تكلفة الاجتماعات غير الفعالة وكيفية تحديد القضايا
نشرت: 2019-07-15هل خرجت من أي وقت مضى وأنت تشعر وكأن شيئًا لم يتم إنجازه؟ قد تتذكر أنك جلست خلال اجتماع وفحصت هاتفك باستمرار ، وناقشت نفس الأشياء مرارًا وتكرارًا ، أو تتساءل عن سبب وجودك هناك في المقام الأول. حسنًا ، أنت لست وحدك.
في مناخ الأعمال الحالي ، من الصعب العثور على أي شخص يستمتع بالاجتماعات الروتينية غير الرسمية التي تتكرر كثيرًا. يزعم العديد من الأشخاص الذين يعملون بجد أنه بالكاد يتم إنجاز أي شيء في هذه الاجتماعات ، ويتم إهدار المزيد من وقت الاجتماع بدلاً من الإنتاجية. أنت تترك هذه الاجتماعات غير الفعالة وتشعر بالحيرة أكثر من ذي قبل.
من المفترض أن تعزز الاجتماعات الإنتاجية وتساعد في جعل الجميع على دراية واحدة ، ومع ذلك يزعم معظم المشاركين أن الكثير من وقت الاجتماع يضيع أثناء هذه الاجتماعات السيئة. ومع ذلك ، فإن الاجتماعات الفعالة ذات الأجندة الواضحة هي الخبز والزبدة لكل عمل تجاري ناجح.
الاجتماعات ضرورية للحفاظ على تقدم الأعمال مع التنسيق المناسب للفريق وتنظيم سير العمل. عندما يتم إجراؤها بشكل صحيح ، فإنها تؤدي دائمًا إلى ربح صافٍ إيجابي لجميع المعنيين ، وهذا ما تريد كل شركة تحقيقه. فلماذا بالضبط هناك الكثير من مشكلات الكفاءة هنا ، وما الذي يمكن فعله بالضبط حيال ذلك؟
هناك وباء من الاجتماعات غير الفعالة في الشركات في جميع أنحاء العالم ، وتؤدي إلى خسائر فادحة لكل من الشركات والأفراد المعنيين. لقد حان الوقت لمعالجة هذه المشكلة ، وهناك ما يكفي من الموارد التي يمكن أن تساعدنا في حل هذه المشكلة مرة واحدة وإلى الأبد.
- ما هي التكلفة الحقيقية للاجتماعات غير الفعالة؟
- عواقب عدم الكفاءة
- ما الذي يسبب الاجتماعات السيئة؟
- كيفية تحسين كفاءة الاجتماع
- أربع فوائد لتطبيقات مؤتمرات الويب
- توفير في التكاليف
- توفير الوقت
- تعزيز المشاركة والإنتاجية
- حماية
- أفضل 3 حلول لعقد مؤتمرات الفيديو
- سكايب للأعمال
- Google Hangouts Meet
- تكبير
- مقارنة الأسعار
- الاجتماعات غير الفعالة مكلفة ولكن يمكن تجنبها
ما هي التكلفة الحقيقية للاجتماعات غير الفعالة؟
وفقًا لدراسة نُشرت في المجلة الأوروبية لعلم النفس التنظيمي والعمل ، فإن الاجتماعات غير الفعالة في الولايات المتحدة تكلف الشركات ما يصل إلى 37 مليار دولار سنويًا. هذا 37 مليار دولار ضاع كل عام بسبب الاجتماعات غير الفعالة التي تؤدي إلى انخفاض إنتاجية العمل - ونعلم جميعًا أن الوقت = المال. تتعرض الشركات هنا لخسارة مالية كان من الممكن منعها بخلاف ذلك.
قد يبدو الرقم سخيفًا ، ولكن مع كل الأشياء التي تم أخذها في الاعتبار ، فإنه يصبح حقيقيًا جدًا.
تؤدي الاجتماعات غير الفعالة إلى تقليل الإنتاجية خلال أيام العمل ، وينتهي الأمر بالمشاركين إلى إضاعة وقتهم الثمين الذي كان من الممكن إنفاقه في مهام أكثر إنتاجية. 50٪ من الوقت المستغرق في الاجتماعات لا يؤدي إلى أي نتائج إيجابية على الإطلاق ، وهكذا تضيع الإنتاجية والمال.
يفقد المحترفون 31 ساعة من الإنتاجية في الاجتماعات كل شهر وفقًا لخلاصة الموارد البشرية ، ويمكنك تخيل ما يحدث مع الشركات الكبيرة التي تستضيف مئات الموظفين. أظهرت الأبحاث التي أجرتها شركة Wolf Management Consultants أن 95٪ من الحاضرين في الاجتماع غابوا عن أجزاء من الاجتماعات ، و 39٪ قالوا إنهم يغفوون في غرفة الاجتماعات. يجب أن تتبادر هذه التكاليف المحتملة إلى الذهن عند جدولة اجتماعك التالي.
عواقب عدم الكفاءة
بعد انخفاض الإنتاجية بسبب الاجتماعات غير الفعالة ، فإن بعض النتائج الرئيسية هي:
- انقطاع سير العمل
- دورات اتخاذ القرار المطولة
- انخفاض معنويات الموظفين
- العمل الجماعي أسوأ
- وقت العمل غير الفعال
- وأخيرًا ، هناك حاجة لمزيد من الاجتماعات
كل هذه العواقب تؤدي إلى خسائر كبيرة للشركات ، سواء كان ذلك في الوقت أو المال. لا يمكن حساب تكاليف الاجتماعات غير الفعالة بالضبط ولكن من الواضح أن هناك بعض السلبيات الرئيسية لمثل هذه الأحداث. يمكن تلخيص التكاليف بالخسائر في كل من الوقت والمال ، وانخفاض مشاركة الموظفين ، ومعنويات الفريق ، وكيمياء الفريق بشكل عام.
والخبر السار هو أن هذه المشكلة على الأرجح لها حل. حان الوقت لتحديد السبب الأساسي لهذه المشكلة حتى نتمكن من فعل شيء حيالها. تؤدي العديد من العوامل إلى اجتماعات غير فعالة ، لذلك دعونا نمضي قدمًا ونستكشف بعضًا منها.
ما الذي يسبب الاجتماعات السيئة؟
العديد من العوامل تجعل الاجتماعات غير فعالة لأعضاء الفريق.
يعد تنظيم الاجتماع أمرًا صعبًا بحد ذاته ، وعلينا نشر الخبر ، ووضع خطة عمل ، وجعل الجميع في نفس الغرفة - كل هذا يتطلب وقتًا وجهدًا. وهذه فقط البداية ، حيث توجد مشاكل أكثر تعقيدًا عندما يتعلق الأمر باجتماعات العمل.
من المحتمل أنك واجهت بعضًا من هذه المشكلات في الاجتماعات:
- وصول الناس في وقت متأخر
- مخطط الاجتماع غير المنظم
- عدم وجود هدف واضح
- أنشطة مضيعة للوقت مثل الأكل والتحقق من الهاتف
- تكرار الموضوع
- قلة التواصل أو الإفراط في التواصل
- الحجج والمعارك داخل الفريق
كل هذه القضايا تحدث يوميًا ، وكلها تؤدي إلى اجتماعات غير فعالة.
حتى أن بعض المشاركين يشعرون أنه لا ينبغي أن يكونوا حاضرين على الإطلاق لأن ليس لديهم أي شيء أو القليل جدًا للمساهمة في الموضوع. شكوى شائعة أخرى هي مدى صعوبة مواكبة بعض الموضوعات ، خاصةً عندما يكون هناك الكثير من المستندات التي يجب تتبعها. ومع ذلك ، من الضروري القيام بذلك بالضبط لتحقيق أقصى استفادة من كل اجتماع.
لقد وصلنا إلى النقطة التي تعتبر فيها مثل هذه المشكلات طبيعية ، بعد كل شيء ، تستمر في الحدوث مرارًا وتكرارًا. يبدو الأمر تقريبًا كقضية ثقافية في هذه المرحلة ، ومع ذلك ، تظهر الدراسات بوضوح أن معظم الاجتماعات غير الفعالة تنحصر في قضايا الإدارة.
إذا تمكنا من تغيير الطريقة التي نتعامل بها مع هذه الاجتماعات ، فيمكننا الحصول على اجتماعات أفضل نتيجة لذلك.
كيفية تحسين كفاءة الاجتماع
تم إجراء سنوات من البحث لتعظيم الاتصالات التجارية ، وهناك بعض الأساليب التي أثبتت جدواها والتي يمكن أن تزيد من الإنتاجية. ومع ذلك ، لدينا شيء مختلف تمامًا في أيدينا اليوم ، وهو الشيء الذي نسميه التكنولوجيا.
ماذا لو تمكنا من استخدام التكنولوجيا للتخلص من الاجتماعات المزعجة وغير الفعالة؟
حسنًا ، إذا نظرنا في كيفية تنظيم الاجتماعات القياسية ، فيبدو أن التكنولوجيا يمكن أن تساعد في حل العديد من المشكلات التي نواجهها اليوم. أولاً ، يمكن أن يقلل بشكل كبير من الوقت اللازم لتنظيم الاجتماع وإشراك الجميع. يبدو أن الحل الأكثر منطقية هو استخدام كل التقنيات المذهلة لاستضافة الاجتماعات. قد يتطلب الأمر من الجميع استخدام أجهزة وبرامج معينة ، لكننا موجودون هنا بالفعل باستخدام هواتفنا طوال الوقت.
العشرات من الأشخاص الذين شاركوا في اجتماع عبر الهاتف ، كيف يمكن أن ينجح ذلك؟
لكنها تعمل ، والعديد من الشركات تستخدم هذا بالفعل لصالحها. يمكنك ببساطة تنظيم اجتماع وإخطار الجميع برسالة واحدة بسيطة وإبلاغ الجميع بالمخطط والهدف ومشاركة المستندات المهمة التي يمكن للجميع الوصول إليها باستخدام هواتفهم. عندما يحين الوقت ، يتم إخطار المشاركين مبكرًا لإجراء مكالمة باستخدام أجهزتهم المفضلة.
يمكننا أن نطلق على هذه التكنولوجيا VoIP Telephony أو Video أو Web Conferencing ، لا يهم.
إنها عملية تحل العديد من المشكلات ، وكل ما هو مطلوب هو اتصال إنترنت مستقر.
هناك الكثير من تطبيقات VoIP Video Conferencing التي تم تطويرها لتحسين الاتصالات التجارية والسماح لأعضاء الفريق بالتعاون باستخدام أي شيء سوى الإنترنت. يمكنك الاتصال بهاتفك وجهاز الكمبيوتر المحمول والجهاز اللوحي وأي شيء آخر يحتوي على ميكروفون وكاميرا والوصول إلى الإنترنت.
دعنا نستكشف بعض الطرق التي يمكن أن تساعدك بها هذه التطبيقات في استضافة اجتماعات فعالة.
أربع فوائد لتطبيقات مؤتمرات الويب
لذا ، كيف يمكن أن تساعدنا تطبيقات عقد المؤتمرات عبر الويب في التخلص أخيرًا من الاجتماعات غير الفعالة؟
تأتي العديد من الفوائد مع هذه التطبيقات ، وبعضها لا يرتبط مباشرة بالكفاءة. ومع ذلك ، مع تزايد استخدام العالم للعمل عبر الإنترنت ، تم إعداد هذه التطبيقات لتصبح الطريقة القياسية للاتصال التجاري.
هناك أربع مزايا بسيطة لاستخدام تطبيقات مؤتمرات الويب:
1. التوفير في التكاليف
ربما تكون فعالية التكلفة هي الشيء الأول الذي يجب أن تقدمه تطبيقات عقد المؤتمرات عبر الويب. بدلاً من إنفاق الأموال على الأماكن ، والإدارة ، ونفقات الاجتماعات الأخرى ، كل ما عليك فعله هو الاستثمار في تطبيق بسيط ، وتدريب موظفيك على كيفية استخدامه ... وهذا كل ما عليك فعله!
على الرغم من أن هذا يعمل مع جميع أنواع الشركات ، إلا أنه أفضل بالنسبة لأولئك الذين يعملون في الغالب عن بُعد لأنك تتجنب التكاليف الضخمة لاستضافة اجتماع خارج مساحة مكتبك.
يعد توفير التكاليف أمرًا رائعًا ، ولكن توفير الوقت هو المكان الذي تتألق فيه هذه التطبيقات حقًا.
2. توفير الوقت
إذا لم تكن قد أدركت الأمر بعد ، فستوفر لك المؤتمرات عبر الإنترنت وقتك الثمين. بصرف النظر عن العثور على مكان به اتصال إنترنت لائق ، لا توجد متطلبات أخرى للانضمام إلى اجتماع مع أعضاء فريقك.
يعد الاتصال بالاجتماعات أمرًا بسيطًا ، وستحصل أيضًا على إشعارات في الوقت المناسب حتى لا تنسى ذلك. علاوة على ذلك ، تسمح معظم التطبيقات بالمراسلة ومشاركة الملفات حتى تتمكن من البقاء على اطلاع دائم بالمعلومات والمستندات المهمة المتعلقة بالاجتماع.
إذا كنت تبحث عن توفير الوقت ، فلا توجد طريقة أفضل للقيام بذلك.
3. تعزيز المشاركة والإنتاجية
أظهرت الدراسات أن ميزات مؤتمرات الويب ، مثل مشاركة الشاشة ، تُترجم إلى مشاركة أفضل وزيادة الإنتاجية. هناك أيضًا ميزات أخرى مثل مشاركة الشاشة التي ذكرناها أعلاه والتي تساعد أيضًا في تسهيل الإنتاجية.
هذه ليست مفاجأة - فقد تم تصميم تطبيقات مؤتمرات الويب مع وضع الإنتاجية في الاعتبار ، ولا شك في أنها ستتحسن مع مرور الوقت.
مع تزايد التكنولوجيا مثل الحوسبة السحابية ، نتوقع أن نرى زيادة هائلة في الإدارة والإنتاجية عبر الإنترنت ، ويجب على جميع الشركات مراقبة ذلك.
4. الأمن
يمثل الأمان أولوية كبيرة للعديد من الشركات ، ويعد VoIP طريقة أكثر أمانًا للتكنولوجيا مقارنة بالأشكال التقليدية مثل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية.
معظم الاتصالات التي تتم مشاركتها عبر هذه الأنظمة الأساسية آمنة ، وهناك خيارات إضافية يمكن أن تضمن أمانًا أفضل عند التعامل مع المعلومات بالغة السرية.
هذه ليست سوى أربع مزايا أساسية لعقد المؤتمرات عبر الويب والتي يمكن أن تساعدك على تحسين كفاءة الاجتماعات ودفع عملك إلى الأمام ، ولا يزال هناك العديد من الفوائد الصغيرة الأخرى التي يمكن أن تكون مفيدة جدًا أيضًا.
على رأس ذلك ، هناك العديد من الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها عند اتخاذ قرار بشأن مزود VoIP الخاص بك.
فيما يلي قائمة سريعة ببعض البرامج الأكثر شيوعًا المستخدمة لعقد المؤتمرات عبر الويب اليوم:
أفضل 3 حلول لعقد مؤتمرات الفيديو
هناك العديد من الخيارات عندما يتعلق الأمر بمؤتمرات الويب الفعالة ، وللشركات حرية اختيار الخيار الأنسب. يتم تقديم معظم برامج مؤتمرات الويب بشكل فردي ، ومع ذلك ، تأتي بعض الخيارات كمكافأة مع منصات اتصالات الأعمال كاملة الخدمات.
سكايب للأعمال
Skype للأعمال ، المعروف أيضًا باسم Office 365 ، هو منتج Microsoft الرئيسي للاتصالات التجارية عبر الإنترنت.
إنها أداة تعاون قوية عبر الإنترنت مع حلول حديثة تمكن من التواصل الفعال للأعمال. باستخدام Office 365 ، يمكن للمستخدمين الوصول إلى تطبيقات Office والمراسلة والمكالمات والتخزين عبر الإنترنت والقدرة على عقد اجتماعات فريق كبيرة مع ميزات مثل مشاركة الشاشة والملفات.
يعد Skype for business حلاً شائعًا للشركات التي تتطلع إلى الدخول في مؤتمرات الويب ، خاصة وأن معظم المستخدمين على دراية إلى حد ما بالمنصة.
تبدأ الخطة القياسية بسعر 8.25 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم ، وهناك المزيد من الخيارات مع الخطة المميزة التي تأتي بنطاق سعري يبلغ 12.50 دولارًا أمريكيًا في الشهر. بشكل عام ، يبدو استخدام Skype للاجتماعات عبر الإنترنت خيارًا آمنًا ، وهو حل رائع للشركات التي تتطلع إلى التخلص من الاجتماعات غير الفعالة إلى الأبد.
Google Hangouts Meet
Google Hangouts Meet هو الحل الرسمي لعقد المؤتمرات عبر الويب من Google ، ويتم تقديمه كجزء من نظام الأدوات السحابي الشهير المسمى G Suite.
كما هو الحال دائمًا ، تفضل Google إبقائه بسيطًا وهذا بالضبط هو تطبيق Meet.
يحصل كل مستخدم على خيار جدولة اجتماع تتم مزامنته تلقائيًا مع تقويم Google ، ويمكن لأي شخص الانضمام باستخدام عنوان URL بسيط لرابط الاجتماع. تتم مزامنة النظام بالكامل مع أدوات Google الأخرى ، بحيث يتلقى الجميع إشعارات في الوقت المناسب حول الاجتماعات.
بالنسبة للشركات التي تفضل العمل على نظام أساسي واحد ، يعد Google Hangouts Meet خيارًا رائعًا إذا كانت الشركة تستخدم بالفعل نظام G Suite الأساسي. ومن المثير للاهتمام أن تطبيق Meet يتيح أيضًا للمستخدمين الذين يستخدمون تطبيقات مماثلة (مثل Skype for Business) الانضمام إلى الاجتماع دون التضحية بواجهة المستخدم المفضلة لديهم (في هذه الحالة Skype).
تعتمد الأسعار الأولية على خطة G Suite ، بدءًا من 6 دولارات شهريًا لكل مستخدم.
تكبير
يعد Zoom حلاً فعالاً لعقد مؤتمرات الفيديو يتم تقديمه بشكل فردي مقارنة بأمثال Skype أو Google Meet التي تأتي مع الأنظمة الأساسية الخاصة بها.
هذا يعطي Zoom مزايا معينة عندما يتعلق الأمر بتوفير أفضل خدمة مؤتمرات الفيديو. يوفر Zoom مقاطع فيديو عالية الدقة وأدوات تعاون مثل مشاركة الشاشة والدردشة الجماعية والتسجيل والنصوص والأمان القوي والتكامل المستند إلى السحابة.
Zoom هو تطبيق مؤتمرات حديث يمكن الوصول إليه من أي جهاز مما يمنح الشركات مرونة إضافية للاجتماعات الفعالة. يمكن للمستخدمين الانضمام إلى الاجتماعات من هواتفهم أو سياراتهم أو أجهزة الكمبيوتر الشخصية. بشكل عام ، يوفر Zoom الكثير من الأدوات الإضافية ، ويبدو أنه خيار رائع للفرق التي تعتمد بشكل كبير على مؤتمرات الفيديو لتعمل.
الخطة الأساسية مجانية (0 دولار) ولكن هناك حدود معينة لعقد اجتماعات فعالة. تأتي خطة Pro مع معظم الميزات ، وتكلفتها 14.99 دولارًا شهريًا لكل مستخدم. يمكن للشركات أيضًا الترقية إلى خطة الأعمال للحصول على الوظائف الكاملة مقابل 19.99 دولارًا فقط شهريًا لكل مستخدم.
تشمل الخيارات الشائعة الأخرى حلولًا مثل GoToMeeting أو Zoho أو منصات اتصالات الأعمال كاملة الخدمات مثل RingCentral.
مقارنة الأسعار
برمجة | سكايب للأعمال | جوجل ميت | تكبير |
أسعار الخطة الأساسية | 8.25 دولار / مستخدم / شهر | 6.00 دولارات لكل مستخدم في الشهر | 14.99 دولارًا لكل مستخدم في الشهر |
سمات | أساسي | أساسي | متقدم |
برنامج | سكايب | G Suite | تكبير |
يعد Google Hangouts Meet أرخص خيار يمكن استخدامه إذا استبعدنا إصدار Zoom المجاني الذي يمكن استخدامه لبعض الأغراض. عندما يتعلق الأمر بالأدوات والوظائف الإضافية ، فإن Zoom هو المنتج الأفضل ولكنه يأتي بنطاق سعري أعلى.
بشكل عام ، يمكن للشركات التي تبحث عن حلول بسيطة الاعتماد بأمان على Skype أو Google ، ويمكن للشركات التي تعتمد بشكل أكبر على تقنية مؤتمرات الفيديو أن تستثمر في حلول أكثر تقدمًا مثل Zoom أو RingCentral أو Zoho أو غيرها.
الاجتماعات غير الفعالة مكلفة ولكن يمكن تجنبها
عندما تسوء الأمور ، يجد أعضاء الفريق في اجتماعات ومهام غير منتجة أنها مضيعة للوقت في محاولة مواكبة الأشياء التي لا تفيد عملهم. يجب على كل شركة أن تسعى جاهدة للتخلص من هذه المشكلات ، ويبدو أن الاتصال عبر بروتوكول VoIP يمثل حلاً رائعًا هنا.
يمكن أن تساعد حلول مؤتمرات الويب الشركات على عقد اجتماعات أكثر كفاءة عبر الإنترنت ، مع ميزات مثل الجدولة البسيطة والإشعارات وأدوات التعاون والوصول متعدد الأجهزة والدردشة ومشاركة الملفات المستندة إلى مجموعة النظراء وبروتوكولات الأمان من الدرجة الأولى. حتى أن هذه الأدوات تجعل من السهل جدولة المتابعة.
أثناء التفكير في إدارة الوقت وعدد الاجتماعات ، ضع في اعتبارك أيضًا الأدوات التي تستخدمها لإدارة الاجتماعات. يمكن أن يضمن جدول المقارنة التفاعلي الخاص بنا لأدوات عقد المؤتمرات عبر الويب تحقيق أقصى استفادة من الاجتماع التالي.