8 خطوات لإدارة البيانات يجب اتباعها في عام 2023

حوكمة البيانات تتطور. تُظهر أبحاث Gartner أن 61٪ من المؤسسات تعطي الأولوية لتحسين البيانات لعمليات الأعمال والإنتاجية ، وليس فقط للامتثال. للنجاح في هذه الأهداف ، يحتاج المرء إلى فهم أهمية إدارة البيانات والخطوات الرئيسية التي يجب اتباعها.

فهم أهمية إدارة البيانات في عام 2023

تستخدم المنظمات حوكمة البيانات لتعظيم بيانات العملاء والأعمال. من خلال الحصول على بيانات حول عملائك وعمالك وأصولك وغير ذلك ، والتأكد من استخدامها بشكل صحيح وفعال ، قد يكون لديك وصول سهل وموثوق إلى البيانات التي تساعد في اتخاذ القرارات التجارية الحاسمة.

الأمان هو ميزة رئيسية أخرى لإدارة البيانات. من خلال إنشاء هيكل إدارة البيانات ، يمكن للمرء أن يضمن أمان مستودعات المعرفة الخاصة بمؤسستك. بالنظر إلى كل هذه الفوائد ، من المنطقي فهم معنى إدارة البيانات وتنفيذ خطوات حوكمة البيانات الصحيحة في عام 2023.

تُستخدم إدارة البيانات وإدارة البيانات بشكل تبادلي ، ومع ذلك ، فهما مصطلحات منفصلة.

تركز إدارة البيانات في الغالب على التوثيق. وهي تحدد من يمتلك بيانات الشركة ، ومن يمكنه الوصول إليها ، ومصادر البيانات المتاحة ، وما هي العمليات التي تم إنشاؤها لضمان أمن البيانات والامتثال للمتطلبات المعمول بها.

تتعلق إدارة البيانات في المقام الأول بالعمل ، أو تنفيذ اللوائح والمبادئ التوجيهية لاستراتيجية حوكمة البيانات.

8 خطوات رئيسية لإدارة البيانات

لحوكمة البيانات الفعالة في عام 2023 ، يجب أن تتذكر الخطوات والتوصيات التالية:

1. نقل خطة إدارة البيانات الخاصة بك إلى الفريق (الفرق)

اشرح لكل فريق أو صاحب مصلحة كيف يمكن أن تساعدهم حوكمة البيانات القوية في أداء مهامهم بشكل أكثر كفاءة. سيساعدهم ذلك على فهم أن جهودهم لتحقيق هذه الغاية - مثل إنتاج جدول بيانات Excel يستخدمه العديد من الأفراد داخل محرك أقراص مشترك ، هو أحد الأصول الرقمية الرئيسية. من المرجح أن يتبنى الأشخاص برنامج إدارة البيانات الخاص بك إذا كانوا على دراية بأهميته في تحقيق الأهداف التنظيمية الشاملة.

2. قم بتقييم إجراءات إدارة البيانات الموجودة لديك

سواء كنت تدرك ذلك أم لا ، فمن المفترض أن شركتك منخرطة بالفعل في قدر كبير من عمليات إدارة البيانات. افحص ما تفعله حاليًا ، مثل "إدارة البيانات الرئيسية" ، لتحديد مكان وجود ثغرات ، وما إذا كان هناك أي تناقضات داخل المجموعات ، وما تحتاجه من أجل برنامج محسن لإدارة البيانات.

3. فهم مكونات إدارة البيانات

يجب أن يبدأ منهجك ببيان مهمة رسمي أو ميثاق يصف الأهداف المتعلقة بالبيانات لمؤسستك. بعد الانتهاء من هذه المرحلة ، يمكنك المتابعة إلى عناصر إدارة البيانات التي ستساعدك في تحقيق هذه الأهداف. سوف تشمل بشكل عام:

• التوثيق : نقطة انطلاق لعملك بحيث يمكنك مراجعة عملياتك القائمة لتحديد ما يجب تغييره وأين.
• كتالوج البيانات : قائمة بالبيانات التي يمكن الوصول إليها والتي تحتوي على معلومات مثل وظائف البحث ، وتاريخ إنشاء البيانات ، وأدوات التعاون ، وتنسيقات الملفات ، إلى جانب كل خاصية أخرى ذات صلة.
• تعيين البيانات : تمثيل لتدفق البيانات داخل مؤسستك ، وترابطاتها وتقاطعاتها المختلفة ، وكيف يمكن لهذا التدفق أن يغير حالته.
• المسرد : معجم شائع يتضمن تفسيرات للمصطلحات والمفاهيم الخاصة بالمنظمة.
• البيانات الوصفية : البيانات الوصفية هي البيانات التي تُستخدم لتصنيف واسترجاع البيانات الأخرى ؛ على سبيل المثال ، إذا كانت البيانات عبارة عن صورة قطة ، فإن مثيلات البيانات الوصفية تتضمن أيضًا نوع الملف والعلامات أو العبارات ذات الصلة وحقوق استخدام الملف.
• البيانات الرئيسية : مصدر البيانات المحدد والموثوق الذي تعتبره حيويًا لاستراتيجية إدارة البيانات.

4. حدد مستوى نضج حوكمة البيانات الحالي والهدف النهائي المحتمل

باستخدام نموذج النضج ، يمكنك تقييم قدرة مؤسستك على تبني خطة حوكمة البيانات بشكل فعال. يحلل هذا النهج الدرجات المتنوعة للمشاركة والوعي وتأييد المستخدم في جميع أنحاء الشركة مع تقديم إرشادات حول كيفية ترتيب طرح الإستراتيجية. عادة ، هناك خمس مراحل لشيء مثل هذا:

• الطفولة : في هذا الوقت ، قد يكون هناك إجماع محدود على نهج الحوكمة. قد تكون الحلول الحالية وتدابير إدارة البيانات المجزأة "جيدة بما يكفي" للمديرين حتى لا يروا بعد متطلبات مثل هذه المبادرة.
• الاستهلال : في هذه المرحلة تقريبًا ، يدرك الأفراد البارزون أن هناك حاجة إلى تدابير أكثر فاعلية لتكرار النجاحات السابقة. تقع على عاتقك مسؤولية إقناع فريقك بضرورة تبني الاستراتيجية - وهو ما أنجزته في المرحلة الأولى.
• تصحيح المسار : في هذه المرحلة ، تكون خطة إدارة البيانات أكثر استقرارًا. يمكنك استخدام تقنيات الإدارة الأساسية لإعداد عملك لعملية إنشاء إطار حوكمة شامل ومتكامل.
• ميزة الأعمال : في هذه المرحلة ، تكون العمليات أكثر تعقيدًا واتساقًا عبر المؤسسة. لديك نهج ثابت لإدارة البيانات ، وقد زادت المشاركة بشكل ملحوظ. أيضًا ، يرتبط نظام إدارة البيانات لديك ارتباطًا واضحًا باحتياجات العمل في الحاضر والمستقبل.
• التحسين : ترى الشركات التي حققت المستوى الرابع حوكمة البيانات كمكون أساسي لا غنى عنه في عملياتها. تم تشغيل سياسة إدارة البيانات الخاصة بك لبعض الوقت ، وأنت تقوم بتنفيذ إجراءات التحسين بنشاط.

5. تعيين الملكية

تحديد من تنتمي بياناته إلى من هي المرحلة التالية في تبني حوكمة البيانات في عام 2023. يجب أن يلعب هؤلاء الأفراد دورًا نشطًا في تطوير سياسة مبسطة لإدارة البيانات نظرًا لأن لديهم السلطة النهائية على البيانات. لذلك ، حتى لو كان مسؤول البيانات الرئيسي (CDO) أو مدير الحوكمة يقود عملية تطوير البرنامج ، فإن شراء مالك البيانات أمر حيوي لتحقيقه. يمكن أن تكون خطوة صعبة بشكل خاص في عام 2023 إذا كان أصحاب المصلحة يعملون من مواقع مختلفة - لذا تأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.

6. حدد نموذج حوكمة البيانات المفضل لديك - مركزي أو موحد

تقليديا ، استخدمت الشركات البنى السلبية التي تركز على الامتثال. حددوا كيف يجب على المستخدمين إنشاء البيانات والحصول عليها وإدارتها وتجاهلها. للاستفادة من التحليلات الحالية ، تحتاج الشركات إلى نماذج حوكمة مبتكرة تراعي السياق وتعزز الإبداع.

علاوة على ذلك ، يجب أن يكون نموذج الحكم مركزيًا أو لامركزيًا. في بنية مركزية ، تتحكم تكنولوجيا المعلومات أو أي سلطة أخرى في الوصول إلى البيانات للاستخدام التجاري من شخص إلى كثير. فقط عدد قليل من "المبدعين" ، بينما البقية متفرجون. يحدث نظام الحوكمة الفيدرالي عندما تمتلك مجموعات متعددة حقوق البيانات. هذا مهم عندما يكون لدى الأقسام متطلبات بيانات مختلفة.

كأساس وسط ، يمكنك أيضًا استكشاف إدارة البيانات المفوضة. يقدم هذا القسم وظائف جديدة مستقلة عن تكنولوجيا المعلومات أو الإدارة المركزية. يمكن التعرف على مديري الموقع أو مضيفي البيانات ، على سبيل المثال ، وقد يكون لديهم وصول فوري إلى مصادر البيانات. قد يتم تقييد إدخال عمليات التحقق من البيانات وترقيتها واعتمادها من خلال عمليات سير عمل الموافقة.

7. تنفيذ إدارة البيانات

هذا هو المكون التشغيلي لتنفيذ استراتيجية إدارة البيانات وسيتكون من العمليات الثلاث التالية ، من بين أمور أخرى:

• إجراء تقييم البيانات : لوضع سياسة حوكمة البيانات ، يجب أن تكون الشركة على دراية بالبيانات التي تمتلكها حاليًا. كأحد مكونات هذا الإجراء ، يجب على الشركة أولاً بيانات المخزون ، وتصنيف البيانات ، وتصفية البيانات في تدفقات المعرفة أو المستودعات.
• مركزية تخزين البيانات الوصفية : عادة ، تمتلك الأقسام داخل المنظمة قواعد بيانات إدارة البيانات الوصفية الخاصة بها. ومع ذلك ، فقد أدى ذلك إلى صوامع البيانات. تضمن البيانات الوصفية المركزية قابلية التوسع والمرونة اللازمتين للتحليلات.
• تحضير البيانات : هذه من أكثر المراحل كثافة للوقت. من الضروري العودة إلى البيانات الوصفية الأولية وتحويلها وإصلاحها ودمج مجموعات البيانات في كتالوجات البيانات. تتمثل أنشطتها الأساسية في تنقية البيانات وتحويل البيانات من أجل التوحيد القياسي وتطوير قوالب المسرد.

لحسن الحظ ، هناك العديد من منصات برامج إدارة البيانات المتاحة التي يمكنها تحويل خطوة واحدة أو أكثر من هذه الخطوات.

8. إنشاء مسارات التوزيع ، جنبا إلى جنب مع تقييم المخاطر

أخيرًا ، ينبغي للمبادرات المعاصرة لحوكمة البيانات إضفاء الطابع الديمقراطي على البيانات. وبالتالي ، تكون السياسات أكثر نجاحًا عندما يتم دمجها في المهام والعمليات اليومية والأدوات الفردية في الاستخدام المنتظم. أثناء توزيع البيانات عبر الفرق ، يجب أيضًا مراعاة بروتوكولات الأمان والتزامات الامتثال. على سبيل المثال ، قد تجبرك لائحة حماية البيانات العالمية (GDPR) على تنفيذ إجراءات حماية أمنية إضافية.

الماخذ الرئيسية

نظرًا لأن الشركات تولد معلومات أكثر من أي وقت مضى (من إنترنت الأشياء ، والأجهزة البعيدة ، ومنصات الإنترنت ، وتطبيقات الأعمال ، وما إلى ذلك) ، فإن إدارة البيانات الجيدة أمر حيوي. على أدنى مستوى ، ستضمن الامتثال لقوانين حماية البيانات ، وفي أكثر مراحلها نضجًا ، ستمهد الطريق لتحليلات أقوى. ستكون خطوات حوكمة البيانات الثماني هذه ضرورية للنجاح في عام 2023 ، ويمكنك دائمًا تعزيز إستراتيجية الحوكمة الخاصة بك من خلال خمسة إجراءات إستراتيجية إضافية.