أفضل 7 أدوات للتعاون في المستندات في الوقت الفعلي في عام 2022

تتيح برامج إدارة المشاريع مثل Basecamp و Asana لأعضاء الفريق إنشاء قوائم مهام ، وتلقي مهام المشروع ، والتعليق على الملفات التي تم تحميلها.

على الرغم من استخدام الأدوات المذكورة أعلاه ، وجدت دراسة حديثة لـ Nintex أن 39٪ من الموظفين لا يزالون يعانون من التعاون المباشر للملفات وتحريرها.

تتيح أفضل أدوات التعاون في المستندات لعام 2020 لأعضاء الفريق المتعددين كتابة وتحرير المسودات في الوقت الفعلي. تساعد هذه الأدوات في منع سوء الاتصال مع السماح بعملية إنشاء المستندات بشكل أسرع وأكثر بساطة.

الميزات الأساسية للبحث عنها

بالإضافة إلى التحرير الفوري في الوقت الفعلي ، ابحث عن ميزات أداة تعاون الملفات مثل:

• الحفظ التلقائي
• تاريخ النسخة
• التحكم في الإصدار
• تعقب التغيرات
• إخطارات التغييرات الجديدة
• تنسيقات ملفات متعددة
• التعليق
• علامات المستخدم
• الدردشة والمراسلة الفورية
• قوالب ملفات مسبقة الصنع
• تكامل التطبيق
• إمكانية الوصول إلى الجهاز المحمول
• التحكم في الوصول للملف
• الوصول عبر الإنترنت وغير متصل
• مساحة تخزين ملفات قابلة للتطوير

أدوات تعاون المستندات الأعلى

تتضمن أدوات إدارة المستندات أدناه الميزات المذكورة أعلاه ولديها أفضل تقييمات المستخدمين في عام 2020.

مستندات جوجل

مع أكثر من 800 مليون مستخدم نشط في جميع أنحاء العالم ، يعد محرر مستندات Google هو الأكثر شهرة من بين جميع برامج التعاون في المستندات في هذه القائمة.

ومع ذلك ، لا يدرك الكثيرون أنه بالإضافة إلى إضافة التعليقات وإجراء التعديلات على المسودة النهائية ، فإن التعاون عبر الإنترنت في الوقت الفعلي ممكن مع محرر المستندات.

يمكن لما يصل إلى 200 شخص عرض مستند في وقت واحد ، ويمكن لـ 10 مستخدمين إجراء عمليات تحرير متزامنة في الوقت الفعلي.

يتم تحديث جميع عمليات التحرير تلقائيًا في نفس المستند الرئيسي وحفظها في السحابة ، لذلك ليست هناك حاجة لإنشاء مستند جديد لكل مسودة. تمنع ميزة التحكم في الإصدار الفرق من إجراء تعديلات على المسودات القديمة.

تتم مشاركة المستندات عبر البريد الإلكتروني أو من خلال عنوان URL ، ويمكن لقادة الفريق تحديد الموظفين المعينين الذين يمكنهم التعديل مباشرة أو اقتراح تعديلات أو الوصول للعرض فقط.

تُظهر ميزة "Live Edits" تحديثات في الوقت الفعلي مرمزة بالألوان قام بها العديد من الأشخاص على أحد الملفات. يمكن للمستخدمين تتبع التغييرات لمشاهدة إصدارات الملفات السابقة بدون التغييرات الجديدة أو الموافقة على التعديلات أو رفضها. يمكنهم أيضًا كتابة تعليقات في الشريط الجانبي ، أو وضع علامة على بعضهم البعض في هذه التعليقات ، أو التواصل عبر رسائل الدردشة.

كما يسمح محرر المستندات للمستخدمين بحفظ الملفات بتنسيقات متعددة ، بما في ذلك PDF والنص العادي وصفحة الويب والنص المنسق. إنه اختيار حكيم للفرق التي تركز على البرامج سهلة الاستخدام ، أو للشركات الصغيرة التي تحتاج إلى أداة تحرير مجانية.

التسعير والخطط

يمكن شراء مستندات Google كجزء من حزمة منتج G Suite أو بمفردها. يقارن الجدول أدناه أسعار وخطط خطة Google Docs Personal المجانية وخطة Google Docs Business المدفوعة.

مايكروسوفت 365

يتيح Microsoft 365 (المعروف سابقًا باسم Microsoft Office 365) للمستخدمين في وقت واحد إنشاء المستندات وتحريرها عبر SharePoint Online و OneDrive for Business.

بمجرد إنشاء مستند وحفظه في السحابة ، يمكن للمستخدمين دعوة أعضاء الفريق الآخرين للتعاون معهم عن طريق إرسال ارتباط إلى الملف أو عبر البريد الإلكتروني.

كما هو الحال في محرّر مستندات Google ، يمتلك كل مستخدم أذونات ملف محددة للوصول إلى قاعدة المعرفة ، التي حددها منشئ الملف. يمكن أيضًا التحكم في الوصول عبر مجموعات 365 ، والتي تقسم كل المستخدمين إلى فرق. يمكن منح كل فريق أو رفض الوصول إلى مستندات معينة ، مما يؤدي إلى تسريع العملية التعاونية.

تتم مزامنة تغييرات المستندات الجديدة تلقائيًا ويمكن عرضها في السطر أو في الشريط الجانبي. يمكن للمراجعين تتبع التغييرات التي تم إجراؤها بواسطة موظفين محددين فقط ، أو الاطلاع على ملخص لجميع التغييرات الجديدة التي قام بها الفريق. يمكن معاينة العلامات قبل قبول التغييرات المقترحة ، ويمكن للمراجعين قبول التغييرات بشكل جماعي أو فردي.

بالإضافة إلى إجراء تعديلات مباشرة في الوقت الفعلي ، يمكن للمؤلفين التواصل مع بعضهم البعض من خلال التعليق ووضع علامات على المستخدم ورسائل الدردشة في تطبيق Microsoft Teams. أفضل ما في الأمر ، نظرًا لأنه يأتي مع Microsoft Teams ، فهو أحد الأدوات القليلة هنا التي تسمح بعقد مؤتمرات الفيديو أثناء تحرير الملفات.

يسمح Microsoft 365 بما يصل إلى 99 محررًا متزامنًا لكل مستند.

إنه مناسب تمامًا للفرق التي ترغب في التبديل إلى تحديث Microsoft Teams من Skype وأدوات اتصالات الأعمال الأخرى ، ولأولئك الذين يحتاجون إلى تقسيم فرق أكبر إلى مجموعات تحرير أصغر.

التسعير والخطط

يحتوي Microsoft 365 على ثلاث خطط أعمال مدفوعة ، والتي يمكن إصدار فواتير بها على أساس سنوي أو شهري. كما هو موضح أدناه ، فإن الاختلافات الحقيقية الوحيدة بين الخطط الثلاث تتعلق بالأمان والتخزين ، لذلك يمكن لمعظم الشركات الحصول على إصدار Business Basic.

Zoho WorkDrive

يعد Zoho WorkDrive's Writer نظامًا أساسيًا لإنشاء المستندات وتحريرها عبر الإنترنت في الوقت الفعلي ، وهو مثالي للشركات التي لديها العديد من الملفات التي تتطلب تعاونًا متكررًا عبر الأجهزة.

تم تصميم واجهة "الصفحة الفارغة" لإزالة الانحرافات عند الكتابة أو التحرير. بالنسبة للمراجعين الذين يتعين عليهم إجراء تعديلات مفصلة بشكل خاص ، فإن "وضع التركيز" الخاص بالأداة يبرز سطرًا واحدًا فقط من النص في كل مرة.

يأتي Zoho أيضًا مع مساعد الكتابة الافتراضي ، Zia ، الذي يقوم بمسح المستندات بحثًا عن الأخطاء النحوية وسهولة القراءة.

يتكامل مع Microsoft Word و WordPress ويأتي مع مكتبة قوالب لصياغة المستندات مثل سياسات الموارد البشرية ودعوات الأحداث. يتضمن Zoho WorkDrive ميزة "قناع المحتوى" التي تسمح للمسؤولين بإخفاء المعلومات الحساسة أو أجزاء معينة من المستند من المراجعين المحددين. يتيح "Content Lock" لمنشئ المستند تحديد أجزاء النص التي لا يريد تغييرها.

تتضمن ميزات Zoho WorkDrive الإضافية ما يلي:

• أداة مراسلة الدردشة السريعة
• المؤشرات الحية
• التحرير دون اتصال
• إيصالات الوصول إلى المتعاونين
• التعليقات وعلامات المستخدم
• تعقب التغيرات
• دمج المستندات
• التوقيعات الرقمية

التسعير والخطط

يقدم Zoho WorkDrive ثلاث خطط مدفوعة يمكن دفعها شهريًا أو سنويًا. مساحة تخزين إضافية متاحة للشراء.

صندوق

Box هو أداة مشاركة آمنة للمستندات وأداة تأليف تعاوني للحياة تستخدمها كبرى الشركات مثل Coca-Cola و General Electric و Olympus.

في الماضي ، كان Box عبارة عن نظام لمشاركة الملفات وتخزينها بشكل حصري ، ولكنه يسمح الآن للمستخدمين المتزامنين بإنشاء المستندات وتحريرها في Microsoft 365 و Google Docs.

يوفر تحريرًا داخليًا وخارجيًا للوثائق ، ولا يحتوي على حد أقصى للمستخدم ، ويوفر مساحة تخزين غير محدودة للوثائق في Box Drive. يتم حفظ عمليات التحرير تلقائيًا ، ولكل محرر ملاحظات وتعليقات مرمزة بالألوان.

عند مقارنتها بالأدوات الأخرى في هذه القائمة ، يحتوي Box على أكبر عدد من عمليات تكامل تطبيقات الجهات الخارجية.

إنه يعمل مع Salesforce و Zoom وبدائل Zoom الشائعة و Slack و Microsoft 365 وأكثر من 1400 منصة تعاون جماعي أخرى. هذا يجعله خيارًا ممتازًا للفرق التي تحتاج إلى التواصل عبر الفيديو أو مشاركة شاشاتهم عند إجراء تعديلات في الوقت الفعلي معًا.

إنها أيضًا إحدى الأدوات القليلة في هذه القائمة القادرة على إجراء مكالمات فيديو عند دمجها مع Zoom.

تشمل الميزات الإضافية ما يلي:

• ملف وقيادة أشرطة البحث
• قفل الملف وفتحه
• التحكم في إصدار الوثيقة
• تحرير المستند والوصول إليه دون اتصال
• توثيق ذو عاملين
• متوافق مع HITECH و HIPAA

التسعير والخطط

يحتوي Box على أربع خطط أعمال مدفوعة ، يتم دفع كل منها على أساس سنوي أو شهري. سيتم تقديم خدمة أفضل لغالبية الشركات من خلال خطة Business Plus.

ورق دروب بوكس

يشبه Dropbox Paper نظام تعاون Box في ذلك ، في الماضي ، كان Dropbox مجرد أداة لتخزين الملفات ومشاركتها.

Dropbox Paper هي أداة تحرير مستندات مجانية تمامًا تتيح للمستخدمين في وقت واحد إجراء تعديلات واقتراحات في الوقت الفعلي. كما هو الحال مع Zoho WorkDrive ، فإن واجهة Dropbox Paper منظمة وخالية من عوامل التشتيت مثل القوائم وأشرطة الأدوات ، والتي لا تتوفر إلا عند تمييز نص معين.

بالإضافة إلى إجراء تعديلات مباشرة على الخط ، يمكن للمستخدمين استخدام ميزات التعليق ووضع العلامات لتقديم اقتراحات في الشريط الجانبي. يمكنهم أيضًا وضع علامة على التعليقات كغير مقروءة ، وتحرير التعليقات السابقة وحذفها. محفوظات التعليقات متاحة أيضًا.

بينما يعد Dropbox Paper أداة لتحرير الملفات بشكل أساسي ، فإنه يوفر أيضًا جداول زمنية للمشروع. يتيح ذلك للمسؤولين إدارة المواعيد النهائية واستخدام ميزات إدارة المهام وتعيين معالم المشروع لضمان وضوح المسؤوليات.

إنه اختيار جيد للشركات التي تتطلب مخططات وثيقة محددة ، ولديها عدد كبير من الأشخاص المتعاونين في الملفات ، وتلك التي تعتمد بشكل كبير على الصور وعناوين URL عند إنشاء المحتوى.

تشمل ميزات Dropbox الإضافية ما يلي:

• إخطارات التعليقات في الوقت الحقيقي
• شريط البحث
• مكتبة قوالب مسبقة الصنع
• اختصارات لوحة المفاتيح لتنسيق المستند
• ردود الفعل تعليق الرموز التعبيرية
• سحب وإفلات الصورة الإدراج
• إنشاء معرض الصور تلقائيًا
• ربط التضمين
• القدرة على ربط مستندات متعددة

الورق مجاني للاستخدام بنسبة 100٪.

Bit.ai

Bit.ai عبارة عن منصة تعاون شاملة للملفات مع مستخدمين في أكثر من 100 دولة بما في ذلك شركات معروفة مثل Canon و MIT و Accenture.

بالإضافة إلى التحرير في الوقت الفعلي ، تسمح المستندات الذكية المتكاملة من Bit.ai للمستخدمين بإضافة محتوى من Google Drive والملفات السحابية وروابط الويب و SharePoint و Box والمزيد. تتوافق مستندات Bit مع العديد من أنواع الملفات ، بما في ذلك PowerPoint و Excel و Word والمزيد.

يمكن للمستخدمين أيضًا ربط المستندات لتحسين تنظيم الملفات ، والوصول إلى تعقب المستندات الذكي أثناء عملية المراجعة. يوفر هذا معلومات حول مستويات المشاركة من المتعاونين الخارجيين. لمزيد من الأمان ، يمكن للمستخدمين تعيين تواريخ انتهاء الصلاحية للملفات الداخلية والخارجية.

يتم تنظيم الملفات حسب مساحة العمل وترتيبها في مجلدات ومجلدات فرعية. تجعل صفحات Wiki العثور على المحتوى السابق والإجابة على الأسئلة الشائعة أمرًا بسيطًا. يتوفر أيضًا سجل إصدار غير محدود من المستندات والتغييرات المتعقبة.

لاحظ ، مع ذلك ، أنه لا يقدم أداة دردشة مثل بدائل Slack مثل Chanty و Twist.

تعمل Bit.ai بشكل جيد مع الفرق التي تعيد استخدام المحتوى السابق بشكل متكرر ، بالإضافة إلى الشركات التي تتعاون بشكل متكرر مع المحررين خارج مؤسستهم.

تشمل الميزات الإضافية ما يلي:

• التأليف المشترك
• تحرير الخط المباشر
• التكامل مع Github و Miro ومنصات التواصل الاجتماعي
• مكتبة قوالب مسبقة الصنع
• تحميل المحتوى السابق إلى المستندات الجديدة
• إخطارات التحرير الملونة
• يذكر
• ميزات التعليق

التسعير والخطط

خيالى

Notion هو تطبيق تعاون في الوقت الفعلي مصمم ليحل محل مجموعة متنوعة من أدوات إدارة سير العمل الشائعة مثل Trello و Confluence و Asana.

يحتوي على الواجهة الأكثر قابلية للتخصيص من أي أداة في هذه القائمة ، مما يسمح للمستخدمين بإنشاء نظام تنظيم ملفات الشريط الجانبي الخاص بهم ، وإضافة عناصر الإجراءات ، وإنشاء علامات وتسميات للملفات.

بالإضافة إلى الميزات القياسية مثل التأليف المشترك المباشر والتحرير ، يوفر Notion محفوظات الإصدار ووصولاً غير محدود لأعضاء الفريق إلى المستندات وخيارات عرض متعددة.

إنه مثالي للشركات التي تحتاج إلى دمج عدد برامج التعاون التي تستخدمها حاليًا ، ولكنها لا تزال بحاجة إلى ميزات تعاون المشروع.

تشمل ميزات Notion الإضافية ما يلي:

• واجهة خالية من الهاء
• إصدارات المحمول وسطح المكتب
• اختصارات لوحة المفاتيح
• علامات المستخدم
• ميزة التعليق
• تواريخ الاستحقاق
• إشعارات
• تنظيم محتوى السحب والإفلات
• لوحة Kanban وتنسيقات قائمة المهام
• مكتبة القوالب

التسعير والخطط

تقدم Notion خطة مجانية واحدة وثلاث خطط مدفوعة ، يتم دفعها شهريًا أو سنويًا. تأتي أهم أدوات تعاون الملفات مع خطط الفريق أو المؤسسة.

استخدام برامج الفيديو لإجراء تعديلات في الوقت الفعلي

بالإضافة إلى أدوات التعاون في المستندات المذكورة أعلاه ، يمكن أيضًا استخدام برنامج عقد المؤتمرات عبر الويب لتحرير الملفات في الوقت الفعلي.

تتيح ميزات مثل مشاركة الشاشة وأداة السبورة والتحكم عن بعد في سطح المكتب لعشرات الموظفين الوصول إلى الملفات وتحريرها في وقت واحد مع ميزة إضافية تتمثل في الاتصال وجهًا لوجه.

تسهل مقارناتنا جنبًا إلى جنب للأدوات الشائعة مثل Zoom vs WebEx تقييم أداة مكالمات الفيديو المناسبة لفريقك.