برامج إدارة الوثائق وفوائدها

البيانات هي الجزء الأكثر أهمية في عملك في أي عمل تجاري. لقد ولت الأيام التي كانت الشركات تحفظ فيها بياناتها في الكتب؛ ولهذا السبب توجد قواعد بيانات آمنة لتخزين مستنداتك.

تتم معالجة الكثير من البيانات يوميًا في الشركة؛ ولهذا السبب تحتاج إلى برامج فعالة تناسب احتياجات شركتك. فيما يلي قائمة ببرامج الإدارة التي قد تكون مفيدة لشركتك.

برنامج إدارة البيانات الذي يناسب شركتك

برامج إدارة الوثائق القانونية

لا يتم استبعاد شركات المحاماة من برامج إدارة المستندات. يمكن للمحامين الحفاظ على وثائقهم منظمة ويمكن البحث فيها بسهولة باستخدام LexWorkplace. يساعد هذا المنتج القائم على السحابة شركات المحاماة في الحصول على مستندات مختلفة.

يجب أن يكون لدى كل مكتب محاماة لأنه

• يقدم حلولاً أفضل من مجلدات النوافذ
• إنه نظام أفضل لشركة محاماة لإدارة المستندات من S: Drive
• يوفر حلول تخزين سحابية مطورة
• إنها مثالية لشركات المحاماة بجميع أحجامها.

ملفات M

M-Files هي أداة DMS تجمع بين الأمان والأتمتة والكفاءة. فهو يجمع جميع ملفات أعمالك من مختلف الأقسام في أرشيف إلكتروني واحد متين. يمكن لفريقك الوصول بسهولة إلى المعلومات من أي قسم على الفور.

يقوم البرنامج بتخزين أحدث المستندات مما يضمن إمكانية الوصول إلى المستند الأكثر صلة. كما أنه يساعد في تنفيذ الوصول المتقدم والتشفير للتحكم في الملفات الأكثر حساسية.

على الرغم من أنها متطورة، إلا أنها ممتازة لأتمتة سير العمل. يمكن للمستخدمين مشاركة المستندات وتحريرها ومراجعتها للموافقة عليها وفقًا لإرشادات مكان العمل الخاص بك.

تمبلافي

Templafy ليس فقط لائقًا، ولكنه نظام DMS فعال للغاية. يقوم بتخزين ملفات الشركة في مكتبة متماسكة حيث يمكن للمستخدمين الوصول إليها بسهولة. بالإضافة إلى ذلك، فهو يسمح للفريق بتتبع التغييرات في الوقت الفعلي.

باستخدام Templafy، يمكنك بسهولة إنشاء مستندات أعمال متنوعة باستخدام قوالب مخصصة. تقوم الأداة بأتمتة إنشاء الملفات الأساسية مثل عقود الموارد البشرية واتفاقية عدم الإفشاء ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالخدمة.

يعد هذا البرنامج أيضًا ذكيًا لأنه يمكنه تحسين عملية الإنشاء بأكملها باستخدام أدوات الضبط والميزات الخاصة به. يمكنه اكتشاف الأخطاء والتناقضات في الملف وتصحيحها تلقائيًا بتدخل المستخدم.

حفظ الورق

Papersave هي أداة أخرى مبتكرة وسهلة الاستخدام تتيح للشركات، بغض النظر عن حجمها، إدارة ملفاتها بكفاءة أكبر. يمكن للبرنامج أيضًا التقاط ميزات المستند في أي وقت.

إنه الأفضل في حلول ERP وCRM لأنه يسمح للمستخدمين بالتقاط الملف من واجهة المستخدم. بفضل وظيفة البحث البديهية، يمكنك استرداد المستند الذي تحتاجه.

نظرًا لأمان البيانات القوي، يمكنك تتبع الملف ومراقبة جميع التغييرات التي يتم تنفيذها على الملف مع تمكينك من تفويض أذونات محددة لفريقك.

العوامل التي يجب مراعاتها قبل اختيار برنامج إدارة المستندات

هناك العديد من الأشياء التي يجب عليك مراعاتها قبل اختيار DMD؛

• سهولة الاستخدام : أولاً، يجب أن تفكر في كيفية استخدامك للبرنامج. تأكد من أنه يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام يسهل التنقل فيها وفهمها
• الميزات : توفر معظم هذه الأدوات للمستخدمين ميزات ممتازة مثل مشاركة الملفات. هذه ميزة رائعة لأنها تتيح للفريق الاطلاع على الملف في وقت واحد وتحريره والعمل معًا
• تتبع التغييرات : سيسمح لك البرنامج الجيد بتتبع الملف في الوقت الفعلي. يجب أن يقوم البرنامج أيضًا بأرشفة الإصدارات الأقدم من المستند حتى تتمكن من العودة إلى الإصدارات الأقدم.
• تأكد من أن الأداة تستخدم التعرف البصري على الأحرف : يمكنك رقمنة الملف بسرعة لسهولة الوصول إليه عند استخدام التعرف الضوئي على الحروف. يجب أن يسمح البرنامج أيضًا بمسح الملفات بسهولة.

مزايا استخدام برامج إدارة المستندات في شركتك

يعد الاستثمار في DMS أمرًا مفيدًا لأنه يوفر أساسًا للشركة يساعد في تبسيط سير العمل. كما أنه يحسن إنتاجية الأعمال. فيما يلي الفوائد الرئيسية لـ DMS في عملك

تقليل مساحة التخزين

تكاليف المباني التجارية مرتفعة، لذا فإن وجود مخزن لمستنداتك قد يكون أكثر تكلفة. تعتبر أدوات DMS حاسمة لأنها تقلل المساحة التي كنت ستستخدمها لإصلاح خزائن الملفات. لذلك تعد أجهزة DMS هذه بديلاً ممتازًا للتخزين، وستساعدك على توفير المساحة في مكتبك. إذا كان يجب أن يكون لدى شركتك نسخ ورقية، فيمكنك الاحتفاظ بها في مكان آخر أقل تكلفة، مثل قبو.

تعزيز الأمن

يعد أمان المستندات أمرًا بالغ الأهمية لأي شركة لأن البيانات الحساسة تحتاج إلى الحماية. بالمقارنة مع النسخ المطبوعة، يوفر DMS أمانًا أفضل للملفات الحساسة حيث يمكنك التحكم في الوصول إلى هذه المستندات.

علاوة على ذلك، يترك نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) أثرًا لمن شاهد الملف ومتى قام بفحصه وما إذا كان قد تم تعديله. يمكنك أيضًا وضع علامة على التنبيهات التلقائية للمستندات الحساسة.

من السهل استرداد الوثيقة

قد يكون البحث عن ملف واسترداده أمرًا صعبًا، خاصة إذا كنت تبحث في كومة من الملفات. يقضي معظم العمال وقتهم في البحث عن المستند المطبوع الصحيح وتنظيمه. يؤثر هذا على الإنتاجية ويحد من النمو، نظرًا لأن الموظف قد يفتقد المستند الموجود في غير مكانه.

ومع ذلك، مع DMS، قد لا داعي للقلق بشأن فقدان المستندات أو وضعها في غير مكانها. يوفر لك البرنامج الوقت لأنه يتطلب أمرًا لاسترداد ملف. يمكنك أيضًا الوصول إلى المستندات عن بُعد إذا كان لديك اتصال بالشبكة.

نسخة احتياطية أفضل في حالة وقوع كارثة

تحتوي معظم أنظمة إدارة الوجهات السياحية (DMS) على خطط للنسخ الاحتياطي واستعادة البيانات في حالة وقوع كارثة. بفضل النسخ الاحتياطي الرقمي، تكون مستنداتك في مأمن من الحرائق أو الفيضانات أو غيرها من الكوارث. يمكنك بسهولة تتبع المستندات الخاصة بك عند استخدام أداة إدارة المستندات. مع ميزة تتبع المستندات، ليس هناك فرصة لفقد المستندات الأساسية أو وضعها في غير مكانها بعد المشاهدة.

زيادة الإنتاجية

ستوفر الكثير من الوقت مع DMS، وهو ما يترجم إلى زيادة الإنتاجية. وبما أن تتبع هذه المستندات أمر سهل، فسوف ترفع معنويات العاملين لديك وتعزز رضا العملاء. سوف يقدم نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) لشركتك هذه الفوائد.

• القدرة التنافسية
• راحة البال
• علاقات أفضل مع العملاء
• المرونة

خاتمة

يجب أن تحصل على نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) مخصص لشركتك لمساعدتك على تبسيط إدارة الملفات في عملك. إذا كنت ترغب في زيادة الإنتاجية، ورفع معنويات العاملين لديك، والحفاظ على قدرتك التنافسية، فاحصل على حلول إدارة مستندات فعالة من حيث التكلفة تناسب احتياجات عملك. سيساعد ذلك في تبسيط احتياجات عملك، مما يضمن لك البقاء منتجًا ومربحًا.