كيفية التعاون بشكل أفضل عند العمل عن بُعد

على مدى السنوات القليلة الماضية ، تعامل العمال مع العمل عن بُعد ، سواء كان ذلك من المنزل أو من المقهى المحلي. هناك فوائد واضحة لهذا النوع من الترتيب ، بما في ذلك القدرة على تخطيط يومك بشكل أفضل ، والاستقلالية التي يمنحك إياها ، والتخلص من ذلك التنقل اليومي الطويل والمرهق. مع ذلك ، هناك جوانب سلبية واضحة أيضًا ، بما في ذلك قلة التفاعل مع زملائك ، مما قد يؤدي غالبًا إلى اختراقات في عملك. من أجل التخفيف من هذا الجانب السلبي المعين ، يدور هذا الدليل حول كيفية التفاعل والتعاون بشكل أفضل عبر الإنترنت.

مراسل مباشر

إذا لم تكن تستخدم خدمة المراسلة الفورية الخاصة بالعمل بعد ، فهذا هو الوقت المناسب للاستثمار في واحدة. هناك بعض الخيارات السائدة هنا ، في شكل Slack أو Microsoft Teams ، والتي تؤدي مهمة جعل فريقك يتواصل بشكل مثالي. في كثير من الأحيان ، يتم الرد على رسالة فورية في وقت أقرب بكثير من رسالة بريد إلكتروني ، وسوف تساعد فريقك في حل المشكلات الصغيرة بشكل أسرع ، مع التعاون معًا أيضًا في الدردشات الجماعية.

تحتوي معظم خدمات المراسلة الفورية أيضًا على وظيفة الاتصال الجماعي التي يمكن أن تساعد فرقك على مناقشة المشكلات بسرعة ، أو الاجتماع لإجراء محادثة صباحية حول العمل المحدد لليوم التالي. نظرًا لأن العمل من المنزل يمكن أن يقود فرقك إلى الشعور بالعزلة أو الوحدة ، فإن استخدام وظيفة الدردشة الجماعية يمكن أن يساعدهم ليس فقط على التعاون بشكل أفضل ولكن أيضًا على اللحاق بالركب والدردشة - كما يفعلون فوق مبرد المياه في المكتب.

وثائق تعاونية

تعد إدارة المستندات مسؤولية كبيرة لموظفيك أثناء عملهم من المنزل. من المهم أن تكون قادرًا على التعاون في هذه المستندات. يمكن أن تساعد القدرة على مراجعة عمل الآخرين بسرعة ، أو العمل على نفس المستند في نفس الوقت عبر الإنترنت ، العاملين لديك على العمل بشكل أسرع وبدرجة أكبر من الدقة. إن مشاركة المستندات التعاونية هي أيضًا الطريقة التي ستتمكن من مشاهدة عمل موظفيك على مدار اليوم.

هناك العديد من المنصات التي تقدم هذه الخدمة ، بعضها يتم توفيره من قبل عمالقة البرمجيات مثل Google و Microsoft ، بينما البعض الآخر مخصص لأنواع مختلفة من الأعمال. يجب عليك تحديد البرنامج الذي تستخدمه بناءً على فائدته الشاملة لشركتك ومدى سهولة قيام موظفيك باختياره واستخدامه دون الحاجة إلى الخضوع للتدريب مسبقًا.

إدارة الوثائق

بالإضافة إلى العمل على المستندات معًا كفريق واحد ، ستحتاج أيضًا إلى أن يتمكن فريقك من الوصول إلى جميع المعلومات والمستندات والموارد التي يحتاجونها لأداء وظائفهم بمهارة وخفة حركة. هذا يعني استخدام شكل من أشكال إدارة المستندات لمساعدتك في تتبع جميع أعمالك والعثور على الموارد بسهولة. استفد من منصة إدارة الأصول الرقمية DAM لتحقيق ذلك ، مع سهولة الوصول إلى جميع مستنداتك الأكثر أهمية ، استنادًا إلى السحابة ، حتى يتمكن موظفوك من الوصول إليها في أوقات الحاجة.

هناك العديد من الفوائد لاستخدام برنامج DAM لتلبية احتياجات الأقسام المختلفة. على سبيل المثال ، يمكن لقسم التسويق الذي لديه إمكانية الوصول إلى جميع المواد التسويقية السابقة أن يساعدهم في تجميع حملات جديدة معًا بشكل أسرع. يمكن لفرق الشؤون المالية الوصول إلى جميع دفاتر السجلات الخاصة بك من الأشهر والسنوات السابقة. الوصول إلى المعلومات مهم. هذا أمر بالغ الأهمية للتشغيل الفعال لعملك عندما يعمل الموظفون من المنزل.

الأنظمة

في حين أن جميع النصائح المذكورة أعلاه عملية بطبيعتها ، وتعتمد عليك في التعامل مع النوع المناسب من البرامج في السوق ، إلا أن هناك أيضًا أنظمة يمكنك وضعها لمساعدة موظفيك على العمل بشكل أكثر فعالية عبر الإنترنت. يتضمن ذلك اجتماعات يومية لضمان وجود الجميع في نفس الصفحة ، وغرف استراحة فردية أو مواعيد تناول القهوة لمساعدة موظفيك على التعرف على بعضهم البعض ، ولمساعدتك في تسجيل الوصول مع الموظفين الذين قد تراهم مرة واحدة في الأسبوع أو أقل.

يمكن أن تظل هذه غير رسمية ، ولكن قد يكون من المفيد لك جدولة اجتماعات منتظمة مع موظفيك وتشجيع لحظات اليوم التي يجب على موظفيك القيام بها هو إجراء محادثات مع بعضهم البعض - سواء كانت تتعلق بالعمل أو أنشطة عطلة نهاية الأسبوع. يمكن لهذه المحادثات أن تولد أفكارًا جديدة ، وإحباطات جوية ، وتكون منصة مفيدة لتقديم ملاحظات حول أداء فريقك.

حوافز

عندما يكون العمال في المكتب ، من المتوقع عمومًا أن يكونوا في مكاتبهم بين مرتين ، غالبًا 9-5. هذا يعني أنه حتى لو أنهى العامل عمله تقنيًا لهذا اليوم ، فسيشعر بأنه مضطر للبقاء في كرسي مكتبه حتى وقت انتهاء الوقت المعتاد. تتمثل إحدى مزايا العمل عن بُعد في أنه يمكن لموظفيك الخروج مبكرًا دون الشعور بالضغط من أجل التواجد في المكتب ، وهي طريقة رائعة لتحفيز العمل بجدية أكبر وأسرع.

ضع سياسة الشركة ، إن أمكن ، التي تحدد أهدافًا يومية لعمالك. إذا وصلوا إلى هذه الأهداف ، يجب أن تسمح لعمالك بأخذ بقية اليوم. يعني هذا غالبًا أن العمال قد انتهوا من العمل بنصف ساعة أو نحو ذلك قبل موعد إجازتهم المجدول ، لكن المرونة التي تمنحها لهم هنا ستحظى بالتقدير والتقدير من قبل الموظفين ، خاصة أولئك الذين لديهم أسر لرعايتهم في المنزل.

تقنيات الإدارة

عندما تدير فريقًا من المنزل ، فمن الطبيعي أن تشعر وكأنك في البحر. ما تعلمته عن الإدارة حتى الآن سيكون كل شيء عن الاجتماعات وجهًا لوجه والحصول على أفضل النتائج من موظفيك عندما يعملون معًا في بيئة مكتبية. قد يكون تغيير أسلوبك لإدارة الأشخاص في الفضاء عبر الإنترنت أمرًا شاقًا ، كما شارك العديد من المديرين على مدار العامين الماضيين.

ومع ذلك ، فمن الممكن بالتأكيد إدارة الفرق بفعالية من المنزل. ستحتاج فقط إلى تكييف أسلوبك ، وتعديل نهجك بحيث يمكنك تحفيز العاملين لديك ، وتقديم ملاحظات حول أدائهم دون مقابلتهم في مكتبك. اقرأ على الإنترنت بعض النصائح المقدمة من المديرين الذين اهتموا بفرق العمل عن بعد لفترة طويلة لتتعلم كيف يمكنك ضبط أسلوبك في إدارة الفرق من مسافة بعيدة.

إليكم الأمر: بعض النصائح الأساسية لمساعدة فريقك على العمل بشكل تعاوني عندما يعملون من المنزل.