حلول التعافي من الكوارث: بناء خطة بقاء للأعمال التجارية الصغيرة

ربما يكون أسوأ شيء بالنسبة لصاحب الأعمال الصغيرة هو قضاء سنوات في تطوير مؤسسته ثم خسارة كل شيء بعد كارثة واحدة لا يمكن السيطرة عليها. لسوء الحظ ، هذه ليست مجرد حبكة فيلم شهيرة ولكنها حالة يومية حقيقية في العالم. وفقًا لإحصاءات وكالة إدارة الطوارئ الفيدرالية (FEMA) ، فإن أكثر من 40٪ من الشركات الصغيرة التي تعاني من كارثة لا تُفتح أبوابها أبدًا. و 93٪ ممن لم يتمكنوا من التعافي في خمسة أيام أو أقل توقفوا عن العمل في غضون عام واحد.

ترتبط الأرقام المخيفة أعلاه ارتباطًا وثيقًا بسجل آخر: 75٪ من الشركات الصغيرة ليس لديها خطط للتعافي من الكوارث. قد تشك في أن مؤسستك بحاجة إلى واحد لأن معظم الشركات إما تعمل بنجاح أو تفشل لأسباب أخرى غير الكوارث المفاجئة. في هذا المنشور ، نوضح سبب عدم صحة وجهة النظر هذه ، ونعرض أيضًا النقاط الرئيسية التي يجب تضمينها في إستراتيجية فعالة للتعافي من الكوارث (DR).

لماذا أحتاج إلى خطة للتعافي من الكوارث؟

على عكس الشركات الكبيرة ، لا يمتلك أصحاب الأعمال الصغيرة أموالاً إضافية لإنفاقها على شيء لا يزيد الأرباح. تظل المنظمات الصغيرة غير محمية بسبب مواردها المحدودة. وهذا هو السبب الدقيق الذي يجعل الشركات الصغيرة بحاجة إلى تطوير استراتيجيات التعافي من الكوارث.

سواء كانت الكارثة طبيعية أو من صنع الإنسان ، فإن الأعمال التجارية الصغيرة التي ليس لديها خطة للتعافي من الكوارث ليس لديها شبكة أمان للبقاء على قيد الحياة مع خسائر مقبولة. ببساطة ، يمكن للمؤسسات الكبيرة أن تدفع الأموال في حالات الكوارث ، بينما لا تستطيع أعمالك الصغيرة ذلك.

علاوة على ذلك ، فإن الافتقار إلى خطط الحماية والحلول هو السبب ، على سبيل المثال ، في قيام المتسللين باستهداف الشركات الصغيرة عند التخطيط للهجمات الإلكترونية. هذا صحيح ، فبدون تشغيل برنامج الحماية من برامج الفدية من NAKIVO أو أي بائع آخر ، فإن مؤسسة صغيرة تخاطر بالتوقف عن العمل بعد فترة وجيزة من حقنة واحدة من برامج الفدية. على العكس من ذلك ، فإن 96٪ من الشركات التي تطبق ممارسات النسخ الاحتياطي تتعافى بنجاح من حوادث برامج الفدية.

العناصر الأساسية لخطة التعافي من الكوارث لشركة صغيرة

من الناحية النظرية ، قد يبدو الدليل الشامل المكون من عبارة واحدة لأي خطة للتعافي من الكوارث مثل "التحضير هو المفتاح" أو "توقع كل شيء". ومع ذلك ، فإن هذه العبارات واسعة جدًا بحيث لا يمكن وصفها بأنها دليل. سنقوم بتضييق الأمور وتوسيع النقاط الرئيسية لخطة DR. ستجد أدناه توصيات يمكن أن تساعد الشركات الصغيرة على البقاء في الأوقات الصعبة واستئناف الإنتاج بعد وقوع كارثة.

ضع خطة استجابة فورية

أولاً ، تحتاج إلى معرفة ما يجب فعله بعد وقوع الكارثة مباشرةً. سواء كان ذلك حريقًا أو فيضانًا أو زلزالًا أو انقطاعًا غير متوقع للتيار الكهربائي أو أي حالة طوارئ أخرى ، يلزم وضع خطة عمل. كلما تمكنت من الرد بشكل أسرع على الكارثة ، قلت الخسائر التي قد تتعرض لها مؤسستك.

لتقليل تأثير الدقيقة الأولى ، قم بإرشاد موظفيك حول تصرفاتهم في مواجهة الكارثة. قم بمشاركة مجالات المسؤولية ، وتوثيق الأدلة خطوة بخطوة لسيناريوهات الكوارث المختلفة ، وتأكد من تدريب العاملين لديك. عندما يعرف كل شخص بمن يتصل وماذا يفعل في حالة الطوارئ ، يمكن التخفيف من العواقب المدمرة لمعظم الكوارث على موظفي المنظمة ، والأصول ، والمخزون.

تطوير استراتيجية التعافي من الكوارث

لا يمكن ضمان فعالية نهج DR إلا عندما تعرف العمليات والاعتماد المتبادل لأجزاء المنظمة. سيساعدك تحليل كيفية بناء مؤسستك وعملها على فهم أهمية كل عنصر من عناصر الإنتاج. بعد إطلاعك على دور كل جزء من أجزاء البنية التحتية ، يمكنك تصنيفها حسب الأولوية. عندما تتضح أهمية كل رابط في السلسلة ، فإليك ما عليك القيام به:

1. حدد الحد الأقصى لوقت التوقف الذي يمكن لشركتك تحمله . في صناعة تكنولوجيا المعلومات ، يطلقون عليه اسم هدف وقت الاسترداد أو RTO.
2. تعرف على كمية ونوع الموارد المطلوبة لتحقيق هذا الهدف. افهم بوضوح مقدار الموارد المالية والبشرية والأجهزة ، من بين أمور أخرى ، لدى مؤسستك واحتياجاتها. حافظ على واقعية وتوازن بين متطلبات الاسترداد وإمكانياتك.
3. تطوير خطة التعافي من الكوارث القائمة على الأولويات خطوة بخطوة وتتضمن الموارد المتاحة بكفاءة. لا تفكر فقط في خطة ، ولكن قم بتوثيقها. وبالطبع ، لا تترك الخطة على الورق حتى تصبح الكارثة حقيقة.
4. اختبر استراتيجيتك ، وإذا لزم الأمر ، اضبط تسلسل الاسترداد لتحسين استخدام الموارد وتلبية المتطلبات.

ضمان حماية البيانات

لحماية واحدة من أكثر الأصول قيمة للمؤسسة بنجاح ، وهي البيانات ، فأنت بحاجة إلى استراتيجية محددة للنسخ الاحتياطي والاسترداد. يتضمن نهج حماية البيانات الفعال نقطتين متساويتين في الأهمية:

• النسخ الاحتياطية المحدثة بانتظام - لضمان ملاءمة البيانات الاحتياطية
• استرداد سريع ومرن - لضمان توافر البيانات عند الطلب

لا يمكن تنفيذ كل من تحديثات النسخ الاحتياطي للبيانات العادية وسير عمل الاسترداد السريع يدويًا. إن كمية البيانات وتعقيد البنى التحتية لتكنولوجيا المعلومات حتى في المؤسسات الصغيرة تجعل الأتمتة إلزامية لأنشطة حماية البيانات. يمكن أتمتة حماية البيانات الفعالة من خلال خيارين: تثبيت جهاز احتياطي أو استخدام حل برمجي متخصص.

قد يكون شراء أجهزة النسخ الاحتياطي الجاهزة الخاصة مكلفًا للغاية بالنسبة للشركات الصغيرة. من ناحية أخرى ، توفر حلول البرمجيات المعاصرة مجموعة متساوية من وظائف حماية البيانات مع تقديم نماذج ترخيص مرنة وأسعار معقولة. من وجهة نظر توازن الكفاءة من حيث التكلفة ، تعد حلول برامج حماية البيانات هي الأنسب للمؤسسات الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة.

احصل على إمدادات وأنظمة الطوارئ

ما هو أول شيء تطلبه أنت وموظفوك وعملك نفسه بعد وقوع الكارثة مباشرة؟ يمكن أن تشمل إمدادات الطوارئ مواد الإسعافات الأولية والطعام ومياه الشرب. أنظمة الطوارئ هي مولدات طاقة احتياطية ، تضاعف البنى التحتية للكمبيوتر والأقراص بنسخ احتياطية للبيانات.

قد تجد نفسك ، على سبيل المثال ، معزولًا جسديًا في المكتب ، أو مقطوعًا عن منطقتك ، أو مصابًا بجروح طفيفة أو خطيرة بسبب كارثة. تتوفر مجموعات الإسعافات الأولية وإمدادات المياه والغذاء لدعمك وموظفيك في حالة الطوارئ هذه. إن توصيل الأدوية الأساسية وبعض الأطعمة الجافة والمعلبة وورق التواليت واثنين من زجاجات المياه إلى المكتب ليس مكلفًا ولا يستغرق وقتًا طويلاً. أحضر ما يكفي من الإمدادات لدعم موظفي مكتبك العادي لمدة أسبوع على الأقل.

في المقابل ، يمكن أن تساعدك خوادم النسخ الاحتياطي عن بُعد والأجهزة الاحتياطية والنسخ المتماثلة للبيئة الافتراضية في استعادة التشغيل بأقل وقت تعطل. عندما يكون الموقع الرئيسي في حالة كارثة ، يمكنك على الفور إعادة توجيه عمليات سير العمل ذات الأهمية الحاسمة للإنتاج إلى موقع ثانوي باستخدام أحد حلول النسخ الاحتياطي والاسترداد الشاملة.

لذلك ، قم بإنشاء قائمة بالإمدادات والأجهزة المطلوبة لإبقاء عملك قابلاً للتشغيل في حالات الطوارئ ، والحصول عليها. ربما لن تحتاج أبدًا إلى موارد الطوارئ هذه. لكنك بالتأكيد تريد أن تكون في مكانها عندما تضرب كارثة عملك.

مراجعة التأمين

التأمين هو ما يؤجله أصحاب الأعمال كثيرًا حتى فوات الأوان. إذا لم يكن لديك تغطية تأمينية ، فافعل كل ما هو مطلوب للحصول عليها في أسرع وقت ممكن. ليست كل منظمة تعاني من كارثة ، هذا صحيح. ومع ذلك ، فأنت لا تعرف أبدًا متى ينفد حظك ، ويمكن أن يساعدك التأمين في تخفيف عبءك المالي للحفاظ على عمل المنظمة بعد وقوع كارثة.

وإذا كان عملك مؤمنًا عليه ، فتحقق مما إذا كانت خطتك الحالية تغطي المخاطر الضرورية ، بما في ذلك تلك المخاطر النموذجية لموقعك. على سبيل المثال ، حقيقة أن المقر الرئيسي في منطقة بها نشاط زلزالي مكثف لا يضمن أن التأمين الخاص بك سيغطي خسائرك في حالة حدوث زلزال. عندما ترى المخاطر الموجودة في خطة التعافي من الكوارث وليس في خطة التأمين ، ففكر في توسيع حزمة التأمين الخاصة بك.

لديك خطة اتصال بعد وقوع الكارثة

بعد إكمال الخطوات العاجلة لخطة التعافي ، بغض النظر عما إذا كانت العواقب الوخيمة قد تم تخفيفها أم لا ، هناك أشخاص ومؤسسات يجب إخطارهم. قد تتضمن قائمة التحقق الخاصة بك جهات اتصال مثل:

• كبار الزبائن
• الموردين الأساسيين
• المسؤولون الحكوميون
• وكلاء التأمين
• محامون
• السماسرة
• مزودي تكنولوجيا المعلومات

قم بإنشاء قائمة جهات الاتصال هذه مسبقًا لتجنب فقدان شخص مهم في موقف ما بعد الكارثة المتوترة والمرهقة. تذكر أن الإخطارات التي يتم إرسالها في الوقت المناسب إلى الأشخاص المناسبين يمكن أن تساعد في جعل نتائج الكارثة لا تذكر.

تنويع الخدمات اللوجستية

لا يوجد عمل منعزل. تعتمد عملياتك وأرباحك على الاتصالات الخارجية تمامًا كما تعتمد على العمليات الداخلية. يمكن أن تحولك الكارثة إلى رابط مفقود لمورديك والعكس صحيح.

لذلك ، يجب دعم السلاسل اللوجستية تمامًا مثل البيانات الهامة والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات. يجب العثور على الموردين والطرق والحلول البديلة قبل وقوع الكارثة بوقت طويل لأنك ستكون مشغولًا جدًا بحيث لا يمكنك البحث عن هؤلاء بعد تعرض عملك لضرر.

لا تؤجل إنشاء خطة للتعافي من الكوارث

يقول حوالي 21٪ من أصحاب الأعمال الصغيرة الذين ليس لديهم خطة للاستفادة من الاسترداد أنها لم تكن مهمة ذات أولوية بالنسبة لهم. هذا نهج قد يكون ضارًا. على الرغم من أن المهام الأخرى يمكن أن تكون بالغة الأهمية لعمليات عملك وربحيتك ، إلا أنه لا ينبغي إهمال استراتيجية التعافي من الكوارث وتأجيلها.

إن ضيق الوقت ليس عذراً عندما تكون المنظمة بأكملها على المحك. تعد إعادة توزيع ساعات العمل وفقدان جزء من الأرباح المحتملة لإعطاء الأولوية لتطوير خطة التعافي من الكوارث خطوة ذكية. ستكون قادرًا على كسب المزيد من الأرباح خلال الوقت الذي يمكن فيه لشركتك الصغيرة أن تنجو من كارثة مدمرة بأقل الخسائر.