كيفية اختيار البرنامج المناسب لإدارة الخدمات المنزلية؟

تختلف أسئلة إدارة الخدمة المنزلية بشكل كبير وفقًا لمنصبك وحالتك، مثل "أريد تحسين عمليات التدفئة والتهوية وتكييف الهواء، والسباكة، وصيانة الممتلكات، وصانع الأقفال، وإصلاح الأجهزة، أو عمليات إزالة النفايات بصفتي مالك شركة" أو "أريد تعزيز عمليتي" التدفق كقسم إدارة الخدمات المنزلية للشركات. وسنشرح هنا وظائف برامج الخدمات المنزلية الأساسية وكيفية اتخاذ القرار بشأنها حسب الغرض منها.

ما هو برنامج إدارة الخدمات المنزلية؟

برنامج إدارة الخدمات المنزلية هو نظام يدير مركزيًا المعلومات المتعلقة بالخدمات التي تقدمها وعملائك ومقاوليك والمزيد، مثل المرافق والمواقع وأصول المقاولين، لتحسين عمليات الإدارة.

من بينها، تعمل الأنظمة المستندة إلى السحابة على تقليل تكاليف الإعداد الأولية، وتسمح لك بمشاركة المعلومات في أي مكان، ويمكن البدء بها بسهولة بمجرد إدخال معلومات العقار والمستأجر وفقًا للنظام. هناك مزايا، مثل أنه جذاب أيضًا لأنه يتم تحديثه دائمًا إلى الإصدار الأحدث، ويتم إضافة ميزات جديدة تلقائيًا.

علاوة على ذلك، يمكن تصنيف برامج إدارة الخدمات المنزلية بشكل أساسي إلى النوعين التاليين.

لشركات الخدمات المنزلية التي تعمل بشكل رئيسي في إدارة الحلول والموظفين: مليئة بالميزات التي تساعد على تحسين عمليات إدارة الخدمة وزيادة الحصول على العقود

لا يقتصر الأمر على الشركات، ولكن أيضًا للشركات أو الأفراد الذين يرغبون في الحصول على خدمات داخلية لمنشآتهم: مجموعة كاملة من الميزات لإدارة الأصول واستخدامها بشكل فعال وتعزيز الاستراتيجيات

هناك غرضان لاستخدام برنامج إدارة الخدمة المنزلية

يمكن تقسيم برامج إدارة الخدمات المنزلية تقريبًا إلى نوعين من الاستخدام. دعونا نلقي نظرة على فوائد وآثار تنفيذ كل نوع.

أنواع لإدارة الخدمات المنزلية

المستخدمين المستهدفين

الشركات والمديرين العاملين في مجال تقديم الخدمات المنزلية.

العمليات الرئيسية التي تتطلب الكفاءة:

• الأعمال الورقية عند أداء الخدمات
• إدارة عمليات الإيداع والسحب مثل التحويلات
• الإدارة العامة للخدمات المنزلية (إجراءات الموافقة، التواصل مع الشركاء، إعداد تقارير الدخل والمصروفات، إلخ)
• مبادرات لتحسين الحصول على العقود (النشر/التحديث على البوابات الرئيسية، وما إلى ذلك)
• منع تفرد المعرفة والمشكلات المتعلقة بإدارة الخدمات المنزلية

فوائد التنفيذ

بناءً على البيانات المسجلة في النظام، يمكن البحث وعرض معلومات الاتصال، مثل معلومات العميل ومعلومات مزود الخدمة المنزلية، وإنشاء دفاتر المحاسبة ومستندات العقود والفواتير تلقائيًا، مما يمنع الأخطاء ويوفر العمالة. لقد أصبح هذا حقيقة واقعة. تمتلك شركة Orcatec هذا النوع من برامج إدارة الخدمة المنزلية إلى أقصى حد. من خلال تبسيط عملياتك، يمكنك التركيز على العمليات ذات القيمة العالية، مثل تعيين موظفين جدد وصياغة التدابير لتحسين رضا العملاء.

نوع استراتيجية الشركة

المستخدمين المستهدفين

إدارات حوكمة الشركات والمديرين الذين يحتاجون إلى التخطيط الاستراتيجي لتحقيق أقصى استفادة من خدماتهم المنزلية.

العمليات الأساسية التي تتطلب الكفاءة:

• تحسين ربحية وإدارة الخدمات المنزلية للأفراد
• مبادرات لتحسين رضا العملاء
• إدارة المعدات والعقود

فوائد التنفيذ

يمكن تحويل معلومات المعدات إلى بيانات وإدارتها مركزيًا، مما يسمح لك بفهم حالة جميع مرافق العملاء التي تتلقى الخدمات في الوقت الفعلي. نظرًا لأنه يمكنك حل المشكلات وصياغة استراتيجيات بناءً على تقييمات موضوعية باستخدام البيانات، فمن السهل اتخاذ قرارات سريعة بشأن دمج الفروع أو إغلاقها أو الحصول على نظرة شاملة للإدارة المعقدة للمتاجر التي تختلف في نوع العمل وحجمه وموقعه.

الوظائف الرئيسية لبرنامج إدارة الخدمات المنزلية

بعد ذلك، دعونا نلقي نظرة على الوظائف والإمكانيات الرئيسية لكل نوع من البرامج.

المهام الرئيسية لبرنامج الإدارة للنوع الأول:

• إدارة العقود: يمكنك إدارة معلومات العميل (المقاول والضامن) وشروط عقد الخدمة مركزيًا، وربطها بمعلومات الموقع والبيانات الشخصية للعملاء والمقاولين.
• إدارة الفواتير: إدارة المدفوعات المتكررة ولمرة واحدة مقابل الخدمات المقدمة ورسوم التجديد/الإلغاء. هناك أيضًا خدمات يمكن للنظام من خلالها إخطارك تلقائيًا بشروط التسجيل.
• إدارة الودائع: يمكنك التحقق من استلام الدفع وتأكيد عملية الدفع وإدارة حالة الاستجابة. الأتمتة ممكنة أيضًا بمساعدة الخدمات المتعلقة بالخدمات المصرفية عبر الإنترنت.
• إدارة الدخل والمصروفات: يمكنك إدارة الدخل والمصروفات بدقة، مثل ودائع التأمين، وأموال المفاتيح، ورسوم الضمان لشركات الضمان، ورسوم الإدارة. هناك أيضًا خدمة تتيح الإدارة العامة/الفردية الشاملة، بالإضافة إلى التجميع التلقائي لبنود الدخل والمصروفات بناءً على البيانات المسجلة، والتي يمكن تلخيصها في الرسوم البيانية والجداول لإعداد التقارير.
• إدارة جهات الاتصال: يمكنك إدارة جميع الاتصالات مع العملاء والمقاولين فيما يتعلق بالمعدات وإدارة الأزمات وما إلى ذلك. كما توجد خدمة تتيح لك بسهولة إنشاء تقارير عن دخل التحويلات وتقارير شهرية للعملاء.

الوظائف الرئيسية للبرنامج للنوع الثاني من استراتيجية الشركة هي:

• إدارة المعلومات حول أصول المقاول ومعداته: يمكنك إدارة البيانات التفصيلية مركزيًا، مثل المعلومات حول مواقع المنشأة، بالإضافة إلى تاريخ الإصلاحات والخدمات المنزلية الخاصة بك. من الممكن تجميع معلومات الأصول. يمكنك شراء برنامج للخدمات المنزلية لعرض إعدادات التسعير واتخاذ قرارات الإصلاح بناءً على توازن التكلفة على المدى الطويل.
• إدارة طلبات العملاء: يمكنك إدارة معلومات العقد وتنفيذ الميزانية ومبلغ الفواتير وسير عمل الموافقة على طلب العقد والمزيد. نظرًا لأنه يمكن تسجيل معلومات عقد الخدمة مثل اسم العميل ومدة العقد وإدارتها لكل عقار، فيمكن أيضًا إجراء إدارة مخصصة للخدمات المنزلية. يعد الفهم المباشر لاحتياجات عملائك دون إشراك شركة إدارة مفيدًا أيضًا في صياغة تدابير دقيقة من شأنها تحسين معدل إشغال منشآتك وتطوير خدمات منزلك.

حتى إذا تم توفير خدمات مثل الصيانة والأمن والتنظيف بشكل مختلف لكل عميل، فيمكنك أن تتوقع أن يؤدي ذلك إلى تقليل تعقيد العمليات.

خاتمة

الميزة الرئيسية لبرنامج خدمات الرعاية المنزلية هي أنه يمكنه زيادة الكفاءة من خلال إدارة البيانات مركزيًا ونقل كل مهمة عبر الإنترنت. يمكن لتخصص Orcatec أن يغطي اتفاقية التدبير المنزلي بشكل شامل من التوظيف والعقد والفوترة والتجديد والإلغاء.