كيفية تجنب مشكلات دعم تكنولوجيا المعلومات

بصفتنا أصحاب أعمال ، من المحتم أن تكون هناك أقسام ليس لدينا فهم شامل لها. لهذا السبب نقوم بتعيين الموظفين الذين تجعلهم مهاراتهم وقدراتهم مناسبين لمهام معينة. عندما لا يكون الحذاء مناسبًا ، يمكننا الاستعانة بمصادر خارجية للدور تمامًا. وجود هذه الآليات في مكانها هو مفتاح لكفاءة الأعمال.

ومع ذلك ، فإن بعض المشاكل أسوأ من غيرها. يعد تكنولوجيا المعلومات أحد أكبر المشكلات. عندما تتعطل الأنظمة ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إعاقة الإنتاجية بشكل كبير ، أو في الحالات القصوى توقف العمل بشكل كبير. في عالم مثالي ، لن نواجه مشكلات تتعلق بتكنولوجيا المعلومات ، ولكن في الواقع ، ستظهر على الأقل في بعض الأحيان. في هذه المقالة ، نتعلم كيفية التخفيف من المخاطر ، وأفضل طريقة للتعامل مع المشكلات عند ظهورها لا محالة.

ما هو دعم تكنولوجيا المعلومات ومن أين أتى؟

بدأ المفهوم الحديث لدعم تكنولوجيا المعلومات في التسعينيات. تسارعت وتيرة انتشار مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات بسبب طفرة الإنترنت ، لكنها غالبًا ما تركت شيئًا مرغوبًا فيه من حيث الاحتراف. الشبان المسترخون الذين جلسوا على أكياس الفاصوليا وعملوا تحت كومة من المواهب الرجعية هي صورة نمطية شائعة في تلك الحقبة. وقد شجع موقفهم المريح تجاه العمل عدم قدرة زملائهم على فهم تعقيد تكنولوجيا المعلومات. (1)

نظرًا لأن أجهزة الكمبيوتر الشخصية لكل موظف أصبحت هي القاعدة ، ومع استمرار تقدم التكنولوجيا ، زاد الطلب على الدعم الفني. جاء ازدهار الإنترنت إلى انهيار مفاجئ وصاخب في وقت قريب من هجمات 11 سبتمبر في عام 2001. نتج هذا جزئيًا عن توقعات الإنترنت خلال كارثة 11 سبتمبر التي كانت أكبر من أن تكون قطعة من البنية التحتية لا تزال في مهدها. (2)

ومع ذلك ، إلى جانب الاعتماد المتزايد على خدمات الإنترنت مثل البريد الإلكتروني ومتصفحات الويب ، فإن أوجه القصور هذه أعادت التأكيد على الحاجة إلى دعم تكنولوجيا المعلومات ، ومن المفارقات أن تساعد في نمو الصناعة. من خلال ذلك ، جاء ظهور طوابق ضخمة لمراكز الاتصال توفر دعم تكنولوجيا المعلومات عبر الهاتف.

مع استفادة الشركات من الحاجة المتزايدة لخدمات تكنولوجيا المعلومات من خلال عمليات موحدة للمشاكل الفريدة والتقنية ، أصبحت تكنولوجيا المعلومات تدريجياً عالمًا من قصص الرعب. كان الاتصال بمركز الاتصال مهمة مخيفة ، وغالبًا ما يتم تفويضها إلى الموظفين ذوي المكانة المنخفضة في الشركة ، أو استخدامها كعقاب لمن يعانون من ضعف الأداء.

ونتيجة لذلك ، دخل دعم تكنولوجيا المعلومات إلى عالم الثقافة الشعبية من خلال المحاكاة الساخرة والسخرية. تشمل ثلاثة برامج تلفزيونية مشهورة The IT Crowd ، التي عرضت عالم الذكاء الغامض للعرض ، والمكتب ، الذي صور حياة العمل اليومية العادية من خلال عدسة كوميديا ​​، وبريطانيا الصغيرة ، بجمعتها المميزة ، "الكمبيوتر يقول لا. "

في المثال الأخير ، تم استخدام عبارة الشعار هذه بشكل هزلي كرد على الطلبات الأكثر منطقية. بعد ذلك ، أصبحت العبارة اختصارًا للانفجارات الطويلة والمليئة بالكلمات البذيئة تجاه الشعور السائد بعدم المساعدة وعدم الكفاءة في دعم تكنولوجيا المعلومات. (3)

في الوقت الحاضر ، يعمل دعم تكنولوجيا المعلومات كما كان في العقود السابقة ، ولكن مع بعض الاختلافات. تظل نقطة الاتصال الأولى للمشكلات الفنية والأجهزة والبرامج ، ولكن يمكن للمستخدمين أيضًا التواصل من خلال مجموعة متنوعة من الوسائط بما في ذلك بوابات الدردشة والهاتف والبريد الإلكتروني.

ذكريات صدمة دعم تكنولوجيا المعلومات في العام الماضي لم تتخلف كثيرًا أبدًا ، وأثارت الأتمتة المتزايدة والاعتماد على الخوارزميات المزيد من الأسئلة حول الأخلاق والسلامة الإلكترونية. على الرغم من ذلك ، لن نتمكن أبدًا من تجنب مشكلات تكنولوجيا المعلومات تمامًا ، ولكن من الممكن التخفيف منها. (4)

كيفية الابتعاد عن المشاكل مع دعم تكنولوجيا المعلومات

كما يمكن أن يشهد الكثير ، فإن الوقاية غالبًا ما تكون أكثر فائدة من العلاج. تكنولوجيا المعلومات ضرورية لعملك ، وفيما يلي بعض الأفكار حول كيفية الحفاظ على تشغيل أنظمتك ، وتقليل حاجتك إلى دعم تكنولوجيا المعلومات المستمر:

• توظيف موظفين بارعين في مجال التكنولوجيا : يبدو هذا وكأنه لا يحتاج إلى تفكير ، ولكن في خضم عملية الزوبعة المتمثلة في تعيين موظفين جدد ، يمكن بسهولة التغاضي عن مدى عمق المعرفة التقنية لشخص ما. نعلم جميعًا الشعور بتجربة الصعوبات التقنية ، فقط لمجموعة من الوجوه الفارغة للنظر بلا حول ولا قوة لبعضها البعض للحصول على الدعم ، وكشف الأخطاء في السير الذاتية للموظف.
  
• احتفظ ببرنامجك محدثًا : المشاعر الشائعة التي يربطها الأشخاص بتحذيرات "تحديث النظام" المزعجة تشمل الانزعاج والارتباك والأهمية والإحباط ، والتي توضح كل شيء. بالنسبة للكثيرين ، تم تصميم هذه الرسائل بحيث يتم تجاهلها ، لكن لا ينبغي أن يكون ذلك ردنا. (5)
  
  تعمل التحديثات على إصلاح الأخطاء وتحسين الأمان ومعالجة المشكلات الداخلية الأخرى التي لاحظها المطورون ولكنك قد لا تكون كذلك. يعد استخدام نظام "جيد" ببساطة علامة على التراخي الذي يتركك مكشوفًا - خطوة أخرى أقرب إلى مكالمة هاتفية طويلة مع قسم تكنولوجيا المعلومات.
  
• تدريب الموظفين باستمرار ورعاية أفضل المواهب : تكنولوجيا المعلومات والتكنولوجيا بشكل عام في حالة تطور مستمر ، حيث تتضاعف سرعتها كل 18 شهرًا. في حين أنه قد لا يكون من الممكن دائمًا أن تكون متقدمًا على المنحنى ، فمن المهم على الأقل معرفة مكان هذا المنحنى. (6)
  
  يمكن لتدريب الموظفين المنتظم أن يملأ الكثير من الثغرات في معرفة الناس بالأنظمة التي يستخدمونها. من المحتمل أن يكون لدى الكثير منهم القليل من المعرفة بأهمية قوة كلمة المرور ، أو حتى كيفية استكشاف مشكلات النظام الأساسي الأساسية وإصلاحها. يمكن أن يؤدي إعطاء الوظيفة التدريبية لموظف خبير في التكنولوجيا إلى تعزيز الفخر بعملهم ، وستكون النتيجة على الأرجح أن يصبح فريقك أكثر اكتفاءً ذاتيًا في إصلاح المشكلات التي تنشأ.
  
• شراء حزم شاملة : عند التسوق من أجل المنصات ، قد تميل إلى شراء الأشياء بشكل فردي. خادم من هنا ، وتخطيطات مواقع الويب هناك ، وأجهزة كمبيوتر سطح المكتب من Discount Dave's. تجنب هذا بأي ثمن ، وحاول شراء أنظمة كاملة من تاجر واحد. النظام الأساسي الكامل والمتزامن سيؤدي إلى مشاكل أقل. في حالة حدوث مشكلات ، فإن إلمام الموزع بجميع أركان النظام يجعله في وضع جيد لمساعدتك ، وهو أفضل وأكثر كفاءة من التنقل في شبكة فرانكنشتاين من الاحتمالات والنهايات.
  
• اختر توقيت الترقية بحكمة : لا تقم أبدًا بترقية أنظمتك في منتصف مشروع كبير لأن هذا قد يتسبب في كارثة لسير عملك. كن استراتيجيًا وابحث عن وقت بين المشاريع عندما يمكنك منح المهمة الاهتمام الذي تستحقه.
  
• البقاء في مقدمة "نظافة الكمبيوتر" : هذه النقطة ذات شقين ، كونها حرفية ومجازية. قد تبدو نظافة الكمبيوتر على الفور مثل التنظيف المادي لجهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ولكن مبادئ نظافة الكمبيوتر تتعلق باستخدام المنتجات والأدوات النظيفة والتي تساعد على الأمن السيبراني. (7)
  
  التنظيف المادي لتقنيتك مهم أيضًا. يمكن أن يتراكم الغبار في أجهزة الكمبيوتر لديك ، مما يؤدي إلى انسداد ممرات الهواء ، مما يؤدي إلى ارتفاع درجة الحرارة وضعف الأداء. يمكن أيضًا أن يكون الطعام أو السائل المنسكب سببًا لمشاكل كبيرة ، حتى لو بدا أن كل شيء يسير بسلاسة.
  
  بالإضافة إلى ذلك ، اختر البرامج ذات السمعة الطيبة لتشغيل عملك. قد تبدو البدائل الأرخص أو المجانية جذابة ، لكنها غالبًا ما تأتي مع العبء غير المرغوب فيه المتمثل في برامج التجسس أو تتبع البيانات. تمثل هذه الجهات الخبيثة تهديدًا مستمرًا ، وستقوم بإرسالك إلى دعم تكنولوجيا المعلومات بشكل أسرع.

أفضل طريقة للتعامل مع تجربة دعم تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك

لا يمكنك الاختباء من دعم تكنولوجيا المعلومات إلى الأبد. سيأتي وقت ستحتاج فيه إلى هذه الخدمات. ستشعر بالارتياح لمعرفة وجود خيارات دعم رائعة لتكنولوجيا المعلومات. عندما يحين الوقت ، اتبع هذه النصيحة لتجعل تجربتك سلسة قدر الإمكان.

• حاول تقليل غضبك : الفظاظة واستخدام الهاتف يسيران جنبًا إلى جنب. لا يقتصر الأمر على أن الهاتف الخلوي الحديث مسؤول عن انخفاض المهارات الاجتماعية والوقاحة ، ولكن الوقاحة مع الغرباء على الهاتف ، وخاصة موظفي الدعم ، أمر شائع للغاية. ألقِ جرعة كبيرة من الإحباط في هذا المزيج وستتفاجأ بمدى انفجار أفعالك. (9)
  
  لمجرد أنك مستاء أو مرتبك ، فهذا لا يمنحك الحق في أن تصبح عدوانيًا ، ولن يساعد في حل مشكلات تكنولوجيا المعلومات لديك. سيكون الصبر فضيلة في هذه الحالة. اشرح موقفك بهدوء ، واستمع جيدًا لردهم. نفِّذ ما يقولونه واطرح أسئلة عندما تكون في حيرة من أمرك.
  
  هناك ، بالطبع ، حالات قد تكون فيها قد تلقيت خدمة دون المستوى ، أو قد تتعرض لنفسك للفظاظة. تعامل مع هذا في أي وقت وأينما يمكنك ، إما عند الانتهاء من المكالمة ، أو من خلال تصعيد الأمور مع مديريهم إذا كان هناك شيء سيء بشكل خاص.
  
• تقديم طلبات معقولة : دعم تكنولوجيا المعلومات رحلة مستمرة. لا توجد وجهة جزيرة استوائية خالية من الهموم في انتظارك على الطرف الآخر ، وستأتي الغيوم دائمًا. لهذا السبب ، تحتاج إلى تقديم طلبات منطقية وبناءة.
  
  لن يؤدي توقع "إصلاح X والقيام بذلك الآن" إلى تشغيل أنظمتك بشكل أسرع ، ومن المحتمل أن يحبط أولئك الذين يحاولون مساعدتك. من ناحية أخرى ، فإن اقتراح أنك بحاجة إلى الوصول إلى نقطة معينة ، في وقت معين ، لتكون قادرًا على القيام بعمل معين ، سيعطي شخص دعم تكنولوجيا المعلومات المزيد للعمل معه.
  
• تجنب الحديث عن المال أو الخصومات أثناء استكشاف المشكلات وإصلاحها : المال موضوع حساس للغاية ، ويمكن أن يكون غير مفيد عند محاولة حل مشكلات تكنولوجيا المعلومات. سيؤدي طرح هذا الأمر دون داعٍ إلى إرباك العملية وتعقيدها. وسيزداد هذا الأمر تعقيدًا بسبب حقيقة أن الموارد المالية ليست على الأرجح "قسم" الشخص الذي تتحدث إليه.
  
  إذا كانت لديك مخاوف حقيقية بشأن تكلفة الخدمة مقارنة بالدعم الذي تتلقاه ، فهناك طرق مناسبة للإبلاغ عن ذلك. عادةً ما تكون كتابة رسالة بريد إلكتروني ، حيث يمكنك تحديد نقاطك بوضوح والحصول على سجل واضح لتبادلك ، فكرة جيدة.

ختاما

يعد دعم تكنولوجيا المعلومات صناعة أساسية لسير عمل معظم الشركات. منذ نشأتها في التسعينيات ، وحتى سمعتها المثيرة للغضب وما تلاها من محاكاة ساخرة ، حاول الكثير تجنبها. سيساعد اتباع بعض النصائح أعلاه ، حول التحديثات والمعرفة التقنية ، في تقليل معدل الحاجة إلى دعم تكنولوجيا المعلومات. عندما تظهر هذه الحاجة ، فإن القليل من الكياسة والاحترام يمكن أن يجعل التجربة أكثر إيجابية.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• هل تستخدم أيًا من كلمات المرور الشائعة الفائقة هذه؟
• لماذا يجب أن تقرأ مراجعات ألعاب الفيديو
• نصائح لتحسين عملك عن بعد في العمل
• الفوائد العديدة لوكالات توظيف تكنولوجيا المعلومات