تقنيات أوراق Google والاختراقات التي يجب أن تعرفها

نشرت: 2021-06-14

تعد Google Sheets واحدة من أفضل الأدوات التي تم إنشاؤها على الإطلاق للاستخدام الشخصي والتجاري. يقدم هذا البرنامج البسيط مجموعة متنوعة من الخدمات مثل دمج البريد والصيغ المعقدة وغير ذلك الكثير. طالما أنك تعرف كل ما في البرنامج وعمومياته ، يمكنك استخدام هذه الأداة إلى أقصى حد.

تعد Google Sheets أيضًا واحدة من أكثر البرامج تنوعًا. يمكنك فعل أي شيء ترغب في القيام به بخلاف مجرد إنشاء الأوراق في حد ذاتها. يمكن إنشاء الحسابات والتقارير ومشاركتها وتحريرها من قبل العديد من مالكي الملفات.

إذا كنت تتعاون مع فريق منتشر عبر مناطق مختلفة من العالم ، فيمكن الوصول إلى جداول بيانات Google وعرضها في أي وقت بسهولة تامة. عندما تصادف تطبيقًا جديدًا مثيرًا للاهتمام مثل جداول بيانات Google ، فأنت تريد معرفة أكبر عدد ممكن من النصائح والحيل لتحقيق أقصى استفادة من هذه التجربة. وبالتالي ، كلما تعلمت هذه الحيل والقرصنة بشكل أسرع ، زادت كفاءة تجربتك.

تتمتع جداول بيانات Google بمجموعة واسعة من الوظائف ولديها قدر هائل من القابلية للتطبيق ، بغض النظر عن الطريقة التي تريد استخدامها بها. من السهل البدء فيها ، ومع ذلك ، هناك مجموعة واسعة من الأعمال التي يمكنك القيام بها باستخدام البيانات بينما تستمر في معرفة المزيد من ميزات ووظائف هذا التطبيق المذهل.

من بين جميع الفوائد العديدة التي يمكن أن توفرها جداول بيانات Google ، ستكون مهتمًا جدًا بمعرفة كيفية استخدامها لصالحك. بخلاف ذلك ، ستفقد جميع المزايا الرائعة التي يمكن أن تجلبها لك ولعملك ككل.

فيما يلي بعض من أفضل الحيل والاختراق في جداول بيانات Google التي يجب أن تعرفها

إرسال بريد إلكتروني من خلال التعليق

في جداول بيانات Google ، يمكنك تمييز خلايا معينة وإدراج تعليقاتك فيها. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا إرسال بريد إلكتروني تلقائيًا من خلال هذا التعليق.

وهكذا ، قدمت Google Spreadsheets واحدة من أفضل الميزات للتعاون مع فريقك بأكمله. باستخدام ميزة البريد الإلكتروني التلقائية هذه ، يمكنك تحديث المستلم في الوقت الفعلي.

لإرسال بريد إلكتروني من خلال تعليق ، إليك كل ما عليك القيام به:

انقر فوق الخلية التي تريد إضافة تعليق إليها وحدد خيار إضافة تعليق.
عندما ينبثق مربع التعليق ، أضف علامة الجمع (+) ثم عنوان البريد الإلكتروني للمستلم.
عند إضافة تعليقك ، سيتلقى المستلم أيضًا البريد الإلكتروني على الفور.

قم بتجميع الخلايا في ترتيب معين

يمكنك تجميع الخلايا في جداول بيانات Google بعدة طرق. بشكل عام ، قد يعتمد هذا على الوظيفة المحددة لجدول البيانات الذي تم إنشاؤه ، أو تفضيلاتك الشخصية. هنا ، أحد أفضل الأساليب التي يمكنك تطبيقها هو استخدام ARRAYFORMULA ().

لتبسيط الأمور أكثر ، تشير المصفوفة إلى جدول من القيم. عند تطبيق ARRAYFORMULA على بياناتك ، تتم معالجة بياناتك أيضًا في دفعة واحدة. باستخدام هذه الصيغة ، يمكنك إجراء تغييرات على الفور في مكان واحد فقط ، ثم يتم تطبيق هذه التغييرات تلقائيًا على نطاق البيانات بأكمله.

إنشاء خرائط التمثيل اللوني

الخرائط الحرارية هي الميزة التي تتيح لك لفت الانتباه إلى أجزاء مهمة معينة من الجداول الخاصة بك. خاصة عندما تعمل على بيانات كبيرة وصفحات كبيرة وجداول متعددة ، سيكون من المحير جدًا للقارئ أن يشير على الفور إلى مجالات الاهتمام الرئيسية. تعد الخريطة الحرارية هي أفضل طريقة لإنشاء طبقات مهمة على أوراقك ، بخلاف التظليل ببساطة.

على سبيل المثال ، تعتبر الإبرازات الحمراء الفاتحة للمعلومات الأقل أهمية ، أما الإبرازات الحمراء الوسطى فهي بيانات مهمة جدًا ، ومع ذلك ، فإن اللون الأحمر المكثف يشكل أهم المعلومات التي قد تحتاج إلى أكبر قدر من الاهتمام.

لإنشاء خرائط حرارية ، يمكنك استخدام ميزة التنسيق الشرطي في جداول بيانات Google ، من خلال الخطوات التالية:

حدد الخلايا التي تريد تطبيق قواعد التنسيق عليها
انقر فوق تنسيق ، ثم تنسيق شرطي
قم بإنشاء قاعدة باستخدام ميزة التدرج اللوني

استخدم الجداول المحورية

تعد الجداول المحورية في جداول بيانات Google سهلة الاستخدام ، لا سيما عند التعامل مع مجموعة كبيرة من البيانات التي ترغب في تلخيصها.

باستخدام ميزات الجداول المحورية ، يمكن أن يكون الجدول ثنائي الأبعاد محوريًا ، مما يتيح لك الوصول إلى بُعد ثالث لجدولك. يساعدك هذا النوع من الميزات في الإجابة على أسئلة مثل ما يلي:

كم عدد آلات الروك التي تم بيعها في كل متجر أو فرع للربع الرابع من عام 2019؟
ما هو مندوب المبيعات الذي ساهم بأكبر قدر من حيث الإيرادات لشهر مايو؟

من الآن فصاعدًا ، لإنشاء جداول محورية ، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

قم بتمييز جميع الخلايا التي ترغب في استخدامها لبياناتك
في القائمة العلوية ، انقر على البيانات ، ثم حدد خيار الجدول المحوري
قم بإنشاء جدول محوري مخصص حسب رغبتك

تطبيق مرشحات مختلفة

نعم ، يمكن أيضًا تطبيق عوامل التصفية على مستند Google Spreadsheets الخاص بك ، وهذه المرشحات موجودة ، بحيث يمكنك فهم وتحليل مجموعات معينة من البيانات من أوراقك بشكل أفضل.

باستخدام الفلاتر ، يمكنك الآن عرض الصفوف أو الأعمدة في أوراقك ذات الأهمية الخاصة فقط. يمكن أن تكون هذه الحيلة مفيدة ، خاصة عند استخدام جداول البيانات الخاصة بك الآن أثناء التقرير.

لتطبيق مرشح على جداول البيانات الخاصة بك ، فيما يلي الخطوات التي يجب عليك القيام بها:

حدد أيقونة أو زر عامل التصفية
اختر القيم التي ترغب في تضمينها في عوامل التصفية الخاصة بك

استخدم وظيفة التحقق من صحة البيانات

هناك وظيفة أخرى تجعل جداول بيانات Google الخاصة بك أكثر كفاءة وهي وظيفة التحقق من صحة البيانات. تتيح لك هذه الوظيفة تقييد جميع القيم التي يتم إدخالها في أوراق العمل الخاصة بك.

لاستخدام وظيفة التحقق من صحة البيانات ، ضع في اعتبارك الخطوات التالية:

اختر "البيانات" من القائمة العلوية
انقر فوق "التحقق من صحة البيانات"
بعد ذلك ، يمكنك اختيار إما "قائمة من نطاق" أو "قائمة العناصر"

من خلال هذا ، عندما يقوم أحد بإدخال بيانات لا تتطابق مع أي من العناصر الموجودة في القائمة التي قمت بإنشائها ، سينبثق تحذير. باستخدام هذه الوظيفة ، يمكنك حتى تقييد الأشخاص ، حيث سيتمكن الآن من يقوم بعرض أوراقك أو الوصول إليها فقط من إدخال العناصر الواردة من قائمتك.

حماية البيانات في أوراقك

تعمل هذه التقنية بشكل مفيد للغاية عندما يكون هناك العديد من المستخدمين لنفس مستند جدول بيانات Google. عندما تكون هناك معلومات يجب أن تكون نهائية ، خاصة تلك البيانات المهمة جدًا ، فقد ترغب في قفل هذه الخلايا. عند القيام بذلك ، لا يتم تغيير البيانات الموجودة داخل الخلايا التي قمت بتأمينها عن طريق الخطأ.

يمكن القيام بذلك عن طريق الوصول إلى علامة التبويب "أذونات تعديل النطاق". ثم اختر خيار "أنت فقط".

الكلمات الأخيرة

تمكّنك ورقة الغش في أوراق Google هذه من تعظيم فائدة ووظائف جداول بيانات Google. بشكل عام ، الهدف هو الاستفادة من جداول بيانات Google بأفضل طريقة ممكنة. نعم ، قد يستغرق الأمر بعض الوقت والجهد من جانبك لإتقان هذه التقنيات. ولكن بمجرد أن تتعطل الأمر ، ستدرك أنك في الواقع قد فاتك الكثير لأنك لم تستخدم جداول بيانات Google لصالحك. الآن ، انطلق وابدأ في تطبيق هذه التقنيات.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

كيفية إنشاء جدول محوري في جداول بيانات Google
ستوفر لك اختصارات المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية الجديدة من Google ما يقرب من ثانيتين من يومك
أفضل 5 بدائل لـ Google Chrome
يستخدم تطبيق Lookout من Google الواقع المعزز والذكاء الاصطناعي لتوجيه ضعاف البصر