كل ما تحتاج لمعرفته حول المخططات التنظيمية

هل تستخدم نصًا عاديًا لتوضيح هيكل شركتك؟ قد لا تكون هذه هي الطريقة الأفضل، حيث قد يبدو النص العادي غير جذاب وغير جذاب وممل تمامًا. أفضل طريقة لتحديد الهيكل التنظيمي الخاص بك هي من خلال رسم تخطيطي. وهناك مخطط مصمم خصيصًا لهذا الغرض، يُعرف باسم المخطط التنظيمي.

ربما تكون قد سمعت عن هذا المخطط باعتباره مخططًا هيكليًا. ويوضح هيكل الشركة من خلال تحديد أدوار ومسؤوليات الموظفين أثناء رسم العلاقات بينهم. ظاهريًا، المخطط الهيكلي عبارة عن مجموعة من الأشكال والخطوط. ومع ذلك، فهو تصوير كامل للقوى العاملة الشاملة للشركة والمناصب الوظيفية.

هل تريد أن تتعلم كيفية رسم المخطط التنظيمي؟ إذا أنت في المكان المناسب! سيغطي هذا الدليل كل ما تحتاج لمعرفته حول هذا المخطط وطريقة الرسم الخاصة به باستخدام Wondershare EdrawMind. هيا بنا نبدأ!

العناصر الأساسية للمخططات التنظيمية

يمكن أن يختلف نطاق المخطط التنظيمي اعتمادًا على حجم الشركة. كما يمكن تصنيف هذا المخطط إلى عدة أنواع. لكن بعض العناصر شائعة في جميع المخططات التنظيمية. ما هؤلاء؟ لنلقي نظرة!

1. الرسم التوضيحي وتقسيم العمل

ويحدد المخطط التنظيمي قوتها العاملة، ويوضح جميع الموظفين من المستوى الأدنى والأعلى. يكون تقسيم العمل مرئيًا عبر جميع المخططات التنظيمية. وذلك لأن كل شركة لديها أقسام متعددة، بغض النظر عن حجمها. وبالتالي، فإن تقسيم قاعدة الموظفين بناءً على مناصبهم الوظيفية أمر ضروري.

2. الهيكل الهرمي

يظهر الهيكل الهرمي في كل مخطط تنظيمي، بغض النظر عن نوعه. يتيح هذا العامل للموظفين معرفة نظرة عامة على الشركة من منظور من أعلى إلى أسفل. علاوة على ذلك، فإنه يضمن أن جميع الأفراد يعرفون رؤسائهم المباشرين وغير المباشرين. ونتيجة لذلك، تظل الاتصالات داخل الشركة سلسة.

3. الثلاثة روبية

يتكون كل مخطط تنظيمي من العناصر الثلاثة (الأدوار والعلاقات والمسؤوليات). ذلك لأن الفرضية الأساسية لهذا المخطط هي عرض ما يفعله الفرد وأين يفعله.

ومن ثم، فإن المخطط التنظيمي يرسم الروابط بين الموظفين. يمكن أن تكون علاقة بين أحد كبار السن وصغارهم أو أفراد من نفس المستوى. الهدف هو إنشاء تدفق بيانات فعال حيث يعرف كل عامل من يجب الإبلاغ عنه.

4. مستويات الإدارة

يؤدي إنشاء مستويات الإدارة في مخطط هيكلي إلى التمييز بين المناصب الوظيفية. فهو يوفر هيكلًا واضحًا لقاعدة موظفيك أثناء توزيع مستويات وظائفهم. يمكن أن يساعد هذا العامل أيضًا المديرين في تحديد مرؤوسيهم. واستنادًا إلى النتائج، يمكن للمدير تجميع المجموعات وتعيين المشاريع وتتبع أداء الموظفين والمزيد.

كيفية إنشاء المخططات التنظيمية؟ [عام]

يعد إنشاء مخطط تنظيمي عملية سهلة مع بعض الخطوات البسيطة. دعونا نذهب من خلالهم واحدا تلو الآخر.

الخطوة 1: تحديد التنسيق

يمكنك رسم مخطط تنظيمي بعدة أشكال حسب متطلباتك. يحتوي هذا الرسم التخطيطي على عدة أنواع، بما في ذلك المخططات المسطحة والمصفوفية والمستندة إلى الفريق والهرمية. كل نوع مناسب لمختلف الشركات ومستويات الإدارة. ولهذا السبب فإن اختيار التنسيق الصحيح هو الخطوة الأولى والأهم.

الخطوة 2: اختر التطبيق

باستخدام التطبيق المناسب، يمكنك إنشاء مخطط هيكلي في وقت قصير وبكل سهولة. تلعب الأداة دورًا أساسيًا في عملية الرسم الشاملة. لديك العديد من التطبيقات، مثل Excel، لإنشاء مخططات تنظيمية أساسية. ومع ذلك، قد لا يكون خيارًا مناسبًا للمخططات التنظيمية التفصيلية. وبالتالي، عليك اختيار أداة قوية وغنية بالميزات مثل EdrawMind.

الخطوة 3: إنشاء المخطط

الخطوة الثالثة تدور حول تصور أفكارك على لوحة قماشية فارغة. باستخدام أحد التطبيقات، يمكنك إنشاء المخطط التنظيمي المطلوب لشركتك. تأكد من إبقائها ملونة وجذابة وغنية بالمعلومات وبسيطة ومرنة.

الخطوة 4: التحديث عند الحاجة

أخيرًا وليس آخرًا، اترك دائمًا مساحة للتحديثات المستقبلية في المخطط الخاص بك. مع الأخذ في الاعتبار ديناميكيات شركتك، قد تحتاج إلى إجراء تغييرات منتظمة على الرسم التخطيطي الخاص بك. حافظ على تحديث المخطط التنظيمي من خلال جمع أحدث المعلومات.

كيفية إنشاء المخططات التنظيمية في EdrawMind؟

هل تبحث عن أسلوب عملي لرسم المخططات التنظيمية؟ لا حاجة للبحث في مكان آخر. يمكن لـ EdrawMind أن يوفر عليك المتاعب من خلال توفير حل شامل. سهولة استخدامه تجعله مناسبًا للمبتدئين والخبراء. يمكنك تنزيل تطبيق سطح المكتب الخاص به أو البدء بإصدار الويب.

ما عليك سوى إنشاء حساب مشاركة Wonder أو تسجيل الدخول باستخدام بيانات اعتمادك الاجتماعية. وبعد ذلك، يمكنك البدء باستخدام التطبيق. اتبع الخطوات أدناه لإنشاء مخطط تنظيمي في EdrwaMind:

1. على الشاشة الرئيسية، سترى العديد من الرسوم البيانية والرسوم البيانية المختلفة. انقر فوق المخطط الهيكلي لفتحه.

2. الآن، سترى تخطيطًا أساسيًا للمخطط التنظيمي. انقر نقرًا مزدوجًا فوق الفكرة الرئيسية لتغيير النص الخاص بها. على سبيل المثال، دعنا نغيره إلى Manager .

3. وبالمثل، انقر نقرًا مزدوجًا فوق كل موضوع رئيسي وقم بتغيير النص الخاص به بشكل فردي. في هذا البرنامج التعليمي، دعنا نسميها المبيعات والحسابات والجودة .
4. انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي موضوع رئيسي وانتقل إلى إدراج . ثم حدد موضوع فرعي من القائمة الموسعة. دعونا نضيف موضوعًا فرعيًا واحدًا لجميع الأقسام ونعيد تسميتها.

وهناك، لديك مخطط تنظيمي وظيفي. يمكنك تخصيص كل عنصر عن طريق تحديده وتغيير خصائصه من شريط الأدوات الأيمن.

عند الانتهاء، توجه إلى الزر "ملف" في الزاوية العلوية اليسرى. انتقل إلى حفظ أو حفظ باسم أو تصدير لحفظ الملف على جهازك. يتيح لك EdrawMind تصدير المخطط التنظيمي الخاص بك بتنسيقات مختلفة، بما في ذلك PPT وHTML وWord وPDF وSVG وExcel وTXT. يمكنك أيضًا ضبط جودة التصدير وإعدادات العلامة المائية وخلفية الصورة ونطاق التصدير والحجم وما إلى ذلك.

خاتمة

قد يستغرق رسم المخطط التنظيمي الأول بعض الوقت. ومع ذلك، فإن الممارسة المنتظمة ستجعلك محترفًا في ذلك. نوصي بشدة بالبدء بمخطط تنظيمي بسيط، كما هو مذكور في هذا الدليل. سيساعدك ذلك على فهم أساسيات الرسم التخطيطي بينما يجعلك على دراية بتطبيق الرسم.

إحدى النصائح الاحترافية هي إبقاء مخططك التنظيمي بسيطًا وجذابًا ولكنه مرن وذو مظهر احترافي. يمكنك تنفيذ هذه الممارسات اليوم باستخدام خيارات التخصيص التي لا نهاية لها من EdrawMind، المتوفرة مجانًا.