10 ميزات أساسية لتعاون الفريق والأدوات التي تحتوي عليها جميعًا

يساعد برنامج التعاون الجماعي الموظفين على فهم مسؤولياتهم ويسمح لمديري المشاريع بمراقبة تقارير تقدم المشروع.

ومع ذلك ، لا تستفيد معظم الفرق من ميزات التعاون الإضافية التي يوفرها هذا البرنامج ، مثل لوحات Kanban وقوائم المراجعة وتتبع الوقت وتبعيات المهام.

تتيح ميزات التعاون هذه وتلك الموضحة أدناه لقادة المشروع نقل إدارة المهام إلى المستوى التالي وتزويد الموظفين بسير عمل أكثر بساطة وتوازنًا.

ما هي ميزات تعاون الفريق التي يجب أن يبحث عنها مديرو المشروع؟

أهم ميزات تعاون الفريق لمديري المشاريع هي تلك التي توفر رؤى في الوقت الفعلي حول تقدم المشروع وسير عمل الفريق بشكل عام.

تعمل الميزات التالية على تحسين دور قائد الفريق كمشرف وتسهيل التواصل مع الموظفين على أساس فردي وعلى مستوى الفريق وعلى مستوى الشركة.

توفر أدوات التعاون عبر الإنترنت للفريق المناسب ميزات تسمح لمديري المشاريع بمعالجة الحواجز بسرعة وموازنة أعباء عمل الموظفين. كما أنهم يبقون أعضاء الفريق على دراية بمسؤولياتهم الطويلة والقصيرة الأجل.

تعيين مهمة

أهم ميزة تعاون جماعي أساسية للبحث عنها هي إنشاء المهام والتعيين.

يمكن لقادة الفريق تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام متعددة أصغر وأكثر قابلية للإدارة على أساس فردي وعلى مستوى الفريق - وهي واحدة من أهم نصائح الإنتاجية.

يمكن إنشاء المهام في شكل قائمة تحقق "مهام" ، ويمكن للموظفين التحقق منها عند اكتمالها. يؤدي إنشاء مهام فرعية ضمن هذه المهام إلى منع التفاصيل المهمة من الانزلاق عبر الفجوات.

على سبيل المثال ، لنفترض أن المشروع ككل هو "حفلة عطلة الشركة" وتم تخصيصه لقسم الموارد البشرية (الفريق).

قد تكون بعض المهام هي تأمين مكان ، واختيار الترفيه ، واختيار موعد ، وتوظيف شركة تموين. يمكن تكليف موظف واحد بمهمة العثور على المكان ، مع المهام الفرعية ذات الصلة للتحقق من حد الحشد في المكان وإجراء دفعة أولى على المساحة.

تسمح بعض منصات التعاون بتعيين عضو واحد فقط في الفريق لمهمة محددة ، وهو ما يمثل نقطة إحباط لمديري المشاريع. يجب على قادة الفرق الذين يقومون بتعيين المهام بشكل متكرر - وليس فقط المشاريع ككل - التي تتطلب التعاون بين العديد من الموظفين والفرق اختيار برنامج لا يضع حدًا لعدد الأشخاص المعينين لمهمة واحدة.

بالإضافة إلى ميزات تعاون فريق تعيين المهام القياسية ، ضع في اعتبارك أيضًا أدوات البرامج التي تتيح تبعيات المهام. يمنع هذا الموظفين من العمل على مهمة واحدة أو المضي قدمًا في خطط المشروع قبل اكتمال المهمة ذات الصلة. للاستمرار في مثال تخطيط الحدث من أعلى ، يعني تعيين تبعيات المهام أنه لا يمكن لأعضاء الفريق اتخاذ قرار بشأن الترفيه حتى يتم تأمين المكان.

الإبلاغ عن حالة المشروع

بمجرد تعيين مهمة أو مهمة فرعية للموظف ، يحتاج قادة الفريق إلى الإشراف على التقدم العام لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.

ابحث عن ميزات التعاون التي تسمح لأعضاء الفريق بتحديث تقدم المهمة بعلامات مثل "قيد التقدم" أو "لم يبدأ" أو "عالق" أو "في انتظار الموافقة".

تسمح هذه التحديثات لمديري المشاريع وأعضاء الفريق الآخرين بمعالجة مشكلة بسرعة ، أو إكمال مهمة تابعة ، أو الحصول على فكرة أفضل عن موعد انتهاء الأمور. يؤدي ذلك إلى تعزيز الإنتاجية ويمنع قادة الفريق من الاضطرار إلى التحقق باستمرار من تقدم المشروع ، مما يوفر لهم مهامًا أكثر أهمية.

تحل تحديثات الحالة البسيطة هذه محل الساعات التي تقضيها في غرفة الاجتماعات أو في المكالمات الهاتفية لمناقشة المشاكل أو مواعيد المواعيد النهائية.

التكامل مع برامج تعاون الفريق الأخرى

بغض النظر عن مدى شمولية أداة تعاون الفريق عن بُعد ، سيظل الموظفون ومديرو المشاريع على حدٍ سواء يستخدمون برامج إضافية وأدوات اتصال الفريق.

في حين أن النظام الأساسي المناسب للتعاون الجماعي يمكن أن يحل محل العديد من هذه الأدوات ، يشعر الموظفون براحة أكبر في استخدام البرامج المألوفة لديهم بالفعل أو التي يفضلونها ببساطة.

لتجنب منحنى التعلم الكبير وإحباطات الموظفين ، تأكد من أن أي برنامج تعاون جماعي محدد يتكامل مع التطبيقات والأدوات الأساسية.

تشمل عمليات الدمج الشائعة ما يلي:

• بدائل Slack و Slack
• Zoom وبرامج مؤتمرات الويب الأخرى
• GSuite و Microsoft 365
• مستندات جوجل
• قوة المبيعات
• سكايب
• Gmail و Outlook
• Mailchimp
• زابير
• منصات التواصل الاجتماعي
• أدوات تعاون الفريق الأخرى

ميزات إدارة سير العمل

يقول أكثر من 25٪ من الموظفين الأمريكيين إنهم يشعرون بالإرهاق في كثير من الأحيان - لكن الدراسات تظهر أيضًا أن متوسط ​​عامل الإنتاج في المكتب هو حقًا لمدة 3 ساعات فقط كل يوم.

تعمل ميزات تعاون إدارة المحتوى وسير العمل على تصحيح هذا الخلل من خلال إظهار أعباء عمل الموظف الحالية والمواعيد النهائية القادمة والمزيد. هذا يمنع الموظفين من الإرهاق والضغط الزائد بالمهام ، لذلك يمكن لمديري المشروع توزيع عبء العمل بشكل أفضل بين أعضاء الفريق.

هذا يمنع إرهاق الموظفين ويساعد أيضًا مديري المشاريع على تقييم إنتاجية موظفين معينين.

تتيح أدوات تتبع الوقت أيضًا لأعضاء الفريق تتبع مقدار الوقت المستغرق بالضبط لإكمال مهمة أو مشروع. هذا يجعل تحديد الجداول الزمنية للمشاريع المستقبلية أكثر واقعية.

قوالب المشروع

تعمل قوالب المشروع كخرائط طريق لسير العمل ، حيث تربط الفرق المختلفة ، ومديري المشاريع ، والموظفين الفرديين ، وحتى العملاء أو المستقلين خارج المؤسسة.

بمجرد أن يقرر قادة الفريق تنسيق قالب معين ، لا ينبغي عليهم إعادة إنشاء نفس القالب في كل مرة يكون لديهم مخطط مشروع جديد. إحدى أهم ميزات التعاون التي يجب البحث عنها هي القدرة على حفظ قوالب المشروع لاستخدامها في المستقبل.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن توفر منصات تعاون الفريق الرشيقة عددًا من قوالب المشاريع المعدة مسبقًا لأشياء مثل الحملات التسويقية والمسار لإنشاء ندوة تدريبية على الويب وتحديثات مواقع الويب ومخططات المبيعات.

ما هي ميزات تعاون الفريق التي ستعزز إنتاجية الموظف؟

بينما يجب على مديري المشاريع التركيز على ميزات تعاون الفريق التي تسهل مراقبة تقدم المشروع ، يجب عليهم أيضًا التفكير في كيفية فائدة الأداة للموظفين.

الميزات التالية ضرورية لتعزيز إنتاجية الموظف والتعاون بشكل عام.

ميزات المراسلة العامة والخاصة

يبدأ التواصل والتعاون الناجح مع الفريق باستخدام أداة المراسلة الفورية التي تتيح للموظفين والمديرين التواصل مع بعضهم البعض في الوقت الفعلي.

يجب أن تتضمن ميزات المراسلة ما يلي:

• قنوات الفريق / المشروع
• الإشارات والعلامات المباشرة
• الدردشات الخاصة
• مجموعات الدردشة
• الرسائل العامة
• الرسائل المثبتة
• سلاسل الرسائل
• محفوظات الدردشة القابلة للبحث
• قدرات مشاركة الملفات
• لوحة مناقشة على مستوى الشركة

تذكر أن وظائف مراسلة الدردشة قد تكون إما أصلية لأداة تعاون الفريق أو يمكن دمجها معها.

على الرغم من أن مكالمات الفيديو ليست عادةً ميزة أصلية لتطبيقات تعاون الفريق ، إلا أن معظمها يتكامل مع أدوات مثل Zoom وبدائل Zoom الشائعة الأخرى.

مشاركة الملفات وتحريرها داخل التطبيق

تعد القدرة على مشاركة الملفات وتحريرها من أهم أجزاء تعاون الفريق. ومع ذلك ، غالبًا ما تتسبب مشاركة الملفات في الكثير من مشكلات الاتصال ، وضياع الوقت ، وإحباط الموظفين.

على سبيل المثال ، لنفترض أن فريق الموارد البشرية لديك يقوم بإنشاء مستندات إعداد لتعليم مهارات وكيل مركز اتصال الشركة للموظفين الجدد.

يجب أن توفر مشاركة الملفات داخل التطبيق موقع wiki المركزي لكل ملف متعلق بهذا المشروع ، مثل نصوص عروض المبيعات ومعايير خدمة العملاء. بدون موقع مركزي واحد ، سيضيع الموظفون الوقت في البحث عن الملفات التي يحتاجون إليها في رسائل البريد الإلكتروني أو سجل رسائل الدردشة.

كما أنهم يخاطرون بإجراء تغييرات على نسخة قديمة من تلك الملفات.

يمنع التحكم في الإصدار وإدارة المستندات ضمن مشاركة الملفات وتحريرها من الحدوث. هذا يضمن أن كل عضو في الفريق يرى أحدث إصدار من الملف بالإضافة إلى أي تعديلات في الوقت الفعلي.

أخيرًا ، قم بتقييم مقدار مساحة التخزين التي توفرها أدوات تعاون الفريق ، بالإضافة إلى أي عمليات حذف تلقائية للملفات تحدث بعد فترة زمنية معينة.

طرق عرض متعددة للوحة القيادة

بينما تقدم جميع أدوات تعاون الفريق طريقة عرض افتراضية محددة ، فإن السماح للموظفين بتخصيص وتغيير طرق العرض هذه وفقًا لتفضيلاتهم المرئية يعد ميزة مهمة يجب البحث عنها.

تشمل طرق عرض لوحة القيادة الشائعة ما يلي:

• لوحات كانبان
• قائمة التحقق / عرض قائمة المهام
• مخططات جانت / المخطط الزمني
• عرض التقويم
• عرض قائم على الموقع

تنظيم المهمة

بالإضافة إلى تحديد طريقة عرض لوحة المعلومات المفضلة لديهم ، سيستفيد أعضاء الفريق أيضًا من القدرة على تخصيص الطريقة التي ينظمون بها المهام.

تسمح مهام الترميز اللوني وعلامات الكلمات الرئيسية للموظفين بالتصفية بسرعة من خلال المهام ذات الصلة بمشاريعهم المحددة ، بينما تتيح القدرة على تحديد أولويات المهام لأعضاء الفريق الآخرين معرفة الأشياء التي يجب معالجتها أولاً.

يمكن أيضًا تنظيم المهام حسب المواعيد النهائية والتكلفة الإجمالية والموقع والوقت المقدر المطلوب وحالة التقدم الحالية.

إخطارات في الوقت الحقيقي

على الرغم من وجود العديد من مزايا العمل عن بُعد ، فإن أحد الجوانب السلبية هو أن هذا المستوى من المرونة يمكن أن يسد صناديق البريد الإلكتروني الواردة ، مما يسهل عملية دفن الإشعارات المهمة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن أعضاء الفريق الذين يعملون في مناطق زمنية مختلفة وجداول متقابلة يجعلون التواصل في الوقت الفعلي تحديًا.

سطح المكتب والإشعارات الفورية للأجهزة المحمولة تجعل العمل من أي مكان أمرًا سهلاً ، والسماح لأعضاء الفريق الآخرين ومديري المشاريع على حد سواء بالموافقة أو التعليق على المهام بسرعة للحفاظ على سير العمل.

ما هي أفضل أدوات تعاون الفريق؟

تحتوي الأدوات أدناه على جميع ميزات التعاون الأساسية المذكورة أعلاه ، بالإضافة إلى واجهة فريدة وخيارات قابلة للتخصيص ستكون العامل الحاسم في عملية الاختيار الخاصة بك.

أسانا

Asana هي أداة تعاون جماعي قائمة على المستعرض بواجهة تتكون أساسًا من قوائم المراجعة والمهام والمهام الفرعية. يسمح للمستخدمين بوضع علامة على بعضهم البعض في تعليقات المهمة ، وتعيين تحديثات حالة المهمة ، والتبديل إلى طرق عرض Kanban أو Gantt.

تعتبر أسعار وخطط Asana مثالية للشركات الصغيرة أو تلك ذات الميزانية المحدودة ، حيث إنها تقدم أفضل وأشمل خطة مجانية من بين جميع الأدوات التي وصفناها.

على الرغم من أنه يمكن تعيين عدة مستخدمين لمشروع ما ، إلا أن Asana يسمح فقط لعضو فريق واحد بتعيين مهمة في وقت واحد. لذلك ، فهي ليست مثالية للمهام التي تتطلب مستوى عالٍ من التعاون بين عدة موظفين. إنها مناسبة بشكل أفضل كأداة تستخدم لمساعدة الموظفين الفرديين على تتبع أدوارهم ومسؤولياتهم الفريدة في المشاريع الأكبر.

Monday.com

Monday.com هي أداة لإدارة المشاريع SaaS على شبكة الإنترنت تقدم أعلى مستوى من تخصيص المشروع والواجهة من بين جميع الخيارات في هذه القائمة.

يمكن للمستخدمين عرض المهام في Kanban وقائمة التحقق والجدول الزمني وتنسيقات التقويم مع الاستفادة من ميزات مثل تتبع الوقت وتحديد أولويات المهام وأتمتة سير العمل.

ومع ذلك ، فإن أسعار Monday.com هي نقطة خلاف لأنها واحدة من تطبيقات تعاون الفريق القليلة التي لا تقدم خطة مجانية. إنه خيار مثالي للشركات التي بها عدد كبير من الموظفين الذين يوفقون بين العديد من المشاريع التفصيلية في وقت واحد.

من المحتمل أن تغمر ميزات التخصيص المفرطة إلى حد ما الفرق الصغيرة.

وريك

Wrike هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يعتمد على اللوحة وهو مثالي للمشاريع التي تتطلب اتصالًا متكررًا بين مديري المشاريع والموظفين.

Wrike هو الأفضل للفرق ومديري المشاريع الذين يحتاجون إلى تقديم تقارير مرحلية إلى كبار المسؤولين ، حيث يحتوي على تحليل بيانات ممتاز وميزات رسوم بيانية للإنتاجية.

ومع ذلك ، لا يمكن الوصول إلى بعض ميزات التعاون الأساسية إلا من خلال الوظيفة الإضافية Wrike Proof ، مما يعني أن المستخدمين سيحتاجون إلى دفع المزيد للتعليق على المهام والعمل من خلال التعاون في المستندات في الوقت الفعلي.

معسكر القاعدة

Basecamp عبارة عن منصة إدارة عمل قائمة على لوحة Kanban تشتهر بميزة مراسلة الدردشة المضمنة في الوقت الفعلي وأداة تسجيل الوصول الآلي. ستستفيد الفرق التي تتطلب اتصالاً متكررًا ، وإن لم يكن مفرطًا في التفاصيل ، مع بعضها البعض أكثر من هذه الأداة.

ومع ذلك ، يفتقر Basecamp إلى ميزات تعاون مهمة مثل مخططات جانت وتحديثات حالة المهمة وتعليقات المهمة وإنشاء المهام الفرعية.

لذلك ، من الأفضل للفرق الصغيرة إلى متوسطة الحجم التي تحتاج إلى عرض واضح ومنظم للمهام والتعيينات القادمة. إنه أيضًا اختيار جيد للمشاريع التي تتطلب تعاونًا بين الإدارات ، حيث إنه يوفر إنشاء مجلس إدارة قائم على الفريق وعلى مستوى الشركة.

تريلو

مثل Basecamp ، يعد Trello أيضًا أحد حلول التعاون الجماعي القائمة على لوحة Kanban. يتكون كل مشروع من لوحة على مستوى الفريق ، والتي يتم ملؤها بعد ذلك بالبطاقات وقوائم المراجعة لإنشاء المهام ومراقبتها.

تسمح "عمليات الدمج" أو عمليات التكامل الخاصة بـ Trello للمستخدمين بتخصيص المزيد من مهام سير العمل الخاصة بهم مع ميزات تعاون إضافية مثل تتبع الوقت ومخططات جانت ومشاركة الملفات.

إنه مفيد بشكل خاص للفرق التي ترغب في أتمتة أكبر قدر ممكن من سير العمل ، حيث توفر ميزة "الخادم الشخصي" أعلى مستوى من أتمتة المهام من أي خيار آخر في هذه القائمة.

ومع ذلك ، قد لا توفر الواجهة الأساسية ميزات أصلية كافية لتلائم احتياجات الشركات الكبيرة ذات المشاريع التفصيلية للغاية.

RingCentral Glip

RingCentral Glip هو برنامج لإدارة المهام يوفر عددًا غير محدود من المستخدمين والتكاملات وتخزين الملفات - مما يجعله خيارًا حكيمًا للفرق الكبيرة.

ومع ذلك ، يفتقر RingCentral's Glip إلى أكبر قدر من ميزات التعاون الأساسية من بين جميع الأدوات الأخرى المدرجة هنا. لا تقدم طرق عرض Kanban أو Gantt ، وبدلاً من ذلك توفر فقط تنسيقات عرض التقويم وقائمة التحقق.

ومع ذلك ، فهي واحدة من الأنظمة الأساسية النادرة التي لديها أداة مراسلة الدردشة الأصلية الخاصة بها ، لذا فهي مناسبة تمامًا للشركات التي تتطلب اتصالًا متكررًا في الوقت الفعلي.

ClickUp

تقدم ClickUp القائمة الأكثر شمولاً لميزات التعاون المحلي من كل نظام أساسي ذكرناه في هذا المنشور.

يوفر طرق عرض Kanban و Gantt والتقويم وقائمة التحقق ، مما يوفر مستوى عالٍ من تخصيص الواجهة. ويتضمن أيضًا أدوات تتبع الوقت وتبعيات المهام وميزات تحديد أولويات المهام.

الجانب السلبي الحقيقي الوحيد لاستخدام ClickUp هو أنه يتطلب التكامل مع Google Drive لمشاركة الملفات وتحريرها. بخلاف ذلك ، من الصعب أن تجد شيئًا سيئًا لتقوله عن ذلك.

يجب أن تختار الفرق مهما كان حجمها والتي تحتاج إلى أداة تعاون مجانية إلى الأبد ولا تتنازل عن الميزات التي تقدمها ، اختيار ClickUp.

ما هي ميزات التعاون التي توفرها أدوات إدارة سير العمل؟

يوفر الجدول التفاعلي أدناه نظرة عامة واضحة على الميزات والقيود التي توفرها أدوات تعاون الفريق المذكورة أعلاه.

ما هي أدوات التعاون الجماعي التي تستحق استخدامها؟

يُظهر بحثنا أن Asana و ClickUp هما أفضل أدوات تعاون الفريق من حيث الميزات والتسعير.

لديهم تقييمات عالية لرضا العملاء ، وسهلة الاستخدام ، ومثالية لمجموعة متنوعة من حالات الاستخدام ، ولديهم جميع ميزات التعاون الأساسية لتبسيط إدارة سير العمل.

يقدم كلاهما أيضًا خططًا مجانية شاملة بالإضافة إلى الخطط المدفوعة التي تسمح بمزيد من التخصيص.

بالإضافة إلى استخدام أدوات التعاون الجماعي لتوصيل الموظفين عن بُعد والموظفين داخل الشركة ، ضع في اعتبارك كيف يسمح برنامج عقد المؤتمرات عبر الويب بالتواصل وجهًا لوجه بين مديري المشروع وأعضاء الفريق والعملاء.

يمكن أن يساعدك تحليل أدوات مؤتمرات الفيديو الشائعة في معرفة ما الذي تبحث عنه في نظام أساسي لمكالمات الفيديو وكيف ستفيد ميزات مثل مشاركة الشاشة والصوت عبر بروتوكول الإنترنت وأدوات السبورة البيضاء فريقك.

سنقدم لك نظرة مباشرة حول الأنظمة الأساسية التي تستحق الاستخدام - وأي منها يجب تركه وراءك.