تعيين موظفين جدد؟ دليل لأفضل ممارسات الإعداد الافتراضي
نشرت: 2021-09-01يعد تأهيل الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لكسب ولاء الموظفين الجدد. أظهرت التقارير أن الإعداد المناسب يزيد من الاحتفاظ بالموظفين بنسبة تصل إلى 69٪.
أجبر التحول الأخير في الأحداث العديد من المنظمات على التحول إلى الإعداد الافتراضي. تضطر الشركات إلى مواكبة الاضطرابات سريعة التغير من خلال تعلم أفضل ممارسات الإعداد الافتراضية.
يعد الإعداد الافتراضي هو الطريقة المثلى لعرض القدرة التكنولوجية لشركتك. فيما يلي أفضل ممارسات الإعداد الافتراضية لضمان انتقال سلس.
ما هو الالتحاق الافتراضي؟
يشبه الإعداد الافتراضي الإعداد الشخصي. ولكن في هذه الحالة ، يتم إجراء العمليات فعليًا باستخدام موارد عبر الإنترنت مثل مؤتمرات الفيديو والندوات عبر الإنترنت.
أصبح الالتحاق الافتراضي هو القاعدة ، خاصة مع ارتفاع عدد العاملين عن بعد. يسمح لك بالاتصال والتفاعل مع الموظفين الجدد ، بغض النظر عن موقعهم. في المقابل ، يعزز المرونة من خلال السماح لك بتلبية جميع ترتيبات العمل.
إذا كنت ترغب في اعتماد الإعداد الافتراضي للموظفين ، فنحن نشجعك على دمج ندوات عبر الإنترنت ومؤتمرات فيديو ونصوص وبرامج تفاعلية أخرى يمكن للموظفين الجدد الوصول إليها من خلال أجهزتهم الذكية.
لنلقِ نظرة على أفضل الممارسات.
الاستعدادات المبكرة
يعني العمل عن بُعد أن أعضاء الفريق الجدد قد لا يتمكنون من الوصول إلى معظم موارد شركتك. على سبيل المثال ، لن يكون لديهم مكتب مخصص ولا كمبيوتر ، لذكر بعض الموارد الهامة.
الأمر متروك لك في الارتجال وإعداد هذه الأدوات لهم في أقرب وقت ممكن. يتوقعون منك أن تضع الأساس لهم قبل انضمامهم رسميًا إلى المنظمة لضمان الاندماج الناجح في أدوارهم.
بينما يمتلك معظم الموظفين الجدد المعدات والمواد اللازمة للعمل من المنزل ، قد يعتمد القليل منهم عليك. يمكنك سد هذه الفجوة من خلال الاتصال المسبق للكشف عن الموارد التي قد يحتاجون إليها.
هذه أيضًا أفضل فرصة لتثقيفهم حول الموارد اللازمة. يتضمن ذلك جهاز كمبيوتر موثوقًا وشبكة WiFi وكاميرا ويب وأدوات مؤتمرات الفيديو وشبكة VPN وسماعات رأس عالية الجودة.
يساعد التخطيط والتواصل في وقت مبكر على تجنب مضايقات اللحظة الأخيرة. سيكون مثل هذا مضيعة إذا كنت تخطط للانضمام إلى مجموعة افتراضية ، فقط لإدراك أن اثنين فقط من كل خمسة موظفين يمكنهم الوصول إلى التكبير أو منصات مؤتمرات الفيديو الأخرى.
تطوير خارطة طريق تأهيل افتراضية
تبدأ عملية الإعداد الناجحة بخريطة طريق. من الناحية المثالية ، تعد خارطة الطريق أساس إستراتيجية الإعداد الافتراضية الخاصة بك. إنه يضمن لك ولموظفيك البقاء على المسار الصحيح خلال رحلة الصعود على متن الطائرة.
عند تطوير خارطة طريق الإعداد ، انتبه إلى الجدول الزمني. حدد المدة المثالية لعملية الإعداد لكل موظف ، وهي 90 يومًا في المتوسط.
يجب عليك أيضًا تضمين الأنشطة الرئيسية التي يتعين القيام بها أثناء الإعداد. يتضمن ذلك تعليم الموظفين وتدريبهم لمساعدتهم على فهم ثقافة شركتك.
يجب أن تسلط خارطة الطريق الضوء على المعالم التي تعرض الأنشطة المكتملة والنتائج المتوقعة بعد عملية الإعداد.
تشمل الأنشطة الرئيسية تعريف العمال بأهداف عملك وثقافتك. تعرف على فريقك الجديد وقم بإعداد مكان العمل الرقمي الخاص به. دعهم يضعون أهدافًا شخصية قبل تقديمهم لرفاقهم المعينين.
ابدأ بوضع جدول تأهيل وتأكد من أنه يتناسب مع فترات الاختبار. مع تقدم الموظفين الجدد ، يمكنك تعيين المزيد من المهام المحددة لهم لإكمالها وخلق الوقت لإرشادهم خلال نطاق عملهم.
يجب عليك بعد ذلك إدخال الأنشطة ومطابقتها مع المعالم التي يجب على الموظفين الجدد تحقيقها. افترض أنك تريد منهم إتقان جدول أعمال عملك خلال أول أسبوعين. يجب عليك تضمين ذلك في جدول التدريب الخاص بك.
نسعى جاهدين لضمان أن خريطة الطريق الخاصة بك تغطي جميع الجوانب اللازمة لمساعدة الموظفين على بدء أدوارهم والسعي لضمان أن خريطة الطريق الخاصة بك تغطي جميع الجوانب المطلوبة.
دمج برامج الإعداد
يعد استخدام البرامج لإعداد الموظفين الافتراضيين بمثابة خدعة لجلب أعضاء جدد إلى مؤسستك عن بُعد دون تقليل المشاركة. الأنظمة آمنة ويسهل الوصول إليها.
يسمح البرنامج المناسب للموظفين الجدد بالتعرف على ثقافة شركتك وتاريخها من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
علاوة على ذلك ، يعزز برنامج الإعداد الدقة والمساءلة. هذا على عكس الإعداد الورقي ، والذي قد يكون من الصعب مراقبته بعض الشيء. يسهّل عليك برنامج الإعداد مراقبة تقدم العاملين دون اجتماعات وجهًا لوجه.
والأفضل من ذلك ، يمكنك نسيان طباعة مئات الصفحات لتوزيع معلومات الإعداد. يسهل برنامج الإعداد الاجتماعات الافتراضية وتوزيع المعلومات ببضع نقرات.
يزيد برنامج Onboarding من Facetime. يسمح لك بنقل جميع المعلومات الهامة إلى الموظفين الجدد.
في المقابل ، يمكنك قضاء معظم وقتك في إجراء مناقشات مؤثرة. ووفر الوقت الذي كنت ستقضيه في الإجابة على أسئلة الموظفين.
إلى جانب توفير الوقت ، يعمل دمج البرامج على تقليل المخاطر. في الوقت نفسه ، فإنه يقلل من الوقت اللازم بين تدريب العمال ليصبحوا منتجين.
علاوة على ذلك ، يزيد الاستثمار في برامج الإعداد من مصداقية شركتك. سيشعر الموظفون الجدد أنك تأخذ عملك على محمل الجد. سيكونون متحمسين للانضمام إلى فريقك.
خذ وقتك في البحث عن برنامج موثوق به لتأهيل الموظفين وتحديث عملياتك. يبسط البرنامج عملية التوظيف. يقوم بذلك عن طريق السماح للموظفين الجدد بملء النماذج من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم في راحة منازلهم.
مع هذا ، يمكن لمديري التوظيف التركيز على المهام الإنتاجية. يمكنهم ترك البرنامج للتعامل مع جميع العمليات الشاقة. يتضمن ذلك التحقق من دقة البيانات وتذكير الموظفين بالمواعيد النهائية.
تطوير حزمة ترحيب الموظف الجديد
حزمة الترحيب تجعل الموظفين الجدد يشعرون بالتقدير والتقدير. كما أنها طريقة مثالية لتزويدهم بكل المعلومات الضرورية للبدء. علاوة على ذلك ، يساعدهم ذلك على الاستقرار والإعداد أثناء انتظارهم اجتماعات الإعداد الرسمية.
حزم الترحيب ستمنح الموظفين الجدد رؤى ثاقبة لثقافة عملك. هذا سيجعلهم يشعرون بالحماس للانضمام إلى شركتك.
ضع في اعتبارك تصميم حزم ترحيب يمكنك توزيعها بسرعة إلكترونيًا على الموظفين من المنزل. يجب عليك إرسال حزم الترحيب قبل عملية الإعداد الأولى للموظفين.
لاحظ أنه لا ينبغي استخدام حزم الترحيب لمشاركة المعلومات الحساسة مثل كلمات المرور. يجب عليك تضمين الأساسيات ، مثل عناوين البريد الإلكتروني وأرقام هواتف الزملاء.
تهدف حزم الترحيب إلى تزويد العمال الجدد بمعلومات عامة عن شركتك. ترشدهم المعلومات خلال الأسابيع أو الأشهر الأولى في شركتك. يمكن أن يكون مقطع فيديو مفصلاً يرحب بهم ويمنحهم شعورًا بالانتماء.
قم بتضمين أوراق المعلومات مثل البريد الإلكتروني وتسجيلات الكمبيوتر. كما أنه سيساعد على إضافة قوائم وجداول أعمال ليوم الإعداد الافتراضي الأول لإعدادها.
اجعل الفيديو ممتعًا وشيقًا. تجنب أن تكون رسميًا جدًا لأنك تريد أن تجعل العمال الجدد يشعرون بالراحة في مكان عملهم الجديد.
إذا أمكن ، قم بإنشاء ندوات تدريبية عبر الإنترنت لجزء كبير من التدريب. هذه طريقة أخرى لجعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب والتقدير من خلال الإجابة على جميع الأسئلة في الوقت الفعلي.
قم بتعيين الأصدقاء
إن جلب موظفين جدد على متن الطائرة أمر مثير. ولكن يمكن أن يكون أيضًا مرهقًا للغاية ويستغرق وقتًا طويلاً.
يلعب مديرو التوظيف دورًا مهمًا في الترحيب بالعاملين الجدد وتشكيلهم في الأسابيع والأشهر الأولى. لكن سيساعدك إذا كان لديك فريق أوسع لتسهيل العملية.
لا يمكنك أن تخطئ في إعداد رفاقك لضمان الإعداد الناجح. بالنسبة للمبتدئين ، يقدم الأصدقاء المتدربون سياقًا. هذا يساعد الموظفين الجدد على التكيف مع أدوارهم بسرعة.
مع السياق ، يفهم العمال بدقة كيفية المساهمة في نجاح فرقهم.
يقدم الأصدقاء المتدربون نوع السياق الذي لا يمكنك العثور عليه في الكتيبات. سوف يساعدون العمال الجدد على تحديد أصحاب المصلحة ذوي الصلة. يمكنهم أيضًا التنقل عبر الجوانب المختلفة لمؤسستك.
بفضل التقدم التكنولوجي ، يمكنك الآن دمج أدوات مؤتمرات الفيديو أثناء الإعداد الافتراضي. تتيح الأدوات إمكانية إجراء تفاعلات مع الأصدقاء وجهًا لوجه والتي تبدو وكأنها تفاعلات شخصية.
يمكنك توصيل الموظفين ورفاقك المعينين عبر البريد الإلكتروني. دعهم يستخدمون وسائل اتصال مناسبة حسب تفضيلات الأصدقاء. علاوة على ذلك ، يعمل إعداد الرفاق على تحسين الإنتاجية.
في معظم الحالات ، قد يستغرق الموظفون الجدد بعض الوقت للتكيف مع بيئة العمل. إنهم بحاجة إلى بعض الوقت لمعرفة أوصافهم الوظيفية ومتطلباتهم. ويأتي إعداد الرفاق لتسريع عملية التعلم.
يعني التعلم السريع أنهم يمكن أن يصبحوا منتجين بسرعة في أدوارهم. لذلك ، سوف يساهمون في نجاح شركتك.
علاوة على ذلك ، يؤدي تعيين رفقاء على متن الطائرة إلى تحسين رضا الموظفين الجدد. والسبب هو أنهم يجدون أنه من الأسهل التغلب على التحديات عند الانضمام إلى المنظمات المعقدة.
خطط لعقد اجتماعات خارج الموقع مرة واحدة في كل حين
من بين أهم التحديات التي يواجهها كل من الموظفين الجدد وأرباب العمل أثناء الإعداد الافتراضي هو قلة التفاعلات. في معظم الحالات ، لا تكفي المكالمات الهاتفية ومؤتمرات الفيديو.
في بعض الحالات ، قد يشعر الموظفون بالعزلة. ولا توجد طريقة أفضل لمعالجة مثل هذه القضايا من عقد اجتماعات خارج الموقع للعمال الجدد. يُنصح أيضًا بإبقاء الاجتماعات بعيدًا عن مكاتب شركتك.
تعمل الاجتماعات خارج الموقع على تعزيز العلاقات بين الموظفين الموجودين فعليًا وأعضاء الفريق الآخرين. إذا تم تنفيذه بشكل صحيح ، يمكن أن يزيد معدل دوران الموظفين.
نحن في عصر يدور فيه كل شيء تقريبًا حول التكنولوجيا. لكن التفاعلات وجهاً لوجه ضرورية لتحسين الاتصالات.
التواصل مصنوع بشكل كبير من لغة الجسد. ويمكن للمكالمات الهاتفية وسكايب ورسائل البريد الإلكتروني فقط أن تذهب بعيدًا.
تعد استضافة اجتماع شامل أفضل طريقة لتوضيح نقاطك. كما أنه يشجع الموظفين على التعبير عن أنفسهم.
تعد الاجتماعات خارج المكتب جيدة التخطيط والشخصية أيضًا طريقة ممتازة لإظهار التقدير لأعضاء الفريق الجدد. إنه يثبت أنك متحمس لوجودهم على متن الطائرة. وبالتالي ، فأنت متأكد من ولائهم وعملهم الجاد.
ومع ذلك ، لا يمكن عقد الاجتماعات الشخصية إلا إذا كان الموظفون من منطقتك المحلية. إذا كانوا من أماكن بعيدة جغرافيًا ، فقد تجد صعوبة في تعبئتهم. ولكن لا يزال بإمكانك تنظيم اجتماعات اجتماعية على الويب.
الهدف هو التواصل بعمق وجعل أعضاء الفريق الجدد يشعرون بأنهم جزء من مؤسستك.
تسجيلات الوصول المنتظمة
تساعدك عمليات تسجيل الوصول المنتظمة على تحديد تقدم الموظفين. علاوة على ذلك ، يساعدك على تحديد فعالية إستراتيجية التأهيل الخاصة بك.
قم بإجراء عمليات تسجيل الوصول الأسبوعية. الهدف هو رؤية الحدث الرئيسي المغطى وتحديد ما إذا كنت ضمن الإطار الزمني المحدد. تحقق من أداء العمال. عند الضرورة ، قم بمعالجة أي مشكلات قبل تسريعها.
هذه أيضًا فرصة لك للحصول على تعليقات من الموظفين فيما يتعلق بعملية الإعداد. يمكنك بعد ذلك استخدام التعليقات لتحسين الاستراتيجية. الفكرة تفيد شركتك ومستقبل العمال.
أفضل جزء في الإعداد الافتراضي هو أن عمليات تسجيل الوصول سهلة مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو التخطيط لاجتماعات التكبير / التصغير. اسأل عما إذا كان الموظفون الجدد يواجهون أي مشكلة في التكيف مع ثقافتك. يمكنك أيضًا تأكيد ما إذا كنت سريعًا جدًا وتحتاج إلى إبطاء العملية.
خلق ثقافة ودية للعمال عن بعد
لقد قيل الكثير عن خلق ثقافة عمل بشكل عام. لا يدرك معظم مديري التوظيف وأصحاب الأعمال أن العاملين عن بُعد لا يشاركون تجارب مماثلة مثل أولئك الذين يعملون في المؤسسة.
يوصى بإنشاء ثقافة تلبي احتياجات العاملين عن بُعد. هذا يجعلهم يشعرون بالتقدير والاندماج بغض النظر عن مكان عملهم.
قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى جعل العمال عن بعد يشعرون وكأنهم مجرد مكان مؤقت. مع هذا ، لن يضعوا إمكاناتهم الكاملة لنقل عملك إلى آفاق أعلى.
ابدأ بفهم قيمة العمل عن بعد. قم بتوصيل ثقافة شركتك ، وشجع العاملين عن بعد على التعبير عن أنفسهم بحرية عندما يواجهون مشاكل.
أفضل الممارسات والنصائح الخاصة بالإعداد الافتراضي
أصبح العمل عن بعد هو القاعدة. في بعض السنوات القادمة ، سيكون لكل منظمة تقريبًا عامل واحد على الأقل عن بُعد.
يهدف الإعداد الافتراضي إلى مساعدة العمال على الاندماج في مؤسستك بسلاسة. كما أنه يجعلهم يشعرون بأنهم جزء من فريقك. قد يبدو الأمر صعبًا في البداية. لكن أفضل ممارسات الإعداد الافتراضية المذكورة أعلاه ستساعدك على تحقيق ذلك بشكل صحيح مع الموظفين الجدد.
هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.