هل يمكن للشركات العمل عبر الإنترنت؟

العالم يتغير يوميًا، ولم تتخلف الشركات عن الركب. ونتيجة لذلك، يجد المستثمرون حلولاً واستراتيجيات لإدارة شركاتهم بتكاليف منخفضة مع تحقيق أرباح أعلى. أحد الحلول لذلك هو أن الشركات، وخاصة الشركات الناشئة، تستخدم تأجير المكاتب الافتراضية لتوفير المال على الإيجار.

يمكن للموظفين توفير الوقت للعمل لأنه لا حاجة للتنقل، وبالتالي المرونة. وبهذه الطريقة، يمكن للشركات مواكبة المنافسة على الرغم من العمل من مكتب افتراضي. علاوة على ذلك، فهو يزيد من الخصوصية، وهو أمر بالغ الأهمية لنمو الشركات وازدهارها.

ما هو المكتب الافتراضي؟

المكتب الافتراضي هو قاعدة على الإنترنت حيث يمكن لأصحاب العمل والموظفين العمل وتنمية شركاتهم دون الاجتماع في مكتب ذي أربعة جدران. يحتوي استئجار مكتب افتراضي على خط هاتف وعنوان بريدي وموظف استقبال وخدمة بريد وبريد صوتي وغرف اجتماعات. بالإضافة إلى ذلك، فهو يوفر خدمات متنوعة، مثل مؤتمرات الفيديو والخدمات السحابية.

أنواع المكاتب الافتراضية

تختلف المكاتب الافتراضية حسب الباقات. تشمل الأنواع الثلاثة للمكاتب الافتراضية ما يلي:

مكتب افتراضي بمساحة عمل : يتيح للموظفين الوصول إلى وجوه العمل التي تشبه المكاتب ومساحة العمل المشترك. بهذه الطريقة، لا يزال بإمكان الموظفين العمل معًا ومناقشة الحلول للحفاظ على استمرارية الشركة.

مكتب افتراضي بعنوان عمل : يتيح لك هذا النوع من المكاتب استخدام عنوان مكتب افتراضي أو حتى الرد على المكالمات وإعادة توجيه البريد.

مكتب افتراضي بعنوان عمل ومساحة عمل : يمكنك الوصول إلى العنوان ومساحة العمل إذا اخترت هذا النوع من المكاتب الافتراضية لإدارة شركة. وبالتالي، لديك مكان للعمل مع عنوان دون استئجار غرفة فعليًا.

لماذا تختار المكتب الافتراضي؟

في الوقت الحاضر، تتحول معظم الشركات إلى المكاتب الافتراضية للأسباب التالية:

تعدد المهام

يستخدم تأجير المكاتب الافتراضية التكنولوجيا المتقدمة لإدارة الأعمال. وبالتالي، يمكنك القيام بأكثر من مهمة واحدة لتلبية الاحتياجات الحاسمة للشركة. على سبيل المثال، يسمح لك بالرد على مكالمة هاتفية أثناء قراءة البريد في نفس الوقت. بهذه الطريقة، يمكنك تقديم تعليقات لعملائك في الوقت المناسب، مما يساعد على كسب ثقتهم. علاوة على ذلك، يبقيك موظف الاستقبال على اطلاع دائم بالمواعيد وما يقوله معظم العملاء.

زيادة المرونة

يمكنك بسهولة تغيير موقع مكتبك الافتراضي إذا كنت تواجه تحديات في موقعك الحالي. مرة أخرى، تقدم معظم المكاتب الافتراضية شروط اتفاقية مرنة بعد تغيير رأيك. مرة أخرى، اعتمادًا على عملك، يمكنك اختيار عقد طويل الأجل أو قصير الأجل.

ويتضمن أيضًا ساعات عمل مرنة. وذلك لأن الموظفين لا يحتاجون إلى السفر يوميًا للعمل في المكتب. علاوة على ذلك، يمكنك العمل ليلاً أو بعد يوم عمل آخر، اعتمادًا على الطريقة والوقت الذي تجده مناسبًا لك.

أيام مرضية أقل

على الرغم من العمل في إحدى الشركات لسنوات عديدة، إلا أنك في بعض الأحيان تشعر بالمرض وتحتاج إلى عدة أيام للبقاء في المنزل. ومع ذلك، لا يزال بإمكان المكتب الافتراضي تحقيق النجاح إذا كنت تشعر بالقوة الكافية للعمل. مرة أخرى، لا داعي للقلق بشأن التنقل ويمكنك العمل لعدة ساعات قبل الراحة. ومن ثم، فإنك تساعد في إنتاجية الشركة، على عكس المكتب الفعلي حيث يمكن أن تؤثر عدة أيام مرضية على عمليات الشركة.

زيادة الإنتاجية

يشعر الموظفون الذين يعملون من المنزل بالسعادة ويتمتعون بالحرية، على عكس أولئك الذين يعملون في مكتب فعلي. مرة أخرى، لا داعي للقلق بشأن جدال الموظفين، الذي يؤثر على تقدم الشركة. ومن ثم، يمكنك أن ترى تقدمًا لأنك تلاحظ أرباحًا سنوية أعلى من العاملين النشطين لديك.

توازن الحياة مع العمل

يتمتع الموظفون بحياة خارج العمل في المكاتب. ومن ثم، فإن المكتب الافتراضي يمكّن الموظفين من ممارسة التمارين الرياضية، أو رعاية أطفالهم أو كبار السن، أو الذهاب للجري في المساء، حسب جدول عملهم. مرة أخرى، لا داعي للقلق بشأن التنقل والتأخر عن العمل. وذلك لأنه يمكنك تحديد ساعات العمل الخاصة بك والعيش حياة طبيعية.

عيوب المكتب الافتراضي

إذا كنت تفكر في استئجار مكتب افتراضي، فيجب أن تفكر في العيوب، بما في ذلك؛

إغراء الركود

قد يغريك العمل من المنزل بأن تصبح غير محترف. يجوز لك تخطي ساعات العمل أو أيامه، مما يخالف الاتفاقية المبرمة مع صاحب العمل. مرة أخرى، يمكنك أن تنسى أخلاقيات العمل المطلوبة عند العمل في مكتب افتراضي.

الوحدة والعزلة

في بعض الأحيان، يؤدي وجود الزملاء في المكتب إلى تعزيز الدافع للعمل. ومع ذلك، فإن الافتقار إلى التفاعلات وجهًا لوجه قد يؤدي إلى الشعور بالوحدة والعزلة، خاصة عندما يكون الشخص بمفرده. يمكن أن يؤثر ذلك على صحتك العقلية ويؤدي إلى حالات مثل القلق والاكتئاب. بالإضافة إلى ذلك، إذا استمر لفترة طويلة، فقد يؤدي إلى أمراض مزمنة أخرى تؤثر على عملك وحياتك العائلية.

احتراق الموظف

قد يبالغ بعض العمال في العمل لأن لديهم المزيد من وقت الفراغ. ومع ذلك، قد يؤدي ذلك إلى زيادة إرهاق الموظفين، مما يؤثر على نمو الشركة. ومن ثم، يجب على الشركة تشجيع الموظفين على أخذ إجازة والراحة، على الرغم من استخدام تأجير المكاتب الافتراضية.

دعم أقل

قد يؤدي عدم التفاعل مع الموظفين الآخرين والمدير ومالك الشركة إلى تقليل الدعم المقدم للعاملين والشركة. علاوة على ذلك، يمكن أن يؤدي نقص الدعم إلى انكماش الشركة بسبب نقص الاستراتيجيات. إذا استمر هذا، فإنه يمكن أن يؤدي إلى إغلاق الشركة.

عدم وجود الوحدة

إذا افتقر الموظفون إلى التفاعل الجسدي لفترة طويلة، فقد يكون من الصعب بناء علاقات عمل. تعد العلاقات الشخصية في بيئة العمل أمرًا بالغ الأهمية لنمو الشركة. ومع ذلك، يؤدي الافتقار إلى الوحدة إلى عدم تقديم الموظفين لحلول حيوية لنمو الشركة.

أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك قبل اختيار مكتب افتراضي

فكر في مزايا وعيوب المكتب الافتراضي وأجب عن الأسئلة التالية قبل البدء به.

• كيف ستؤثر بيئة العمل على موظفيك؟
• هل يمكنك دعم موظفيك على الرغم من العمل دون تفاعل جسدي؟
• هل العمل في بيئة بعيدة يلبي احتياجات العملاء؟

الحد الأدنى

يتمتع المكتب الافتراضي بالعديد من المزايا على الرغم من قلة التفاعلات المادية. مرة أخرى، يساعدك هذا على توفير المال، خاصة عند إدارة شركة صغيرة. وعلى الرغم من ذلك، يجب أن تفكر في مخاطر هذا النوع من بيئة العمل، بما في ذلك قلة الدعم وانعدام الوحدة بين العمال.