الهاتف للمساعدة في إعلام الناس عن عادة قيام شركات الهاتف بفرض رسوم غير مصرح بها. تلاحظ الوكالة أنه كلما بدأت فاتورتك في الظهور وكأنها فاتورة بطاقة ائتمان ، كلما زاد قلقك بشأن ما إذا كنت تدفع مبلغًا معقولاً أم لا.

"الخداع هو السمة المميزة للتكديس. غالبًا ما يعتمد Crammers على الفواتير المربكة لخداع المستهلكين لدفع ثمن الخدمات التي لم يأذنوا بها أو يتلقوها ، أو تلك التي تكلف أكثر مما كان المستهلك يعتقد ... قدرت لجنة الاتصالات الفيدرالية (FCC) أن الحشر قد أضر بعشرات الملايين من الأسر الأمريكية ".

ربما تكون قد تعرضت لصدمة تلقيك أول فاتورة لك من خدمة جديدة. من المحتمل ألا يذكر الاقتباس الأولي لشركة الهاتف النفقات من الضرائب أو الرسوم الإضافية أو أنه سيتم محاسبتك مقدمًا على الفاتورة الأولى بشهر (يتقاضى مقدمو الخدمة أحيانًا رسومًا من تاريخ التثبيت وكذلك الشهر التالي في الفاتورة الأولى).

يتعين على شركات الهاتف عمومًا دفع ضريبة المبيعات على الخدمة ، لذا فليس من المستغرب أن تجمع هذه الضريبة من عملائها. ومع ذلك ، يجب عليك التأكد من أن النسبة المئوية المحصلة تتوافق بالفعل مع ضرائب المبيعات المحلية الخاصة بك وليست مبالغ فيها.

من ناحية أخرى ، تعتبر الرسوم الإضافية وعناصر أخرى من هذا القبيل ذاتية تمامًا وقد توفر مساحة أكبر للمناورة للتفاوض على فاتورتك.

فيما يلي بعض العناصر في فاتورتك التي يجب أن تنتبه لها عن كثب:

• خطوط التمديد - توجد في خطوط الهاتف PSTN التقليدية وتسمح لشركتك بالتعامل مع مكالمات متعددة في وقت واحد ، حتى لا يتعرض عملاؤك لإشارات مشغولة. هذه ليست رخيصة ، لأنها يمكن أن تكلف عملك ما يصل إلى 30 دولارًا لكل سطر. من المهم ملاحظة أنه يمكنك الحصول على نفس الوظيفة من نظام IP دون أي تكاليف إضافية.
• صيانة الأسلاك - مرة أخرى ، هذا عنصر خاص بالخطوط الأرضية. هذه رسوم مرتبطة بتكلفة توصيل الأسلاك بمكتبك.
• رسوم المسافات الطويلة والتكلفة - لا يمكنك مساعدتها إذا كان على عملك إجراء عدد كبير من المكالمات البعيدة والمكالمات المجانية. ولكن يمكنك خفض هذه التكلفة عن طريق تحويل تلك الاتصالات إلى البريد الإلكتروني أو نظام هاتف IP.
• المستخدمون والإضافات - لا تفرض أنظمة الهاتف التقليدية رسومًا على خطوط التمديد فحسب ، بل تفرض رسومًا على كل خط تحتاجه. لاحظ أن مقدمي الخدمة يميلون أيضًا إلى فرض رسوم على كل مستخدم ، لذلك يجدر بنا مقارنة الأسعار لمقدمي الخدمات المختلفين هنا.

سيتم وضع بعض الرسوم في حجر ، ولكن قد يكون لديك مساحة صغيرة للمناورة في بعضها. إذا كانت هناك رسوم معينة تبدو مرتفعة للغاية بالنسبة لك ، فمن المفيد الوصول إلى مزود الخدمة الخاص بك ومحاولة التفاوض.

ضع في اعتبارك الميزات التي تحتاجها

الخطوة التالية لخفض التكاليف المرتبطة بفاتورتك هي النظر في جميع الميزات التي تحتاجها في نظام هاتفك. سواء كنت تستخدم PSTN أو نظام هاتف IP ، يمكنك غالبًا الدخول في عقود باهظة الثمن إذا جمعت معًا ميزات لا تستخدمها.

من المهم مراعاة الميزات التي تحتاجها في نظام هاتفك حتى تتمكن من العثور على خطة تتطلب منك فقط الدفع مقابل ما تحتاجه. فيما يلي بعض الميزات الأساسية والحيوية التي يجب مراعاتها في مزود نظام الهاتف التالي.

تحويل المكالمات - هذه ميزة أساسية تضمن لعملائك إمكانية الوصول إليك بغض النظر عن السبب. لذلك إذا قسمت وقتك بين العمل في المكتب والمنزل ، يمكنك إعادة توجيه المكالمات من رقم عملك إلى جهازك المحمول. يقدم العديد من مزودي خدمة VoIP مثل RingCentral ميزة إعادة توجيه المكالمات عن بُعد كميزة أساسية حتى تتمكن من إعادة توجيه المكالمات أثناء التنقل للتأكد من أنك متاح دائمًا.

الامتدادات - في نظام هاتف PSTN التقليدي ، يكون الامتداد عبارة عن رقم هاتف آخر يتم توصيله فعليًا برقم رئيسي. كلما زاد عدد الأسلاك ، زادت تكلفة ذلك. تقوم أنظمة IP بهذا الأمر افتراضيًا ، ويقدم العديد منها قدرًا معينًا من الامتدادات المضمنة في الخطط الأساسية. على سبيل المثال ، يقدم Grasshopper خطة فردية مقابل 26 دولارًا تتضمن ما يصل إلى ثلاثة ملحقات.

الدعم عن بعد - سيأتي بالتأكيد وقت تحتاج فيه إلى صيانة نظام هاتفك. ولكن نظرًا لاستمرار جائحة الفيروس التاجي في إبقاء الغالبية العظمى من القوى العاملة بعيدة ، فقد لا يكون من المجدي دخول موظف خارجي إلى مكتبك لفحص إعدادك.

يعد البحث عن مزود الهاتف الذي يقدم الدعم عن بُعد خيارًا أكثر جدوى هذه الأيام. تقدم Nextiva نظام دعم عن بعد لتقديم هذا العرض لمستخدميها.

مكالمات غير محدودة - بفضل الوباء ، أصبحت المكالمات الهاتفية أكثر أهمية الآن من أي وقت مضى. نظرًا لأن الاجتماعات الشخصية قد توقفت بشكل أساسي ، فمن المحتمل أن يقضي عملك وقتًا أطول على الهاتف. لذا يجب أن يكون نظام الهاتف الذي يوفر لك دقائق اتصال غير محدودة أولوية قصوى. يقدم العديد من مزودي خدمة الهاتف IP مكالمات غير محدودة ، بما في ذلك Vonage Business.

سجلات المكالمات - يعد تسجيل المكالمات طريقة رائعة لدراسة أداء موظفيك ، وخاصة فريق المبيعات الخاص بك ، وقياس التجربة التي تقدمها لعملائك. يمكن أن تزودك سجلات المكالمات بالتفاصيل الأساسية مثل تاريخ ووقت المكالمة ، والمدة ، ومعرف المتصل ، وما إذا كان قد تم قبول المكالمة أو إرسالها إلى البريد الصوتي أم لا.

هذه ميزة أساسية يمكن أن يقدمها العديد من مقدمي الخدمة. يوفر 8 × 8 تسجيل سجل المكالمات والقدرة على إدارة سجلات المكالمات ومقاييس سجل المكالمات ضمن خططها.

ضع في اعتبارك أيضًا ما يمكنك الحصول عليه من حل VoIP الحديث

نظرًا لأن شركتك من المحتمل أن تدفع بالفعل مقابل اتصال إنترنت واسع النطاق وربما تكون قد قامت ببناء شبكة إنترانت كاملة ، يجب أن يكون هناك حد أدنى من الاحتكاك وتوفير كبير عند التبديل إلى خدمة IP. ليس هناك أي أجهزة إضافية مطلوبة باستثناء هاتف IP المحتمل.

تتقاضى معظم الشركات في مكان ما حوالي 20 دولارًا شهريًا لخط VoIP للأعمال الذي يتضمن كل ما تتوقعه من خط الهاتف القياسي (تحيات البريد الصوتي للأعمال ، انتظار المكالمات ، وما إلى ذلك) بالإضافة إلى قائمة طويلة من الميزات التي لا يتم تضمينها بشكل عام في عروض الهاتف التقليدية ، أو غير متوفرة على الإطلاق.

يمكنك توقع ميزات محسنة من أي مزود VoIP تختاره. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب البحث عنها:

IVR - Hosted IVR (استجابة صوتية تفاعلية) هي قائمة هاتفية ونظام توجيه يوفر قائمة تفاعلية للمتصلين من أجل توجيههم إلى القسم الذي يحتاجون إليه. نظرًا لأنه نظام ذكي ، يمكن لـ IVR تنفيذ المهام التي تتضمن إجابات بنعم / لا أو إجابات متعلقة بالأرقام من المتصلين. تعمل هذه الميزة على إعادة توفير الوقت والإنتاجية لموظفيك ، إلى جانب ضمان أن يكون لعملائك وقت انتظار أقصر.

المصاحب التلقائي - يمكن أن تساعد هذه الميزة في استبدال دور موظف الاستقبال في مؤسستك. لذا فبدلاً من مطالبة المتصلين بك بالتحدث أولاً إلى موظف استقبال حتى يتم تحويلهم إلى الطرف الصحيح ، سيكون عليهم ببساطة الضغط على الرقم المرتبط بالملحق الصحيح للقسم. تمامًا كما هو الحال مع IVR ، يمكن لهذه الميزة أيضًا توفير وقت مؤسستك وأموالك.

مؤتمرات الفيديو - يقوم معظم موفري VoIP بتضمين طرق اتصال أخرى في خطط هواتفهم. يعد مؤتمرات الفيديو أحد أكثر الخيارات شيوعًا. هذه ببساطة وظيفة لا يمكن لنظام هاتف PSTN أن يوفرها لك.

تسمح ميزات مؤتمرات الفيديو لبعض خطط هواتف IP حتى لمئات من المشاركين بالانضمام مرة واحدة ، مما يجعلك أقرب إلى اجتماع الشركة شخصيًا قدر الإمكان أثناء الوباء.

تطبيق الهاتف المحمول - يمتلك معظم موفري هواتف VoIP تطبيقات الهواتف الذكية الخاصة بهم ، مما يتيح لك إجراء مكالمات عملك أثناء التنقل. تسمح التطبيقات غالبًا بالدردشة المرئية والرسائل النصية القصيرة للأعمال ، بالإضافة إلى المكالمات الصوتية التقليدية. يمكنك عادةً التبديل بين وسائل الاتصال ، بمعلومات من المحادثات السابقة المحفوظة على كل جهاز من أجهزتك.

مع الاتجاه المتزايد نحو الاتصالات الموحدة ، يتيح VoIP أيضًا زيادة مركزية عمليات عملك ككل. تدعم معظم منصات VoIP التكامل مع الأنظمة الأساسية الخارجية مثل Salesforce ، مما يسمح لك بدمج الاتصالات والتطبيقات الأخرى في مكان واحد. يأتي هذا مع قائمة طويلة من المزايا التي حددناها مؤخرًا في دليل المبتدئين للاتصالات الموحدة.

مراجعة اختياراتك

إذا كانت خدمة الهاتف الخاصة بك لا تقدم أكثر من نغمة اتصال وكنت تدفع أكثر من 20 دولارًا أو 30 دولارًا شهريًا لذلك ، فمن المحتمل أن يكون عملك أفضل بكثير مع حزمة VoIP من أي عدد من مقدمي الخدمة. فيما يلي تفصيل لأفضل خمسة مزودي خدمة VoIP للأعمال وفقًا لتصنيفات مئات مستخدمي GetVoIP:

الخلاصة: VoIP هو أفضل طريقة لتقليل فاتورة هاتف العمل

بالنسبة لجميع الطرق الإبداعية التي تقوم بها شركات الهاتف بتضخيم فواتيرها ولجميع الطرق التي قد تتمكن من خلالها من التفاوض بسعر أقل ، قد يكون VoIP هو أسهل طريقة لتوفير المال على احتياجات خدمة الهاتف الخاصة بشركتك الصغيرة.

إلى جانب كونها أرخص من خدمات الهاتف التقليدية ، تتيح منصات الاتصال القائمة على السحابة مجموعة واسعة من الميزات التي يمكن أن يكون لها تأثير كبير على الكفاءة التشغيلية والفعالية الكلية لقدرة الشركة على التواصل داخليًا وكذلك مع العملاء.