دليل المشتري لأدوات جدولة غرفة الاجتماعات

يتم قضاء جزء كبير من وقتنا في العمل في الاجتماعات وغرف المؤتمرات للتعاون وإنجاز المهام. تسمح طبيعة غرف الاجتماعات بمساحة مفتوحة للتعاون الثري بين المجموعات من أي حجم. ولكن هل حجز فريقك عن طريق الخطأ اجتماعين في نفس الغرفة دون اتصال واضح بمن سيكون وأين ومتى؟ أو هل تمت مقاطعة اجتماعك بقرع على الباب متسائلاً عن المدة التي سيبقى فيها فريقك - أو حتى تتعثر في غرفة اجتماعات "مشغولة" ، لا يوجد فيها أحد؟

بدون جدول زمني وتنظيم واضحين ، قد يكون من السهل التعرض لتعارضات جدولة غير ملائمة. بالطبع يمكن القيام بكل ذلك على الورق ، أو من خلال سلاسل البريد الإلكتروني أو غرفة Slack المخصصة لجدولة غرفة الاجتماعات - ولكن ماذا لو كان هناك حل ، حل يشبه إلى حد كبير تطبيقات تعاون الفريق الأخرى؟ لحسن الحظ ، مع ظهور الحلول المستندة إلى السحابة ، يبدو أن كل فرصة للاستفادة من نظام أساسي مرن ومتصل دائمًا قد أتت ثمارها - حتى بالنسبة لجدولة غرفة الاجتماعات.

إذا ما هو؟

أدوات جدولة المؤتمرات هي إلى حد كبير منصات مرنة قائمة على السحابة لجميع فريقك للحجز أو الجدولة أو الإلغاء أو التحديث أو متابعة توفر غرف الاجتماعات وجدولتها. تتضمن هذه الحلول عمومًا تطبيق "homebase" حيث يتم إدخال المعلومات ، مثل غرف الاجتماعات الموجودة في المبنى ، وما هي المشغولة في أي اجتماع ولأي مدة.

الجدولة أصبحت سهلة
نظرًا لأنها قائمة على السحابة ، يمكن الوصول إلى هذه التطبيقات من هاتفك أو جهاز الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي في أي وقت طالما أن الجهاز متصل بالإنترنت. ستتمكن أيضًا من رؤية نفس المعلومات الدقيقة بغض النظر عن النظام الأساسي الذي تفتح التطبيق عليه ، أو بغض النظر عن الوقت من اليوم. ستسمح تطبيقات "homebase" هذه أيضًا بالتكامل مع العديد من تطبيقات التقويم الشائعة حتى يتمكن فريقك حقًا من البقاء على المسار الصحيح وعدم تفويت أي اجتماع مهم أو تغيير جدول المواعيد. بهذه الطريقة يمكنك ببساطة جدولة الغرف مباشرة في التقويم الخاص بك عند إنشاء حدث ، وسوف تقوم بتحديث حل جدولة غرفة الاجتماعات الخاص بك لعرض معلومات الوقت والموقع الصحيحة.

قم بالتحويل إلى مكتب ذكي مع غرف مؤتمرات ذكية
ولكن بخلاف تثبيت التطبيق على كمبيوتر العمل أو الهاتف الخلوي ، فإن الجانب الثاني من أدوات جدولة غرفة الاجتماعات هو القدرة على التكامل مع شاشات عرض الأجهزة خارج كل غرفة اجتماعات.

مع بعض الاستثمار الأولي ، يمكن لفريقك تجهيز كل غرفة اجتماعات في المكتب بجهاز iPad أو جهاز لوحي يعمل بنظام Android لعرض جميع معلومات الجدولة التي تمت تهيئتها على تطبيقاتك ، مثل جدول اليوم الكامل للاجتماعات التي ستكون في تلك الغرفة ، وما هي الاجتماعات الحالية الاجتماع جار ، أو تقريبًا أي معلومات أخرى يراها فريقك ذات صلة. هذه هي قوة السحابة التي تظهر مرة أخرى ، مع توصيل جميع أجهزة العرض الخاصة بك بالشبكة وحل جدولة غرفة الاجتماعات ، سيتم تحديث المعلومات سريعًا وعن بُعد ، حتى إذا كنت عالقًا في المنزل أو في مترو الأنفاق قيد التشغيل متأخر. بهذه الطريقة ، يمكن لأي شخص يمشي حتى باب غرفة الاجتماعات الخاصة بك ببساطة إلقاء نظرة على الشاشة المركبة ومعرفة ما إذا كانت الغرفة قيد الاستخدام ومتى ستكون مجانية.

ما هي المنافع؟

1. جدولة غرفة الاجتماعات أصبحت سهلة

من خلال نظام أساسي مركزي واحد ، يتكامل بشكل مباشر ودقيق مع أي تقويم تعرفه بالفعل ، تهدف هذه الأدوات إلى جعل عملية الجدولة ، والحفاظ على الجدول الزمني ، بسيطة نسبيًا. لم تعد هناك أيام البحث عن غرفة فارغة ، أو الانقطاعات المزعجة التي تشتت انتباه فريقك من خلال شاشات العرض المثبتة على الحائط خارج كل غرفة اجتماعات. مع بعض الحلول ، يمكن للمستخدمين تسجيل الوصول للإعلان عن حضورهم ، أو إذا انتهى فريقك مبكرًا ، فيمكن تحديث التطبيق على الفور لإظهار أن الغرفة شاغرة. وبالطبع ، نظرًا لأنه يعتمد على السحابة بالكامل ، يمكنك البقاء على اطلاع دائم من أي مكان ، حتى عن بُعد.

2. زيادة في الإنتاجية

الكفاءة هي المفتاح المطلق في الإنتاجية. إن تقليل الوقت الضائع ، وإزالة القيود أو الصداع الذي يحاول التدافع للحصول على المعلومات المفقودة هو مضيعة للوقت بشكل مطلق. من خلال حل واحد للتعامل مع جميع معلومات جدولة غرفة الاجتماعات الخاصة بك في السحابة ، يمكن لفريقك التأكد من أن كل شيء محدث وصحيح. تجعل الشاشات المُثبتة من السهل جدًا العثور بسرعة على جدول اليوم أو تحديد موقع غرفة فارغة ، كما أن تقليل الانقطاعات يعني تشتيت الانتباه ووقت التوقف. ستسمح حلول برمجية معينة للمستخدمين بتحديث غرفة اجتماعات أو تغييرها أو حجزها مباشرةً من الشاشة المثبتة على الحائط ، ويمكن لأعضاء الفريق تسجيل الوصول عند وصولهم حتى تعرف الشخص المفقود قبل بدء الاجتماع.

3. الاستفادة من السحابة

تمامًا كما هو الحال مع جميع التطبيقات المستندة إلى السحابة ، تستفيد حلول جدولة غرفة الاجتماعات هذه بشكل كامل من الشبكة السحابية التي تستخدمها ، مما يسمح بالمعلومات الدائمة بغض النظر عن مكان الاتصال أو كيفية اتصالك به. طالما أن جهازك متصل بالإنترنت ، فستتمكن من تسجيل الدخول وإلقاء نظرة على أحدث جدول زمني ، أو إجراء أي تغييرات ضرورية. إذا قرر فريقك الاستفادة الكاملة والدمج في شاشات الأجهزة خارج قاعات المؤتمرات ، فإن استخدام الشبكة السحابية هو المفتاح المطلق لجعل هذا النوع من النظام يعمل. حتى العاملين عن بُعد سيكونون على دراية ، ويمكن للمسؤولين إجراء أي تغييرات على شاشات الأجهزة عن بُعد. بفضل السحابة ، إذا كان الاجتماع قصيرًا وفتحت الغرفة ، فما عليك سوى تحديث المعلومات على الشاشة أو هاتفك وسيعرف أي شخص آخر على شبكتك على الفور.

تحديد احتياجاتك

بالطبع ، يأتي مع كل حل حالة أو سيناريو استخدام محدد كان يحاول حله. ومع ذلك ، في حالة أدوات جدولة غرف الاجتماعات هذه ، يمكن لأي فريق تقريبًا يعتمد على الاجتماعات ، ولديه عدد كبير من الغرف التي يمكن أن تستفيد من الإدارة والجدولة المناسبة ، الاستفادة الكاملة. بالطبع ، إذا كان فريقك في الجانب الأصغر ، وكان مكتبك مقيدًا بغرفة اجتماعات واحدة أو غرفتين فقط ، فقد يبدو هذا البرنامج غير ضروري بعض الشيء. ومع ذلك ، أود أن أزعم أنه حتى لو كنت فريقًا صغيرًا به غرفة اجتماعات واحدة فقط ، فإن حلًا من هذا النوع يمكن أن يفيد مكتبك - وبهذه الطريقة لا يتعين على فرق متعددة التنافس أو القلق بشأن من في الغرفة.

من المرجح أن تكون أفضل حالة استخدام لحل جدولة غرفة الاجتماعات هي المؤسسات الكبيرة ذات الفرق الكبيرة. سواء كان مكتبك يحتوي على 5 أو 100 غرفة اجتماعات فقط ، فإن أي أداة يمكن لشركتك استخدامها للمساعدة في الحفاظ على المكتب بأكمله منظمًا ومتزامنًا سيساعد في تقليل وقت التوقف عن العمل بشكل كبير. إذا كان لديك عدد كبير من الأشخاص ، وليس عددًا كبيرًا من الغرف ، فيمكن لهذه الحلول أن تفعل المعجزات في تقليل الانقطاعات ، أو تعطيل افتتاح اللحظة الأخيرة في غرفة الاجتماعات B. إذا كان فريقك كبيرًا ، ولديك عدد كبير من قاعات المؤتمرات ، ستساعد هذه الحلول فريقك على البقاء على اطلاع دائم ومعرفة مكان وجودك ومتى.

ما الذي تبحث عنه عند التسوق؟

1. توافق الجهاز

بالطبع مع حل السحابة ، سيكون من الأفضل اعتماد حل متاح على أكبر عدد من الأجهزة. سواء كان ذلك يشمل الأجهزة اللوحية (كل من Apple و Android) ، وأجهزة كمبيوتر سطح المكتب على حد سواء PC و Mac ، بالإضافة إلى هواتف Android و Apple - لن ترغب في استبعاد جزء كبير من قوة العمل لديك من استخدام حل جديد. ستبذل المكاتب ذات الطبيعة BYoD قصارى جهدها للتأكد من أن الحل الذي تختاره متاح على أكبر عدد من الأنظمة الأساسية.

2. دعم عرض الأجهزة

بينما توفر هذه الحلول تطبيقًا قويًا لجدولة وتنظيم المعلومات ببساطة في السحابة وأثناء التنقل ، فإن القوة الحقيقية تأتي من تجهيز غرف المؤتمرات الخاصة بك بشاشات عرض الأجهزة هذه. تمامًا مثل دعم الجهاز ، يجب أن يكون على رأس القائمة للبحث عن حل يدعم شاشات الأجهزة هذه ، وواحد يدعم أكبر عدد من شاشات العرض - سواء كانت أجهزة iPad من جيل مختلف ، أو أنماط مختلفة من أجهزة Android اللوحية.

3. الأجهزة المدرجة

قد يكون هذا أكثر تعقيدًا بعض الشيء ، ولكن قد تقدم بعض الحلول حزمًا من الأجهزة مع برامجها لجعل التبني عملية متجر واحد. يمكن أن يكون سعر شراء 20 جهاز iPad جديدًا مكلفًا من تلقاء نفسه ، ناهيك عن أي أجهزة أو حالات تركيب مطلوبة لوضع الشاشات بشكل صحيح خارج كل غرفة اجتماعات. قد يكون بعض مقدمي الخدمة على استعداد لتقديم حزمة أجهزة مع اشتراك في خدمتهم.

4. التقارير التحليلية المتقدمة

يعد جمع البيانات موردًا قويًا يمكن استخدامه لتحسين أو التخلص من أي مشكلات أو نقاط ضعف. ستستفيد بعض الأنظمة الأساسية بشكل كامل من المعلومات التي تفرغها في الحل ، مثل أوقات الجدولة ، والغرف الأكثر استخدامًا ، ومدة الاجتماعات المشتركة ، وتوفر الوصول إلى هذه المعلومات لصياغة فكرة أقوى عن كيفية زيادة الإنتاجية وتقليل وقت التوقف عن العمل.

5. شاشات قابلة للتخصيص والإعدادات

إذا كانت جميع شاشات الأجهزة هذه تقوم ببساطة بإظهار اسم غرفة الاجتماعات والوقت وما إذا كانت الغرفة مشغولة أم لا ، فيمكن إكمال نفس المهمة بحل أقل كثافة بكثير. ومع ذلك ، إذا كانت شاشتك قابلة للتخصيص والتكوين بالكامل ، فإن ذلك يفتح عالماً جديداً من الاحتمالات - اعرض جدول اليوم بأكمله ، والمشاركين في الاجتماع ، وإعطاء فكرة سريعة عن المناقشة ، وأي شيء قد يشعر به فريقك ذي صلة. تسمح بعض الحلول للمسؤولين بإغلاق الوظائف على شاشات الكمبيوتر اللوحي هذه ، حتى لا يتغير أي شيء عن طريق الصدفة.

6. تكامل تقويم الطرف الثالث

من خلال القدرة على الاندماج مباشرة في أحد تطبيقات التقويم العديدة الشائعة ، فإن حلول جدولة غرفة الاجتماعات ستشق طريقها إلى حياتك العملية اليومية من خلال انتقال سلس ، مما يزود فريقك بالمعلومات الضرورية في المكان الصحيح ، لذلك لا يفعل تود ذلك فاته هذا الاجتماع لأنه نسي التحقق من الثاني ، وجدولة تقويم معين.