كيفية اختيار مزود VoIP

تفكر معظم الشركات ، بدءًا من مراكز الاتصال إلى الشركات الناشئة ، في استبدال خدمة الهاتف الحالية بنظام الهاتف الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) أو بدأت بالفعل في استبدالها. هناك مجموعة من الأسباب لإجراء التبديل ، ويمكن للشركات التي اعتمدت بالفعل هذه الأنظمة أن تشهد عليها. ستغطي هذه المقالة بعض جوانب كيفية اختيار أفضل مزود خدمة VoIP.

معايير اختيار مزود VoIP

يوفر نظام الهاتف VoIP أكثر من مجرد خدمة هاتفية لمستخدميه. يمكن استخدام هذه الأنظمة الأساسية للاتصال عبر الفيديو والمراسلة الفورية مع الزملاء والمزيد. بسبب مجموعة الميزات الغنية هذه ، يجب أن يكون لديك قائمة طويلة من المعايير التي يجب مراعاتها عند اختيار أداة VoIP.

في هذه المقالة ، سنغطي الأقسام التالية:

• تدوين متطلباتك
• التكاليف المترتبة على ذلك
• الميزات المتوفرة
• دعم العملاء
• تكامل الطرف الثالث
• أمن VoIP
• وقت تشغيل VoIP
• انهيار مزود VoIP
• أسئلة مكررة

لكن أولاً - اكتب متطلباتك

نظرًا لوجود العديد من الأشياء التي يجب مراعاتها عند اختيار هاتف VoIP ، فمن المهم كتابة المتطلبات التي تبحث عنها. يعد التحول من خدمة الهاتف التقليدية مثل الهاتف الأرضي إلى منصة VoIP خطوة كبيرة. ضع في اعتبارك العناصر التي تعتبر ضرورية للغاية بالنسبة لك في نظام الهاتف. فيما يلي بعض الأسباب التي قد تجعلك تفكر في التبديل إلى نظام هاتف VoIP:

• تعمل أنظمة الهاتف VoIP على خفض التكلفة بشكل كبير من نظام PSTN.
• توفر لك هذه التقنية منصة اتصالات الكل في واحد.
• تقدم خدمة الهاتف VoIP خدمة محسنة للهواتف المحمولة والأجهزة المحمولة الأخرى التي لا تستطيع PSTN توفيرها.
• تقدم هذه المنصات تقنية متقدمة مع منحنى تعليمي ضئيل.
• يمكنك ضبط عدد المقاعد على أداة VoIP لتلبية الحجم المتغير لأعمالك بسهولة.

قد يشمل ذلك خفض تكلفة فاتورة هاتف عملك والحصول على قدر معين من خطوط الهاتف التي تحتاجها. لكن لا تخف من تجاوز ذلك. فكر في الميزات التي تفتقر إليها PSTN وكيف يمكن لمنصة VoIP أن تساعد في سد الفجوة. ستساعد كتابة كل هذه المتطلبات في الحفاظ على تنظيمك وضمان عدم تفويت أي شيء مهم بالنسبة لك.

التكاليف المترتبة على ذلك

سيكون السعر مكونًا كبيرًا في اختيار مزود مناسب لك. ومع ذلك ، قد لا يكون السعر الأدنى دائمًا هو السعر الأفضل ، مثل عوامل مثل جودة الخدمة ودعم العملاء وخيارات خطة الخدمة وغيرها يجب أن تؤثر بالتأكيد على القرار النهائي لمزود خدمة VoIP. فيما يلي تفصيل للرسوم المختلفة المرتبطة بهواتف الأعمال التي تعمل بتقنية VoIP.

السعر لكل تركيب

يعتمد هاتف PSTN التقليدي على الأسلاك النحاسية التي تربط نظامك بموفري خدمة الهاتف. نظرًا لأن نظام VoIP يتصل عبر الإنترنت ، فلا يجب أن يكون هناك أي رسوم أو رسوم صغيرة جدًا عندما يتعلق الأمر بالتثبيت. على الأكثر ، قد تتوقع فقط رسوم تنشيط الحساب. ومع ذلك ، سيكون هذا رسمًا لمرة واحدة على حسابك.

السعر لكل مستخدم

يمكنك توقع تشغيل خط VoIP بين 20 دولارًا و 30 دولارًا في الشهر لكل مستخدم. الميزات الأساسية مثل المكالمات الصادرة غير المحدودة (عادةً للولايات المتحدة وكندا) ، والدقائق المجانية ، والرد التلقائي ، وتحويل المكالمات ، ومعرف المتصل ، وانتظار المكالمات ، وتسجيل المكالمات ، والمكالمة لكل مستخدم ، والمزيد. من المحتمل أن يمنحك نظام PBX الخاص بك خيار الدفع على أساس سنوي أو شهري.

رسوم اضافية

أكبر الرسوم المرتبطة بخدمة VoIP هي بالتأكيد أجهزة الشحن الخاصة بالتثبيت والسعر لكل مستخدم. ولكن إليك بعض الرسوم الأخرى التي قد تتعرض لها:

• الدقائق المجانية - من المحتمل أن تتضمن خطتك دقائق مجانية ، لكنها قد لا تكون غير محدودة. لذلك إذا تجاوزت المبلغ المخصص ، فسيتم محاسبتك.
• أجهزة VoIP - قد تحتاج إلى شراء أجهزة إضافية لنظام هاتفك الجديد ، مثل هاتف جديد تمامًا أو محول هاتف تناظري
• خطط الترقية - إذا قررت أن خطة VoIP التي تستخدمها لا تناسب احتياجات عملك ، فيمكنك الترقية إلى المستوى التالي. لكن بالطبع ، يجب أن تتوقع سعرًا أعلى يأتي مع ذلك.

ميزات VoIP

الميزات القياسية

قد يكون هذا أمرًا لا يحتاج إلى تفكير ، ولكن من المهم التأكد من أن النظام الأساسي الذي تحدده يحتوي على ميزات وقدرات VoIP التي تحتاجها. ولكن إذا لم تكن متأكدًا مما يجب أن تبحث عنه ، فإليك بعض الميزات التي يجب مراعاتها وسبب أهميتها:

• • • الرد الآلي - الرد الآلي هو نظام قائمة يستخدم المطالبات الصوتية الآلية للمساعدة في نقل المتصلين إلى الوكيل أو القسم المناسب. سيوفر هذا وقت فريقك وأموالك لأنه يمكن أن يحل محل موظف استقبال مباشر.
    • إعادة توجيه المكالمات - مع هذه الميزة ، لن يتم الرد على مكالمات عملائك. سيسمح لك نظام VoIP بإعادة توجيه مكالمة إلى رقم داخلي آخر أو رقم هاتف مختلف تمامًا.
    • تحليلات المكالمات - يتيح لك ذلك جمع البيانات مثل مقاييس جلسة الاتصال والاتجاهات السلوكية وأداء الوكيل والمزيد. بهذه الطريقة ، يمكنك استخدام المعلومات لاتخاذ قرارات تستند إلى البيانات.
    • سوفت فون - تطبيق سوفت فون يسمح لك بإجراء مكالمة أو إرسال رسالة على أي جهاز مزود بتقنية WiFi. بهذه الطريقة ، يمكنك إجراء محادثاتك أثناء التنقل.
    • الرسائل النصية للأعمال - تمكنك أنظمة VoIP من إرسال رسائل SMS مباشرة من النظام الأساسي. في بعض الأحيان يتطلب موقف معين رسالة نصية بدلاً من مكالمة ، وبهذه الطريقة لن تضطر إلى التبديل بين الأنظمة الأساسية للقيام بذلك.
    • البريد الصوتي إلى نص - تقوم هذه الميزة بنسخ رسائل البريد الصوتي الخاصة بك وإرسالها إلى هاتفك على هيئة رسالة نصية قصيرة SMS.
    • مؤتمرات الفيديو - تقدم أنظمة الهاتف التي تعمل بتقنية الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) عادةً أداة دردشة فيديو حتى تتمكن من التعاون مع العملاء والزملاء بأكثر طريقة ملائمة ممكنة.

الخيارات المتقدمة

نظرًا لأن منصات الهاتف VoIP تقدم أكثر من مجرد خدمة هاتفية ، فإن الأمر يستحق وقتك للاستفادة من بعض الميزات الأكثر تقدمًا التي توفرها هذه الأدوات. يتضمن ذلك ميزات VoIP مثل الذكاء الاصطناعي وتحليلات المكالمات وأنظمة IVR والتكاملات الأصلية لجهات خارجية. ومع ذلك ، كلما زادت الميزات التي تبحث عنها تقدمًا ، ارتفع السعر الذي ستدفعه في معظم الأوقات.

سيختلف مزودو VoIP في كيفية شحن المستخدمين لخطط أكثر تقدمًا. ستقدم العديد من المنصات ميزات أكثر تقدمًا كلما انتقلت إلى أسفل ضمن خيارات خطة الأسعار المدفوعة. يقدم مقدمو الخدمات الآخرون ، مثل Nextiva و Telnyx ، خيار شراء ميزات محددة حسب الطلب. بهذه الطريقة ، تدفع فقط مقابل الميزات التي تحتاجها.

دعم العملاء

تمر اتصالات العملاء والزملاء الحيوية عبر أداة VoIP الخاصة بك. لذلك إذا حدث خطأ ما ، فأنت تريد التأكد من العناية به على الفور. يقدم بعض مقدمي الخدمة الدعم على مدار 24 ساعة في اليوم ، 7 أيام في الأسبوع من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لدعم العملاء خلال ساعات معينة من اليوم. يقدم معظم موفري VoIP الآخرين الدعم عبر الهاتف خلال ساعات العمل العادية

من المهم للغاية توفير دعم العملاء عند الحاجة إليه لكل من VoIP السكنية والتجارية. لذلك ، فإن معرفة نوع الدعم الذي ستتلقاه ومتى تتوقع الحصول عليه هو بالتأكيد أمر لا بد منه. فيما يلي بعض العوامل الأخرى التي يجب أن تبحث عنها في عرض خدمة عملاء مزود خدمة VoIP:

البساطة - بصرف النظر عن توجيه المكالمات إلى وكلاء متعددين ، فإن وقت الانتظار أثناء المكالمة هو شيء يجب على المستخدمين أن يتطلعوا إلى تقليصه قدر المستطاع.

الممثلون المباشرون - الممثل المباشر هو خيار دعم مثالي يجب البحث عنه نظرًا لأنه متاح بسهولة للتحدث عن المشكلات معك. ستجعل الدردشة مع شخص ما من السهل على كلا الطرفين التفصيل والشرح عند الحاجة.

خيارات الخدمة الذاتية - سيوفر لك عرض خدمة العملاء القوي أكثر من مجرد القدرة على الدردشة مع ممثل. يتضمن ذلك البوابات عبر الإنترنت ودروس الفيديو و / أو الأسئلة الشائعة و / أو البدائل الأخرى المستندة إلى الويب.

تكامل الطرف الثالث

تتمثل إحدى أكبر مزايا أداة VoIP في أنها غالبًا ما تأتي مع عمليات تكامل مدمجة من طرف ثالث. نظرًا لأنه من المفترض أن تكون أداة VoIP الخاصة بك في صلب اتصالاتك اليومية ، فإنها تتزامن مع الأدوات التي تستخدمها بشكل متكرر. فيما يلي بعض عمليات الدمج التي يمكنك توقعها:

CRM - سيتم دمج العديد من حلول VoIP مع أداة CRM الخاصة بك حتى تتمكن من تتبع البيانات الضرورية من مكالماتك الهاتفية. يمكن أن يسمح هذا التكامل أيضًا بتجربة أفضل للعملاء ، حيث يمكن للنظام الأساسي توصيل وكيلك بملف تعريف المتصل الوارد ، وفي بعض الأحيان يقوم تلقائيًا بإنشاء بطاقة دعم جديدة تحتوي على معلومات حول تلك المكالمة.

الرسائل القصيرة والفاكس - تحتوي معظم أنظمة VoIP على ميزات الرسائل القصيرة والفاكس المدمجة في النظام الأساسي. ولكن إذا لم يكن لديهم هذه الوظيفة ، فيجب أن تتكامل أداتك مع نظام أساسي للرسائل النصية القصيرة والفاكس تابع لجهة خارجية.

برنامج البريد الإلكتروني - من خلال مزامنة أداة البريد الإلكتروني الخاصة بك مع نظام VoIP ، ستتمكن من الاستفادة من إدارة البريد الإلكتروني والمكالمات. على سبيل المثال ، يعني دمج Microsoft Outlook مع أداة VoIP أنه يمكنك استلام الملفات الصوتية من أداة VoIP مباشرة إلى بريدك الإلكتروني.

تكامل التخزين السحابي - يجب أن تتكامل أداة VoIP بسهولة مع أداة التخزين السحابية مثل Dropbox أو Google Cloud حتى تتمكن من الحفاظ على أمان تسجيل هاتفك. بهذه الطريقة ، يمكنك أن تظل محميًا من أشياء مثل الاحتيال والدعاوى القضائية.

قبل اختيار منصة VoIP الخاصة بك ، تأكد من أن أداتك تحتوي على عمليات الدمج هذه أو أيهما تحتاج إليه. يمكنك أيضًا مراقبة برنامج VoIP الذي يوفر تكاملًا لواجهة برمجة تطبيقات خارجية حتى تتمكن من تخصيص أداتك حسب الحاجة.

أمن VoIP

أثناء تشغيلها عبر الإنترنت ، تخضع خدمة VoIP لنقاط ضعف معينة في النظام. لهذا السبب ، فإن بياناتك معرضة من الناحية الفنية للاعتراض أو الاختراق. هذا يعني أنه من الضروري أن تبحث عن مزود VoIP الذي يبذل جهدًا إضافيًا لاتخاذ إجراءات أمنية لحماية بيانات العميل.

الطريقة الأكثر فعالية لضمان أمان المكالمات هي من خلال التشفير عالي المستوى. يشير هذا إلى عملية تحويل البيانات من المكالمات إلى إصدار مشفر لا يمكن فك تشفيره إلا باستخدام مفتاح الوصف.

مؤشر آخر للأمان القوي في مزود VoIP هو ما إذا كان لديهم مراكز بيانات متعددة في مواقع مختلفة. تؤدي الخوادم المتعددة داخل مركز البيانات إلى تكرار الخدمة ، مما يعني أنه يمكن لخادم واحد أن يتولى المهمة في حالة فشل خادم آخر. الشيء نفسه ينطبق على مراكز البيانات. إذا كان لدى موفر VoIP أكثر من مركز بيانات واحد داخل موقع ما ، فيمكن للمرء أن يتولى المسؤولية في حالة فشل آخر.

إليك بعض الأشياء الأخرى التي يجب الانتباه إليها:

• عمليات تدقيق مركز البيانات
• مصادقة متعددة العوامل
• إدارة الحساب المتقدمة

يجب على مزودي خدمة نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) أن يعرضوا ويعلنوا عن إجراءات أمنية لكل خطة من خططهم المتاحة. يمكنك أن تتوقع المزيد من ميزات الأمان المتقدمة كلما صعدت إلى مستوى حزمة الموفر. فقط تأكد من تحديد خطة توفر قدرًا مناسبًا من الأمان لمستوى البيانات والمعلومات الحساسة التي ستعمل معها.

وقت تشغيل VoIP

يشير الجهوزية Uptime إلى النسبة المئوية للوقت الذي تكون فيه خدمة VoIP متصلة بالإنترنت وتعمل. لا يمكن لأي مقدم خدمة ضمان وقت تشغيل بنسبة 100٪. نظرًا لأن VoIP يعمل عبر الإنترنت ، فلا مفر من حدوث انقطاعات غير متوقعة. يمكن أن يعد معظم مقدمي الخدمة عادةً بوقت تشغيل يصل إلى حوالي 99.9٪.

قد يبدو هذا رقمًا ثابتًا ، ولكن كما ذكرنا سابقًا ، فإن عدد الأرقام بعد هذا الرقم العشري سيشير إلى اختلاف كبير في وقت التشغيل. على سبيل المثال ، عادةً ما يعادل وقت تشغيل 99.999٪ 5.26 دقيقة من وقت التعطل غير المخطط له سنويًا ؛ 99.99٪ تعادل 52.56 دقيقة في السنة.

الفرق بين هذه الأرقام كبير ، لذا من المهم التحقق من النسبة المئوية للجهوزية التي يمكن لمزودك أن يضمنها ، وصولاً إلى آخر رقم عشري. إذا كانت النسبة المئوية لوقت التشغيل لا تتضمن أوقات الصيانة والترقية ، فقد تبحث عن مزيد من وقت التوقف عن العمل ، بالإضافة إلى النسبة المئوية.

من المهم أيضًا أن تسأل موفر خدمة VoIP عندما تكون الخدمة معطلة عادةً ، سواء كان ذلك في عطلات نهاية الأسبوع أو خارج ساعات العمل. يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا لعملائك.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل إجراء التبديل:

• الميزانية - يجب أن تكون هذه واحدة من أول الأشياء التي تضعها في اعتبارك. قبل الانضمام إلى مزود خدمة VoIP ، تأكد من أن الخطة المناسبة تقع في حدود ميزانيتك.

• الميزات - تأكد من أن أي موفر تتعامل معه لديه الميزات التي تحتاجها بالضبط.

• الأمان - تأكد من تحديد خدمة تقوم بتشفير اتصالاتك.

• قابلية التوسع - إذا كنت تتوقع أن ينمو عملك التجاري في المستقبل القريب ، فمن المهم توسيع نطاق منصتك جنبًا إلى جنب.

• الموثوقية - تريد التأكد من أن الأداة التي تستخدمها يمكن أن تقدم لك خدمة موثوقة. قد يضر عملك إذا انقطعت خدمتك باستمرار.

انهيار مزود VoIP الشهير

الآن بعد أن عرفت ما الذي تبحث عنه في مزود VoIP ، إليك تحليل شامل لبعض أفضل مزودي خدمة VoIP في السوق.

نكستيفا

Nextiva عبارة عن منصة سحابية الكل في واحد تقدم الاتصالات التجارية والتعاون وخدمة العملاء. من بين ميزاته الرائعة ، يقدم Nextiva واحدة من أدوات الإبلاغ القوية التي يمكنك العثور عليها في نظام VoIP. يزود مستخدميها بذكاء الأعمال والتحليلات الصوتية. يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير ولوحات معلومات تمت تصفيتها حسب أشياء مثل موضوع الاتصال والوكيل.

إيجابيات وسلبيات نكستيفا

فيما يلي نظرة على ما تقوله مراجعات مستخدمي Nextiva حول الأداة.

RingCentral

RingCentral عبارة عن منصة اتصالات سحابية مصممة لمساعدة الشركات على تبسيط مراسلات العملاء والزملاء. يحتوي النظام الأساسي على نظام هاتف مثير للإعجاب وقد حصل على جائزة Finances Online لأفضل نظام هاتف لعام 2019.

يسمح النظام الأساسي للمسؤولين بالاختيار من بين أكثر من 200 رمز منطقة محلي لأرقام أعمالهم وإجراء مكالمات غير محدودة إلى الولايات المتحدة وكندا. يمكنك أيضًا الاستفادة من ميزات الاتصال المحددة مثل فحص المكالمات وإعادة توجيه المكالمات وتقليب المكالمات.

إيجابيات وسلبيات RingCentral

فيما يلي نظرة على ما تقوله تقييمات مستخدمي RingCentral حول الأداة.

الجراد

Grasshopper هو نظام هاتف تجاري رائع للشركات الصغيرة. أنها توفر ميزات مثل نسخ البريد الصوتي ونقل الأرقام لتزويد عملائها بمستوى عالٍ من الكفاءة. يوفر موفر VoIP أيضًا تكامل Gmail والرسائل النصية للأعمال لضمان سهولة الاتصال قدر الإمكان.

إيجابيات وسلبيات الجندب

إليك نظرة على ما يقوله مستخدم Grasshopper حول الأداة.

خمسة 9

Five9 هو مركز اتصال سحابي مخصص لتحسين تجربة العملاء. توفر المنصة ميزات لتحسين تجربة الاتصال للعملاء. إنها توفر اتصالاً آليًا ، والذي يطالب النظام الأساسي بالاتصال تلقائيًا بالرقم التالي في القائمة. يمكنك أيضًا الاستفادة من الطلب التدريجي ، والذي يربط الوكلاء بالعملاء المتوقعين الذين سبق لهم اختيار الخط.

Five9 إيجابيات وسلبيات

فيما يلي نظرة على ما يقوله Five9 من تقييمات المستخدمين حول الأداة.

فونج

تم تصميم Vonage لجعل الاتصالات أكثر مرونة وذكاء وشخصية. أنها توفر مجموعة كبيرة من ميزات الاتصالات الموحدة لجعل ذلك ممكناً. يتم تقسيم مجموعات الميزات إلى فئات مختلفة مثل التعاون والمرونة والتنقل. يمكنك الاستفادة من خاصية عكس المكالمات ومراقبة المكالمات ولوحة معلومات Vonage والمزيد.

إيجابيات وسلبيات فونج

فيما يلي نظرة على ما تقوله مراجعات مستخدمي Vonage حول أسعارهم وخططهم.

الخلاصة: لا يمكنك أن تخطئ في استخدام VoIP

في نهاية اليوم ، يجعل VoIP اتصالات عملك أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة ، مع تقديم ميزات رائعة على طول الطريق. هناك عدد من الخيارات الرائعة في السوق طالما أنك على دراية بما تحتاجه في نظام هاتف العمل ، فلا يمكنك أن تخطئ في أي خيار تختاره. إذا كنت تريد معرفة المزيد حول ما الذي تبحث عنه في نظام هاتف المكتب الصغير ، فألق نظرة على أفضل 8 اختيارات لدينا.