أتمتة العمليات التجارية وكيف تعمل على زيادة كفاءة المؤسسة

نشرت: 2022-01-13

كل شركة لديها مئات المهام الداخلية التي تحدث يدويًا. يتم تنظيم المناطق لتحقيق مهامها وأهدافها بغض النظر عن الوقت الذي تستغرقه ، أو الوظائف التي يتم تنفيذها. فلماذا لا نطلق أتمتة العمليات والتحول الرقمي؟

في مواجهة التطور المستمر للسوق والاتجاهات المتغيرة ، يجب على الشركات تنحية المهام التي تضيع الوقت والموارد جانباً لأتمتة العمليات.

في الوقت الحاضر ، يبدو من الغريب أننا نتحدث عن الشركات التي تقوم بعمليات مكثفة يدويًا ، لكنها ليست كذلك. 69٪ من المنظمات في جميع أنحاء العالم لم تقفز من التحول الرقمي ، ربما بسبب الجهل أو الخوف من الابتكار.

الحقيقة هي أن الشركات التي لا تقوم بأتمتة العمليات تقضي وقتًا طويلاً في المهام التي يمكن أن تنتهي بمساعدة التكنولوجيا.

ما هي أتمتة عمليات الأعمال؟

عندما نتحدث عن أتمتة العمليات التجارية ، فإننا نشير إلى التكنولوجيا لتنفيذ المهام أو العمليات المتكررة في الأعمال التجارية. يتيح لك هذا الاستخدام تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة وتبسيط العمليات المعقدة بشكل متزايد.

التحول الرقمي له علاقة كبيرة بالأتمتة ؛ يصف تحسين العمليات التجارية بمساعدة التقنيات الجديدة.

تؤدي العمليات المؤتمتة إلى زيادة الكفاءة وإنشاء معايير معقولة وتساعد المؤسسات في النهاية على توفير الوقت والمال والموارد. كما ينظم المهام المتكررة ذات الحجم الكبير ، حيث يسهل الوصول إليها للآلات وتؤدي إلى أعلى أرباح للمنظمة.

هل تعلم أن الفرق تقضي ما يقرب من 20٪ من وقتها في المهام التي يمكننا أتمتتها ، مثل تحليل البيانات التشغيلية ومراجعة تقارير الحالة؟ لهذا السبب ، أدرك الرؤساء التنفيذيون أن أتمتة العمليات أصبحت اتجاهًا ويعملون على دمجها.

على سبيل المثال ، قد يستفيد وكيل المبيعات الذي يتصل بقاعدة عملاء كبيرة ويتابعها من استخدام نظام التحكم والأتمتة الذي يقوم بإعداد المكالمات وإنشاء تذكيرات وتحديث التقويم أو قاعدة بيانات العملاء تلقائيًا. ينطبق نفس المثال أيضًا على مجالات المبيعات أو الدعم الفني ، مع مراعاة خصائصها.

لكن لا تعتقد أن الأتمتة تفيد فقط بعض المجالات. تعد أتمتة العمليات أكثر فاعلية بالنسبة للجوانب متعددة الوظائف ، حيث تشمل العمل بأكمله وتدمج التطبيقات. لاحقًا في هذا الدليل ، سوف تكتشف جميع مزايا أتمتة العمليات.

كيف تعمل أدوات أتمتة عمليات الأعمال على تعطيل مكان العمل

مدير المشروع مكتب الكمبيوتر المحمول
الصورة: StackSocial

يجب على كل شركة إجراء تحليل شامل لفهم احتياجاتها الخاصة ، وبالتالي تنفيذ الأتمتة في المناطق التي تبلغ عن أكبر قدر من الفوائد.

في هذا الدليل ، اخترنا أكثر أنواع أتمتة العمليات شيوعًا في السوق.

1. قاعدة المعرفة

اكتسب هذا النوع من أتمتة العمليات أهمية في السوق. يستخدم جيل الألفية بشكل متزايد محرك بحث للعثور على إجابات قبل إجراء مكالمة خدمة للعميل. بالإضافة إلى ذلك ، وجدت Econsultancy أن 51٪ من العملاء يفضلون الدعم الفني من خلال قاعدة معرفية لأنه أكثر تفاعلية وأسهل في الاستخدام.

وبالمثل ، زاد 67٪ من العملاء من جيل الألفية توقعاتهم في العام الماضي فيما يتعلق بخدمة العملاء (بما في ذلك تنفيذ أدوات جديدة مثل قواعد المعرفة) ، و 78٪ نقلوا أعمالهم إلى مكان آخر بعد تجربة خدمة عملاء سيئة واحدة فقط.

الحقيقة هي أن العملاء قد غيروا عاداتهم الاستهلاكية ويفضلون الأدوات التي تسمح لهم بأن يكونوا أكثر استقلالية.

2. الرعاية الذاتية

كشفت مجلة فوربس أن 40٪ من العملاء يفضلون الخدمة الذاتية على الاتصال البشري ، لأنهم يشعرون براحة أكبر في حل مشكلاتهم على انفراد ولا يريدون أن يبدو أنهم "أغبياء" في أسئلتهم.

الذات هي الإستراتيجية التي تستخدم القنوات الرقمية للعملاء لتقديم الطلبات والإجابة على أسئلتهم وطلب الرعاية أو الخدمة دون مساعدة ممثل.

إنه نظام خدمة عملاء يستخدم الذكاء الاصطناعي ويوفر للمستهلكين الاستقلالية والرشاقة والكفاءة.

في هذه المرحلة ، قد تعتقد أننا نشير إلى قاعدة معرفية ، ولا توجد اختلافات بينهما. ومع ذلك ، فإن الخدمة الذاتية تذهب إلى أبعد من ذلك لأنها تركز على تجربة العميل.

3. إدارة العلاقات مع العملاء

عندما نتحدث عن أتمتة العمليات في شركة ، لا يمكننا أن ننسى أحد النجوم العظماء في هذه الفئة: CRM في المبيعات.

في دليل إدارة علاقات العملاء في المبيعات ، نحدد هذا النوع من البرامج على أنه "أداة تكنولوجية مسؤولة عن تنظيم جميع بيانات العملاء في مكان واحد وتسمح لفريق المبيعات الخاص بك بأتمتة المهام الإدارية وتنظيم العمليات وتحسين وإدارة خط الأنابيب".

التعريف واضح ودقيق. يتناول العديد من الفروق الدقيقة ويشير إلى أن CRM هو أداة يدوية لمساعدة مندوبي المبيعات على أساس يومي.

4. Omnichannel الانتباه

Omnichannel هي الإستراتيجية التي يمكنك استخدامها لتزويد عملائك بالرعاية والخدمات عالية الجودة.

إن الحديث عن أتمتة القنوات المتعددة يعني التحدث عن أنواع أخرى من أتمتة العمليات. إنه يأتي تحت المظلة التي يعمل فيها الجميع على تحسين وقت الموظف وتحسين تجربة العميل.

تسهل استراتيجيات omnichannel أتمتة عمليات الأعمال ، وعندما يتم دمج جميع القنوات بشكل جيد ، يستفيد المستخدمون من الاستخدام الذي يناسب احتياجاتهم في ذلك الوقت.

بالنظر إلى أنواع أتمتة العمليات المذكورة أعلاه ، يمكننا أن نرى بعض ميزات omnichannel وأهميتها للقفز نحو التحول الرقمي. يلعب كل منها دورًا أساسيًا في استراتيجية omnichannel لتحسين وقت العمل وموارده.

5 أسباب لماذا يجب على عملك أتمتة عملياته

اجتماع مكتب استعراض المنتج
الصورة: Unsplash

تجلب أتمتة العمليات سلسلة من المزايا للشركات التي تنفذها. مبدئيًا ، يمكننا أن نعتقد أن المستفيدين الكبار سيكونون المتعاونين وفرق العمل التي ستتجنب بعض المهام التي تتطلب قدرًا كبيرًا من الوقت.

لكن الحقيقة هي أن المنظمة والعملاء سيستفيدون أيضًا. فيما يلي سبع مزايا لأتمتة العمليات.

1. زيادة الإنتاجية

حلم جميع المديرين هو زيادة إنتاجية الفريق دون الحاجة إلى تمديد ساعات العمل أو الاستثمار في المزيد من الموارد. تتطلب بعض المهام جهدًا غير ضروري ويمكن أن تزيد الإنتاجية من خلال التشغيل الآلي.

على سبيل المثال ، يستغرق المحترفون 18 دقيقة في المتوسط ​​لتحديد موقع المستند يدويًا ، ويمثلون ما بين 20٪ إلى 40٪ من وقتهم ، ويقضون 50٪ من يومهم في البحث عن المعلومات.

تخيل ما يمكنهم تحقيقه من خلال أتمتة هذه العمليات!

في الواقع ، من الأفضل أن تشغل فرق العمل وقتهم لتكريس أنفسهم لأنشطة أخرى ، مثل تحسين خدمة العملاء والاهتمام وتوفير مساحة في يومهم لإجراء التدريب أو زيادة معرفتهم.

60٪ من مناطق الشركة يمكن أن توفر 30٪ من وقتهم مع الأتمتة فيما يتعلق بالعمليات التجارية. سينعكس هذا التحسن في زيادة الإنتاجية ، حيث سيكون لديهم المزيد من الوقت للتركيز على الامتثال للأهداف المقترحة.

2. قفزة نحو التحول الرقمي

يمكن أن يبدو التحول الرقمي هدفًا معقدًا وساحقًا للمؤسسات التي ليست على هذا المسار. ومع ذلك ، يمكن أن تكون أتمتة العمليات خطوة أساسية لتبني ثقافة التحول المستمر تلك التي تسمح لشركتك بتقليل الوقت مع المهام الإدارية للتركيز على التحسين في جوانب أخرى.

من حيث المبدأ ، سيكون من الممكن أتمتة العمليات اليدوية التي تتطلب توافرًا أوسع للموارد وتغييرًا في المسار بسبب طلبها. بمجرد حدوث بعض الاختلافات ، سيكون من الأسهل أتمتة العمليات لاستخدام وقت فريقك بشكل أفضل.

3. أوضح العمليات

تتطلب الأتمتة وضوحًا وفهمًا معينًا لكل عملية في الشركة. إذا كنت لا تعرف الأشخاص المسؤولين عن تشغيل العمليات والمهام المتضمنة ، فلا يمكنك تصميم سير عملك وأتمتة بشكل فعال.

يمكن أن يكون تخطيط العملية بمثابة مورد تدريب وتوضيح جميع الموظفين. يمكن أن تُظهر المعلومات التي تم الحصول عليها من خلال تحليل عملية مؤتمتة الفجوة بين كيفية حدوثها حاليًا ونسختها النهائية.

4. عمليات أكثر رشاقة

يبدو الأمر وكأنه تكرار ، ولكن التبسيط هو أحد النتائج الرائعة لأتمتة العمليات. تجعل المساءلة الواضحة ، وتحليل النتائج ، والإخطارات القابلة للتخصيص ، والرؤى القيمة ، والتحولات الأسرع من السهل التخلص من الأنشطة المنخفضة المستوى والتركيز على تحسين المهام ذات القيمة المضافة.

5. سجلات إنجاز المهام

مع أتمتة العمليات ، هناك أيضًا حفظ سجلات لجميع تفاصيل نشاط معين. يمكننا تقديم هذه المعلومات لإثبات الامتثال أثناء عمليات التدقيق أو التقييمات الداخلية

أفضل 5 حلول لأتمتة عمليات الأعمال للصناعات المتعددة

تتمثل أهم فوائد أتمتة العمليات في خفض التكلفة وزيادة الإنتاجية والتوافر والموثوقية والأداء.

1. تخفيض التكلفة

الأتمتة لها فوائد عديدة ، وهذه واحدة من أهمها. تواجه كل شركة ضغوطًا دولية لزيادة ربحيتها. نهج واحد لتحقيق ذلك هو خفض التكلفة. لكن تقليل قدرات مركز البيانات يؤثر سلبًا على الشركة بأكملها.

يعد برنامج التشغيل الآلي نهجًا أكثر ابتكارًا وأفضل لاحتواء التكاليف وخفضها. إن أهم فرصة توفرها هي زيادة خدمة العملاء (المستخدم النهائي) مع تقليل التكاليف بشكل منهجي.

غالبًا ما تتجاهل الإدارة إمكانية التوفير هذه. تتمتع معظم الخوادم الحديثة بتكاليف تشغيل منخفضة ، مما يعني أن التكلفة الإجمالية للملكية أقل. يمكن أن يصل سعر موظفي العمليات إلى 71٪ من التكلفة الإجمالية.

2. زيادة الإنتاجية

الميزة الرئيسية الثانية لأتمتة العمليات والمهام هي زيادة الإنتاجية بشكل كبير. مع نمو الاحتياجات التكنولوجية للمؤسسة ، تصبح الإنتاجية مصدر قلق مهم. عادةً ، نظرًا لأن بعض مجالات العمل لديها أدوات لزيادة فعاليتها وإنتاجيتها ، فقد تراجعت عمليات تكنولوجيا المعلومات.

أدى انتشار برامج إنتاجية سطح المكتب إلى تحقيق إنجازات كبيرة في بيئات المكتب والموارد البشرية. ولكن بدلاً من تخفيف عبء العمل على متخصصي تكنولوجيا المعلومات ، فإن انتشار الكمبيوتر الشخصي يعني أنه يتعين عليهم فعل المزيد.

مع زيادة استخدام الناس لأجهزة الكمبيوتر ، فإنهم يطالبون أيضًا بالنظام أكثر. يقوم المزيد من المستخدمين بإنشاء المزيد من المهام ، وزاد إنتاج الطباعة على الرغم من تقليل التقارير المطبوعة.

على الرغم من الاتجاه نحو المعاملات عبر الإنترنت وأنظمة العميل / الخادم ، تستمر أعباء العمل المجمعة في النمو. لا تزال الوظائف المجمعة تستهلك معظم وقت وحدة المعالجة المركزية ، وفي الشركات الكبرى ، يتم فتح الوظائف باستمرار.

3. التوفر

التوفر هو الميزة الثالثة لأتمتة العمليات. تعتمد الشركات بشكل متزايد على أجهزة الكمبيوتر. يدير الأشخاص أعمالهم اليومية من خلال الأنظمة عبر الإنترنت: تحميل أوامر الشراء ، والحجوزات ، وتعليمات التجميع ، وأمر الشحن ، والقائمة تطول. إذا كان الكمبيوتر غير متوفر ، فإن الشركة تعاني.

منذ سنوات ، كان من المقبول عدم توفر الكمبيوتر لبضع ساعات. في هذا العصر ، مع الحجم الكبير للحوسبة السحابية ، يمكن أن يؤدي تعطيل الأنظمة الحرجة إلى خسارة مبيعات بملايين الدولارات وإلحاق الضرر بسمعة الشركة.

4. الموثوقية

الإنتاجية هي فائدة واضحة للأتمتة. ومع ذلك ، فإن الموثوقية هي الجوهرة الحقيقية في التاج. إنه حجر الزاوية في أي قسم جيد لعمليات تقنية المعلومات ، وبدونه تخلق الارتباك والفوضى والمستخدمين الساخطين.

تتطلب عمليات تكنولوجيا المعلومات مجموعتين من المهارات المتعارضة: فمن ناحية ، يحتاج شخص العمليات إلى مهارات تقنية عالية ، مثل فهم تعقيدات نظام التشغيل وتحليل المشكلات وحلها عند ظهورها. من ناحية أخرى ، يجب أن يكون هذا الشخص راضيًا عن الضغط على الأزرار وتحميل الورق.

تضمن العمليات الآلية عدم نسيان الوظائف أو نفاد التسلسل ، وإدخال البيانات بشكل صحيح ، وأي معالجة خاصة ضرورية تحدث.

5. الأداء

الميزة الخامسة لأتمتة العمليات تتعلق بالتحسن الملحوظ في الأداء. كل شركة تريد أن تعمل بيئتها مثل الأصيلة.

على الرغم من أن التطورات في الحوسبة تجعلها أسرع وأقل تكلفة كل عام ، فإن المطالب تجعلها تعمل دائمًا بسعة إجمالية وتتجاوز في النهاية مستوى القدرة التي تمتلكها البنية التحتية للحوسبة. هذا يترك العديد من الشركات ترغب في تحسين أداء أنظمتها.

هناك خياران لتحسين الأداء هما: ترقية أجهزتك أو شراء نظام أحدث. وكلا الخيارين غالي الثمن. من الممكن أيضًا ضبط النظام وتكوينه لأداء أفضل ، لكن هذا يتطلب عمل شخص ذو مهارات عالية لا يتوفر عادة على مدار 24 ساعة في اليوم.

وبمجرد تكوين نظام لحمل عمل معين ، لم يعد التكوين هو الأمثل إذا تغير عبء العمل. يمكن لبرامج الأتمتة حل هذه التحديات والمساعدة في زيادة أداء النظام.

خاتمة

أصبحت أتمتة العمليات اتجاهاً ، ويجب على الشركات أن تتكيف لتجنب الهبوط في السوق. بالطبع ، لكل منظمة أولوياتها ، ولكن لا يمكن إنكار أن التكنولوجيا هي الوسيلة لتحسين العديد من المهام وزيادة إنتاجية الفرق.

فكر في كيف أحدث التحول الرقمي ثورة في المهام اليدوية وقلل من الخطأ البشري. يعد تحديد العمليات التي سيتم أتمتتها أمرًا ضروريًا لإعادة تحديد مسار الشركة نحو التحول الرقمي. سيكون لدى الموظفين المزيد من الوقت المتاح لمهام أكثر تعقيدًا وحاسمة ، بينما ستستمتع المؤسسات بالمزايا.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين: