يكشف تقرير يهدر الأعمال 89 يومًا في السنة على "المادة المظلمة"

خلص تقرير جديد صادر عن Wrike مزود برمجيات إدارة المشاريع إلى أن "المادة المظلمة" للعمل - الأنشطة والمعلومات التي لا يمكن لقادة الفريق رؤيتها ويصعب تتبعها - تمثل 89 يومًا من متوسط ​​وقت العمل كل عام.

أدى ازدهار العمل الهجين إلى تعكير المياه بشكل متزايد ، مع تطبيقات مؤتمرات الفيديو ، وغيرها من التقنيات التي تسمح لنا بالتواصل من مواقع مختلفة ، مما يزيد من تعقيد الأدوار القائمة على المعرفة وتقنيتها.

الشيء المثير للقلق بالنسبة للشركات هو أن هذا لا يضيع الوقت فحسب ، بل ملايين الدولارات كل عام - ولكن قد يكون هناك حل في المركزية.

ما هي "مسألة العمل المظلمة"؟

يعرّف التقرير - الذي شمل 2807 موظفًا في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة في الشركات التي يعمل بها أكثر من 1000 موظف - "مسألة العمل المظلمة" على أنها "نشاط ومعلومات لا يمكننا رؤيتها على الفور ، ولكن لها تأثير قوي على كل شيء من حولنا هو - هي."

مستوحاة من تعريف CERN للمادة المظلمة الموجودة في الكون - The Dark Matter of Work موجودة "في النصوص والتطبيقات ومكالمات الفيديو وجداول البيانات والمحادثات" ويمكنها "بسهولة جذب الأعمال والمشاريع في الاتجاه الخاطئ."

بشكل حاسم ، إنه نوع من العمل غير القابل للقياس ، غالبًا ما يكون ذا طبيعة لوجستية أو تنظيمية أو إدارية ، من الصعب تتبعه ويستغرق وقت عمل ثمينًا.

قادة الأعمال مطلعون على هذا - وفقًا للتقرير ، يعتقدون أن لديهم رؤية أكثر من 54٪ من العمل الذي يحدث ، مما يعني أن 46٪ عبارة عن "مادة مظلمة". من ناحية أخرى ، يعتقد الموظفون أن ما يصل إلى 55٪ من عملهم غير مرئي.

العمل الهجين جعل الوظائف أكثر تعقيدًا

على الرغم من وجود المادة المظلمة في مكان العمل قبل فترة طويلة من انتشار الوباء ، إلا أن التحول الجماعي إلى ترتيبات العمل عن بُعد والهجين - والتي يعتقد 84٪ من قادة وظائف الأعمال أنها "لا رجعة فيها" - زاد من تعقيد حياتنا العملية ، وقلل من رؤية العمل بشكل أكبر.

أحد المجالات الرئيسية التي يمكن رؤية ذلك فيها هو استيعاب التطبيقات الجديدة.

منذ مارس 2020 ، رأى فريق التسويق المتوسط ​​حوالي 10 أدوات جديدة غير اتصالات مضافة إلى ترسانة التطبيقات الحالية التي يستخدمونها في العمل ، بالإضافة إلى ثلاث أدوات اتصال وتعاون جديدة.

وفقًا للتقرير ، كان على الوكالات الإبداعية التعامل مع 12 تطبيقًا جديدًا غير متصل بالتواصل في نفس الفترة الزمنية ، علاوة على ذلك ، ثلاث أدوات اتصال جديدة مثل Microsoft Teams و Slack.

يستغرق التوفيق بين عدد متزايد من الأدوات وقتًا ، خاصةً عندما تكون أدوات غير مألوفة ، لكن فترات التعديل لم تكن ممكنة للعديد من الشركات التي دخلت في سيناريوهات هجينة وبعيدة بسبب الوباء.

استغرقت الفرق التي أجرت التحول متوسط ​​وقت انتقال 10.5 أيام فقط ، مقارنة بالعملية التي تتوقع معظم الشركات أن تستغرق حوالي 15 شهرًا قبل الجائحة. لم يترك ذلك سوى القليل من الوقت لمراجعة تأثير التطبيقات الجديدة اللازمة لتسهيل العمل من المنزل.

ليس من المستغرب إذن أن 70٪ من العاملين في مجال المعرفة قالوا إنهم "مضطرون إلى التوفيق بين مهام وأنظمة وتطبيقات متعددة" ، مع اعتقاد 60٪ أن هناك عددًا كبيرًا جدًا قبل اندلاع الوباء.

قادة الأعمال ليسوا ساذجين للتوتر الذي تسبب فيه انفجار التطبيقات - 79٪ يعرفون أن هناك الكثير جدًا ، لكن لا تتوقعوا أي طريقة أخرى يمكن من خلالها إكمال العمل.

ومع ذلك ، ما زالوا بعض الانفصال. على سبيل المثال ، يعتقد قادة الأعمال أن موظفيهم ، في المتوسط ​​، يستخدمون 10 تطبيقات يوميًا - أفاد الموظفون أنهم يستخدمون حوالي 14 تطبيقًا.

نشاط انتشار المادة المظلمة

سهّل التحول الجماعي إلى العمل عن بُعد نشاط المادة المظلمة ، مدعومًا بالتعقيد المتزايد للعمل المنجز في المساحات الرقمية.

والدليل الجيد على ذلك هو حقيقة أن عامل المعرفة يرسل الآن ما معدله 295 رسالة يوميًا ، وكلها تستغرق وقتًا في الكتابة وستكون ضرورية للتعاون في المشاريع والأعمال الأخرى ، ومع ذلك فإن هذه الرسائل "غير مرئية تمامًا" غير قابلة للقياس الكمي ويصعب تتبعها مقابل أهداف الفريق أو العمل.

يمكن تصنيف هذا على أنه عمل غير منظم ، "الغرض منه وفوائده غير واضح أو موثق أو متصل أو ملموس".

قضية أخرى هي الاجتماعات. وفقًا للتقرير ، يقضي العاملون في مجال المعرفة 2.79 ساعة في المتوسط ​​أسبوعيًا في الاجتماعات ، بينما اتفق 78٪ من الشركات التي شملها الاستطلاع على أن "الكثير من الاجتماعات (التي يحضرونها) يمكن استبدالها بسهولة بالبريد الإلكتروني."

للأسف ، 69٪ من قادة وظائف الأعمال يريدون تقليل الوقت الذي يقضيه موظفوهم في الاجتماعات لكنهم لا يعرفون كيف.

عواقب المادة المظلمة: إهدار الوقت ، ضياع المال

وفقًا لـ Wrike ، فإن هذا الانفجار للمادة المظلمة في مكان العمل يعني أن الشركات التي لديها عمال معرفة تضيع حوالي 13.7 ساعة في الأسبوع ، أو 89 يومًا في السنة. لكل عامل معرفة ، يكلف هذا الوقت الضائع حوالي 16.5 ألف دولار - لكن الهوامش أكثر دراماتيكية على مستوى الأعمال.

يوضح التقرير أن "الوقت الضائع في الأنشطة ، مثل تكرار العمل الذي تم إنجازه بالفعل ، أو حضور اجتماعات غير منتجة ، أو متابعة الإجراءات والحالات" ، "يكلف المؤسسة المتوسطة الملايين".

بالنسبة للشركات التي يعمل بها حوالي 3200 موظف ، يبلغ متوسط ​​التكاليف الإجمالية للوقت الضائع ، والمشروعات المتأخرة / الملغاة مجتمعة ، وتضارب الموظفين (غالبًا بسبب المشكلات التي تأتي جنبًا إلى جنب مع الزيادات في المادة المظلمة في مكان العمل) حوالي 60.76 مليون دولار سنويًا .

الحل: "مصدر واحد للحقيقة"

يقترح Wrike أنه من أجل "تسخير" مسألة العمل المظلمة ، يجب على قادة الأعمال إنشاء مصادر واحدة للحقيقة لمنظماتهم.

ويخلص التقرير إلى أن مثل هذا الحل يجب أن يكون "قويًا بما يكفي لإدارة وتنظيم تدفقات العمل المعقدة ، مع كونه أيضًا بسيطًا بما يكفي ليستخدمه الموظفون العاديون."

ستكون منصة Wrike الخاصة ، بالطبع ، اقتراحهم ، ولكن بغض النظر عن المزود ، فمن الواضح أن هناك حاجة للشركات لتبني نوعًا من " نظام تشغيل العمل " لتقليل الوقت والمال الضائعين.

مهما كان العلاج طويل الأمد ، فمن الواضح أن المادة المظلمة التي لم يتم تتبعها في مكان العمل قد خرجت عن نطاق السيطرة - ومن أجل كل من الشركات والموظفين ، يجب التعامل معها.