اختيار أفضل شريك خارجي لإدخال البيانات
نشرت: 2021-04-02نظرًا لأن البيانات أصبحت الآن أكثر الأصول قيمة للعديد من الشركات ، فقد نما إدخال البيانات أيضًا ليصبح عملية مهمة للعديد من الشركات في مختلف الصناعات. وبالتالي ، فإن الحاجة إلى الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات قد نمت أيضًا في جميع أنحاء العالم كما لم يحدث من قبل مع الكميات الكبيرة من البيانات التي تم إنشاؤها في جميع الصناعات تقريبًا.
يمكن أن تكون إدارة مهام إدخال البيانات داخل الشركة مهمة صعبة للغاية للعديد من الشركات. قد يكون تعيين موظفين داخليين أو حتى بناء فريق معالجة البيانات داخل الشركة مكلفًا ، ومع كون إدخال البيانات عملية متكررة وتستغرق وقتًا طويلاً ، لا يمكن لموظفيك الثمينين استخدام وقتهم للتركيز على المهام الأكثر أهمية التي يمكن أن تساعد منظمتك تنمو.
هذا هو المكان الذي يأتي فيه تعهيد إدخال البيانات.
ما هو الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات؟
إدخال البيانات ، باختصار ، هو عملية إدخال المعلومات في نظام رقمي. يمكن أن يكون هذا نسخ المستندات المكتوبة إلى نموذج رقمي قابل للتحرير ، ومسح المستندات ضوئيًا إلى ملفات PDF رقمية ، والمزيد.
وبالتالي ، يقوم عامل إدخال البيانات بإدخال البيانات المطلوبة من خلال طرق مختلفة سواء كان ذلك إنشاء يدوي للبيانات (أي إنشاء ملاحظات الاجتماع) ، أو نسخ البيانات ولصقها من المستندات الموجودة ، أو المسح الضوئي. الهدف من إدخال البيانات هو نقل أو تحويل أو إضافة شكل من المعلومات قابل للتخزين والتحرير إلى قاعدة البيانات.
مع ذلك ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات هو تفويض مهام إدخال البيانات لطرف ثالث ، مزود خدمة إدخال البيانات. يوظف العديد من مزودي الخدمة هؤلاء عمالًا من دول العالم الثالث يقدمون خدمات عالية الجودة ولكن بمعدل أقل بكثير مقارنة بالولايات المتحدة ، مما يسمح بتنفيذ أكثر فعالية من حيث التكلفة لمهام إدخال البيانات الخاصة بك.
من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لمهام إدخال البيانات الخاصة بك ، يمكنك توفير الوقت والمال: تحصل على نتائج دقيقة وخالية من الأخطاء من إدخال البيانات بفضل العمال ذوي الخبرة الذين توفرهم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات ، بينما يمكنك في نفس الوقت السماح لفريقك للتركيز على العمليات التجارية الأساسية الخاصة بك.
مزايا ومخاوف الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات الخاصة بك
هل الاستعانة بمصادر خارجية لعملية إدخال البيانات الخاصة بك هو الخيار الصحيح لعملك؟ قمنا هنا بإدراج بعض الفوائد الأساسية التي يمكنك الحصول عليها عند الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات ، بالإضافة إلى بعض الاعتبارات الرئيسية التي يجب أن تكون لديك. سيساعدك هذا في تحديد ما إذا كان الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات هو الخيار الصحيح لك.
مزايا الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات
- الدقة: إذا كنت تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات الخاصة بك إلى مزود خدمة BPO ذي خبرة ، فستحصل على مساعدة من العمال الذين تم تدريبهم بشكل صارم قبل انضمامهم إلى الطائرة. عادةً ما يقدمون أيضًا متخصصين في مراقبة الجودة للمراجعة المستمرة لمخرجات عملية إدخال البيانات.
- تسليم سريع: مع المتخصصين ذوي الخبرة والخبراء في إدخال البيانات في فريقهم ، ستحصل على وقت استجابة أسرع ، ويمكنك حتى تحديد مواعيد نهائية مرنة لكل وكيل وفقًا لاحتياجاتك.
- فعالة من حيث التكلفة: لست مضطرًا لبناء البنية التحتية الخاصة بك ولا يتعين عليك دفع المزيد مقابل مساحة المكتب والأدوات والنفقات الأخرى. كما ذكرنا أيضًا ، معدلات العمالة في الوجهات الخارجية أقل أيضًا ، مما يسمح بتنفيذ إدخال بيانات أكثر فعالية من حيث التكلفة.
- الكفاءة والإنتاجية: من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة إدخال البيانات ، يمكن لموظفيك الآن تركيز انتباههم على العمليات التجارية الأساسية لتنمية شركتك وتحقيق أهدافك التنظيمية.
الاهتمامات المشتركة للاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات
ومع ذلك ، هناك بعض المخاوف الشائعة التي قد تمنع الشركات من الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات إدخال البيانات ، وخاصة:
- قضايا الأمان وخصوصية البيانات: مرة أخرى ، نظرًا لأن البيانات تعتبر من الأصول القيمة للغاية للعديد من الشركات ، فمن المفهوم أن العديد من الشركات تحجم عن مشاركة بياناتها مع مزود خدمة تابع لجهة خارجية. من الواضح أن تسرب المعلومات هو مصدر قلق محتمل ، على سبيل المثال إذا قام مقدمو الخدمات الخبيثة بتسريب بياناتك الحساسة إلى منافسيك عن عمد. تأكد من أن مزود الخدمة الذي اخترته يمتلك معايير أمن المعلومات الدولية مثل PCI DSS و ISO 27001 وما إلى ذلك.
- تحكم أقل: من الواضح أنك تتمتع بقدر أكبر من التحكم في بياناتك وعمليات إدخال البيانات عندما تقوم بتنفيذ العملية داخل الشركة. من المهم جدًا أن يكون لديك نظام اتصال واضح مع مزود خدمة إدخال البيانات إذا قررت الاستعانة بمصادر خارجية لعملية إدخال البيانات.
- جودة الخدمة المخيبة للآمال: إذا اخترت مزود خدمة خاطئ لخدمة إدخال البيانات الخاصة بك ، فمن الممكن الحصول على نتائج منخفضة الجودة ، وبدلاً من توفير التكاليف ، قد ينتهي بك الأمر إلى إنفاق المزيد.
ومع ذلك ، إذا بحثنا بشكل أعمق ، فإن الفوائد التي سنحصل عليها من الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات إدخال البيانات تفوق بكثير هذه المخاوف. كما ترى ، إذا اخترت خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات الصحيحة ، فلا ينبغي أن تكون هذه المخاوف مشكلة كبيرة ، وسنناقش أدناه كيفية القيام بذلك.
كيف تختار خدمات إدخال البيانات الصحيحة؟
فيما يلي قائمة مرجعية أساسية يجب مراعاتها قبل الاختيار بين مزود خدمة إدخال البيانات الخارجية:
- خبرة
تحقق مما إذا كانت الشركة لديها خبرة كافية في خدمة إدخال البيانات. تحقق من عملائهم السابقين ومشاريعهم الناجحة وما إلى ذلك. على سبيل المثال ، تعاملت Oworkers مع خدمات إدخال البيانات منذ عام 2013 ويمكنها إدارة عمليات تعهيد البيانات بأكثر من 20 لغة مع العملاء السابقين بما في ذلك Xerox و Walmart و PWC ، من بين آخرين.
- معرفة مجال عملك
من المهم جدًا أن تفهم خدمة إدخال البيانات عملك ومكانتك لضمان الدقة وتجنب الأخطاء. لا يكفي أن يعمل وكلاؤهم بسرعة: إذا كانوا لا يعرفون سياق بياناتك ، فقد يؤدي ذلك إلى العديد من حالات عدم الدقة.
- بنية تحتية
تحقق مما إذا كان مزود خدمة إدخال البيانات المفضل لديك لديه البنية التحتية التكنولوجية لتلبية متطلباتك. على سبيل المثال ، إذا احتاجوا إلى معالجة الكثير من المستندات المطبوعة ، فقد تكون هناك حاجة إلى برنامج OCR.
- تدابير أمنية
تحقق مما إذا كانت الشركة المفضلة قد نفذت أفضل ممارسات الأمن السيبراني لحماية بياناتك من المتسللين والفيروسات. تحقق أيضًا من سياساتهم المتعلقة بالسرية وتأكد من أنهم يجتازون اتفاقية مستوى الخدمة الخاصة بك حتى لا تقلق بشأن سلامة وأمن بياناتك.
خاتمة
يمكن أن يوفر الاستعانة بمصادر خارجية لعملية إدخال البيانات الخاصة بك فوائد كبيرة لمؤسستك خاصة في توفير المزيد من الوقت والمال. يمكن أن يؤدي الاستعانة بمصادر خارجية لعملية إدخال البيانات الخاصة بك إلى مزود الخدمة المناسب إلى توفير وقت فريقك الثمين ، بحيث يمكنك السماح لهم بالتركيز على المهام الأساسية التي يمكن أن تساعد في نمو أعمالك.
هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.