نقاط البيانات الحاسمة لتقييمها في عملك تقارير مكالمات VoIP

يجعل كل مزود VoIP للأعمال تقريبًا هذه الأيام من السهل جدًا تخصيص خطوط الهاتف الخاصة بك وتصميمها من خلال بوابات الإدارة عبر الإنترنت. عندما يكون المديرون والمسؤولون مشغولين بشكل لا يصدق ويتورطون في مسؤوليات أخرى ، فإن الوصول إلى نظرة سريعة لما يجري في المكتب ، وحتى خارج المكتب ، سيكون مفيدًا بشكل لا يصدق.

باستخدام بوابات الإدارة عبر الإنترنت هذه ، يمكن للمستخدمين إضافة خطوط أو إسقاطها ، وتغيير الامتدادات ، واللعب بميزات مختلفة ، والأهم من ذلك ، الوصول إلى بعض تحليلات المكالمات التفصيلية للغاية وسجلات التقارير. تعد سجلات تقارير المكالمات هذه طريقة رائعة لعرض نشاط المكالمات للأعمال التجارية ، وفهم الاتجاه الذي تتخذه الشركة ، أو على نطاق أصغر فهم خطوط الهاتف التي تحتوي على حجم أكبر من غيرها.

قوة تتبع البيانات الخاصة بك

من خلال سجلات تقارير المكالمات هذه ، يمكن للمستخدمين في لمحة الحصول على ثروة من المعلومات حول نظام الهاتف الخاص بهم وكيفية استخدامه داخل وخارج المكتب. يمكن للمديرين تتبع مقاييس مثل عدد المكالمات الواردة والصادرة ، إما من نطاق زمني محدد أو إجمالي ، وطول كل مكالمة فردية ، وعدد المكالمات التي تم الرد عليها أو الفائتة ، وأي رسائل بريد صوتي متبقية على نظامك ، وعدد رسائل الفاكس عبر الإنترنت يتم إرسالها أو استلامها وإلى أين ، وكذلك الوصول إلى تسجيلات كل مكالمة فردية مباشرة في نفس البوابة عبر الإنترنت.

مع هذا الكم الهائل من المعلومات حول نظامك ، وكيفية استخدامه ، والمتاحة بنقرة زر واحدة ، فإن فهم كيفية الاستفادة من هذه المعلومات لتحسين النتيجة النهائية الخاصة بك بأي حال من الأحوال يمكن أن يغير قواعد اللعبة بشكل مطلق. تعد سجلات تقارير المكالمات هذه طريقة رائعة لعرض نشاط المكالمات للأعمال التجارية ، وفهم الاتجاه الذي تتخذه الشركة ، أو على نطاق أصغر فهم خطوط الهاتف التي تحتوي على حجم أكبر من غيرها. يمكن استخدام سجلات المكالمات لقياس التقدم والكفاءة ، مما يساعد المديرين على التعرف على الوقت الذي قد يحتاجون فيه إلى النمو أو حتى تقليص فرقهم.

معلومات مهمة يجب متابعتها

ستجمع معظم سجلات تقارير المكالمات معلومات اتصال مماثلة ومباشرة وتقدم نقاط بيانات مماثلة لتتبعها. اعتمادًا على مزود الخدمة الخاص بك ، أو خطة الخدمة المحددة ، قد تختلف نقاط البيانات قليلاً ولكن يجب أن تتضمن معظم ، إن لم يكن كل ، أجزاء المعلومات الأكثر أهمية والأكثر شيوعًا. على سبيل المثال ، إذا كانت خدمتك لا تتضمن إرسال الفاكس عبر الإنترنت ، فإن سجلاتك بالطبع ستمثل ذلك.

• سجلات المكالمات: بالطبع ، ستشمل هذه السجلات قائمة كاملة بكل المكالمات التي يتم إجراؤها باستخدام نظام هاتفك. لن تقوم هذه السجلات بتتبع المكالمات الواردة والصادرة فحسب ، بل ستتتبع أحيانًا المكالمات الفائتة أو التي تم الرد عليها أيضًا. يمكن للمستخدمين الاطلاع على قائمة كاملة بجميع المكالمات التي تم إجراؤها على الإطلاق ، أو اختيار نطاق زمني محدد لتضييق نطاق النتائج.
• طريقة الاتصال: بدءًا من الأساسيات ، سيتضمن معظم إن لم يكن كل سجل تقارير المكالمات قائمة شاملة بالمعاملات التي تم إجراؤها على نظامك وكيفية إجرائها. ستسجل هذه التقارير جميع المكالمات والفاكسات والاتصالات الدولية والرسائل النصية للأعمال إن أمكن.
• من يتم الاتصال به: بخلاف المكالمات والفاكسات التي يتم إجراؤها فقط ، ستشمل هذه السجلات عادةً معلومات أكثر تعمقًا لإظهار أرقام الهواتف التي يتم الاتصال بها أو التي يتم الاتصال بها من قبل نظامك. إذا كانت خدمتك تتضمن إرسال فاكس عبر الإنترنت ، فيمكن للمستخدمين أيضًا مراقبة مكان إرسال الفاكسات واستلامها منه.
• تتبع جميع أنشطة الهاتف : يمكن للمستخدمين تضييق نطاق تقارير المكالمات هذه إلى خط هاتف معين ، وإلقاء نظرة متعمقة على الأرقام التي تتصل بها خطوط الهاتف الخاصة بك ، وأرقام الهواتف التي تتصل بها ، وطول كل مكالمة ، و حتى حجم المكالمات لفهم الخط الذي يقوم بإجراء أو استقبال أكبر عدد من المكالمات في أي فترة زمنية معينة.
• إدارة المكالمات الهاتفية المسجلة والاستماع إليها: مرة أخرى ، اعتمادًا على مزود الخدمة ومستوى الخدمة ، يمكن غالبًا تشغيل أو إيقاف تشغيل تسجيل المكالمات من بوابات الإدارة عبر الإنترنت هذه ، وستتيح سجلات الإبلاغ عن المكالمات للمستخدمين الوصول إلى تسجيل كل مكالمة مباشرة من السجلات نفسها. إذا لاحظت أن أحد الوكلاء قد تلقى مكالمة طويلة أو قصيرة بشكل لا يصدق ، فيمكنك الاستماع إلى التسجيل لترى كيف سارت الأمور.

بالإضافة إلى ذلك ، يهدف بعض مزودي الخدمة إلى جعل الاتصال الدولي بسيطًا ويتضمن خططًا دولية غير محدودة ، في حين أن البعض الآخر سيفرض رسومًا على كل دقيقة بناءً على سعر محدد لكل دولة على حدة. يمكن أن تنعكس هذه الأسعار والدقائق المستخدمة في سجلات تقارير المكالمات الخاصة بك بناءً على مستوى الخدمة الذي يستخدمه عملك. تسمح العديد من سجلات التقارير عبر الإنترنت للمستخدمين أيضًا بتتبع فواتيرهم وإدارة الميزات والمصروفات الأخرى ذات الصلة.

كيف يمكن لفريقك الاستفادة من هذه البيانات الجديدة؟

سيكون لسجلات تقارير المكالمات فائدة كبيرة لأي شركة تعتمد على نظام الهاتف الخاص بها لنسبة كبيرة من اتصالاتها. تعمل العديد من الشركات فقط بناءً على اتصالاتها مع العملاء والعملاء والآفاق المحتملة. اعتمادًا على عملك وحالة الاستخدام المحددة ، قد تختلف أهم العوامل التي يجب الانتباه إليها. سواء كنت تدير جهة اتصال أو مركز اتصال ، فإن القوة الحقيقية لتقارير المكالمات هذه هي أن تراقب استخدام هاتفك.

مبيعات:

إذا كانت شركتك تركز على المبيعات ، فسيكون الاستخدام الرائع لسجلات تقارير المكالمات هو تتبع تكرار المكالمات ، وعدد المكالمات التي يتم إجراؤها في اليوم ، وأي وقت توقف بين المكالمات ، وبالطبع طول كل مكالمة. إذا لاحظت أن أحد الوكلاء يجري عددًا هائلاً من المكالمات يوميًا ، لكنها تستمر لمدة 30 ثانية فقط في كل مرة ، فقد يمنحك هذا فهمًا أفضل لكيفية إجراء هذا الوكيل.

يمكن أن تساعد الاستفادة من المعلومات لفهم كيفية تشكيل موظفيك الشركة على تكييف ممارساتها بشكل أفضل لتحسينها بأي طريقة ممكنة. إذا كانت المكالمات الصادرة والحجم الكبير من أولوياتك ، فإن تتبع نظامك يمكن أن يكون سجلات المكالمات طريقة مفيدة للغاية لتتبع الإنتاجية وإدارة الحصص لتحديد أهداف أكثر واقعية.

خدمة الزبائن:

بطريقة مماثلة للمبيعات ، فإن الاستفادة من نظرة متعمقة على نشاط استدعاء الوكلاء سيساعد عملك على تكييف ممارساته لتشكيل على أعلى مستوى من الكفاءة. مرة أخرى ، سيعتمد ذلك على حالة الاستخدام المحددة الخاصة بك ، حيث لا تعني الكمية دائمًا الجودة ، ولكن مع القدرة على تتبع نشاط كل خط هاتف فردي ، يمكنك الاستفادة من هذه المعلومات لتحسين النتيجة النهائية.

إذا كان هناك وكيل على خط الهاتف لفترة زمنية قصيرة بشكل غير متوقع لكل مكالمة ، وانتهى الأمر بهذه الأرقام بالاتصال مرة أخرى للتحدث مع وكيل آخر ، فيمكن للمسؤول بعد ذلك استخدام هذه المعلومات للمساعدة في تحسين التدريب ، أو العمل مع فرد عامل لتحسين كفاءتها.

الاستخدام العام :

إذا كان عملك لا يعتمد على الاتصالات الخارجية ، الواردة أو الصادرة ، مثل المبيعات وخدمة العملاء ، فلا يزال بإمكان فريقك الاستفادة بشكل كبير من فهم واستخدام البيانات التي تم جمعها بواسطة سجلات تقارير المكالمات هذه. بالطبع لا أحد يحب الإشراف الدقيق وأن يراقب كتفه ، ولكن مع تقارير المكالمات ، يمكن للمديرين إلقاء نظرة أعمق على نشاط عمالهم ، ومعرفة المزيد عن استخدام هواتفهم. إذا كان الموظفون على الهاتف لساعات في كل مرة من خلال المكالمات الشخصية ، فستتلقى الإنتاجية ضربة واضحة - وتسمح قوة سجلات التقارير هذه للمديرين بإلقاء نظرة فاحصة على هذا النشاط المحدد.

بالإضافة إلى إحصاءات المكالمات الهاتفية فقط ، يمكن للمستخدمين حتى إلقاء نظرة على الفواتير والدقائق المستخدمة والميزات الأكثر استخدامًا بالإضافة إلى المصاريف الأخرى - حتى عدد رسائل الفاكس التي يتم إرسالها وإلى أين. إذا أجرى عملك عددًا كبيرًا من المكالمات الدولية ، فإن سجلات الإبلاغ هذه ستساعد في الحصول على فهم أفضل للدول التي يتم الاتصال بها كثيرًا ، وتتبع الأسعار الفردية إذا كان مزودك لا يتضمن المكالمات الدولية في حزمة بسيطة.

باستخدام سجلات المكالمات ، يمكن للمديرين:

خطط استراتيجيًا وصمم فريقك

تتبع جميع معاملاتك والمكالمات والفاكسات وأي نفقات وفواتير ومقاييس أعمال عامة. من خلال المراقبة الدقيقة لتقارير المكالمات الخاصة بك ، من السهل تتبع تدفق أعمالك والحفاظ على التوقعات وضمان أعلى مستوى من الكفاءة.

ابق على اطلاع دائم ببياناتك ، في أي وقت وفي أي مكان

من خلال القدرة على تسجيل الدخول إلى البوابات المستندة إلى الويب من أي جهاز متصل بالإنترنت ، حتى إذا كنت خارج المكتب أو على الجانب الآخر من الدولة ، يمكن للمديرين البقاء على اطلاع بأعمالهم ونشاط فريقهم بعين يقظة.

تسمح العديد من سجلات المكالمات للمستخدمين بتنزيل بياناتهم بتنسيقات Microsoft Excel fire ، وفي بعض الأحيان جدولة تسليم البريد الإلكتروني لسجلات المكالمات هذه للوصول دون اتصال بالإنترنت وحتى تحليل أقوى.

فرز من خلال السجلات لاحتياجاتك

يمكن للمستخدمين فرز السجلات بناءً على الوقت أو النطاق الزمني أو خطوط الهاتف المحددة. من خلال القدرة على اكتساب منظور شامل واسع ، أو تكبير نطاق محدد بشكل لا يصدق من المقاييس ، يمكن للمديرين استخدام هذه المعلومات على نطاق واسع للشركة ، أو المساعدة في إدارة فريق واحد أو وكيل معين. حسِّن أرباحك النهائية من خلال القدرة على التركيز على مطبات الطريق التي ستحتاج إلى تسوية.

مصدرك الوحيد لجميع احتياجاتك الدعائية

من خلال بوابات الإدارة عبر الإنترنت الخاصة بهم والوصول إلى سجلات تقارير المكالمات عبر الإنترنت ، يمكن للمستخدمين استخدام هذا النظام الأساسي ليس فقط لجمع إحصاءاتهم وإلقاء نظرة فاحصة عليها ، ولكن حتى للعمل عليها. مع القدرة على الرد أو إجراء مكالمات مباشرة من الويب بفضل الهواتف الذكية ، يمكن استرداد أي مكالمات قصيرة أو غير متصلة بسرعة مباشرة من متصفح الويب الخاص بك. من السهل الوصول إلى تسجيلات المكالمات أيضًا ، مباشرة في سياق سجلات المكالمات الخاصة بك مع توفر جميع المعلومات الضرورية على الفور.