إطار عمل توفير التكلفة السحابية لرؤساء تقنية المعلومات

بصفتك مالكًا أو قائدًا لنشاط تجاري ، هناك بعض العوامل التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار وتطبيقها من أجل العمليات اليومية السلسة لعملك. تتضمن بعض هذه العوامل سهولة وصول المشاة والمركبة ، وجودة وكمية منتجاتك و / أو خدماتك ، وطلب العملاء ومراجعتهم ، وأمان بيئتك ومعلومات العملاء من بين عدة عوامل أخرى.

ومع ذلك ، هناك جانب واحد مهم عادة ما يتم إهماله من قبل أصحاب الأعمال ، وهو حوكمة التكلفة وإطار توفير التكاليف الذي يوجه المنظمة في الإنفاق. وهذا يفسر سبب إنفاق الكثير من المؤسسات الكثير من الأموال على الاشتراكات والأدوات غير الضرورية ، وبعد ذلك ليس لديها ما تنفقه أو تستثمره عند ظهور حاجة أكثر أهمية.

لا توجد قاعدة توجه أو تنظم تكلفتها ، فهم يديرون بشكل أساسي نظام "الإنفاق حسب الرغبة". السبب في إهمالهم لإدارة التكاليف هو أنهم في الواقع ليس لديهم معرفة مقنعة بفوائدها العديدة ، وإذا كنت مثل هذا الشخص الذي يقرأ هذا المقال في الوقت الحالي ، فأنت في المكان المناسب. استقر بينما نطلعك على أهميتها ، خطوة بخطوة ، على حد تعبير شركة Gartner.

أشارت جارتنر إلى أنه من الضروري لكل شركة أن يتبع الرؤساء التنفيذيون إطار عمل لتحسين التكلفة والذي سيساعد في تحديد المجالات المطلوبة لتقليل تكاليف تكنولوجيا المعلومات والأعمال بسبب التداعيات الاقتصادية الناجمة عن جائحة عام 2020.

خلص Gartner الذي أنتج هذا التحليل إلى أن جائحة COVID-19 زاد من الضغط المنتظم على مدراء تقنية المعلومات بنسبة 50٪ للقيام بالمزيد بالقليل الذي لديهم واتخاذ قرارات صعبة.

أشار سيزار لوزادا ، كبير محللي الأبحاث الرئيسيين في شركة Gartner ، في مقال حول إطار العمل المكون من ست خطوات (1) ، "عادةً ما يتم تقييم أفكار تحسين التكلفة بشكل حصري تقريبًا على وفورات التكلفة المحتملة ، دون النظر في الآثار التي قد تترتب على وفورات التكلفة المقترحة هذه. على الأعمال التجارية "وهذا ينطبق بشكل خاص على المؤسسات الكبيرة.

قال ونحن نقتبس: - "هذا يعادل إعطاء الأولوية للمبادرات الجديدة بناءً على فوائدها المحتملة فقط دون القلق بشأن تأثيرها. يمكن أن يؤدي استخدام الفوائد المحتملة كمعيار القرار الوحيد إلى قائمة أولويات المبادرات التي يمكن أن تحقق وفورات ، ولكنها قد تكون أيضًا محفوفة بالمخاطر أو لها آثار سلبية على العمل أو على الأرجح تفشل ، "

كما أشار كريس جانلي ، كبير مديري الأبحاث في شركة Gartner ، إلى أنه "لكي تتمكن الشركات من تحقيق نتائج الأعمال الأكثر استدامة (2) ، يجب على المديرين التنفيذيين التأكد من أن إدارة التكلفة تتجاوز مجرد خفض التكاليف أو تجميد الإنفاق أو تخفيض عدد الموظفين ، لأن هذا هو عادة ما يكون التفكير على المدى القصير "، كما ذكر كذلك ،" يجب على المنظمات التعامل مع إدارة التكلفة كجهد موسع يمكن أن يكون له أهمية فورية وطويلة الأجل لأداء الأعمال. تتطلب إدارة التكلفة مزيجًا من الأساليب والتحسينات التي تمس كل جزء من أجزاء المؤسسة ، إذا كانت ستخدم المؤسسة حقًا ".

أوصت جارتنر بضرورة أن يركز مدراء تقنية المعلومات وقادة تقنية المعلومات على ستة مجالات أساسية كلما احتاجوا إلى تقييم التكاليف والفوائد والكفاءة والجدوى لمختلف مبادرات تحسين التكلفة. هذه العوامل الستة هي الأسباب التي تجعلك تبني وتحافظ على إطار عمل لإدارة التكاليف.

(اقرأ أيضًا: الحوسبة السحابية | الدليل النهائي للمبتدئين )

لماذا يجب عليك بناء إطار عمل لإدارة التكاليف؟

• الفوائد المالية المحتملة

  تحتاج إلى النظر إلى أي مدى ستؤثر مبادرات التكلفة (سواء كانت صغيرة أو متوسطة أو كبيرة وسواء كانت إيجابية أو سلبية) على المحصلة النهائية. من المتوقع أن يطرح الرئيس التنفيذي والإدارة أسئلة حيوية مثل:

  1. كم ستوفر المؤسسة إذا تم تنفيذ الإجراء؟
  2. كيف يؤثر الإجراء على التدفق النقدي للمؤسسة؟
  3. إذا تم اتخاذ هذا الإجراء ، فكم سيكون المبلغ المتاح للشركة للاستثمار؟

• تأثير الأعمال

  سيساعدك على تحديد مستوى التأثير (سواء كان صغيرًا أو متوسطًا أو كبيرًا) لمبادرة ما على جميع موظفيك وأنشطة الأعمال اليومية. لذلك ، فأنت في الأساس على مراقبة لمعرفة ما إذا كانت هذه المبادرة سيكون لها تأثير سلبي أو إيجابي على الإنتاجية أو إطلاق المنتج.

• متطلب الوقت

  غالبًا ما تستغرق الأشياء الجيدة وقتًا كما أن إدارة التكاليف تفعل ذلك أيضًا. ضع في اعتبارك أن الأمر سيستغرق وقتًا حتى تدرك الشركة وفورات في التكاليف وقيمة أعمال محسنة من مبادرات تحسين التكلفة بغض النظر عن الطريقة المستخدمة. السؤال المهم الذي يجب أن يطرحه مدراء المعلومات هو كيف يبدو هذا الإطار الزمني (أسابيع أو شهور أو حتى إذا كان عبر عدة سنوات).

  

  على الرغم من أن معظم المنظمات تفضل الأشهر ، فقد ثبت أن الإطار الزمني الذي يتضمن سنوات عادة ما يجلب المزيد من الأرباح والفوائد طويلة الأجل.

• درجة المخاطر التنظيمية

  هل تعلم أن فعالية وكفاءة مبادرة تحسين التكلفة تعتمد جزئيًا على قدرة الفرق على التغيير والتكيف مع الواقع الجديد؟ إذا كانت إدارة الشركة قادرة على توضيح فوائد مبادرة تحسين التكلفة القوية مع الحد الأدنى من التغييرات في العمليات التنظيمية ، فستكون قادرة على إثبات مدى تأثير نتائج الأعمال وتوفير أساس للنجاح.

• درجة المخاطر الفنية

  ماذا عن المخاطر الفنية الحتمية؟ ستكون المخاطر دائمًا موجودة حتى في أصغر أشكالها ، ولكن للتخفيف من المخاطر الفنية ، يجب على مدراء تقنية المعلومات جعلها نقطة جادة لتقييم كيفية دمج مبادرة تحسين التكلفة في العمليات الحالية وبنية المؤسسة.

  من المحتمل أن يؤدي أي نوع من التأخير الناجم عن المبادرة أو المنسوب إليها إلى فقدان تقديم الخدمة أو ضعف خدمة العملاء أو الإنتاج والإنتاجية الرهيبة.

• متطلبات الاستثمار

  قبل الشروع في أي مشروع أو مبادرة لتحسين التكلفة ، يجب على المجلس التنفيذي الجلوس والتحدث والدعم والموافقة على تمويلها. يجب أن يتأكد مدراء المعلومات من أنهم يقدمون دراسة حالة عمل توضح كيف ستعمل مبادرة تحسين التكلفة على تحسين العمليات التجارية والإنتاجية ووقت التسويق وما شابه ، بدلاً من مجرد الاستمرار في الوضع الراهن العادي.

  من المهم أن يتم تقييم مستوى الاستثمار المطلوب قبل تحقيق أي مدخرات فعلية.

(اقرأ أيضًا: 4 اتجاهات يجب مراعاتها في الحوسبة السحابية )

افكار اخيرة

بالنسبة لأي شركة مستعدة ، ليس فقط للبقاء على قيد الحياة بل بالازدهار خلال هذه الأزمة الاقتصادية التي استحوذت على العالم بأسره ، يجب أن تكون هذه العوامل الستة على رأس قائمتهم عندما يفكرون في بناء إطار عمل لإدارة التكلفة.

مصادر أخرى مفيدة:

أهم 14 فائدة للحوسبة السحابية لعملك في 2020

المحاسبة السحابية: دليل المبتدئين

أفضل 15 أداة للترحيل إلى السحابة في عام 2020

15 من أفضل الممارسات الهامة في مجال الأمن السيبراني للموظفين عن بعد