حل 6 تحديات تنفيذ PBX المستضافة الأكثر شيوعًا

يمكن أن يكون اعتماد حل PBX المستضاف أحد أسهل الطرق لخفض التكاليف ورفع مستوى الاتصالات التجارية والبنية التحتية للاتصالات الهاتفية. مع كل الرفع الثقيل الذي يتم التعامل معه في السحابة ، من قبل مزود الخدمة ، ستوفر لك Hosted PBX مجموعة كبيرة من الميزات القوية والمرونة التي لا مثيل لها والمكالمات الصوتية عالية الجودة. ومع ذلك ، مثل أي تقنية ، فإن اعتماد PBX المستضاف لا يخلو من العيوب أو السقطات الخاصة به.

يمكن إصلاح العديد من المشكلات المتعلقة بـ VoIP وحلول PBX المستضافة من خلال فهم أساسي للنظام ، أو التعاون مع مزود خدمة VoIP الخاص بك. التعرف على حلول VoIP والمصطلحات ونقاط الألم الشائعة يمكن أن ينقذ عملك من عدد من الصداع عند التبديل من الهواتف القديمة إلى VoIP ، أو حتى البدء من جديد مع موفر Hosted PBX الجديد.

المشكلة

تتمثل الخطوة الأولى للحفاظ على مستوى عالٍ من الجودة مع حل PBX المستضاف في التأكد من أن عملك مزود باتصال ملائم بالإنترنت. يمكن إرجاع العديد من المشكلات الشائعة المتعلقة بجودة مكالمات VoIP إلى اتصال الإنترنت الذي تعتمد عليه الخدمة. باستخدام Hosted PBX ، يتم التعامل مع كل شيء مباشرةً من خلال اتصالك بالإنترنت ، ويتم تحويل مكالماتك الهاتفية كبيانات عبر هذا الاتصال. يمكن أن يؤدي انقطاع الهاتف أو حتى السقطات الطفيفة أثناء مكالماتك إلى تقليل الصورة المهنية لعملك بسهولة ، وقد لا يتسامح بعض المستخدمين مع تجربة الاتصال السيئة.

الحل

لحسن الحظ ، أصبح VoIP أكثر موثوقية في السنوات الأخيرة ، ولكن لا يزال عدم الموثوقية يمثل مشكلة رئيسية - ولكن قد يكون في يديك لتحسين هذه الموثوقية. عند اعتماد حل PBX المستضاف ، فإن أول مكان للبدء هو اختبار اتصالك بالإنترنت ، والتعرف على الاختناقات التي قد تواجهه. النظام قوي مثل أضعف نقطة فيه. بالطبع عندما يتعلق الأمر باتصالك بالإنترنت ، يكون الاتصال السلكي دائمًا أفضل من الاتصال اللاسلكي. تسمح الأسلاك بتدفق مستمر للبيانات ، ولا يمكن مقاطعتها بسبب عوامل خارجية مثل الاتصال اللاسلكي. حتى مع وجود أقوى جهاز توجيه في العالم ، سيتم حظر إشارة WiFi وإضعافها بسبب أي حواجز يجب أن تمر من خلالها ، ويمكن مقاطعتها أو تلقي تداخل. إذا كان ذلك ممكنًا ، فتأكد من أن اتصالك لا يقتصر على إعداد Wi-Fi فقط لضمان أقوى اتصال متاح. إن أفضل مكان للبدء هو اختبار سرعة اتصالك بالإنترنت لفهم ما تعمل به ، وكيفية الترقية.

نظرًا لأنه يتم نقل بيانات مكالماتك عبر الإنترنت ، فمن الضروري أيضًا التأكد من أن مكتبك لديه المستوى المناسب من النطاق الترددي المتاح للتعامل ليس فقط مع هذه المعلومات ، ولكن أي بيانات أخرى يتم نقلها من استخدام الإنترنت القياسي في جميع أنحاء المكتب. ستستهلك مكالمة VoIP النموذجية ما يقرب من 85 كيلوبت (kbps) من كلٍ من عرض النطاق الترددي للتحميل والتنزيل - لكن سرعة التحميل هي مفتاح جودة مكالماتك الهاتفية. بدون عرض النطاق الترددي المناسب وسرعة التحميل لدفع البيانات إلى الخارج ، يمكن أن تعاني مكالماتك من توترات أو انقطاعات.

المشكلة

حتى مع اتصال الإنترنت الأقوى ، وأعلى عرض النطاق الترددي ، وأسرع سرعة تحميل متاحة من خلال مكتبك ، هناك احتمال أن تتأثر جودة خدمتك. كما ذكرنا من قبل ، فإن التوترات أو الانقطاعات ، والمكالمات التي تم إسقاطها تؤدي إلى اختلاط الكلام بسبب البيانات في غير محله أو تأخرها ، وحتى المخاوف الأمنية يمكن أن تزعج اتصالات VoIP إذا لم تقم بصيانة وإدارة الأدوات الموضوعة لضمان أعلى جودة للخدمة المتاحة. بدون أجهزة أو أحكام مناسبة ، قد يكون من المستحيل الحفاظ على مستوى عالٍ من جودة الاتصال مما قد يؤثر سلبًا على وجود عملك ، والقدرة على إنجاز العمل.

الحل

تتمثل الخطوة الأولى لإدارة جودة الخدمة في اعتماد موفر PBX مستضاف يمكنه تزويد عملك باتفاقية مستوى الخدمة. تشترك هذه الاتفاقيات بين معظم البائعين في ضمان أن كل شيء على الواجهة الخلفية للمزود لن يعمل فقط ، بل سيظل يعمل بأفضل شكل ممكن دون أي مشاكل. لكن الباقي سيتراجع مرة أخرى إلى ممارساتك المطبقة لإدارة جودة الخدمة التي تواجهها عند إجراء المكالمات أو تلقيها. من خلال اتصال إنترنت مناسب لتزويد نظام PBX المستضاف ، يجب ألا تلاحظ أي مشاكل في مكالماتك - ولكن إذا كان كل شيء يسير على ما يرام بالنسبة لمزود خدمة الإنترنت ، فلا تزال هناك نقاط تركيز في عملك الخاص يمكن أن يكون لها تأثير.

لا يزال إنشاء اتصال VoIP يتطلب استخدام أجهزة التوجيه وحتى المحولات الممكنة لتوجيه البيانات إلى حيث تريد ، وتمكين الأجهزة من التحدث مع شبكتك. تحتوي أجهزة التوجيه والمفاتيح المحددة التي تدعم جودة الخدمة (QoS) على وظائف مدمجة لإعطاء الأولوية لحركة مرور VoIP على استخدام الإنترنت القياسي ، مما يمنح هذه البيانات الطريق السريع بينما يتم تفويض كل شيء آخر إلى الشوارع الجانبية. سيؤدي تقليل عدد نقاط الوصول التي يجب أن تنتقل إليها معلوماتك أيضًا إلى تحسين جودة الخدمة ، إذا كان يجب تشغيل البيانات من خلال جهازي توجيه فرديين ، فقد يؤثر ذلك سلبًا على نقل البيانات هذا ويبطئ كل شيء. ستوفر العديد من جدران الحماية أيضًا قائمة عوامل التصفية لحظر حركة المرور الواردة أو السماح بها ، ويمكن تهيئتها على أساس كل حالة على حدة لضمان عرض النطاق الترددي والأذونات التي تحتاجها لبيانات VoIP.

المشكلة

يعد جهاز التوجيه اللعين ، أو حتى أي جهاز آخر غير متوافق ، أحد أكبر المذنبين في مقاطعة خدمة VoIP أو تقييدها. لا تستطيع العديد من أجهزة التوجيه القديمة ببساطة دعم VoIP ونقل البيانات التي تحدث (انظر أفضل أجهزة التوجيه لـ VoIP). يمكن أن تواجه أجهزة الشبكة الأخرى ، مثل المفاتيح (كما هو مذكور أعلاه) مشكلات التوافق ، ليس فقط مع بروتوكولات VoIP ، ولكن أيضًا مع نفسها. يمكن لأي شبكة قديمة لا تزال تستخدم أجهزة قديمة ، أو حتى أجهزة غير مناسبة ، أن تجعل الانتقال إلى تقديم حل Hosted PBX مشكلة كبيرة ، وتستمر في إحداث مشكلات في المستقبل. لا يمكن أن تكون أجهزة التوجيه نفسها غير متوافقة فحسب ، بل يمكن أيضًا برمجتها بشكل غير صحيح. إذا كنت تستخدم هواتف قديمة قديمة ، أو حتى هواتف من موفر PBX مستضاف مختلف عند التبديل إلى هاتف جديد ، فهناك أيضًا مشكلة توفير الهواتف الخاصة بك.

الحل

التحديث والتحديث والتحديث. إذا كان عملك يقوم الآن بالتبديل إلى PBX المستضاف ولكن لا يزال يعمل على شبكة عمرها 5 سنوات ، فقد يكون الوقت الآن هو الوقت المناسب لاستبدال كل هذا العتاد بأجهزة توجيه أو مفاتيح أو أسلاك جديدة وحديثة أو أي الأجهزة ونقاط الوصول الأخرى - حتى الهواتف القديمة. سيقوم العديد من مقدمي الخدمة بتضمين أو بيع الهواتف التي يتم توفيرها وجاهزة للتوصيل ، لذلك يتم إجراء التكوين نيابة عنك - وإلا فقد تقضي ساعات في محاولة شق طريقك عبر بوابات الويب القديمة في محاولة للبحث عن عناوين IP الضرورية وأسماء الحسابات من أجل توفير هواتفك القديمة لخدمتك الجديدة. عندما يتعلق الأمر بترقية الأجهزة ، لا يحتاج الاستثمار الأولي إلى أن يكون ضخمًا ، حيث أن معظم المعدات الحديثة ليست ضرورية دائمًا - بل ضمان توافق الأجهزة التي تختارها مع حالة الاستخدام الخاصة بك. سيقوم العديد من المزودين بتزويد أو بيع أجهزة التوجيه والمفاتيح المتوافقة مع VoIP ، أو يمكن الحصول عليها من تجار التجزئة المستقلين. مرة أخرى ، ليس الأمر الأكثر تكلفة هو المهم ، بل هو ضمان حصولك على الأداة المناسبة للوظيفة. على الرغم من أنك لا تتوقع أن تبخل على جهاز التوجيه وتتوقع مكالمات عالية الجودة ، فإن أي جهاز توجيه عشوائي على مستوى الدخول الجاهز من Best Buy قد يؤدي إلى المزيد من المتاعب.

من المهم أيضًا التأكد من تكوين أجهزتك بشكل صحيح للاستخدام الذي تفكر فيه. تحتوي العديد من أجهزة التوجيه على قائمة ضخمة من الميزات والوظائف والأذونات والاستثناءات التي يمكن تهيئتها مباشرة من خلال بوابة إنترنت سهلة الاستخدام. بالطبع قد تبدو المهمة شاقة لأولئك غير المألوفين ، ولكن مساعدة مزود VoIP الخاص بك واختيار الأجهزة التي تركز على VoIP يمكن أن تجعل مهمة فتح النقاط الصحيحة بسيطة وسهلة. يجب أن يكون شراء جهاز مُركّز أو مُمكّن لـ VoIP كافيًا لضمان تكوين اتصالاتك بشكل صحيح. يعد تقليل عدد النقاط بين شبكتك و PBX المستضاف أمرًا أساسيًا أيضًا ، كما هو مذكور أعلاه - أجهزة التوجيه الأقل تعني قيودًا أقل على البيانات والشبكة. كما هو مذكور أعلاه ، يمكن أن يساعد إدخال هواتف جديدة لتتماشى مع خدمتك الجديدة في تقليل الصداع الناتج عن توفير الهواتف الحالية ، على الرغم من أن دعم العملاء لمقدمي الخدمة يجب أن يقدموا يد المساعدة أيضًا ، حيث أن العملية تتعلق في الغالب بالتوصيل المعلومات الصحيحة في الحقل الصحيح ، إذا لم تكن الترقية خيارًا.

المشكلة

قد تبدو أجهزة الكمبيوتر والشبكات وحتى VoIP أمرًا شاقًا في البداية لمن ليسوا على دراية بما يبدو أنه نظام معقد. من خلال المصطلحات والاختصارات والمتطلبات الفريدة الخاصة به ، يمكن أن تكون الطبيعة غير المألوفة لـ VoIP صعبة حتى بالنسبة لمديري تكنولوجيا المعلومات أو مركز البيانات الأكثر خبرة. يعد تشغيل مركز بيانات أو تكوين الشبكة لمكتبك مهمة مختلفة عن تنفيذ حل VoIP ، وقد يكون العديد من مسؤولي الشبكة غير متأكدين من كيفية عمل VoIP أو Hosted PBX. مع نقص المعرفة وحتى فهم العمل الأساسي ، قد يبدو من شبه المستحيل الانتقال إلى حل VoIP ، أو على الأقل من غير المحتمل أن تأخذ الوقت الكافي لجمع المعرفة اللازمة للانطلاق. وحتى بمجرد إنشاء حل PBX مستضاف لمجموعتك المكتب ، من قام بإعداده ويعرف كيف يحافظ على النظام؟

الحل

لحسن الحظ ، يتم التعامل مع غالبية الرفع الثقيل والإعداد لـ Hosted PBX بواسطة المزود ، من خلال السحابة. نظرًا لاستضافة الخدمة في النهاية الخلفية للمزود ومراكز البيانات ، وليس بالضرورة بنية تحتية إضافية مطلوبة ليتم إنشاؤها في مكان العمل ، يمكن أن يكون الإعداد بسيطًا مثل تثبيت جهاز توجيه جديد. نظرًا لطبيعة الحلول المستضافة ، يمكنك تشغيل نظام هاتفك الجديد في غضون دقائق.

إذا اتخذت الخطوات السابقة لضمان وجود اتصال إنترنت قوي بما فيه الكفاية وأجهزة متوافقة ، فيجب أن يكون الإعداد بسيطًا مثل الاتصال بمزود ، وتوصيل جميع أجهزتك ، وستكون جاهزًا لإجراء مكالمات. لقد ولت أيام فك رموز التقنية ، حيث يتعين عليك تحديد برنامج الترميز الذي سيعمل بشكل أفضل مع نظامك وتوفير الأجهزة المعقدة. بالطبع ، يعد إعداد كل شيء نصف المعركة ، وتكوين نظام هاتفك هو أكثر من مجرد توصيل الهاتف بجهاز التوجيه. مع قوائم الميزات الضخمة المقدمة مع حل Hosted PBX ، قد تحتاج إلى قضاء بعض الوقت لتهيئة كل شيء بالطريقة التي تريدها - ولكن مرة أخرى ولت أيام التقليب عبر أدلة المستخدم لفهم بوابات الويب المعقدة. يتم تضمين العديد من مزودي خدمة PBX المستضافة بشكل عام في الخدمة ، بما في ذلك الوصول إلى بوابة ويب سهلة الاستخدام للغاية ، باستخدام تقنيات النقر والسحب حتى يتمكن أي شخص من أي مستوى مهارة من تخصيص نظام الهاتف الخاص به بسرعة ليناسب حالة الاستخدام الخاصة به. يجب أن يكون تدريب موظفيك شيئًا من الماضي.

المشكلة

بالطبع ، حتى مع كل التخطيط في العالم ، إذا فشل شيء ما في نهاية مزود الخدمة الخاص بك ، فسيظل عملك بلا حيلة حتى يتم حله. يتفهم الجميع متاعب الاتصال بخط خدمة العملاء فقط لانتظار وكيل ، ولكن عندما يتعلق الأمر بخطوط الهاتف - فكونك بدون خدمة لمدة دقيقة يمكن أن يتسبب في كارثة لعملك. سواء تعطلت خدمة الهاتف تمامًا ، أو لاحظت انقطاعات أو توترات ولكن كل شيء على ما يرام ، أو كنت تريد ببساطة تشغيل أو إيقاف تشغيل ميزة جديدة ، يمكن لمزود بدون قنوات اتصال مناسبة وسوء دعم تحويل دقائق من التوقف إلى ساعات ، أو حتى أيام.

الحل

في هذا اليوم وهذا العصر ، يكاد يكون من المستحيل العثور على شركة لا تضع خدمة العملاء على قاعدة عالية جدًا. لقد ثبت أن العملاء سيتخيلون بسهولة عن مزود أو شركة إذا شعروا أن دعم العملاء المقدم لا يصل إلى السعوط. لحسن الحظ ، لاحظ العديد من مقدمي الخدمة ، إن لم يكن جميعهم ، ذلك واستمعوا إليه. على الرغم من الاتفاق على أن خدمة العملاء هي مفتاح النجاح ، إلا أنه لا يتم إنشاء كل مزود بشكل متساوٍ ولا يفتح كل مزود نفس القنوات. من السهل التباهي بجودة خدمة العملاء ، ولكن إذا سمحت لعملائك فقط بالاتصال بخط الدعم الخاص بك في ساعات محددة جدًا من اليوم ، فلن يفيد ذلك أي شخص عندما تنخفض هواتفهم في منتصف الليل.

عند المقارنة بين موفري PBX المستضافين ، فإن أحد أهم الجوانب التي يجب أخذها في الاعتبار هو مستوى الخدمة وسبل الاتصال التي يتم توفيرها. يحتفظ بعض مقدمي الخدمة بخطوط هاتفية وعناوين بريد إلكتروني لخدمة العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وحتى الدردشة المباشرة عبر الويب حتى تتمكن من التواصل على أي حال في أي وقت. حتى أن العديد من مقدمي الخدمة سيبذلون قصارى جهدهم للتأكد من أن خدمة العملاء الخاصة بهم تستند إلى الولايات المتحدة بنسبة 100 ٪ ، لذلك لا داعي للقلق بشأن حاجز اللغة المحتمل الذي يمكنه إجراء مكالمة مدتها 5 دقائق تدوم 50 دقيقة. من المهم أيضًا ملاحظة أن بعض خدمات PBX المستضافة ستوفر مستويات مختلفة من خدمة العملاء بناءً على مستوى الخدمة التي يشترك فيها عملك ، بل وتحد من الدعم الهاتفي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع للعملاء الذين يدفعون أعلى. إن اختيار مزود يجعل الاتصال بهم عندما يحدث خطأ ما سهلاً قدر الإمكان سيجعل عملية الانتقال بأكملها أبسط بكثير.

المشكلة

يجب أن يكون الأمن في أي عمل مهما كان حجمه مصدر قلق كبير عند إنشاء شبكة ، سواء كانت خطط عملك على اعتماد PBX المستضافة أم لا. مع إضافة PBX المستضاف ، أو حل VoIP ، لا يتم نقل بياناتك المكتوبة عبر شبكتك فحسب ، ولكن الآن سيتم التعامل مع جميع مكالماتك واتصالاتك الصوتية من خلال نفس الشبكة أيضًا. نظرًا لطبيعة VoIP ، يمكن لطرف يتطلع إلى التسلل إلى شبكتك للحصول على بيانات المكالمات التي يتم إرسالها عبر شبكتك ، واعتراض الاتصالات ، مما يتيح لهم الاستماع بشكل أساسي إلى مكالمتك الهاتفية. مع خروج معظم إطار عمل نظام هاتفك من يديك ، كيف يمكنك التأكد من أن كل شيء مغلق وآمن؟

الحل

حسنًا ، في الواقع ، يتضمن نقل خدمة الهاتف إلى السحابة بطبيعته عددًا من مزايا الأمان نظرًا لطبيعة النظام. سيتمكن المسؤولون من الوصول إلى بوابة الويب التي لا توفر فقط المعلومات التحليلية المفيدة ، والوصول إلى ميزات الخدمة الخاصة بك ، ولكن وظائف الأمان أيضًا. يمكن للمسؤولين تعيين مستويات وصول محددة على أساس كل مستخدم بحيث يمكن للأفراد الذين تم منحهم الإذن فقط إدارة وظائفك الأكثر قوة ، أو الوصول إلى المعلومات عبر الإنترنت. يمكن للمسؤولين بشكل عام تعطيل الهاتف عن بُعد من استخدام خدمة PBX المستضافة مباشرة من نفس البوابة ، لذلك إذا غادر الموظف الساخط ولكن لديه هاتف في المنزل ، يمكنك التأكد من عدم تمكنه من الوصول إلى الشبكة أو الخدمة بعد الآن. تجعل هذه البوابة نفسها أيضًا تتبع استخدام الهاتف مهمة سريعة وسهلة ، ويمكنك حتى تسجيل المكالمات والاستماع إليها لاحقًا.

ولكن ماذا عن الدخلاء غير المرغوب فيهم الذين يخترقون شبكتك ويستمعون إلى مكالماتك الخاصة؟ لحسن الحظ ، ستتم حماية جميع الخوادم التي ستعمل بها Hosted PBX بواسطة التشفير الرائد في الصناعة ، وأجهزة التحكم في حدود الجلسة ، حتى لا تكون أي بيانات يتم التقاطها عبارة عن فوضى مختلطة من المعلومات ، ولكنها تعمل أيضًا كجدار حماية مخصص لهاتفك فقط المكالمات. ستساعد إضافة بوابة التشفير السحابي والمطالبة بكلمات مرور لجميع الأجهزة والاتصالات بشبكتك أيضًا في منع معظم الهجمات. علاوة على ذلك ، كما ذكرنا سابقًا في قسم جهاز التوجيه ، يمكن أن تساعد الأجهزة التي تستخدمها في تأمين شبكتك ، حيث تعمل معظم أجهزة التوجيه إما كجدار حماية نفسها مع القدرة على تقييد الوصول إلى الشبكة ، ولكن أيضًا تستخدم برامجها الخاصة جدران الحماية. أي قفل إضافي يمكنك وضعه على الباب سيجعل من الصعب على أي شخص اقتحام الباب.