ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)؟ - دليل

لما يقرب من 20 عامًا ، تعتبر تقنية تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) تقنية ضرورية لإدارة سلسلة التوريد في المؤسسات التي تقدم فوائد عبر المؤسسات على مستويات متعددة. يسمح تبادل البيانات الإلكترونية للمؤسسات بتبادل المعلومات المهمة للمهام حول أوامر الشراء والفواتير وطلبات الحجز وما إلى ذلك. تبادل البيانات الإلكترونية ليس سوى سلسلة من القواعد التي تسمح للشركات بالتواصل مع بعضها البعض. تحت مظلة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) ، نبحث في تبادل رسائل البريد الإلكتروني والملاحظات والمستندات ، والتي تدعمها البرامج بكفاءة لقراءة هذه المعلومات وتفسيرها.

يتكون التبادل الإلكتروني للبيانات من نفس المعلومات التي كان من الممكن أن يتم تبادلها عبر الورقة. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، هناك تكامل سلس بين نظامي عمل بحيث يمكن تبادل المعلومات الورقية نفسها إلكترونيًا.

• كيف يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات؟
• فوائد التبادل الإلكتروني للبيانات
• عيوبه
• تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات
• المستقبل الذي يجب معرفته
• دراسات الحالة
• موارد EDI
• أمثلة على تبادل البيانات الإلكترونية

كيف يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات؟

تتمثل إحدى الطرق الرئيسية التي يعمل بها التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) في استبدال العمليات القديمة ، والتي تكون يدوية بطبيعتها ، مثل البريد والفاكس وحتى رسائل البريد الإلكتروني القياسية ، من خلال تنفيذ أنظمة الأعمال التي يمكنها بسهولة تبادل هذه المعلومات بتنسيق إلكتروني.

في هذه الطريقة ، يوجد مترجم يقوم مبدئيًا بتحويل بيانات التطبيق بين شريكين أو كيانين تجاريين متعاملين. هذه منظمات ، منفصلة ، تشارك في معاملة تجارية. والمثال الكلاسيكي لمثل هذه الصفقة هو بين شركة تصنيع المعدات الأصلية والشركة المصنعة والمشتري. يؤدي تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) إلى تقصير وقت الدورة لمعالجة مثل هذه الطلبات أو المعاملات ، إلى حد كبير.

فوائد التبادل الإلكتروني للبيانات

تبادل البيانات الإلكترونية ليس تقنية جديدة. كانت هناك حالات تم فيها تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات حتى في الأنظمة القديمة ، في وقت مبكر من الستينيات. فيما يلي بعض الفوائد التي تثبت حقيقة أن التبادل الإلكتروني للبيانات وسيلة فعالة للغاية للتعاون والتواصل.

• تقليل تكاليف التشغيل

  تشير التقديرات إلى أن تكاليف تشغيل المؤسسات تنخفض بحوالي 35٪ بعد تطبيق التبادل الإلكتروني للبيانات. هذا يرجع في المقام الأول إلى تقليل أو التخلص من الورق والطباعة والتخزين وحفظ الملفات وغيرها من المجالات المماثلة التي كانت بها نفقات عامة. علاوة على ذلك ، فإنه يؤدي أيضًا إلى انخفاض كبير في نفقات الصيانة واستخدامات الموارد الإدارية.

• تحسين وقت دورة العمل

  عنصر أساسي جدًا في معالجة الطلب هو الوقت. يمكن أن تستهلك عملية يدوية لتبادل المعلومات الكثير من الوقت لتنفيذ المعاملة. من خلال التبادل الإلكتروني للبيانات ، يُقدر أن وقت الدورة يتحسن بنسبة 61٪ ، ويرجع ذلك أساسًا إلى بروتوكولات الأتمتة التي تم إعدادها في وقت التنفيذ.

• تحسين دقة البيانات

  يقلل تطبيق تبادل البيانات الإلكترونية من أي نوع من الأخطاء نظرًا لوجود القليل جدًا من التدخل اليدوي في مثل هذه المعاملات. يؤدي ذلك إلى تحسين الجودة الإجمالية للبيانات التي يتم التقاطها ، مما يقلل الأخطاء بنسبة مذهلة تبلغ 30٪ إلى 40٪.

• صديق للبيئة

  نظرًا لأن تبادل البيانات الإلكترونية يعمل في بيئة غير ورقية ، فهو صديق للبيئة تمامًا ، مما يؤدي إلى انخفاض كبير في انبعاثات ثاني أكسيد الكربون.

• تحسين كفاءة الأعمال

  يؤدي التأثير المباشر لتقليل التدخل البشري إلى تحسين أداء الأعمال بشكل عام ، مما يؤدي إلى ارتفاع كبير في كفاءة المؤسسة في جميع المجالات. كما يعزز التبادل الإلكتروني للبيانات العلاقات مع الشركاء التجاريين مثل الموردين والعملاء والموزعين ، بسبب سرعة تسليم البضائع والخدمات.

مساوئ التبادل الإلكتروني للبيانات

بينما ننظر في بعض فوائد تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) ، لا يمكن للمرء التخلي عن قيود أو عيوب التبادل الإلكتروني للبيانات. دعونا نلقي نظرة على بعض العيوب الهامة التي يجب أن تأخذها المنظمات في الاعتبار.

• الإعداد الأولي

  في حين أن الحصول على EDI يبدو جيدًا ، إلا أن الإعداد الأولي لـ EDI (باستثناء أحدث WebEDI) عملية تستغرق وقتًا طويلاً.

• المعايير الواجب اتباعها

  يأتي التبادل الإلكتروني للبيانات مع مجموعة كاملة من معايير الصناعة التي تحتاج المؤسسات إلى الالتزام بها. يمكن أن يشكل هذا تحديًا لأنه يلزم نشر الموارد لضمان تحقيق الشركة لتلك المعايير. تتضمن بعض هذه المعايير UN / EDIFACT و ANSI ASC X12 و GS1 EDI و TRADACOMS و HL7.

• أنظمة دعم قوية

  لا يتعلق الأمر فقط بتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات ، ولكن أيضًا بالحفاظ عليه. يتطلب امتلاك مثل هذه التكنولوجيا الضخمة أنظمة نسخ احتياطي قوية وتحتاج المؤسسات إلى موارد يمكنها أداء هذه المهمة.

تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات

تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات ليس سوى العملية التي سيتم من خلالها نشر برنامج التبادل الإلكتروني للبيانات في المنظمة ، والذي يتماشى مع الهدف أو الهدف المحدد. أثناء تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات ، هناك إرشادات معينة تحتاج إلى اتباعها. فيما يلي 3 إرشادات مهمة للرجوع إليها.

• قرار بشأن من يقوم بتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات

  بينما أنت جديد في إطار عمل التبادل الإلكتروني للبيانات هذا ، فلن يكون هناك أي خبير داخل المنظمة يمكنه تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات ، خاصة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة. ومن ثم ، فمن المهم أن يكون لديك إجماع حول تحديد من سيكون شريك التنفيذ بالنسبة لك. الخيارات كثيرة ، لكن عليك أن تبذل العناية الواجبة قبل اختيار الشريك المناسب.

• نشر مستشار خارجي

  للحصول على تنفيذ ناجح للتبادل الإلكتروني للبيانات ، من الأفضل الاستعانة باستشاري خارجي. سيساعدك هذا الشخص في تحديد خارطة الطريق لرحلة تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات الخاصة بك ويساعدك في اختيار بائع البرامج المناسب.

• العمل مع بائع البرامج الخاص بك

  بعد اختيار بائع البرنامج لتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات ، من المهم العمل مع البائع وعدم ترك كل شيء لهم فقط. بهذه الطريقة ، يمكنك إنشاء بطل EDI داخليًا يمكنه بعد ذلك قيادة المشروع.

يمكن أن يضمن اتباع هذه الإرشادات التنفيذ السلس لمشروع التبادل الإلكتروني للبيانات الخاص بك.

مستقبل EDI

الشيء الوحيد الثابت حول مستقبل التبادل الإلكتروني للبيانات هو عدم اليقين السائد ، على الرغم من كونها تقنية قديمة. لقد كان التبادل الإلكتروني للبيانات موجودًا منذ عقود ولا يزال هو أكثر التقنيات المفضلة بين الشركات ، ومع ذلك ، فقد توقعت العديد من الوكالات بالفعل نهاية محتملة للتكنولوجيا. قد يكون هذا صحيحًا لأنه في عام 2021 ، شهدنا ظهور خيارات تقنية بديلة وبدأت المؤسسات تستكشف الخيارات ، لا سيما في قطاع سلسلة التوريد. هناك القليل من النقاط التي يمكن أن ننظر إليها عندما يتعلق الأمر بمستقبل EDI ، بناءً على آراء الخبراء

• تخطط الشركات الكبيرة لإعداد كفاءة داخلية لمعالجة التبادل الإلكتروني للبيانات
• بسبب التقنيات الجديدة ، تواجه الشركات الصغيرة والمتوسطة باستمرار تحديًا للتعامل مع هذا السيناريو الديناميكي
• تشير التقديرات إلى أن 95٪ من تطبيقات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) مصممة خصيصًا ، مما يعني أنها تتطلب استثمارات كبيرة في الصيانة في شكل تكلفة وموارد
• هناك حوالي 41٪ من الشركات التي لم تنفذ التبادل الإلكتروني للبيانات بعد

دراسات الحالة EDI

تعد دراسات الحالة هذه أمثلة على الشركات التي طبقت التبادل الإلكتروني للبيانات وستمنحك نظرة ثاقبة على الطرق المختلفة التي اتخذتها هذه الشركات لنشر التبادل الإلكتروني للبيانات بنجاح.

• Nichirin UK Limited

  شركة تابعة للمجموعة اليابانية Nichirin Group ، تقوم الشركة بتصنيع وتوزيع خراطيم السيارات المختلفة لمصنعي السيارات في المملكة المتحدة

  تحدي

  • كان هناك تفويض مدفوع بتوقعات العملاء لتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات لحماية العلاقات التجارية وحماية الإيرادات أيضًا.
  • كان هناك شرط لإعداد ملصق تعبئة كان من المفترض أن يتطابق مع نصيحة الإرسال
  • التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) ووضع العلامات كان شرطًا مسبقًا للحصول على جائزة لمعايير الجودة

  نفذت Nichirin المنتج OpenText Freeway Professional لمواجهة التحديات المذكورة أعلاه.

  القيمة / الفوائد

  • كان البائع على دراية بسيناريوهات محددة (في هذه الحالة تنسيقات رسائل الشريك التجاري) ، مما أتاح نشر أسرع
  • تم تحقيق الامتثال للعلامات المتوافقة مع ODETTE
  • ساعد البائع أيضًا Nichirin في تحقيق معايير الجودة JLRQ
  • كانت السمات الرئيسية للنظام المنشور بواسطة OpenText هي المرونة وسهولة الاستخدام

• ديكسون كارفون

  إنها شركة متعددة الجنسيات تبيع المنتجات الإلكترونية والاتصالات السلكية واللاسلكية ، ومقرها في لندن.

  تحدي

  • استغرق انضمام الموردين الجدد وقتًا طويلاً
  • مع نمو المنظمة ، كان هناك متطلب وثيق الصلة بالتجارة الإلكترونية وأتمتة العملية

  المنتج الذي نفذته Dixons Carphone هو OpenText Trading Grid Messaging Service.

  القيمة / الفوائد

  • تقليص الجدول الزمني لعملية التأهيل من أسابيع إلى أيام
  • حل قابل للتطوير وآمن تمامًا
  • قدم رؤية أفضل لمستويات المخزون وتحسين وقت الاستجابة أيضًا

موارد EDI

في هذا الجزء ، سنعرض بعض الموارد الرئيسية والمواد الداعمة ، والتي ستساعد المؤسسات على اتخاذ قرار بشأن حل التبادل الإلكتروني للبيانات الصحيح. تشتمل هذه الموارد على الأسئلة الشائعة ، وقائمة شاملة بمسرد المصطلحات المهمة ، وغيرها الكثير.

• التنزيلات المرجعية

  يتكون هذا من المستندات التقنية التي تساعد المؤسسات في الحصول على مزيد من الأفكار حول التبادل الإلكتروني للبيانات. لمزيد من التفاصيل ، يمكنك النقر هنا

• دروس

  يمكنك هنا تنزيل دروس حول XML و EDIFACT و ANSI. لمزيد من الأفكار حول هذه البرامج التعليمية ، انقر هنا.

• عينة RFP

  ستساعدك هذه العينات في الحصول على فكرة عن كيفية تحديد المتطلبات. ستكون طلبات تقديم العروض بمثابة دليل إرشادي لأنها تتكون من متطلبات ومعايير التقييم. يمكنك النقر هنا للوصول إلى العينة.

هذه بعض المواد المرجعية لمساعدة أي منظمة تريد معرفة تفاصيل حول بدء مشروع التبادل الإلكتروني للبيانات.

أمثلة التبادل الإلكتروني للبيانات

السبب الرئيسي لتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات هو تسريع المعاملات التجارية. بعض أمثلة EDI هي EDI 850 ، وهي أوامر الشراء ، و EDI 214 ، وهي حالة الشحن ، و EDI 820 ، والتي تدور حول الفواتير ومعلومات العميل وتأكيدات الدفع.

افكار اخيرة

على الرغم من حقيقة أن التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) هي تقنية قديمة ، لا تزال المؤسسات تفضل تنفيذ ذلك ولا يزال يعتبر حلاً مفضلاً في مساحة B2B. على الرغم من أن منهجية التبادل الإلكتروني للبيانات لم تتغير كثيرًا ، إلا أن الأنظمة والأدوات المستخدمة لتنفيذ هذا الإجراء شهدت نقلة نوعية ، مع توفر العديد من الأنظمة الآن على السحابة ، مما يجعلها مرنة وأرخص وأسهل في النشر وأسهل في الاستخدام ؛ وغني عن القول ، أنه يأتي مع عدد كبير من الميزات.

بالنسبة للمؤسسات ، من المهم مراعاة المزايا والقيود قبل المضي قدمًا في تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات. ومع ذلك ، فهم بحاجة أيضًا إلى التأكد من أن مزود الخدمة الذي يقوم بتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) لديه أوراق اعتماد قوية ويمكنه مساعدتك في تنمية أعمالك.