كيف يمكن للموارد البشرية استخدام توقيعات البريد الإلكتروني لتمثيل ثقافة الشركة؟

يتم استخدام توقيعات البريد الإلكتروني من قبل أكثر من 62٪ من جهات التسويق ، حيث تعمل كأداة قيّمة يمكنها زيادة الوعي بالعلامة التجارية حول الشركة. كإضافة سهلة لرسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك استخدام هذه الأداة التسويقية لإضفاء عنصر الاحتراف على كل بريد إلكتروني ترسله ، بالإضافة إلى إرفاق معلومات مفيدة تساعد الأشخاص على البقاء على اتصال بحسابات العمل الخاصة بك.

ومع ذلك ، بصرف النظر عن الترويج للشركة وضمان درجة أعلى من وضوح العلامة التجارية ، يمكن أيضًا استخدام توقيعات البريد الإلكتروني لزيادة تمثيل ثقافة الشركة وتعزيز التواصل. في الواقع ، هذه النقطة الأخيرة المتمثلة في زيادة سهولة الاتصال قد تردد صداها في العديد من وكالات التسويق الكبرى ، حيث يستخدم 89٪ من المسوقين التوقيع لتضمين المزيد من معلومات الاتصال.

في هذه المقالة ، سنستكشف فوائد استخدام توقيع البريد الإلكتروني في جميع أنحاء الشركة ، والانتقال من خلال المزايا الرئيسية بالإضافة إلى توضيح كيف يمكن للفرد المساعدة في إعلام وتطوير ثقافة الشركة الداخلية.

دعنا ندخله مباشرة.

كيف أقوم بإضافة توقيع بريد إلكتروني في Outlook؟

تعد إضافة توقيع بريد إلكتروني في Outlook أمرًا سهلاً بشكل مدهش ، مما يسمح لك بإنشاء وتحميل توقيع في بضع دقائق فقط. مع خيارات قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ومجموعة من المبدعين عبر الإنترنت الذين يمكنك اللجوء إليهم ، فإن تنفيذ توقيع على مستوى الشركة ليس بالأمر الصعب كما تعتقد.

في التوقعات ، هناك عملية محددة يمكنك اتباعها:

• التفضيلات - بعد فتح حساب البريد الإلكتروني في Outlook ، انتقل إلى التفضيلات ، والتي يجب أن تكون في شريط النافذة باتجاه أعلى يسار الشاشة.
• التوقيعات - إما أن تنتقل إلى التوقيعات بالانتقال إلى أسفل القائمة الأبجدية أو حدد "تعليمات" ثم ابحث عنها مباشرة. انقر فوق هذا لفتح صفحة التوقيع داخل Outlook.
• تحرير - انقر فوق علامة الجمع (+) لإضافة توقيع جديد. ستتمكن بعد ذلك من تعديل نوع واسم توقيعك قبل تخصيصه بالحقول والاستجابات المخصصة. وبالمثل ، هذا هو المكان الذي يمكنك فيه تحميل توقيع مسبق الصنع مباشرةً إذا قمت بإنشاء توقيع باستخدام تطبيق أو خدمة تابعة لجهة خارجية.
• نشر - بعد تخصيص توقيع بريدك الإلكتروني ، يمكنك حينئذٍ النقر على "تطبيق" ، مع نشر التغييرات على حسابك. تأكد من تحديد توقيع البريد الإلكتروني. إذا كان الأمر كذلك ، فإن البريد الإلكتروني التالي الذي ترسله من حسابك يتضمن تلقائيًا توقيع البريد الإلكتروني في أسفل الصفحة.

باستخدام هذا ، قمت بسرعة بإنشاء وتضمين توقيع بريد إلكتروني يمكنك توزيعه بالتساوي عبر شركتك.

لماذا يجب على شركتي استخدام توقيعات البريد الإلكتروني؟

بمجرد إنشاء توقيع بريد إلكتروني ، ستكون جاهزًا لبدء تجربة فوائد إضافة البريد الإلكتروني المفيدة هذه. عادةً ما يكون لتوقيعات البريد الإلكتروني فائدة فورية وميزة تتزايد بمرور الوقت. على سبيل المثال ، في حين أن هناك فائدة فورية لهذه التوقيعات ، والتي سنناقشها قريبًا ، فإن استخدام واحدة الآن يعني أن كل بريد إلكتروني ترسله إلى المستقبل سيحتوي على هذه المعلومات الإضافية بشكل دائم.

إذا قام أي شخص بالتشاور مع بريده الإلكتروني ونظر إلى الوراء عبر رسائل البريد الإلكتروني السابقة لمعرفة ما قلته ، فسيكون توقيع بريدك الإلكتروني بمثابة تذكير دائم بالعلامة التجارية لشركتك ، ومعلوماتها ، والتفاصيل المستقبلية التي ربما تكون قد قمت بتضمينها.

الفوائد الفورية لاستخدام توقيع البريد الإلكتروني هائلة ، مع هذه الإضافة البسيطة التي تحدث فرقًا كبيرًا. يمكن لتوقيعات البريد الإلكتروني عبر الإنترنت:

• تحسين الاحتراف - أكثر من 82٪ من الشركات تستخدم الآن بشكل نشط توقيعات البريد الإلكتروني. أحد الأسباب الرئيسية لذلك هو أنه يعزز صورة الاحتراف. يمكن للشركات استخدامها لإظهار علامتها التجارية ، وتضمين المزيد من التفاصيل ، واستخدام ألوان الشركة. ليس هذا مناسبًا فحسب ، بل إنه يزيد من الإحساس بالاحترافية عبر الإنترنت.
• تبسيط الاتصال - فائدة أخرى لاستخدام توقيعات البريد الإلكتروني هي أنه يمكن للموظفين تضمين المزيد من نقاط الاتصال. على الرغم من استخدام البريد الإلكتروني على نطاق واسع ، إلا أنه بعيد عن أنجع وسائل الاتصال. نتيجة لذلك ، سيساعد تضمين رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني بديل أو نقطة اتصال أخرى الأشخاص على البقاء على اتصال بالشركة.
• تعزيز التعرف على العلامة التجارية - يعد التعرف على العلامة التجارية جزءًا كبيرًا من التسويق عبر الإنترنت. في الواقع ، حتى مجرد تضمين لون في بريدك الإلكتروني ، يعكس ألوان شركتك ، يمكن أن يحسن التعرف على العلامة التجارية بنسبة تصل إلى 80٪. يوفر توقيع البريد الإلكتروني لشركتك فرصة رائعة لتضمين المواد التسويقية وشعار علامتك التجارية واسم شركتك. بمرور الوقت ، سيساهم ذلك في زيادة احتمالية إدراك الأشخاص لخدمة العملاء الإيجابية وربطها بعلامتك التجارية.

في حين أن هذه هي الفوائد الرئيسية التي ستحصل عليها من تضمين توقيع البريد الإلكتروني ، إلا أنها تخدش السطح فقط ، مع كون هذا أحد التغييرات منخفضة التكلفة التي يمكنك إجراؤها على عملك.

كيف يمكن للموارد البشرية استخدام توقيعات البريد الإلكتروني لإحراز تقدم في ثقافة الشركة الداخلية؟

على الرغم من أننا ناقشنا الفوائد الخارجية لإدخال توقيع بريد إلكتروني في عملك ، يمكنك أيضًا جني مزايا داخلية ، مع قسم الموارد البشرية باستخدام توقيعات البريد الإلكتروني لتقدم ثقافة الشركة.

البريد الإلكتروني هو وسيلة أساسية للتواصل داخل الأعمال ، حيث يستخدم الموظفون هذا التدفق للتحدث مع بعضهم البعض على مدار اليوم. مع هذه السابقة ، يمكن لأقسام الموارد البشرية تضمين مجموعة من المعلومات الإضافية في اتصالاتهم.

على سبيل المثال ، يمكن للموارد البشرية استخدام توقيعات البريد الإلكتروني لـ

• إجراء استطلاعات رأي الشركة - ضمن توقيعات البريد الإلكتروني المرسلة من داخل قسم الموارد البشرية ، يمكن للموظفين تضمين ارتباط إلى استطلاع حديث يقوم به قسم الموارد البشرية. يمكن أن يتضمن ذلك رابطًا لاستطلاع مجهول الهوية حول ظروف العمال ، أو مكانًا لتقديم الملاحظات ، أو أي استطلاع آخر قيد التشغيل حاليًا. يوفر هذا للموظفين طريقة سهلة للوصول إلى مكان لمشاركة مشاعرهم ، مع وجود هذا في بريد إلكتروني للموارد البشرية مما يوفر الوقت للجميع مع إعطاء موقع مركزي للبحث عن الاستطلاعات.

• جدولة الاجتماعات - يستخدم العديد من الموظفين في الموارد البشرية الآن توقيع البريد الإلكتروني الخاص بهم كموقع لتخزين روابط "حجز اجتماع". سيأخذ هؤلاء الموظفين الآخرين إلى منصة عبر الإنترنت حيث يمكنهم الاختيار من بين أماكن الاجتماعات المتاحة. عندما يضطر موظف الموارد البشرية إلى جدولة الكثير من الاجتماعات ، فإن هذا يمكن أن يوفر له الكثير من الذهاب والإياب ، مع ضمان أيضًا أن الموظفين يمكنهم العثور على وقت يتم تخصيصه في يومهم. هذه واحدة من أفضل الطرق لتبسيط إنشاء وتوزيع اجتماعات جديدة داخل الشركة.

• إعلان الأخبار - أخيرًا ، يمكن للموارد البشرية توزيع الرسائل وأخبار الشركة من خلال توقيعات البريد الإلكتروني. من الإعلانات واسعة النطاق إلى النشرات اليومية التي يمكنهم توزيعها ، يعد توقيع البريد الإلكتروني مكانًا رائعًا لإبقاء الأشخاص مشاركين وتحديثهم دون تركيزهم على القراءة من خلال بوابة أخبار الشركة. من خلال هذه الطريقة غير الملزمة لتوزيع المعلومات ، يمكن لفريق الموارد البشرية لديك توصيل الرسائل بسهولة ، دون الحاجة إلى بذل جهد إضافي.

كموقع فريد يمكن رؤيته والوصول إليه من قبل أي شخص يرسل إليه قسم الموارد البشرية بريدًا إلكترونيًا ، يعد توقيع البريد الإلكتروني مكانًا رائعًا لتضمين العناصر التي من شأنها تعزيز ثقافة الشركة. غالبًا ما يكون هذا التغيير غير مستغل بشكل كافٍ ، وهو تغيير فريد يمكنك دمجه في قسم الموارد البشرية الخاص بك والذي يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.

افكار اخيرة

بينما تتم مناقشة توقيعات البريد الإلكتروني على نطاق واسع كأداة مفيدة يمكن استخدامها لتحسين الاتصال المهني وتعزيز التعرف على العلامة التجارية ، نادرًا ما يتم طرحها كأداة مفيدة للاتصال الداخلي. إلى جانب منح الموظفين المزيد من الطرق الممكنة للاتصال بممثلي الموارد البشرية ، غالبًا ما تكون توقيعات البريد الإلكتروني بمثابة لوحة ملاحظات رائعة لمزيد من التواصل.

من تضمين زر جدولة الاجتماع إلى تصميم مكان يمكن إدراج أخبار الشركة فيه ، تعد توقيعات البريد الإلكتروني مكانًا رائعًا لتعزيز اتصال الشركة وثقافتها داخل بيئة الشركة.